Текстовый редактор Microsoft Word

Информационные технологии в управлении

ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Для повышения эффективности труда и улучшения качества выполняемой работы необходима организация информационных процессов. Например, в управлении она осуществляется в следующих направлениях.

1. Электронный офис. Это система автоматизированной работы учреждения, основанная на использовании ЭВМ. В программное обеспечение офиса обычно входят такие компоненты, как:

—текстовые редакторы;

—интегрированные пакеты программ;

—электронные таблицы;

—системы управления базами данных;

—графические редакторы и графические библиотеки;

—электронные записные книжки;

—электронные календари с расписанием деловых встреч, заседаний, совещаний и т. д.;

—автоматические телефонные справочники и т. п.

2. Автоматизация документооборота с использованием специальных электронных устройств: адаптеров, сканеров и т. д.

3. Электронная почта. Это система пересылки сообщений между пользователями вычислительных систем, в которой ЭВМ берет на себя все функции по хранению и пересылке сообщений.

4. Система контроля исполнения приказов и распоряжений.

5. Система телеконференций. Это система, позволяющая пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а иногда и во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация и управление сложными проектами.

Рассмотрим более подробно текстовый редактор.

1. Как средство автоматизации авторской деятельности (Authoring System) служит текстовый редактор Microsoft Word. При использовании этой программы следует четко определять целевой объект — документ электронный или печатный.

Назовем основные элементы управления рабочего окна Microsoft Word 2003. это - строка меню, настраиваемая панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы.

2. Microsoft Word поддерживает несколько режимов представления документов.

В обычном режиме представляется только содержательная часть документа без реквизитных элементов оформления, относящихся не к тексту, а к печатным страницам (колонтитулы, колонцифры, подстраничные сноски и т.п.). Этот режим удобен на ранних этапах разработки документа (ввод текста, редактирование, рецензирование), а также когда содержательная -часть документа более значима, чем внешнее представление.

В режиме веб-документа экранное представление не совпадает с печатным. Понятие печатной страницы для электронных документов не имеет смысла, поэтому назначенные параметры страницы не учитываются. В этом режиме разрабатывают электронные публикации.

В режиме разметки экранное представление документа полностью соответствует печатному, вплоть до назначенных параметров печатной страницы. Этот режим удобен для работ, связанных с форматированием текста, предназначенного для печати.

В режиме структуры можно отобразить только заголовки документа. Режим полезен, когда документ начинается с разработки плана содержания и если документ имеет размер более пяти-семи печатных страниц. Выбор одного из указанных режимов представления документа выполняют с помощью командных кнопок в левом нижнем углу окна приложения или командами меню Вид.

Через меню Файл доступны еще два режима представления документа, используемые для предварительного просмотра. Для электронных документов используют команду Файл > Предварительный просмотр веб-страницы, а для печатных — Файл > Предварительный просмотр. В первом случае созданный документ отображается как веб-страница в окне броузера. Во втором случае документ представляется в специальном окне.

3. Настройку панелей инструментов выполняют путем подключения функциональных панелей, необходимых по роду деятельности (Вид > Панели инструментов). Основной принцип практической работы здесь состоит в том, что чем больше возможностей имеет программа, тем строже надо подходить к выбору функций, которыми можно пользоваться в каждом случае.

Приемы работы с текстами в Microsoft Word

1. К базовым приемам работы с текстами в текстовом редакторе Microsoft Word относятся следующие:

– создание документа;

– ввод текста;

– редактирование текста;

– рецензирование текста;

– форматирование текста;

– сохранение документа;

– печать документа.

2. В текстовом редакторе Microsoft Word 2003 принято использовать два метода создания нового документа.

1. Создание документа на основе имеющегося документа:

– открывают готовый документ (Файл > Открыть);

– сохраняют его под новым именем (Файл > Сохранить как);

– выделяют в нем все содержимое (Правка > Выделить все);

– удаляют его нажатием клавиши Delete;

– получают пустой документ, имеющий собственное имя и сохраняющий настройки, принятые для исходного документа.

2. Создание документа на основе шаблона:

– выбирают команду Файл > Создать, открывающую диалоговое окно Создание документа;

– включают переключатель Создать документ и выбирают шаблон. Его целесообразно сразу же сохранить под нужным именем, выбрав для него папку и дав команду Файл > Сохранить как.

