Структурування презентації

Презентація складається із чотирьох етапів: планування, підготовка, проведення і аналіз. Після презентації визначається, чи вона успішна. Для того, щоб презентація відбулась успішно, її необхідно добре запланувати і підготувати.

Вихідна точка для планування презентації — це реальний зміст справ в проекті і в розв”язанні отриманих проблем. Важливим завданням є те, що спочатку необхідно визначити час який найкраще підходить для презентації. Наприклад, коли Вам важливо почати комунікацію з учасниками презентації, з людьми, уповноваженими приймати рішення, або з учасниками проекту. Презентації задумуються вже при плануванні проекту і підготовці до нього.

4. Підготовка доповіді чи виступу

В комунікації необхідно також враховувати закони риторики. Риторику вивчали ще в античності, звідси грецьке походження слова, яке переводиться „ ораторське мистецтво” або „ техніка мови”. З одної сторони, риторика визначається як можливість до публічної доповіді. Цією можливістю володіє той, хто вміє інформативно, зрозуміло та цікаво оформляти доповіді, впевнено відстоювати свою точку зору в дискусіях. З іншої сторони, гарна риторика — це:

– зоровий контакт, міміка, жестикуляція, поза, голос, дихання і артикуляція,

­– план, так як зрозуміла і переконлива аргументація,

– вільна доповідь або перебороти боязнь перед виступом.

Це, що добре читається, не завжди добре слухається. Тексти, які пишуться для слухачів, мають свої особисті правила. Те, що легко можна прочитати, і те, що наш мозок може переробити після прочитання, деколи має не той ефект, якщо його необхідно викласти усно. Причини — в жестикуляції, міміці або голосі оратора. Складні речення (стиль з великою кількістю іменників) ускладнюють слухове сприйняття і розуміння. Ці фактори комунікації, які відволікають слухове сприйняття і розуміння. Тому, необхідно використовувати точні і короткі вислови. Речення мають бути короткими і зрозумілими. Кожне сказане речення має основу, яка визначає структуру речення, і виділену основу, про яку говорять. Порядок слів — це одночасно шлях до розуміння слухачів. Дальше найважчі правила доповіді, яку легко слухати.

Речення з одною основою

Не вживайте складних і довгих речень. Слухач легко відволікається, і тому необхідно говорити простою і зрозумілою мовою. Речення легко зрозуміти, якщо воно вимовляється на одному диханні.

Уникайте компресії

Уникайте субстантивного стилю. Інформацію, яка складає багато іменників, важко зрозуміти, чим ту, яка має звороти і дієслова. Письмовий спосіб викладення здається слухачу надто розумним. Того, що частіше всього не дуже виходить в письмовій, слід уникати в усній розмові. Ніхто не звертається в субстантивному стилі, тоді чому необхідно організовувати з його допомогою доповідь?

Уникайте стереотипних виразів

„ Як повідомили мені на основі інформації із відділів маркетингу і збуту, мова йдеться про серйозну проблему...” Це точно не той усний стиль, який потрібен, оскільки даний текст звучить дуже пишномовно. Краще сказати: „ Мені повідомили про серйозну проблему...” Також варто уникати стереотипних пустих слів: „ Причина:...”, „ Підсумок:...”, „Залишається надіятись, що...”, „...підкреслив голова...”. Це, що постійно підкреслюється, не піддається слуховому сприйманню; це, що повторюється, пропускається повз вух. Це ж стосується стійких словосполучень, які часто повторюються: „відкрита атмосфера”, „добра співпраця...” і т.д.

Як найменше інформації в одному реченні

Якщо одне речення складає багато інформації, то воно важко сприймається на слух. Велика кількість інформації вимагає багато акцентів, які збивають з толку слухачів, оскільки є конкуренція між ними. Короткі речення, навпаки, вносять ясність.

Структура

Для доповіді потрібен план. Доповідь, яка розділена на маленькі частини, значно спрощує розуміння. Завжди враховуйте, що всі ми можемо сприймати інформацію тільки „маленькими порціями”. Розділ зберігає речення для слухача і в той же час розмежовує їх. Тому кожне речення необхідно будувати так, щоб сприймалось як ціле і легко розумілось.

В реченні має бути не більше десяти слів

Об’єм нашої пам’яті розрахований на інформацію на протязі шести – десяти секунд. Тому довгі речення важко розуміти. До того ж, довгі речення швидше вимовляють, що ще більше ускладнює розуміння. Темп доповіді складає в середньому від 150 слів в хвилину.

Найголовнішим для доповіді — це з’ясувати мету і повід для виступу. Найкраща драматургія не допоможе, якщо оратор говорить без причини чи не в тому тоні. На організаційних зборах глядачі очікують зовсім не таких висловів, як на торжестві. Тому Ви повинні з’ясувати мету виступу. Потім варто розшукати інформацію про слухачів. Розглядайте тему з точки зору слухачів:

– Чого очікують слухачі від доповіді?

