Місце і роль діагностики в системі управління підприємством

Класифікація документів

1 за походженням:

- офіційні (закони, постанови)

- документи, що формуються організацією

2 за видами діяльності:

- організаційно-розпорядчі

- фінансово-розрахункові

- постачально-збутові

3 за кількістю питань:

- прості

- складні

4 за місцем виникнення:

- внутрішні

- зовнішні

5 за термінами виконання:

- термінові

- звичайні

- безстрокові

6 за формою:

- індивідуальні

- типові

7 за засобом фіксації:

- друковані

- графічні

- фотокінодокументи

- звукові

8 за видами носія:

- папір

- фотокіноплівка

- дискета

- екран

9 за терміном зберігання:

- постійного зберігання

- тривалого зберігання

- тимчасового зберігання

10 за стадіями створення:

- оригінал

- копія

11 за ступенем відкритості

- звичайні

- секретні

12 за силою впливу:

- справжні

- підробні

13 за ступенем обов’язковості

- директивні

- інформаційні

4. Підготовка документів для передачі в архів

Передача справ із структурних підрозділів в архів проводиться за графіком, який складений архівом, погоджений з керівниками структурних підрозділів і затверджений керівником організації Ця робота повинна проводитись щороку

Справи приймаються керівником відомчого архіву в присутності робітника структурного підрозділу

При цьому на обох екземплярах опису навпроти кожної справи робиться відмітка про її наявність. Після прийому всіх справ за описом в кінці кожного екземпляру робиться заявний надпис з вказанням цифрами та прописом фактичної кількості справ, що передані в архів. Повинна бути проставлена дата прийому-передачі.

Справи постійного зберігання передаються із відомчого архіву в державний.

Відповідно існуючого законодавства документи всіх організацій, в т ч і малих фірм, мають певну історичну, наукову, соціальну і культурну цінність і тому вони складають недержавну частину архівного фонду. Тобто власники малих фірм мають право передавати документи на державне зберігання.

Тема7: ДІАГНОСТИКА І КОНТРОЛЬ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ПРОМИСЛОВИМ ПІДПРИЄМСТВОМ

Функція "організація" в менеджменті розглядає не тільки первинну побудову організаційної структури але і її вдосконалення і в першому, і в другому випадку першим етапом виступає діагностування Діагностика займається оцінкою всіх сторін діяльності підприємства Метою діагностики е виявлення можливостей і ресурсів діяльності підприємства Діагностуванню підлягають наступні сфери діяльності підприємства

1) організаційна структура управління В цьому випадку аналізуються цілі діяльності, стратеги управління, рівні управління, чисельність робітників тощо

При аналізі цілей діяльності необхідно визначити:

- ринок, на якому буде функціонувати підприємство

- основних конкурентів

- продукцію, що буде вироблятись фірмою

- рівень кваліфікації персоналу

При аналізі рівнів управління необхідно звернути увагу передусім на наступні елементи:

- чисельність управлінського і промислово-виробничого персоналу

- вивчення і прогнозування попиту

- ступінь централізації

- наукової організації праці

- кількість структурних підрозділів

2) функціональна структура При аналізі функціональної структури збирають наступну інформацію:

- кількість вхідної і вихідної інформації

- функції структурних підрозділів і робітників апарату управління

Ціль аналізу функціональних структур підрозділів і робітників апарату управління полягає в наступному:

(a) визначення рівня функціональної спеціалізації

(b) виключення дублювання функцій між підрозділами і робітниками

(с) спеціалізація, кооперація і розподіл праці

Для аналізу використовуються положення про відділи, посадові інструкції

(d) перелік технічних засобів, за допомогою яких обробляється інформація

3) управління персоналом Характеризується наступними параметрами:

- чисельність робітників апарату управління

- чисельність робітників на підприємстві в цілому

- співвідношення між управлінцями і технічними спеціалістами

- рівень кваліфікації робітників

- плинність кадрів

Діагностування персоналу здійснюється за допомоги наступних показників:

- характер управлінського мислення

- рівень технічної грамотності і теоретичних знань по управлінню

- ступінь працездатності

- готовність до ризику

- рівень сприйняття нового

4) система мотивації. Діагностика системи мотивації дозволяє назначити на скільки інтереси робітника пов’язані з інтересами підприємства Мотивація праці пов’язана з організацією праці, а організація праці - з організацією управління. Організація управління включає в себе:

- організацію робочих місць

- оснащення матеріально-технічними засобами

- рівень комп’ютеризації

5) діловодство (організація роботи з документами) Діагностування отримання - передача документу, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка в архів, знищення.

6) Діагностування процесів управління Характеризується наступними показниками:

- Кількість процедур управління

- Кількість форм документів

- Методи управління

- Функції управління

- Технічні засоби управління

- Створення автоматизованих робочих місць

Дата добавления: 2014-01-11