Лекція №4. Тема: Проектування таблиць та редагування структури

Тема: Проектування таблиць та редагування структури.

План

1. Таблиця як об'єкт бази даних Ассеss.

2. Поля таблиці Access.

3. Імпорт та експорт таблиць.

4. Вибір способу створення таблиці.

1. Таблиця (table) - це деяка структура, яка складається зі скінченої кількості однотипних записів. У програмі Ассеss таблицею вважається сукупність даних, які об'єднані спі­льною темою.

Таблиця бази даних, подібно до робочого листа елект­ронних таблиць, поділяється на рядки і стовпці, а значення вводяться в комірки, які відокремлені лініями сітки. Проте таблиця відрізняється від листа, оскільки кожен стовпець таблиці являє собою поле, тобто інформаційну категорію, а кожен рядок - запис, тобто один елемент таблиці. Окрім то­го, поле може містити значення лише одного типу - тексту, числа, дати та ін., а запис - інформацію про один елемент (наприклад, про студента або навчальний курс).

При роботі з Word кожен документ зберігається ок­ремо і не залежить один від одного. Книга Excel може містити декілька аркушів, але на типи інформації в них не накладається жодних обмежень. Кожна таблиця Ассеss має жорстку структуру тому вся інформація в ній повинна бу­ти чітко систематизована.

Запис даних (record) — це сукупність значень зв'язаних елементів даних. Записи зберігаються на якомусь носієві, в якості якого може виступати людський мозок, листок па­перу, запам'ятовуючий пристрій і т. д.

Тип даних характеризує дані, які зберігаються: симво­льні, числові, бітові рядки, спеціалізовані числові дані (на­приклад, суми в грошових одиницях), а також дані спеціа­льного формату (дата, час та ін.). У будь-якому випадку при виборі типу даних слід враховувати можливості СУБД.

В основу проектування бази даних повинні бути по­кладені вимоги кінцевих користувачів конкретної організації - концептуальні вимоги до системи. Саме кінцевий користувач у своїй роботі приймає рішення з урахуванням отримуваної в результаті доступу до бази даних інформа­ції. Від оперативності і якості цієї інформації буде залежа­ти ефективність роботи організації. Дані, які розміщують­ся в базу даних, також надає кінцевий користувач.

При розгляді вимог кінцевих користувачів необхідно, щоб база даних:

§ задовольняла актуальним інформаційним потребам організації, а отримувана інформація за структурою і змістом відповідала вирішуваним задачам;

§ забезпечувала отримання потрібних даних за прийнятий час, тобто відповідала заданим вимогам продуктивності;

§ легко розширялася при реорганізації і розширенні предметної області (підприємства);

§ легко змінювалась при зміні програмного і апаратного середовища;

§ дані до включення в БД повинні перевірятися на достовірність;

§ завантажені в БД коректні дані повинні залишатися коректними;

§ доступ до даних, які розміщуються в базі даних, повинні мати лише особи з відповідними повноваженнями.

Для кожної теми в базі даних відводиться окрема таблиця. Це дозволяє уникнути повторень при збереженні інформації і підвищити ефективність роботи з базою да­них, а також зменшує ймовірність виникнення помилок при введенні інформації.

Назва таблиці не повинна перевищувати 64 символів. В імені таблиці дозволяється використовувати пропуски (тільки не починати з них), але не можна вживати крапки, знак оклику і квадратні дужки.

У програмі Ассеss таблицю можна створити одним з п'яти способів:

• у режимі таблиці,

• у режимі конструктора,

• за допомогою майстра таблиць,

• шляхом імпорту готової таблиці,

• за допомогою встановлення зв'язку з іншою базою даних.

У режимі таблиці таблиця Access схожа на звичайну електронну таблицю, куди можна безпосередньо вводити дані. На відміну від аркуша електронної таблиці, заголов­ки колонок позначаються не латинськими літерами, а на­звами полів. За замовчуванням назви полів позначаються Поле1, Поле2 і т.д.

