Особливості організації облікового процесу в умовах автоматизації

Формування бухгалтерської інформації на стадії підсумкового обліку

На третій стадії облікового процесу провадиться підсумковий (узагальнюючий) облік бухгалтерської інформації, у якому формують бухгалтерські звіти та розрахункові таблиці. Підсумковий облік є завершальною стадією облікового процесу, тому рівень сформованої бухгалтерської звітності визначається досягнутим ступенем обліку інформації у первинному та поточному обліку.

Розглядаючи світовий досвід доречним буде зупинитися на концептуальних підходів щодо надання бухгалтерської інформації, запроваджених міжнародними організаціями, метою діяльності яких є сприяння розвитку та гармонізації бухгалтерських звітів в усьому світі. Так Рада Комітету з Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, яка обіймається, зокрема, питаннями формування та інтерпретації фінансової бухгалтерської звітності, наголошує на тому, що в якості основної мети складання фінансової звітності виступає надання інформації для прийняття економічних рішень.

Це буде сприяти прийняттю рішень з метою, зокрема;

А)визначати, коли купувати, утримувати або продавати інвестиції в капітал;

Б) оцінити управління та підзвітність керівництва;

В) оцінити спроможність підприємства сплачувати заробітну плату та надавати інші виплати своїм працівникам;

Г) оцінити забезпеченість сум, позичених підприємству;

Ґ) визначити податкову політику;

Д) визначити суми прибутку та суми дивідендів, що підлягають розподілу;

Є) регулювати діяльність підприємства.

Розглядаючи питання формування бухгалтерської інформації по стадіях облікового процесу, особливо в аспекті її систематизації треба враховувати рівень автоматизації системи управління взагалі, та облікових процесів зокрема, якому притаманне постійне підвищення у геометричній прогресії.

Для забезпечення якості бухгалтерської інформації по стадіях облікового процесу в умовах його автоматизації необхідно розробити детальні процедури організації облікового процесу з описом:

Ø порядка приймання первинних документів до обліку (перша стадія – первинний облік);

Ø порядка їх обробки, реєстрації господарчих операцій в автоматизованій формі обліку, (друга стадія – поточний облік;

Ø порядка групування та накопичення інформації в облікових регістрах (третя стадія - підсумковий облік).

При підготовці цієї процедури ґрунтовним є врахування галузевої специфіки суб'єкта господарювання та його розмірів (обсягів бізнесу).

Практичний приклад розробленої процедури організації облікового процесу для промислового підприємства яке є великим за розміром виходячи з критеріїв, встановлених Господарським Кодексом України наведено нижче.

ВАТ«ПГТ» Розпорядження №__ «____»_____ 200__р. «Про організацію бухгалтерського обліку по стадіях облікового процесу» Керуючись вимогами Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 року № 996-ХІV, Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої Наказом Мінфіну України від 30.11.1999р. №291 зі змінами і доповненнями, Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених Наказом Мінфіну від 26.12.2000р., для забезпечення якості відображення на рахунках і в регістрах бухгалтерського обліку господарських операцій. ПРОПОНУЮ: 1. Контроль за автоматизованим відображенням господарських операцій ВАТ «Завод «РСЗ» на рахунках бухгалтерського обліку закріпити за працівниками бухгалтерії. 2. Бухгалтерський облік конкретних господарських операцій провадиться бухгалтером, відповідальним за бухгалтерський рахунок, який стоїть в кредиті в проводці по даній господарській операції (далі - бухгалтер, відповідальний за кредит рахунка в проводці) у наступному порядку: 1. СТАДІЯ - ПЕРВИННИЙ ОБЛІК 1) Прийом первинних документів до обліку Первинні документи надаються працівниками ВАТ «ПГТ» бухгалтеру, відповідальному за кредит рахунка в проводці. Бухгалтер, відповідальний за кредит ра х унка в проводці реєструє первинний документ у відповідному журналі реєстрацій первинних документів. Відмовлення в прийнятті первинного документа може бути по наступних причинах: 1) первинний документ оформлений з порушенням наступних основних вимог до порядку заповнення первинних документів у відповідності зі ст. 9 Закону № 996: а) первинні документи повинні фіксувати факти здійснення господарських операцій; б) первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення;

