Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Електронні послання




Факсограми

Факсограма –цекопія документа (листа), отримана за допомогою факсимільної апаратури (телефаксу) телефонними каналами зв'язку. Факс – це по суті ксерокопія передано­го документа: таблиці, малюнка, креслення, листа.

Реквізити відправлення факсу такі:

1. Назва документа.

2. Дата.

3. Назва адресанта, установи, яка передає факс.

4. Прізвище, посада особи, що підписала документ.

5. Назва адресата, організації та службової особи одержувача факсу.

6.Тема.

7.Текст.

8. Кількість сторінок.

Текст факсу складається без скорочень. Після закінчення передавання факсу адресант має одержати підтвердження про те, що адресат отримав інформацію. Реквізити підтвердження отримання факсу такі:

1. Назва (код) установи-одержувача.

2. Номер телефаксу одержувача.

3. Дата.

4. Кількість одержаних сторінок.

5. Результат – у разі одержання факсу пов­ністю й без помилок простав-ляється «Ок»; якщо були по­милки, то вказуються сторінки, на яких сталися перебої.

Реквізити факсу такі ж, як і телефонограми, із зазна­ченням факсу адресата.

Електронне послання – документ, переданий електронною поштою, локальною мережею або на дискеті (диску) чи іншому магнітному носії, отримуваний у вигляді відеограми на екрані монітору чи паперової копії, роздрукованої на принтері.

Електронна пошта (E-mail) є комп'ютерним аналогом звичайної пошти, в якому у якості об'єктів пересилання замість звичайних поштових відправлень (листів, факсів) виступають будь-які за змістом і формою подання дані (текстові повідомлення та документи, графічні зображення, аудіо- та відеозаписи і т. п.), а в якості середовища передачі замість засобів поштового пересилання (різних видів транспорту) використовуються канали інформаційно-обчислювальних мереж.

Перевагами електронної пошти є те, що за її допомогою протягом лічених секунд на величезні відстані передаються і приймаються за призначенням вельми значні обсяги інформації, які часто обчислюються мегабайтами.

Крім передачі текстової та статичної чорно-білої графічної інформації, є можливість для обміну кольоровими фото- та відеодокументами, а також аудіо матеріалами.

Користувач електронної пошти має унікальну адресу (аналог поштової адреси), який має такий вигляд: ім'я_користувача @ ім'я_домену, де ім'я_користувача – довільне ім'я, що означає користувача (персону або організацію), а ім'я_домену позначає вузол електронної пошти. Ці імена розділяються службовим символом «@».

Користувач електронної пошти має доступ до своєї поштової скриньки, може виконувати різні дії над її вмістом (отриманими повідомленнями): читати, переміщати з однієї області (папки) поштової скриньки в іншу, видаляти, копіювати, посилати відповідні повідомлення. Крім того, користувач може формувати і посилати свої власні повідомлення.

Для забезпечення юридичної значимості переданих по каналах електронної пошти повідомлень і документів використовується електронний цифровий підпис [1.1.8].

Електронна пошта стає дедалі доступною завдяки застосуванню ноутбуків, кишенькових комп'ютерів або мобільних телефонів, які взаємодіють з віртуальним простором на основі бездротових технологій.

Саме повідомлення електронної пошти складається з тексту повідомлення і реквізитів. До складу реквізитів входять:

- адреса одержувача у форматі електронної пошти;

- адреси, по яких відсилаються копії повідомлень у форматі електронної пошти;

- заголовок повідомлення, який у лаконічній формі визначає зміст повідомлення.

Службовий заголовок повідомлення електронної пошти, крім перерахованих реквізитів, що заповнюються його автором, містить ще кілька елементів, які автоматично додаються системою (відмітка про проходження через комп'ютер; дата і час відправлення електронного повідомлення; ім'я відправника і зворотна електронна адреса та ін).

Повідомлення електронної пошти, крім власне тексту повідомлення, може мати так звані вкладення – прикріплені файли з довільним змістом (тексти в різних форматах зберігання, графічну інформацію, аудіо- та відеозаписи тощо).

