Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Деякі недоліки в оформленні службових листів




Зміст і кваліфікація помилки Неправильно Правильно
1. Зазначення реквізиту "Назва виду документа" Лист-пропозиція, супровідний лист Випускається
2. Надання форми даваль-ного відмінка замість називного найменуванню юридичної особи, яка є адресатом листа, у складі внутрішньої адреси Державній податковій адміністрації в м. Києві Державна податкова адміністрація в м. Києві
3. Оформлення називним відмінком замість даваль-ного найменування посади і прізвища службовця, який є адресатом листа, у складі внутрішньої адреси Голова правління Акціонерного банку "Інтеграл" Діденко Д.О. Голові правління Акціонерного банку "Інтеграл" Діденкові Д. О.
4. Ненормативне посилан-ня на номер і дату вхідного документа На лист № 12-03/315 від 21.05.2005 На № 12-03/315 від 21.05.2005
5. Ненадання форми клич-ного відмінка звертанню до адресата Шановна адміністрація! Шановна Любов Семенівна! Шановна адміністраціє! Шановна Любове Семенівно!
6. Відокремлення прощальної фрази за допомогою коми (тире) 3 повагою, Директор (підпис) О.І. Куліш Щиро Ваш – Начальник відділу... 3 повагою Директор (підпис) О.І. Куліш Щиро Ваш Начальник відділу...

 

Слід пам'ятати, що бездоганно оформлена ділова ко­респонденція, яка надсилається в установи, організації, зокрема листи, — не що інше, як візитка, «обличчя» адресанта (під­приємства, установи, організації).

За кількістю адресатів листи поділяються на звичайні і циркулярні. Звичайні листи над­силаються одній інстанції, цирку­лярні (від лат. circulus – коло) розсила­ються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам (лист-звернення, лист-розпорядження).

За кількістю адресантів (авторів) розрізняють індивідуальні, написані одним автором, і колективні – двома і більше авторами (найчастіше лист-прохання, пропозиція, скарга).

Текст листа має бути небагатомовним, стримано-емоційним. Складається з двох логічно пов'язаних частин: у першій подається опис фактів або подій, які стали підставою для його написання; у другій викладаються висновки, пропо­зиції, прохання, рішення стосовно його змісту.

У діловому листуванні слід дотримуватися загально­прийнятих правил, а саме:

1. Службові листи пишуть (друкують, набирають на комп'ютері) на чистому бланкові або аркуші паперу ли­ше на лицьовій стороні.

2. Сторінки листів, починаючи з другої, нумеруються арабськими цифрами.

3. Ширина лівого поля – 3,0 см, правого –1,0 см, верхнього і нижнього — по 2,0 см, текст листа друкується через 1,5-2 інтервали, абзац зліва – 5 інтервалів, звер­тання до адресата пишуть без абзацу.

4. Текст першого примірника листа не повинен мати ніяких позначок.

5. Не допускаються виправлення, перекреслення, підчищення.

6. Лист складається у конверт текстом всередину. Важливі ді­лові листи бажано надсилати у великих цупких конвер­тах.

У заголовній частині листа друкуються такі реквізити: «дата», «номер», «посилання на реєстраційний номер і дату документа» (якщо лист є відповіддю); «заголовок до тексту», викладений однією фразою. У листах повинні бути правильно вказані складові реквізиту «адресат» (одержувача листа): установа; структурний підрозділ; посада, прізвище та ініціали; поштова адреса одержувача.

Якщо лист одного змісту направляється декільком адресатам, спочатку вказується адреса основного одержувача, потім перераховуються інші. Якщо в заголовній частині листа-відповіді заповнений реквізит «посилання на реєстраційний номер і дату документа», то не слід повторювати посилання на документ у тексті листа.

У листах використовують такі форми викладення тексту:

- від першої особи однини («прошу перерахувати», «вважаю за необхідне»);

- від третьої особи однини («банк не може погодитися», «департамент не заперечує»).

- від першої особи множини («направляємо на узгодження», «просимо розглянути») – найбільш вживана форма;

При направленні листів іноземним діловим партнерам необхідно враховувати, що вони складаються за іншими правилами. Існують міжнародні стандарти на ділові листи. Діловий лист міжнародного зразка має чітку структуру, певний набір реквізитів і стабільне розташування кожного з них.

Листи іноземним компаніям друкуються на бланку з полями по 1 дюйму (2,54 мм). Адреса пишеться без ком і крапок. Вступне звернення пишуть з нового рядка, відступивши від адреси чотири міжрядкових інтервали. Діловий лист починається зі слів «Dear...». Залежно від того, кому адресовано лист, можуть використовуватися такі фрази:

- Dear Sir – якщо ім'я одержувача чоловіка невідоме;

- Dear Madam – якщо ім'я одержувача жінки невідомо;

- Dear Mr. Neit – пану, ім'я якого відомо;

- Dear Mrs. Fella – заміжньої жінки;

- Dear Miss Jones – незаміжньою жінки;

- Dear Ms. Morrison – заміжньої або незаміжньою жінки.

Заголовок листа вказується після вступного звернення. Тема позначається:

- RE: – скорочення слова «regarding» (відносно);

- In re: – скорочення поєднання «In regard to» (дотично);

- Subject. – (предмет, тема, питання);

- Підкресленням.

Усі наступні реквізити листа друкуються від межі лівого поля.

Заголовок – необов'язковий реквізит, його наявність ​​є скоріше правилом хорошого тону. Заголовок зустрічається головним чином в офіційному листуванні з юридичних питань.

Текст може друкуватися як від межі лівого поля (сучасний варіант), так і з відступом початку кожного абзацу – з нового рядка (класичний варіант). Абзаци, як правило, відокремлюються один від одного додатковим міжрядковим інтервалом, що полегшує сприйняття змісту листа. Крім того, основні пропозиції листа можуть бути виділені шрифтом, підкресленням і т. п.

Текст листа зазвичай не перевищує однієї сторінки. Через два міжрядкових інтервали після тексту листа вказується «заключна формула ввічливості». Вона повинна відповідати формі привітання і положенню (званню) одержувача листа.

Якщо лист починається словами: Dear Mr. / Mrs. / Miss / Ms., то закінчується виразом: Sincerely Yours (щиро Ваш). Якщо у привітанні слова: Dear Sir / Sirs / Madam, то закінчення: Yours faithfully (відданий Вам). Перше сполучення використо-вується у діловому листуванні набагато частіше, особливо в офіційних листах.

Як закінчення листів можуть також використовуватися такі словосполучення: Yours truly (щиро ваш), Best wishes (найкращі побажання). Після «заключної формули ввічливості» залишається не менше п'яти міжрядкових інтервалів для особистого підпису автора листа.

Нижче підпису вказується його розшифровка: ім'я та прізвище, на наступному рядку – посада особи, яка підписала документ. Посада не вказується, якщо лист підписаний керівником підприємства, установи.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-11; Просмотров: 551; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.018 сек.