- аналіз рахунка по субрахунках за звітний місяць, підписаний головним бухгалтером і відповідальним бухгалтером; аналіз рахунка по субрахунках з початку року, підписаний головним бухгалтером і відповідальним бухгалтером; - обороти з початку року по кредиту бухгалтерського рахунка, по якому формується обліковий регістр, підписані заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером; - внутрішні і зовнішні звіти, довідки (другий екземпляр), які надавалися відповідальним бухгалтером по даному рахунку, підписані відповідальним бухгалтером. 3) Сформовані папки по кожному обліковому регістру за звітний місяць: 1) надаються відповідальним бухгалтером для перевірки головному бухгалтерові. Головний бухгалтер зобов'язаний протягом 2 робочих днів перевірити якість формування папки, при необхідності проконтролювати внесення коректур відповідальним бухгалтером протягом 2 робочих днів (виправних проводок, додаткових документів і т.д.), потім підтвердити правильність формування облікового регістра власним підписом 1) на титульному листі папки 2) у зведеному звіті про формування облікових регістрів. 2) зберігаються в бухгалтерії під контролем головного бухгалтера протягом З років з моменту їхнього складання; 3) на 37 місяць після їхнього складання передаються головним бухгалтером для архівування. 4.3.)Для формування зведеного регістра бухгалтерського обліку бухгалтер, відповідальний за бухгалтерський рахунок надає щомісяця головному бухгалтерові 1 екземпляр наступних бухгалтерських регістрів по контрольованому їм рахунку: - аналіз рахунка по субрахунках за звітний місяць, підписаний відповідальним бухгалтером; - аналіз рахунка по субрахунках з початку року, підписаний відповідальним бухгалтером; оборотно - сальдова відомість по рахунку, по якому формується обліковий регістр, підписана відповідальним бухгалтером; - внутрішні і зовнішні звіти, довідки (третій екземпляр), які надавалися відповідальним бухгалтером по даному рахунку, підписані відповідальним бухгалтером.

4.4) Заступник головного бухгалтера щомісяця за станом на останнє число звітного місяця: 4.4.1.) формує - оборотно - сальдову відомість по рахунках за звітний місяць, яку підписують бухгалтера по рахунку, за який відповідають; - Баланс (форма 1) за звітний місяць; - звіт про фінансові результати (форма 2) за звітний місяць; 4.4.2.) формує окрему папку «зведений регістр бухгалтерського обліку ВАТ «ПГТ» за звітний місяць» у наступному порядку: І) Найменування папки:

ВАТ «ПГТ» «ЗВЕДЕНИЙ РЕГІСТР БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ» ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ за_________МІСЯЦЬ   200__р. ГОЛОВНИЙ БУХГАЛТЕР: Л.М. Сидоренко_________(підпис) ЗА СТУПНИК ГОЛОВНОГО БУХГАЛТЕРА: Денисенко М. О._________(підпис)

2) У папці групуються наступні документи:

- аналіз рахунка по субрахунках за звітний місяць, підписаний заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером — по кожнім рахунку;

- аналіз рахунка по субрахунках з початку року, підписаний заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером - по кожному рахунку;

- оборотно - сальдова відомість по рахунку, по якому формується обліковий регістр, підписана заступником головного бухгалтера, начальником бюро і відповідальним бухгалтером по кожному рахунку;

- оборотно - сальдова відомість по рахунках за звітний місяць;

- звіт про фінансові результати (форма 2) за звітний місяць;

- Баланс (форма 1) за звітний місяць;

- внутрішні звіти, надані бухгалтерією за результатами звітного місяця;

- зовнішні звіти, надані бухгалтерією за результатами звітного місяця.

4.4.3) складає зведений звіт про формування облікових регістрів за звітний місяць і надає його на затвердження головному бухгалтерові до 10 числа наступного місяця;

4.4.4.) архівує автоматизовану базу за звітний місяць на дискеті, що передає головному бухгалтерові.

5. Головний бухгалтер після архівування автоматизованої бази змінює дату заборони редагування документів в автоматизованій формі обліку на дату, що відповідає останньому дневі звітного місяця. Зміни в автоматизовану облікову базу вносяться винятково головним бухгалтером з оформленням відповідних бухгалтерських довідок, що додаються в зведений регістр бухгалтерського обліку ВАТ«ПГТ» за місяць, що коректується.

6. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на фінансового директора 0.І. Філенко.

Голова правління В. В. Компеченко

Погоджено:

Фінансовий директор О. І. Філенко

Ознайомлені:

Головний бухгалтер Л.М. Сидоренко

Таким чином, у якості основного критерію ефективності застосовуваної форми обліку необхідно вживати рівень систематизації бухгалтерської інформації для складання бухгалтерської звітності.

Питання для самоконтролю:

1. Охарактеризуйте стадії облікового процесу.

2. Що таке первинний обліковий документ?

3. Наведіть перелік обов'язкових реквізитів первинних бухгалтерських документів, встановлених законодавством України.

4. Що таке типові форми первинних бухгалтерських документів?

5. Чи потрібен графік документообігу в управлінні підприємством? Обґрунтуйте свою позицію.

6. Що розуміють під обліковими регістрами?

7. Які права та обов'язки вітчизняних підприємств щодо використання облікових регістрів?

8. Охарактеризуйте рекомендовані до використання в Україні форми бухгалтерського обліку.

9. Чи може підприємство самостійно розробляти форму бухгалтерського обліку? Чим обґрунтована Ваша думка.

10. Які особливості організації облікового процесу необхідно враховувати в умовах автоматизації?

Дата добавления: 2014-01-11