Режим конструктора дозволяє керувати процесом створення структури таблиці, задаючи кожному полю тип та відповідні властивості.

Майстер таблиць завантажує спеціальну програму, яка допомагає користувачеві, послідовно виконуючи вказі­вки, створювати таблицю на основі існуючих шаблонів.

Режим імпорту дозволяє вибрати існуючий файл з даними та імпортувати його в таблицю Access. Зокрема, цей режим дозволяє імпортувати таблиці Excel.

За допомогою встановлення зв'язку з іншими таблицями, можна зв'язати робочу базу даних із однією або декіль­кома таблицями іншої бази даних. При цьому зв'язані таб­лиці будуть використовуватись так, ніби вони належать одній базі.

2. Кожне поле запису повинно мати назву (ім'я поля) та володіти певними характеристиками. Довжина поля не повинна перевищувати 64 символів і може складатися з лі­тер, цифр, пропусків та деяких спеціальних символів. Для кожного поля необхідно вказати тип даних, який визнача­тиме вид інформації, котра буде зберігатися у ньому. Програма Access дозволяє вводити дані лише тих типів, які описані в табл. 1. За замовчуванням встановлюється Текстовий тип даних.

Для зберігання текстових повідомлень значного об'єму використовують поле типу MEMO або поле об'єкту OLE (поля MEMO зручні для тексту, який складається з кі­лькох абзаців, поле OLE дозволяє зберігати не лише текс­тову інформацію, але і графічну, наприклад, фото чи емб­лему.)

Зауваження Змінити тип поля, який встановлюється за замовчуванням, можна в діалоговому вікні Параметры на вкладці Режим таблицы

Таблиця 1.

Тип даних	Опис вмісту поля
Текстовый	Текст, обсяг якого не повинен перевищувати 255 символів (довжина поля задається за допомогою і властивості Размер поля)
Поле МЕМО	Текстова або числова інформація обсягом не більше 65535 символів
Числовой	Числові значення, діапазон яких визначається параметрами Размер поля (1, 2, 4, 8, 16 байтів)
Дата/время	Значення дати та часу (8 байтів), допускається введенням дат з діапазону від 100 до 9999 року
Денежный	Числа, які містять 15 розрядів зліва від десяткової крапки та 4 розряди справа від неї (8 байтів)
Счетчик	Унікальне значення, яке автоматично змінюється, коли до таблиці додають новий запис
Логический	Значення ТАК і НІ. Програма використовує цифру 1 для представлення значення ТАК, а 0 – значення НІ
Поле объекта OLE	Об'єкти, оброблені OLE-сервером
Гиперссылка	Шлях до файла на жорсткому диску або адреса в зовнішній чи внутрішній мережі

У режимі конструктора можна описати властивості поля (коментарі до полів, які надають користувачеві бази даних додаткову інформацію про поле). Текст повідом­лення з'являється тоді, коли курсор знаходиться у відпові­дному полі (цей параметр є необов’язковим).

Кожен тип поля володіє певною сукупністю власти­востей, описи яких подано у табл. 2

Таблиця 2. “ Опис властивостей полів ”

