Основные документы, применяемые для оформления выдачи запасов


Меню-требование на выдачу продуктов питания	3-4а	Применяется для оформления выдачи продуктов питания при автоматизированном учете. Составляется аналогично меню-требованию на выдачу продуктов питания ф. №4
Заборная карта	3-5	Предназначена для оформления отпуска материальных ценностей, продукции молочной кухни и других запасов, отпускаемых систематически в течение месяца. Выписывается бухгалтерией на каждого получателя на несколько наименований материальных ценностей, относящихся к одному коду экономической классификации расходов. Выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй - у получателя. При ежедневном отпуске запасов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом отпуске -сроком на 1 месяц. Отпуск материальных ценностей производится в пределах лимита, если таковой установлен, при предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Количество отпущенных материалов указывается материально ответственным лицом в двух экземплярах заборной карты. При этом в заборной карте получателя ставит свою подпись материально ответственное лицо, а в заборной карте склада - получатель таких материалов. Аналогичным образом оформляется замена одного материала другим, и соответственно уменьшается остаток лимита. В этом случае данные об изменении лимита записываются в ранее выданную заборную карту в следующем порядке: ранее установленный лимит перечеркивается и сверху надписывается новый лимит. В конце месяца или после использования лимита заборные карты вместе с другими приходно-расходными документами подлежат сдаче в бухгалтерию учреждения	Лимиты устанавливаются центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности, а при отсутствии таких документов - учреждением самостоятельно исходя из плановой потребности в запасах и нормах расходов. Отпуск запасов сверх установленных лимитов производится по накладной (требованию) ф. № 3-3
Путевой лист		На основании данных путевых листов производится списание израсходованного топлива. Списание осуществляется исходя из фактического расхода топлива, но не выше норм расходов, установленных для отдельных марок автотранспорта

Типовые формы указанных регистров, утвержденные приказом
Государственного казначейства Украины от 18.12.2000 г. № 130 и Инструкцией № 125 предназначены и для аналитического учета запасов, приобретенных за счет средств специального фонда, но их учет ведется отдельно от запасов, приобретенных за счет средств общего фонда.

Согласно Инструкции № 125 учреждение может дополнительно вести учет запасов по номенклатурным номерам. Номенклатурный номер – это условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного наименования, качества и цены. Номенклатурный номер имеет семь знаков: первые три знака означают субсчет, четвертый – подгруппу, три последние – порядковый номер предмета в подгруппе.

К обязанностям материально ответственного лица относится систематическое представление в бухгалтерию учреждения реестра документов, который заполняется на основании данных приходных и расходных документов. Реестр составляется в двух экземплярах: один экземпляр после проверки правильности оформления первичных документов возвращается материально ответственному лицу, а второй остается в бухгалтерии. В бухгалтерии учет запасов ведется в количественном и суммовом выражении по наименованиям запасов и материально ответственным лицам. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием запасов, находящихся на складе, а также проводит проверку данных бухгалтерского учета с данными, ведущимися на складе, о чем делает соответствующую отметку в книгах или карточках складского учета запасов.