Системный анализ — конструктивное направление исследования процессов управления

Все разнообразие проблем, которые характеризуют предмет исследо­вания систем управления можно представить в совокупности трех групп: проблемы поведения объекта управления (производство, офис, фирма, предприятие и пр.), проблемы поведения субъекта управления и про­блемы взаимодействия субъекта и объекта управления.

Главными в объекте управления, в проблематике функционирования со­циально-экономической системы (фирмы, организации, предприятия, офиса и др.) являются проблемы, отражающие необходимые компоненты ее функ­ционирования (иногда их называют подсистемами), такие как социальная си­стема, экономическая, организационная, технологическая, система качества деятельности и поведения на рынке (маркетинг). Все это типичные источни­ки проблем, требующих исследования для развития управления.

Субъект управления чаще всего характеризуют такие проблемы, как ха­рактеристики персонала, информационное обеспечение управления, исполь­зование времени, разработка стратегий, развитие организации управления и его техническая вооруженность.

Характер объекта и предмета исследования определяет также разнообра­зие подходов и приоритетов. Подход к исследованию характеризует ракурс видения проблемы, набор методов исследования, общее направление его проведения. Это исходная позиция при подступе к решению проблемы.

Подходы могут быть эмпирическим или прагматическим. Первый построен главным образом на опыте и его реализации в исследова­нии, второй — на решении проблем, дающем сиюминутный успех, непо­средственную отдачу. Такие исследования необходимы, и их игнорировать невозможно. Но наибольшую ценность имеют исследования, построенные на научно-концептуальном подходе. Это исследования по принципиальным проблемам, преследующие перспективные цели и использующие в полной мере современные методологии и научные достижения.

Среди всей совокупности возможных подходов сегодня наибольшее зна­чение имеют подходы, отражающие роль в управлении человеческого фак­тора. Он является альтернативой технократическому и организационно-административному подходам. В обобщенном представлении он может быть назван социально-экономическим подходом. Для него основной исходной позицией исследования является человек и его деятельность, в которой ре­шающую роль играет экономический интерес.

По факторам динамики различают функционально-структурный подход и информационный, отражающий систему обработки информации. Но наибо­лее эффективным является диахронический, в котором главным фактором исследования выступают изменения, характеризующие функционирование и развитие системы управления, а также фактор времени.

Существуют различные подходы и относительно цели исследования. По этому критерию можно выделить функционально-стоимостной и проблемно ориентированный подходы. Наибольший эффект, однако, имеет программно-целевой подход, характеризующийся четкостью цели исследования и кон­кретностью ее отражения в программе исследования.

Методы моделирования в исследовании систем управления

В современных исследованиях очень широко используются методы моде­лирования. Суть их заключается в том, что реальные объекты исследования, особенно если они недоступны или если нельзя вмешиваться в их функцио­нирование, заменяются соответствующими моделями, пользуясь которыми можно провести эксперимент, изучать их поведение при изменениях параме­тров внешней и внутренней среды.

Модель — это копия реального объекта, обладающая его основными ха­рактеристиками и способная имитировать его поведение.

Особенностью модели является то, что она находится всегда в определен­ном отношении с реальным объектом. Это значит, что она до определенных пределов может замещать изучаемый объект. И пределы эти должны быть известны и учитываться в оперировании моделями. Модель — это всегда уп­рощенное отражение объекта. Очень часто необходимо намеренно упроще­ние действительности модели, чтобы выделить главное, "отсечь" его от вто­ростепенного, случайного, преходящего. Можно использовать целую сово­купность моделей одного и того же объекта, каждая из которых отличается степенью сложности и составом учитываемых характеристик.

Модель должна соответствовать некоторым требованиям:

1. Достаточно полно отражать особенности и сущность исследуемого объекта, чтобы можно было замещать его при исследовании.

2. Представлять объект в упрощенном виде, но с допустимой степенью простоты для данного вида и цели исследования.

