Регистрационный штамп

Рис.16

09 – справочные данные об организации (рис 2)

Дополнительный. Справочные данные включают в себя:

Почтовый адрес

Номера телефонов и другие сведения по усмотрению

Коды по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, код по ОКУД

Стандарт не содержит подробного описания данного реквизита и не ограничивает. Могут указываться сведения о лицензиях и потентах. Возможно указание номеров счета в банке в соответствии с правилами, установленными Банком России:

Наименование кредитной организации

Номер расчетного счета

Банковский идентификационный код (БИК)

Корреспондентский счет

Номер участника расчетов по межфилиальным оборотам

10 – наименование вида документа. Обязательный. (рис 3)

Вид документа определяется его назначением и содержанием.

Полный перечень документов, которыми пользуется организация, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. все документы имеют название.

В письме наименование вида документа не указывается.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает особые правила этого реквизита. Например, «ПРИКАЗ» печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, а «ПРОТОКОЛ» - прописными, разряженный, полужирный

11 – дата документа. Обязательный. (рис 3)

Датой документа считается обычно дата подписания или утверждения (приказ или служебное письмо), для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами: день месяца, месяц, год - 05.06.98 (после 2000 года год пишется полностью).

Возможен словарно-цифровой способ – 25 января 2001 г.

В международных стандартах установлен способ в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Действующий ГОСТ допускает использовать такой способ, на некоторых документах (завещание) используется запись буквенно-словарным способом.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

В некоторых чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания.

12 – регистрационный номер документа (рис 3) Обязательный

Наличие регистрационного номера свидетельствует о том, что документ включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации.

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива, который может дополняться по усмотрению индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте и др.

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа Дополнительный (рис.4)

Этот реквизит оформляется только в письмах-ответах, он позволяет исключить из текста сложного текста типа: «На ваше письмо от___№___ сообщаем…»

14 – место составления или издания документа. Дополнительный. (рис 3)

Место составления документа не указывается, если:

-оно включено в состав наименования организации (например, Мэрия Москвы)

-в письмах

Сокращение г. (город) не употребляется при названиях «Москва» и «Санкт-Петербург»

15 – адресат. Дополнительный. (рис. 5,6)

В качестве адресата могут быть организации, структурные подразделения, должностные и физические лица (инициалы указываются перед фамилией). Наименование организации указываются в именительном падеже, а должность адресата и его фамилия – в дательном. В состав реквизита может входить и почтовый адрес..

Документ может иметь несколько адресатов, но не более четырех. При большем количестве составляется список рассылки документов.

Реквизит располагают от 4 положения табулятора (см. стр. 230). Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

16 – гриф утверждения документа. Дополнительный.(рис 7)

Уставы, положения, регламенты, штатные виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ имеют юридическую силу только после утверждения.

Реквизит располагают в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора. Слово «утверждаю» в документе пишется без кавычек.

При утверждении несколькими лицами их подписи должны находиться на одном уровне.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) (рис 8) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО) и наименования утверждающего документа, даты и номера.

Перечень документов, подлежащих утверждению, определяется Инструкцией по делопроизводству.

17 – резолюция. Дополнительный.

Это указание по исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Резолюция обычно пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресом и текстом.

18 – заголовок к тексту. Обязательный.

Заголовок состоит из одной фразы и должен быть кратким и точным.

Заголовок может отвечать на вопросы:

· О чем? О ком?. (о создании экспертной комиссии)

· Чего? Кого? (заседания кафедры)

Заголовки таких документов как инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, протокол, правила, устав сочетаются с наименованием документа в родительном падеже (Правила внутреннего распорядка).

В конце заголовка точка не ставится, без кавычек и подчеркиваний.

В типовой инструкции нет четкого указания с какой буквы пишется заголовок (прописной или строчной), обычно все заголовки пишутся с прописной, кроме заголовков к протоколам, они пишутся со строчной (маленькой).

19 – отметка о контроле. Дополнительный.

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» в правом или верхнем углу документа

20 – текст документа. Обязательный.

Текст документа должен содержать достоверную информацию, изложенную ясно и кратко. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа пишется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ

Только на русском пишутся документы при направлении их:

-в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ

-на предприятия и в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта или расположенные на территории других субъектов РФ

В тексте документа, составленного на основании других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты:

· Наименование документа

· Наименование автора документа

· Дату документа

· Регистрационный номер документа

· Заголовок к тексту

Печатать текст документа рекомендуется с 1,5-2 межстрочным интервалом на бумаге формата А-4, и одинарным – на бланках А-5, шрифт №13, выравнивание по ширине, с отступом 1,25 см.

21 – отметка о наличии приложения. Дополнительный.

Данный реквизит располагается после текста документа перед подписью и оформляется как на рис. 9

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, кол. листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений – нумеруют (рис.9-а)

Если прилагается документ, также имеющий приложения,то см.рис.9-б

Если приложение отправляют не во все указанные адреса, то см.рис.9-в

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительном документе сведения о наличии приложений указываются в тексте (рис.9-г) и оформляется это приложение как на рис.9-д (в правом верхнем углу)

22 – подпись. Обязательный.

В состав реквизита входит:

-наименование должности лица подписавшего документ (полное, если не на бланке, сокращенное – если на бланке)

-подпись

-расшифровка подписи с пробелом на уровне последней строки наименования должности (рис 10-1)

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывается

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью

В документах составленных комиссией, указывают не должности, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне (рис. 10). На одном уровне располагаются подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах.

Если должностное лицо отсутствует (а документ уже заготовлен), возможно подписание документа исполняющим обязанности или заместителем, но с обязательным указанием фактической должности и фамилии, допускается исправление от руки.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться цифровой подписью.

Такая подпись признается при наличии в автоматизированной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.

Условия применения электронной подписи указаны в Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи».

23 – гриф согласования документа. Дополнительный. (рис 11)

Состоит:

-слова СОГЛАСОВАНО

-должность лица, с которым согласован документ (включая наименование организации)

-подпись

-расшифровка подписи

-дата согласования

В соответствии с Гост Р 6.30-2003 реквизит располагается в нижней части листа под реквизитом «подпись» или на отдельном листе согласования, при этом на документе делается отметка «Лист согласования прилагается»

24 – визы согласования документа. Обязательный. (рис 12)

Этот реквизит указывает на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, согласование происходит внутри организации или нескольких организаций, если это совместный документ. При наличии замечаний к документу визу оформляют, как показано на рис. 12, замечания излагаются на отдельном листе.

Реквизит состоит:

-подпись и должность визирующего документ

-расшифровку подписи

-дату подписи.

Дата добавления: 2014-01-11