Для ефективності ділової електронної переписки виключне значення відіграє її належна організація. На практиці це означає, що кожен користувач електронної пошти повинен у процесі обміну інформацією дотримуватися певних правил.

Реквізит «КОМУ» використовується для вказівки тих адресатів, для яких повідомлення пов'язане з виконанням певних дій, а реквізит «КОПІЇ» – для вказівки адресатів, яким повідомлення надсилається з метою інформування.

Тема повідомлення має точно передавати його зміст. При необхідності в заголовку повідомлення необхідно вказувати ступінь його важливості і терміновості. У заголовку має бути вказано, чи необхідно виконання якихось дій або повідомлення направлено тільки для інформування адресата.

Загальний обсяг тексту повідомлення не повинен бути великим, щоб при його читанні не виникало труднощів, пов'язаних зі сприйняттям багатосторінкового доку-мента. Не слід розглядати в одному повідомленні більше одного питання чи проблеми.

При відправленні відповіді на отримане повідомлення бажано його текст включати у повідомлення, що відправляється, для збереження контексту обговорюваної теми. У тексті повідомлення необхідно обов'язково дати короткий опис усіх прикріплених файлів.

На початку тексту повідомлення має бути відповідне звернення до адресата. При зверненні до адресата вперше автору необхідно ідентифікувати себе на початку тексту повідомлення, а в кінці поряд з підписом вказувати контактну інформацію.

Загальні рекомендації для учасників електронної ділової переписки такі:

По-перше, у процесі обміну повідомленнями e-mail ретельно зберігайте конфіденційність переписки. Пам'ятайте, що ніхто, крім вас, не повинен мати доступу до вашої поштової скриньки.

Для забезпечення конфіденційності електронної ділової переписки:

- зберігайте в таємниці пароль доступу до вашої поштової скриньки та час від часу змінюйте його;

- відмовтеся із самого початку від згадки в матеріалах електронної ділової переписки конфіденційних відомостей;

- при необхідності змінити адресу електронної пошти, не забудьте напередодні розіслати своїм партнерам по електронному діловому листуванню відповідне повідомлення.

По-друге, захищайте свою поштову скриньку від рекламного та іншого інформаційного «сміття». Виходьте з того, що спам – це джерело не тільки додаткових витрат вашого дорогоцінного часу, а й різноманітно комп'ютерної «зарази». Для захисту від спаму, як правило, виявляється достатньо:

- не відвідувати у процесі роботи з електронною кореспонденцією інтернет-сторінки, ніяк не пов'язані з вашої професійною діяльністю;

- встановити електронні фільтри, передбачені програмою-браузером для роботи з інтернетом;

- не повідомляти адресу своєї електронної пошти усім підряд, роблячи виняток лише для тих, хто перебуває з вами в постійних ділових відносинах. При цьому можна мати декілька поштових скриньок, одна з яких призначена для прийому і відправлення виключно ділової кореспонденції.

По-третє, тримайте у порядку книгу електронних адрес своїх респондентів, що має особливе значення при необхідності здійснити циркулярну розсилку будь-якої ділової інформації. Для підтримки порядку в книзі електронних адрес треба:

- своєчасно видаляти з неї відомості про абонентів, які перестали підтримувати з вами постійні контакти по електронній пошті;

- вносячи в адресну книгу новий запис, ретельно перевіряти написання e-mail-адреси;

- уникати вибору подібних за написанням скорочених позначень прізвища та імені для «швидкого» виклику того чи іншого абонента щоб уникнути помилок при адресації і переадресації повідомлень e-mail.