– Які індивідуальні інтереси можуть бути у слухачів?

– Що вже відомо слухачам про цю тему?

– Наскільки досвідчені слухачі в цій темі?

Враховуйте при складані доповіді

Уникайте при складані доповіді

Вже при розміщені розділових знаків думайте про паузи. Залишайтеся вірними своєму стилю! Повторюйте важливі терміни чи вислови! Виділяйте дієслова! Формулюйте речення, які можна вимовляти на одному подиху! Речення повинні мати тільки одну основу. Одну думку висловлюйте тільки в одному реченні. Розділяйте доповідь по змісту. Ні в якому разі не використовуйте тільки головні речення, а підлеглі речення робіть короткими. Використовуйте тільки відомі запозиченні слова. Речення спочатку промовляйте, потім записуйте.

Будьте обережні з доповідними варіантами. Не застосовуйте великі заголовки. Економте на словах, які складаються з багатьох складів. Уникайте накопичення інформації. Не використовуйте більше десяти слів, щоб виразити одну думку. Найголовніше ставте в кінці речення! (Щоб виразити почуття найголовніше може бути спочатку.) Уникайте стереотипів (мовних взірців). Висловлюйте думку коротко і влучно. Не використовуйте часто метафори. Обережно з цифрами. Не використовуйте подвійних заперечень. Не перескакуйте з одного аспекту на інший.

При підготовці Ви повинні дізнатись про приміщення, чи буде в розпорядженні мікрофон. Чи повинні слухачі стояти? Тобто, вияснити необхідні умови. Вияснивши умови, Ви повинні прийматись за концепцію. Яке повідомлення Ви хочете передати? Кожному оратору потрібно визначити чітке та однозначне повідомлення. Повідомлення — це основна думка кожної доповіді. Це те, на що потрібно звертати увагу слухачу. Ви визначили свою мету, усвідомили повідомлення, тепер можете починати писати. Але зауважте: Ви повинні писати не книжку і не статтю, а доповідь. Тому, прислухайтесь до наступних порад:

На що Ви повинні звертати увагу при плануванні доповіді

Цього Ви повинні уникати при плануванні доповіді

Знайдіть як найбільше інформації про слухачів, їх склад і сподівання. Дізнайтесь про приміщення та про умови в ньому. Зовнішні умови мають важливий вплив на процес виступу. Дізнайтесь, чи є в приміщенні для виступу, наприклад, картина чи скульптура чи інша точка стикання, на яку можна було б зіслатись під час доповіді. Записуйте всі цікаві для виступу факти на папері. Пригодиться заголовне слово. Це служить найкращим показником наочності. Сформулюйте коротке і чітке повідомлення у вигляді основного вислову на папері і покладіть листок на видному місці на письмовому столі так, щоб Ваш погляд завжди падав на нього під час підготовки. Перевіряйте правильність, точність та інформативність повідомлень в розмові зі знайомими чи сторонніми. Спробуйте зосередитись на окремому випадку, чим переходити до загальних інтересів. Звертайтесь до відповідної літератури.

Найкращий сценарій не допоможе, якщо Ви говорите не в тому тоні чи без причини. Тому взнайте про мету виступу. Неправильна доповідь відразу ж послаблює увагу слухачів. Уникайте професійного жаргону, якщо серед слухачів є дилетанти. Уникайте довгого виступу на відкритому повітрі, за столом чи перед стоячою публікою, інакше увага слухачів послабиться. Не засовуйте у доповідь факти тільки тому, що вони були напередодні зібрані. У доповіді необхідно тільки те, що допоможе зробити повідомлення. Все решта збиває з толку. Не викладайте всі свої знання! У доповіді необхідно тільки те, що може зацікавити, діяти і мотивувати слухачів! Те, Не приймайтесь відразу за формулювання. Спочатку подумайте з деякої відстані про вже зроблену роботу.

Перед тим, як виступати з доповіддю перед людьми, Ви повинні потренуватися. Якщо Ви хочете перед тим потренувати голос, то зробіть це, наприклад, з допомогою невеликого вірша, який допоможе Вам потренувати звуки „м”, „с” і „р”:

Баркас приїхав в порт Мадрас.

Матрос приніс на борт матрас.

В порту Мадрас матрас матроса

Порвали в бійці альбатроси.

Етапи підготовки доповіді можна об’єднати наступним чином:

1. Охопіть тему.

Спочатку Вам слід пізнати тему. Задумайте її в одному із трьох жанрів доповіді (судова, політична чи святкова). Потім почніть пошук інформації. Цей пошук охоплює всі ефективні і необхідні аргументи і матеріали по цій темі.

2. Розділяйте доповідь.

На цій стадії складіть план по матеріалу, який у Вас є. Він повинен відповідати роботі та публіці. Виконання цієї задачі допомагає знання вчення про частини виступу. Ось ці чотири частини виступу — введення, викладення обставин роботи, аргументація з наведенням доказів та висновки.

