Довідки

Акти

Витяги з протоколу

Витяг з протоколу –це засвідчена копія частини протоколу, що відображає результати розгляду окремого питання. Підписується, як правило, секретарем засідання або особою, яка головувала на засіданні.

Витяг з протоколу містить такі реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Порядковий номер.

3. Назва зборів, засідання, наради тощо.

4. Дата проведення, місце проведення.

5. Склад присутніх.

6. Текст, що складається з розділів «Слухали» і «Ухвалили».

7. Підписи голови і секретаря (або одного з них).

За необхідності, підпис уповноваженої особи на витягу з протоколу може бути завірений печаткою

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазна­чають, кому його вручено чи надіслано.

Акт –це довідково-інформаційний документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти, події або вчин­ки, пов'язані з діяльністю установ та окремих осіб.

Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, коли здають об'єкти.

Як пра­вило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що перевіряють.

Акт складається кількома особами з метою об'єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Виклад і форма тексту актів регламентовані. Текст акта має дві частини: вступну (вказуються підстави для складання акта, перелічуються особи, що складали акт, а також присутні під час його складання); констатуючу (викладаються мета й завдання акта, ха­рактер проведеної роботи, перелічуються виявлені факти, да­ються висновки).

Після слова «Підстава» вказується документ чи усне розпо­рядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова «Складено» перераховуються особи, які склали акт або були присутні під час його складання, і обов'язково за­значаються їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт готував­ся комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розташовуються в алфавітному порядку.

У кінці акта (перед підписами) зазначається кількість примірників і вказується місце їх зберігання.

Акт має такі реквізити:

1. Назва установи.

2. Гриф затвердження.

3. Назва виду документа.

4. Номер та дата складання.

5. Місце складання.

6. Заголовок.

7. Текст.

8. Підписи.

9. Дата.

10. Печатка.

Акти складаються комісією, яка є постійно діючою або призначеною керівництвом. Текст акту ділиться на три частини: вступ, констатуюча частину і висновки. У вступі акта зазначається підстава його складання. Це може бути поси-лання на документ, на усне розпорядження керівництва, на будь-які факти, події, дії.

Далі вказується склад комісії: прізвище, ініціали голови та членів комісії в алфавітному порядку. При необхідності вказуються посади, прізвища та ініціали присутніх. Акт може мати заголовок, наприклад: «Акт про недостачу товарно-матеріальних цінностей» або «Акт приймання-передачі документів з грифом «Конфіденційно».

У констатуючій частині акта викладаються цілі, задачі, сутність і терміни проведеної комісією роботи, її результати (висновки, висновки, пропозиції). Текст акту може ділитися на пункти, підпункти або мати табличну форму. Після тексту та відмітки про програму при необхідності зазначаються відомості про кількість примірників акта, про місце їх знаходження або адресатів, яким вони відправлені.

У заключній частині акта робляться висновки і даються рекомендації. Ця частина тексту не обов'язкова. Акт може закінчуватися і констатацією фактів.

Акт підписується усіма особами, які брали участь у його складанні. Для деяких актів (з матеріальних, фінансових та інших подібних питань) необхідне затвердження акта керівником і завірення печаткою підприємства. У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання.

Акти складають найчастіше в трьох примірниках: для керівної організації, для директора (начальника, завідувача) та для тих, чию діяльність перевіряла комісія.

З актами ревізій, перевірок знайомлять усіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому в акті після підписів укладачів ставиться відмітка «З актом ознайомлені: посади, підписи, розшифровки підписів і дати». Якщо хто-небудь з укла-дачів не згоден з текстом акту, він підписує його із застереженням про свою незгоду.

Особливу групу утворюють акти, що встановлюють факти пошкодження, псування або нестачі вантажу, інших порушень правил транспортування. Такий акт складається на друкарському бланку встановленого зразка, заповнюється без помарок, підчисток або закреслень.

Акти складають під час випробувань нової техніки, прийняття комісією новозведених споруд чи завер­шених об'єктів будівництва, якогось устаткування, об­ладнання, товарів, грошових цінностей або під час спи­сання (зняття з балансу) устаткування, що стало непри­датним чи морально застаріло, а також у неперед-бачуваних випадках (травми на виробництві й поза ним, поже­жі, аварії, смерть).

Акти громадянського стану – держав­ні записи фактів народження, смерті, одруження, розі­рвання шлюбу, усиновлення, встановлення батьківства, зміни імені, по батькові та прізвища – пов'язані з пра­вовим станом особи й підлягають обов'язковій реєстра­ції.

Акти приймання-передання, обстеження чи ревізії набу­вають юридичної чинності лише після затвердження вищою, інстанцією або відповідальним керівником установи чи ор­ганізації.

Довідка –це документ, який містить опис фактів основної діяльності установи або підтвердження відомостей біографічного чи службового характеру з життя і діяльності окремих громадян. Надається на їх вимогу до іншої ус­танови.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюються тільки індивідуальні відомості. При видачі довідки вона обов'язково реєструється в Книзі обліку довідок із зазначенням дати ви­дачі та її порядкового номера. Виправлення та підтирання не дозволяються.

Реквізити довідки:

1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видання.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необ­хідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подасться довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка.

Одним з варіантів довідки є довідка, яка складається за запитом керівництва і містить інформацію з виробничої тематики, наприклад довідка про динаміку зростання собівартості продукції за квартал. Такі довідки можуть бути внутрішніми і зовнішніми документами. Довідки, які призначені для керівника підприємства і не виходять за його межі, складає і підписує виконавець (упорядник).

Довідки, що складаються за запитом зовнішніх організацій, повинні бути підписані керівником підприємства, установи. Така довідка повинна мати заголовок до тексту, що розкриває її зміст і вказує дату або період часу, до якого відносяться відомості, викладені у довідці. Довідки за виробничою тематикою складаються у двох примірниках, один з яких спрямовується адресату, другий – підшивається до справи.

При наявності у довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником, головним бухгалтером і засвідчується печаткою.

Якщо довідка (інформаційна) містить відомості з кількох питань, текст ділиться на розділи, кількість яких визначається кількістю питань. Текст довідки можна оформляти у вигляді таблиці. Довідки містять результат узагальнень певних обстежень, відряджень та ін.

Довідки вида­ються громадянам на підтвердження важливих фактів з їхнього життя чи роботи: про посаду, яку обіймають, за­робітну платню, про місце навчання, проживання, про метраж житлоплощі, про склад сім'ї, стан здоров'я.

Дата добавления: 2014-01-11