Краткий обзор понятия документооборот и электронный документооборот

Система автоматизации документооборота

ПО в АСОИУ.

В данном разделе более подробно рассмотрим определения, систем автоматизации документооборота, понятия ERP – систем, а так же автоматизированных систем организации и управления.

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Первоначально необходимо ответить на вопрос «Что такое документооборот?». Для того чтобы ответить на этот вопрос, сначала уясним понятие «документ».

Предположим что «документ» – это некая обособленная часть информации, представленная на определенном носителе. Именно в типе носителя состоит главное отличие документов. Можно выделить три главных типа носителей информации на данный момент:

· Бумага – этот носитель можно подразделить по размеру и плотности, размещению информации и т.д.

· Микрофиши – с точки зрения поиска необходимого документа, они практически не дают выигрыша по сравнению с бумагой, однако позволяют значительно сократить стоимость копирования информации, т.к. занимают существенно меньшее место. Микрофиши могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети. Аппараты для их чтения включают в компьютерную сеть, и микрофиша, заложенная в такое устройство, становится доступной другим пользователям.

· Электронные носители информации – могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические и магнитооптические диски и т.д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Очевидно, что один тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение конкретного носителя определяется следующими факторами:

· Стоимость хранения информации.

· Стоимость (время) поиска необходимой информации.

· Стоимость коллективного использования информации.

· Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому.

Электронные документы по сравнению с бумажными представляют такой же прорыв, как, в свое время, бумажные печатные документы по сравнению с рукописными. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2010 году 95%.

Теперь рассмотрим что же такое документооборот — это комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — это создание документов, их обработка, передача, хранение, согласование и другие операции, реализуемые с использованием компьютерных сетей. В СЭД отслеживается изменения в документах, сроки исполнения, движение документов, контролируются версии. Охватывается весь цикл делопроизводства – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. Обеспечивается централизованное хранение документов, управление их потоками, разграничение прав доступа пользователей к документам в соответствие выполняемыми ролями в системе При внедрении СЭД учитываются организационно штатная структура предприятия, а также возможность интеграции с другими корпоративными системами.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Электронный архив – это система документооборота, ориентированная на эффективное хранение и поиск информации.

Дата добавления: 2014-01-11