Проведение деловых совещаний

Существует несколько правил, которые обязан помнить руководитель, собирающийся провести совещание:

совещание должно быть предельно кратким: затянутое совещание вызывает у его участников потерю интереса к рассматриваемым вопросам и «отторжение» даже той информации, которая до этого вызывала интерес;

на совещание следует приглашать только тех сотрудников, которые действительно необходимы, т.е. тех, которые должны действительно реализовать полученную здесь информацию, и тех, мнение которых необходимо для принятия решения;

совещание должно проводиться только тогда, когда оно действительно необходимо, когда иной путь выработки определенных решений будет более длителен и менее результативен; излишне частое проведение совещаний говорит о слабости руководства или о его административной трусости, а также о бесполезной растрате служебного времени сотрудников;

следует учитывать, что наибольшая результативность совещания имеет место тогда, когда число участников совещания ограничивается количеством 7–10 человек. При этом определенное число сотрудников следует держать в режиме дежурной готовности и приглашать их только на обсуждение отдельных конкретных вопросов, а также для дачи справок и консультирования по отдельным сложным проблемам.

Всякое совещание требует тщательной подготовки. Чем лучше проведена подготовка совещания, тем меньше времени затрачивается на его проведение. Подготовка совещания включает в себя следующие операции: определение целей совещания, формулировка темы, определение повестки дня, назначение даты и времени проведения совещания, определение участников и назначение основного докладчика, подготовка участников, определение длительности проведения совещания (оптимально 1,5 часа, далее его эффективность резко снижается), подготовка материалов, техническое обеспечение.

Существует четыре вида совещаний: оперативное совещание, инструктивное совещание, проблемное совещание, итоговое совещание. Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

а) диктаторские – ведет и обладает фактическим правом голоса лишь руководитель, остальным участникам предоставляется право лишь задавать вопросы, но отнюдь не высказывать собственное мнение;

б) автократические – основываются на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них; здесь нет широкой дискуссии, возможен лишь диалог;

в) сегрегативные – доклад обсуждают выбранные руководителем участники, остальные лишь слушают и принимают к сведению;

г) дискуссионные – свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в его окончательной формулировке, как правило, остается за руководителем;

д) свободные – на них не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, они не обязательно заканчиваются принятием решения и сводятся в основном к обмену мнениям.

Начинать совещание следует в точно обозначенное время. Вступительное слово, как правило, делает начальник подразделения. Во вступительном слове необходимо четко очертить контуры обсуждаемой проблемы (или проблем), сформулировать цель обсуждения, показать ее практическую значимость и определить регламент.

Основная задача ведущего заключается в обеспечении возможности выслушать мнения выступающих и проанализировать их. Он должен корректно указывать на повторы, отсекать лишнее, не имеющее отношение к делу, настаивать на аргументации высказываемых мнений. Важный признак культуры ведущего – четкое соблюдение регламента. Однако и здесь возможны «послабления», если выступающий излагает мнение, имеющее большое значение и вызывающее всеобщий интерес. В этом случае следует обратиться к собранию и получить его разрешение на увеличение регламента.

Никогда не следует принуждать участников слушать доклады и выступления и побуждать их обязательно выступать. Если во время совещания некоторые из его участников занимаются посторонними делами, не нужно спешить их осуждать. Скорее всего поднятые вопросы мало их касаются или же они настолько ясны, что не заслуживают их обсуждения. В этих случаях организатор совещания может быть недоволен только самим собой. Вместе с тем нельзя допускать во время совещания посторонних разговоров, хождений и тому подобных проявлений бестактности и невоспитанности. Их обязательно надо пресекать.

Выступления на совещании также требуют тщательной подготовки. Желательно предварительно написать текст выступления (но ни в коем случае не следует его зачитывать – его цель упорядочить мысли, выстроить их в логической последовательности, сделать выступление предельно сжатым и конкретным). Можно ограничиться планом выступления, где обозначить важнейшие тезисы и наглядные примеры. В случае обладания значительным материалом по теме выступления целесообразно изложить его в виде служебной записки и, доведя до участников собрания самую суть вопроса, попросить разрешения у руководителя совещания подать ее после окончания совещания.

Руководителю не следует злоупотреблять заседаниями в своем кабинете. Здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие между руководителем, сидящим в кресле за собственным столом, и остальными собеседниками. Подчиненные держатся в этих условиях более скованно.

Руководитель, проводящий заседание в своем кабинете, безусловно, не должен прерывать его ход переговорами по телефону, вызовами секретаря, разговорами с посетителями и т.д. Такое поведение – не только разбазаривание времени присутствующих, но и прямая бестактность по отношению к ним. Совещание должно оканчиваться принятием решения или заключительным словом начальника с указаниями конкретным исполнителям. На совещании ведется протокол, где важна не форма, но фиксация принятых решений для последующего контроля. Решения также можно расписать на карточки-задания.

Важнейшим критерием совещания является отношение участников к его итогам. Необходимо, чтобы у них не было чувства бесполезно затраченного времени, чтобы у каждого сложилось ясное понимание принятых решений и своей роли в их исполнении. По степени конкретности принимаемых решений можно судить о компетентности начальника, его управленческой культуре и нравственной воспитанности.

Дата добавления: 2014-01-11