Робота з командою Форма

При роботі з базою даних в Ехсеl можна скористатися досить зручним засобом опрацювання записів - Формою. Команда Данные \ Форма відображає на екрані форму, що являє собою вікно діалогу, призначене для перегляду, та редагування записів у базі даних, а також для додавання нових і видалення існуючих записів. Крім того, за допомогою форми ви можете здійснити пошук конкретних записів на базі складних критеріїв. Як приклад на рис. 2. показана форма для бази даних "Викладачі", що призначена для роботи з інформацією про співробітників кафедри. Кожному стовпцю таблиці у формі відповідає поле, найменування якого визначається введеним заголовком стовпця. Крім таких полів у формі можуть бути присутні розрахункові поля, за допомогою яких можна виконувати різноманітні розрахунки. Значення цих полів автоматично заповнюються Ехсеl на основі інформації, що міститься в базі даних. Не можна безпосередньо ввести або змінити значення в розрахункових полях, тому в режимі редагування поля введення у формі не відображаються (відображається лише їх значення). Крім того, можна визначити деякі з полів таблиці в якості таких, що не підлягають редагуванню. В результаті ці поля також не будуть відображатися у формі в режимі редагування, а буде відображатися лише їх значення.

Рис. 2. Вікно діалогу "Форма" списку "Викладачі"

Значення полів запису вводять у відповідні комірки діалогового вікна у порядку їх розташування.

Запис передається в базу даних за допомогою команди Добавить і заноситься в кінець списку. Після цього вводять наступний запис і т. д. аж до кінця бази.

Для того, щоб добавити пропущений запис необхідно виділити рядок, перед яким буде вставлятися запис, і виконати команду Вставка \ Строки. Після заповнення вставленого таким чином порожнього рядка потрібно також виконати команду Добавить. Перегляд усіх записів бази даних здійснюється за допомогою вертикальної смуги прокручування, причому один натиск лівою клавішею миші у відповідному місці смуги прокручування здійснює перехід на 10 записів вперед або назад.

Крім полів форма містить ряд кнопок та індикатор номера запису.

Кнопка Добавить - призначена для введення в базу даних нового запису (як було розглянуто вище). В результаті натискання цієї кнопки Ехсеl очистить усі поля введення форми, після чого можна ввести необхідні дані нового запису. Введений запис добавляється в кінець бази даних.

Кнопка Удалить - видаляє поточний запис. При цьому всі записи, розташовані після видаленого запису, змістяться на один запис вгору. Видалені записи не підлягають відновленню.

Кнопка Вернуть - дає можливість відновити внесені у запис зміни, якщо ще не було здійснено перехід до наступного запису або не натиснуто клавішу Еnter. В результаті натискування кнопки Вернуть Ехсеl здійснить відмову від усіх зроблених змін і відновить вміст полів поточного запису. Після виходу зі зміненого запису, можна відновити його вміст. Кнопки Назад і Далее здійснюють перехід до попереднього і наступного записів, відповідно. Кнопка Критерии - дозволяє обмежити кількість записів, що відображаються у формі. Кнопка Закрыть - слугує для виходу з форми.

Індикатор номера запису вказує на порядковий номер запису, що відображається, і загальну кількість записів у базі даних. Якщо при роботі з базою даних переміститися нижче останнього запису, індикатор буде відображати повідомлення "Новий запис".

Базу даних можна створити також, безпосередньо вводячи імена і значення полів записів у комірки робочого листка. Цей варіант буде кращим, коли в базі багато текстів, що повторюються, введення яких істотно спрощується за допомогою засобу Автовтодополнение.

Дата добавления: 2014-01-11