Властивість	Опис
Размер поля	Визначає максимальну довжину текстового чи числового поля (слід врахувати, що при створенні полів надто великих розмірів неекономічно витрачається пам'ять, а поле замалого розміру деформує дані).
Формат поля	Встановлює формат відображення даних у формі запиту (можна вибрати з уже існуючих або створити самостійно)
Число десятичных знаков	Визначає кількість розрядів у дробовій частині десяткового числа
Новые значения	Використовується лише для поля типу лічил ь ник і визначає порядок утворення нових значень: послідовно чи у довільному порядку
Маска ввода	Встановлює шаблон, якому повинні відповідати введені у поле дані
Подпись	Містить напис, який виводиться поруч з полем у формі чи звіті (даний напис не завжди співпадає з назвою поля; іноді може містити пояснення до поля)
Значение по умолчанию	Містить значення, яке встановлюється у відповідне поле за замовчуванням при доданні нових записів
Условие на значение	Встановлює умову, якій повинні відповідати введені у поле дані; може визначати множину значень, які користувач може ввести в це поле при заповненні таблиці
Сообщение об ошибках	Визначає повідомлення, яке з’являється, якщо користувач введе недопустиме значення
Обязательное поле	Опція, яка визначає чи дане поле є обов'язкове для заповнювання інформацією, чи ні
Пустые строки	Опція, яка визначає чи можна вводити у поле порожній текстовий рядок(“ ”)
Индексированное поле	Визначає прості індекси для прискорення пошуку (ключове поле індексується автоматично)
Сжатие Юникод	Вказує, чи використовується кодування Unicode, в якому кожен символ подано двома байтами, що дає можливість підтримувати до 65536 різних символів. (При виборі опції Так усі символи, перший байт яких дорівнює 0, будуть стискатися при збереженні і відновлюватись при вибірці)

Необхідною умовою для нормальної роботи з базою даних є однозначне визначення кожного запису. Елемент запису (поле), по якому можна визначити значення інших елементів даних цього запису, називається ключовим еле­ментом даних (key). У реляційній базі даних кожна таблиця повинна мати ключовий елемент {первинний ключ) - поле або комбінацію полів, які єдиним чином ідентифікують рядок в таблиці. Отже, ключовий елемент чи первинний ключ (primary key) — це параметр, який єдиним чином визначає кожен рядок у таблиці.

Якщо додати стовпчик, який є первинним ключем однієї таблиці, до іншої таблиці, то там цей стовпчик буде називатись зовнішнім ключем (foreign key), оскільки він буде використовуватись лише для пошуку парних рядків між таблицями (тобто рядків, в яких одинакові значення ключа).

Поняття первинного ключа є надзвичайно важливим у зв'язку з поняттям цілісності баз даних. Ключові поля дуже корисні, адже вони збільшують швидкодію роботи з таблицею і дозволяють встановлювати зв'язки між табли­цями. За замовчуванням ключові поля у списку даних таб­лиці відображаються першими. У ролі ключових полів можна використовувати лише дані, які ніколи не будуть повторюватись. Найчастіше ключовими встановлюють номери покупців, соціальних страховок, рахунків, фондів, накладних та ін. Первинним ключем не може бути поле прізвища, оскільки трапляються випадки, коли в одну таб­лицю входять декілька записів з однаковим прізвищем.

Інколи в ролі ключового поля є сенс використовувати комбінацію полів. Наприклад, в таблиці, в якій ведеться звіт щотижневого робочого часу первинним ключем може бути комбінація полів ідентифікаційного номера службовця і кін­ця тижня, оскільки жоден службовець не може подати дві за­яви про кількість відпрацьованих годин за один тиждень.

Індексовані поля - це поля, в яких інформація посорто­вана в певному порядку. При цьому в результаті індексу­вання самі записи не пересортовуються. Сортується лише інформація вказаного поля, а оскільки до проіндексованого поля прив'язується адреса самого запису, то це дозволяє підтримувати записи впорядкованими по цьому полі. Така структура дозволяє одночасно проіндексувати довільну кількість полів. При звертанні до будь-якого індексованого поля порядок чергування записів у таблиці змінюється за­лежно від порядку встановленого в цьому полі.

Індекси корисні для збільшення швидкості виконан­ня багатьох операцій над БД, особливо при виконанні по­шуку і при складанні звітів. У табл. 3 описано параметри, які можна присвоювати індексованим полям.

При введенні числового поля, властивість Розмір поля може приймати значення, описані в табл. 4.

Одними з найпотужніших властивостей полів є фор­мат і умова на введення значення. У табл. 5 представлено формати відображення дати і часу.

Таблиця 3.

Дата добавления: 2014-01-11