3. Давать возможность перехода от модельной информации к реальной. Это должно быть учтено в правилах построения модели.

В исследовании управления часто используются компьютерные модели. Они могут быть представлены в виде структуры системы управления, техно­логической схемы процесса управления, комплекса характеристик управле­ния, факторов, влияющих на эффективность управления, структуры инфор­мации, взаимодействия функций управления и пр.

Использование подобных моделей может быть весьма эффективным в проведении исследования систем управления, однако следует иметь в виду, что методы исследования только в совокупности и комплексе дают ощути­мый эффект и действительный результат. Моделирование наиболее эффек­тивно тогда, когда исследователь имеет дело с хорошо структурированными проблемами, когда достаточно информации для оценки ситуаций и проблем, когда отработана методология работы с моделями.

Наиболее известными трудностями использования моделей в исследова­нии систем управления являются следующие: очень высокая стоимость, не­достоверная исходная информация об объекте, чрезмерное упрощение ха­рактеристик, ошибки в методологии моделирования.

Общенаучные методы исследования

Современная наука имеет обширный и богатый арсенал методов исследо­вания. Но успех исследования в значительной мере зависит от того каким образом, по каким критериям мы выбираем методы для проведения того или иного конкретного исследования и в какой комбинации мы используем эти методы.

Выбор методов исследования и их комбинаторное использование опреде­ляются системным представлением о всей совокупности общенаучных мето­дов исследования.

Первым шагом в понимании системы общенаучных методов исследования является классификация методов, позволяющая упорядочить представление об их составе, связях и особенностях

Всю совокупность методов исследования можно разделить на две группы: эмпирические и мыслительно-логические методы исследований.

Эмпирические методы построены на практической деятельности, ос­мысление которой дает нам представление о сути и особенностях событий и ситуаций. В эмпирических методах существуют две группы — методы на­блюдений и методы эксперимента. Первая группа характеризует исследова­ния с минимальным вмешательством в исследуемые события и ситуации; вторая предполагает искусственное создание ситуаций, для изучения особен­ностей поведения системы. Эти особенности в обычных условиях могут быть незаметны, но в экспериментальных условиях, а иногда и в экстре­мальных, они проявляются в полной мере.

Методы наблюдений могут быть разделены на методы прямого и кос­венного наблюдения. Прямое наблюдение — это наблюдение в реальном масштабе времени и на основе непосредственного общения или прямых коммуникаций; косвенное наблюдение — это наблюдение, основывающееся на опосредованных связях и коммуникациях и дифференциации временного режима наблюдений (выбор специальных отрезков времени).

Мыслительно-логические методы представляют собой использование интеллектуальных операций дедукции или индукции для разрешения иссле­дуемой проблемы или ситуации.

Организация исследования: условия, требования, виды

Организация исследования — это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределения функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение ис­следовательских работ. Организация исследования определяет дифференци­ацию и интеграцию деятельности исследователей или отдельных исследова­тельских групп. В ней находят свое отражение распределение и комбинация ресурсов по времени, видам работ, кадрам, проблемам.

Существуют различные формы организации. В каждом кон­кретном случае приходится выбирать, какой из видов может оказаться наи­более приемлемым или наиболее эффективным.

1. Увеличение нагрузки персонала дополнительными обязанностями ис­следовательской работы. Такие исследования возможны в том случае, ес­ли у персонала управления есть резервы времени и его исследователь­ский потенциал достаточно высок. Тогда необходимо провести соответ­ствующие консультации, организовать систему контроля и мотивации, организовать координацию деятельности по этим заданиям. Можно орга­низовать конкурс проектов и дополнительную оплату труда. Возможна добровольная или обязательная форма.

2. Создание специализированных групп из наиболее творческой и актив­ной части персонала с освобождением участников этих групп на опре­деленное время от основной работы.