По-четверте, робіть необхідні зусилля для того, щоб вам не було соромно за відправлені раніше електронні листи – ані за їх зміст, ані за їх оформлення. В іншому разі ви ризикуєте зіпсувати ділові відносини зі своїми респондентами. Для цього необхідно:

- уникати поспіху у процесі підготовки повідомлень e-mail, причому особливо це стосується написання адресних відомостей, звернень до респондентів, а також формулювання теми електронного листа;

- при передачі оперативної інформації треба залишати адресату достатньо часу для відповіді;

- при передачі інформації, яка має особливе значення, запитувати у адресата (в одному з останніх рядків електронного листа) підтвердження про отримання;

- не залишайте без належної уваги жодний електронний лист, відправлений вам людиною, взаєминами з якою ви дорожите;

- уникайте розлогих електронних листів – не забувайте, що це оперативний вид ділової комунікації, і тому включайте до повідомлення e-mail рівно стільки інформації, скільки її насправді необхідно для розуміння сутності питання, що викладається у листі;

- прикладеним файлом слід висилати лише ту інформацію, яку іншим чином за допомогою електронної пошти передати неможливо, при цьому завжди знаходьте можливість для мінімізації обсягу вкладення, використовуючи для цього, наприклад, програми-архіватори;

- не маючи в момент отримання вхідного електронного листа достатньо часу для підготовки відповіді, намагайтеся відразу ж підтверджувати отримання, одночасно вказуючи і передбачуваний час відповіді по суті.

При електронному листуванні варто дотримуватись таких етичних правил:

1. Електронне повідомлення має бути присвячене якомусь одному питанню службово-ділової діяльності і розкривати його сутність доступною адресату мовою.

2. Тема електронного повідомлення, що вказується у відповідному полі, має у точності відповідати змісту листа – для цього звичайно досить двох-трьох слів.

3. Електронний лист має бути написаний грамотно, тобто не повинен містити помилок. Граматика, орфографія, синтаксис і пунктуація електронного повідомлення мають бути бездоганними, як ваша службово-ділова репутація.

4. Оформлення електронного листа має бути простим і витонченим. Ваше повідомлення слід оформити так, щоб не створювати адресату труднощів при отриманні (прагнути до найменшого обсягу в кілобайтах).

5. Привітання, заключна формула ввічливості та підпис є для електронного повідомлення обов'язковими.

6. Уникайте розсилати без потреби копії електронних повідомлень.

7. До відправки електронного повідомлення обов'язково переконайтеся у тому, що ви правильно вказали адресу одержувача (у тому числі і копії), не помилилися при назві теми листа і, головне, вірно звернулися до адресата (по імені, імені та по батькові, посади і т.п.). Пам'ятайте: відправлене електронне повідомлення неможливо повернути назад.

8. Тон електронного повідомлення – незалежно від його тематичної спрямованості – повинен бути дружнім, привітним, в міру чемним. Цим ви значною мірою захистите себе від проявів відповідного «електронного хамства».

9. Тексти найбільш важливих, а також ґрунтовних електронних повідомлень намагайтеся готувати заздалегідь. Використовуйте для цього стандартні можливості текстового редактора Word.

10. Для оперативних відповідей на деякі електронні повідомлення використовуйте стандартні формулювання – їх, при необхідності, можна приєднувати до листів у заздалегідь заготовленому вигляді.

11. Завжди відповідайте на електронні листи, адресовані вам особисто або які зачіпають інтереси установи, що ви представляєте. Подібним чином ви значною мірою будете сприяти зміцненню ділової репутації – своєї і своєї установи.

12. При відповідях насамперед направляйте адресату ту інформацію, яка йому найбільш необхідна.

13. Прикріплені до електронного листа файли попередньо архівуйте – це помітно скорочує час відправлення і отримання повідомлень.

14. Для посилань майте під руками копії раніше отриманих електронних повідомлень.

15. На випадок виходу з ладу основного поштової скриньки майте запасну. Про її існування і назву повинні знати ти, з ким ви спілкуєтеся постійно.

16. Про всі непередбачені ситуації, що ускладнюють ведення електронного листування, оперативно (по телефону) сповіщайте своїх адресатів.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-01-11; Просмотров: 515; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.008 сек.