Централизованное хранение версий документации

Координация действий участников проекта.

Для координации действий участников проекта необходимо использовать программные средства позволяющие управлять проекторами. Первые программы для управления проектами были разработаны почти сорок лет назад. В основе данных систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета временных параметров проекта по методу критического пути. Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля над ходом выполнения работ. Программы управления проектами предназначены для управления проектом (планирования, мониторинга, анализа) на всех этапах его жизненного цикла - от инициации и до завершения. Как правило, современные системы планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

· средства проектирования структуры работ проекта,

· средства планирования по МКП,

· средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),

· некоторые возможности стоимостного анализа,

· средства контроля над ходом исполнения проекта,

· средства создания отчетов и графических диаграмм.

Решение данной задачи способствует использование следующего программного продукта. Microsoft SharePoint Portal Server -предназначен для компаний, производственная деятельность которых связана с формированием большого количества разнородной документации. Обеспечение централизованного доступа персонала к документам, осуществление поиска необходимого документа связано с определенными техническими и организационными трудностями. Как правило, отдельные структурные подразделения или даже отдельные должностные лица ведут собственные локальные базы знаний, в результате чего возникают следующие проблемы:

• затрудненный доступ к документации, имеющейся у других сотрудников;
• дублирование информации и наличие у разных сотрудников различных версий документов;
• несвоевременное пополнение базы документами и обновление версий документов;
• техническое сопровождение.

Многие проблемы решаются при ведении электронного архива документов на выделенном жестком диске с общим доступом, однако при этом не реализуются такие функции, как:

• поиск документа по различным критериям, например, сотруднику необходимо производить поиск по таким критериям, как принадлежность документа к той или иной группе, проекту, клиенту и др. (в файловой системе можно производить поиск только по названию, дате размещения, типу файла, размеру документа);
• группировка и сортировка по различным критериям;
• отслеживание версий документов;
• рассылка извещений о появлении нового документа или об изменениях, произведенных в существующих документах.

Для работы любой системы, кроме технической стороны, необходимо также учесть и организационные моменты, для этого был разработан пакет пользовательской документации, положение по работе с базой знаний, в котором прописан порядок размещения, хранения, актуализации информации, доступа к ней, описаны функции пользователей системы и персонала обслуживания системы.

Основная цель - создание информационной платформы, обеспечивающей централизованное хранение документации по выполненным проектам и использование ее (в том числе в удаленном режиме) сотрудниками компании для более качественного выполнения текущих проектов. Также в ходе реализации проекта обеспечен доступ территориально удаленным клиентам к необходимой им проектной информации.

Дата добавления: 2014-01-11