Общие правила оформления документов

Основные системы управленческих документов

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы:

1) Организационно-правовая документация:

- Устав;

- Штатное расписание;

- Положение;

- Инструкция;

- Должностные инструкции;

- Регламент.

2) Плановая документация:

- Программа;

- План.

3) Распорядительная документация:

- Постановление;

- Решение;

- Приказ;

- Распоряжение;

- Указание.

4) Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация:

- Протокол;

- Докладная записка;

- Предложение;

- Объяснительная записка;

- Заявление;

- Служебное (деловое) письмо;

- Телеграмма;

- Представление.

5) Отчетная документация:

- Отчет.

6) Документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

7) Финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

8) Документация по материально-техническому обеспечению;

9) Договорная документация;

10) Другая документация.

Общий вид и состав реквизитов документов.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. Система О-РД Требования к оформлению документов» устанавливает максимальный набор реквизитов для любого управленческого документа и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Для каждого документа установлены свой реквизиты и определяется его разновидности.

Отдельные реквизиты являются обязательными (постоянными), которые образуют бланки документов.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.

Виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (предписание, приказ).

Бланки могут иметь как угловое, так и продольное расположение реквизитов.

Все требования по оформлению реквизитов изложены в Приказе МЧС РФ №120 (будет изучен нами позднее).

После занятия обучаемый должен:

– иметь представление: об общих правилах оформления документов; о нормативно-методическом обеспечении документации управленческой деятельности;

– знать: основные понятия, общие правила оформления документов, основные системы управленческих документов в ГПС МЧС России.

Профессор

майор внутренней службы Л.В. Брянцева

обсуждено на заседании кафедры ОДПО

протокол № ­­_____ от _________ 2011 г.

Дата добавления: 2014-01-11