Авторские документы в операционных системах Windows хранятся в папке Мои документы.

Все операции ввода, редактирования и форматирования текста запоминаются текстовым редактором, и потому необходимое количество последних действий можно отменить комбинацией клавиш CTRL+Z, а также командой Правка > Отменить ввод и кнопкой Отменить на панели инструментов Стандартная. Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить).

После отмены ряда действий можно вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка > Вернуть ввод или кнопка Вернуть на панели инструментов Стандартная.

3. Автотекст — это режим автоматического ввода фрагментов текста. Он представлен двумя функциями: автозавершением и собственно автотекстом. Текстовый редактор хранит словарь автотекста, состоящий из слов и фраз, встречающихся в документах достаточно часто. Настройку словаря автотекста выполняют в диалоговом окне Автозамена (Сервис > Параметры автозамены > Автозамена). Простейший способ наполнения словаря новым содержанием — выделить текст на экране, выполнить команду Сервис > Параметры автозамены и на вкладке Автотекст нажать кнопку Добавить.

Можно сократить объем вводимого текста за счет использования средства автозамены. Оно позволяет заменить ввод длинных последовательностей символов произвольным сочетанием других символов. Настройку средства автозамены на вкладке Автозамена диалогового окна Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, после чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке Добавить.

Средство автоматической замены символов при вводе используется для ввода специальных символов, не имеющих клавиши в раскладке клавиатуры, а также символов, раскладка для которых неизвестна. Основным средством для ввода специальных и произвольных символов, а также для закрепления их за избранными клавишами служит диалоговое окно Символ (Вставка > Символ).

4. Текстовый редактор предоставляет возможность выбора между двумя режимами редактирования текста: режимом вставки и режимом замены. В режиме вставки вводимый текст «раздвигает» существующий текст, а в режиме замены новые символы замещают символы предшествующего текста, находившиеся в точке ввода. Настройка режима правки выполняется на вкладке Правка диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правка).

Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши. Общий прием вызова тезауруса состоит в использовании команды Сервис > Язык > Тезаурус.

5. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый редактор позволяет реализовать два режима проверки правописания: автоматический и командный. Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание диалогового окна Параметры (Сервис > Параметры > Правописание). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографические ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, — зеленым.

Встроенное автоматическое средство проверки правописания можно настроить. Подключение нужного словаря для работы с конкретным документом выполняется выбором словарного файла в списке Вспомогательные словари (Сервис > Параметры > Правописание > Словари).

6. Под рецензированием текста можно понимать два процесса: редактирование текста с регистрацией изменений и его комментирование. При рецензировании документа новый вариант текста и старый сосуществуют в одном документе.

Основным средством рецензирования служит панель Рецензирование (Вид > Панели инструментов > Рецензирование). На ней представлены четыре группы элементов управления, предназначенных:

1) для создания, просмотра и удаления примечаний;

2) регистрации, просмотра, принятия и отмены изменений;

3) выбора цвета выделения примечаний;

4) сохранения версий документа.

7. Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели Форматирование. Основные приемы форматирования включают:

– выбор и изменение гарнитуры шрифта;

– управление размером шрифта;

– управление начертанием и цветом шрифта;

– управление методом выравнивания;

– создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых);

– управление параметрами абзаца.

Настройку шрифта выполняют в диалоговом окне Шрифт (Формат > Шрифт).

Microsoft Word поддерживает четыре метода выравнивания:

1) по левому краю;

2) центру;

3) правому краю;

4) ширине.

Выравнивание осуществляют соответствующими кнопками панели инструментов Форматирование или с помощью раскрывающегося списка Выравнивание на вкладе Отступы и интервалы (Формат > Абзац > Отступы и интервалы).

Для настройки параметров абзаца необходимо установить величины:

– отступа слева (от левого поля);

– отступа справа (от правого поля);

– отступа первой строки абзаца («красная строка»);

– интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него.

Для создания нумерованных и маркированных списков нужно выполнить их настройку, затем вход в список и, наконец, выход из него. Настройку выполняют в диалоговом окне Список, открываемом командой Формат > Список. Здесь представлены образцы оформления списков.

Дата добавления: 2014-01-11