3. Складайте доповідь.

Цей етап роботи включає фігури і стежки, використання слів і речень, оскільки вони використовуються не в граматичних, а в стилістико – риторичних цілях. Вища якість доповіді — це правильність мови, чіткість, відповідність змісту і мета доповіді, прикраса доповіді і уникнення всього, що її перевантажує. Старайтесь встановити добрі відносини між оратором і публікою.

4. Використовуйте візуальні образи, ілюстрації та порівняння для запам’ятовування.

На цій стадії оратор концентрується на запам’ятовуванні доповіді з допомогою мнемотехнічних правил і наглядних посібників. Це означає, що сказане повторяється, можливо, з допомогою інших слів і порівнянь. В цьому випадку Ви повинні використовувати порівняння, з допомогою яких слухачі можуть уявити щось, з чим вони раніше вже стикались.

5. Промовляйте доповідь.

Ця стадія складається з виголошення промови, використання міміки, жестикуляції і навіть дій. Риторика створила для цього оточену мовну техніку, правила красномовності тіла, риторику презентації і трансляції з допомогою засобів масової інформації.

Представляти професійні знання мотивовано і живо нелегко. Важливо пробудити увагу та цікавість слухачів і просто і зрозуміло повідомити основну інформацію. І все ж не обов”язково закінчувати курси ораторів для того, щоб вміти добре говорити.

Якщо уявити, що всі люди слухають вдумливо і не керуються своїми почуттями та інстинктом, то презентацію провести просто. В цьому випадку не виникає ніяких упереджень і перешкод. Але на практиці не так. Почутя і і упередженні думки мають дуже велике знкачення під час презентації. Необхідно помірковано використовувати як предметний рівень так і рівень відношення під час презентації. Водночас чим більше у вас людей, тим важче керувати ними за допомогою індивідуального підходу. Але у будь якому випадку існують певні правила, яких необхідно дотримуватися:

Тренуйте чітку і достатньо виразну мову;

Вживайте короткі і зрозумілі речення;

Вживайте лише ті слова, що направленні на цільву аудмиторію;

Говоріть не швидше ніж стол слів на хвилину

Робіть паузи;

Шукайте зоровий контакт із слухачами.

Тренуйтесь кожен день, щоб стати оратором:

- Прочитайте газетну статтю і точно перекажіть її партнеру;

- Вимкніть звук у телевізорі і опишіть мову тіла,яку ви бачите;

- Тренуйте інтонацію за допомогою одного складу.Напр. МО привітно, злобно, самовпевнено тощо;

- Дихайте свідомо. Щзробіть глибокий вдох і видох, проговорюючи «С»;

- Записуйте ткст на диктофон, Прослуховуйте і звертайте увагу на акртикуляцію, наголоси, швидкість,паузи і гучність;

- Проглядайте дебати депутатів на телебаченні. Звертайте увагу на їх аргументацію. Чи використовують вони факти чи звертаються до рівня відносин;

- Беріть участь у дискусіях і привикайте, таким чингом, до ситуації публічного мовлення.

Будь яка публічна презентація це свого роду добре спланована акторська вистава.

Якщо ви плануєте працювати самостійнов продовж не менше як пів дня у вас повинго бути як мінімум два плани: перший це сценарій особисто для вас і нший – публічна програма для учасників. Сам факт існування програми створрює в учасників відчуття колективу захищенності і співучасті. Зібрати більше 12 осіб іт працювати з ними далі без визначеного наперед регламенту є дуже складною справою. Кожен хоче знати, - коли буде перерва?, який буде наступниа доповідь, скільки часу вони ще будуть зайняті, тощо.

Час на підготовку. Приклади.

- Презентація ідеї. 1 година. 15 колег. – 16 годин.

- Двогодинна презентація для 150 незнайомих осіб. Не менше 30-35 годин.

- Дводенний семінар 20 учасників. не менше 40 годин.

Структура поетапність підготовки презентації:

1. Півфінал. Аналіз цільової групи, визначення мети, вибір технічних засобів;

2. Концепція. Збір матеріалів, структурування, візуалізація;

3. Продукція. Органівзація і розподіл завдань.

4. Майстерність актора. Від – якими мають бути мої дії, де як повинні розиміщатится слухачі? До техніка спілкування під час перерви на каву.

5. Особиста підготовка. Визначення опиттамльного початку та закінчення. Хвилювання, тощо.

6. Використання технічнизх засобів. необхідно також продумати, щоб технічні засоби не стали баластом для оратора та публіки.

7. Інтенрактивні стратегії. Підготовка до можливих запитань,дискусій, непередбачуваної поведінки учасників, тощо

8. Перевірка на власне переконання, посвяченість ідеї.

Структура презентації:

Дата добавления: 2014-01-11