3. Приглашение консалтинговых фирм на договорной основе и предо­ставление им организационных и информационных возможностей для проведения исследования и разработки соответствующих рекоменда­ций.

4. Создание собственных консультационных, а лучше образовательно-исследовательских структур в системе управления, позволяющих, сов­местить повышение профессионализма персонала с развитием исследо­ваний и обеспечением их необходимого качества.

5. Возможна комбинация этих форм, и во многих случаях она оказывает­ся весьма полезной и эффективной. Например, создание творческих коллективов, состоящая как из собственных работников, так и из при­глашенных специалистов консультационной фирмы. При этом очень важно учитывать (и здесь часто возникают сложности) социально-психологические моменты формирования таких коллективов.

Вообще в исследовании управления и в управлении такими исследовани­ями возникает много проблем, к решению которых надо быть готовыми. Это проблемы полномочий на организацию наблюдений, тестирования, социометрического анализа и пр., проблемы предоставления и поиска необходимой информации, которую не всегда работники стремятся открыть и предоста­вить, проблема обеспечения соответствующих условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, проблема доверия и влияния на социально-психологическую атмосферу работы. Исследования управления не должны нарушать порядок и ритм нормального функционирования системы управ­ления.

Все эти вопросы должны быть заранее продуманы при планировании и построении организации исследования.

9.2. Технологии исследования систем управления

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации лежит определенная технологическая схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов исследования.

Технология — это вариант рационального построения процесса иссле­дования. Например, строительство дома предполагает сначала возведение фундамента, потом самого здания и на заключительном этапе — крыши. Это процесс строительства, отражающий содержание и особенность этого вида деятельности. Но технология строительства может быть разнообразной в рамках этого процесса. Если дом большой, то можно сделать сначала фун­дамент его селекции и начать возводить стены, параллельно заготавливать элементы крыши. Все зависит от распределения ресурсов и выбора варианта их использования. Но можно не приступать к возведению стен, пока полно­стью не закончатся работы с фундаментом.

Процесс всегда отражает объективные этапы выполнения работы, техно­логия — это вариант рационального выполнения работ.

В зависимости от характера исследуемой проблемы, а также конкретных условий, таких как время, ресурсы, квалификация, острота проблемы и пр., технологические схемы могут быть различными. Поэтому важно выбирать эффективные технологические схемы или конструировать их по реальным потребностям и условиям.

Наиболее простой, элементарной технологией является линейная техно­логия. Она заключается в последовательном проведении исследований по этапам постановки проблемы, формулировке задач ее решения, выборе ме­тодов исследовании, проведения анализа и поиске позитивных решений, экспериментальной проверке решения, если она возможна, разработке инно­ваций.

Каждый из этапов характеризуется оригинальным набором методов ис­следования и временными ограничениями. Это и определяет успех проведе­ния исследования.

Такая технология может быть весьма эффективной в случае решения сравнительно простых исследовательских проблем. В практике не всегда удается построить технологическую схему так прямолинейно и последова­тельно. На каждом из этапов могут возникнуть новые проблемы или затруд­нения, которые заставят вернуться к предыдущему этапу и скорректировать его работы. Например, может оказаться, что проблема определена недоста­точно глубоко, появилась необходимость рассмотреть ее в новом ракурсе или не полностью выявлены альтернативы использования методов исследо­вания, возникла необходимость привлечения новых ресурсов для обеспече­ния качества исследования и т. д.

Все это заставляет возвращаться к пройденным этапам, корректировать уже проведенные исследовательские работы. Так возникает новый тип тех­нологии исследования — тип циклического исследования. Он характеризу­ется возвратами к пройденным этапам, повторению пройденного для обеспе­чения надежности результатов.

Многие схемы рациональных технологий предполагают возможность па­раллельного выполнения работ или операций. В технологии исследований такой подход также существует. Например, по сложным, комплексным про­блемам можно выполнять отдельные исследовательские работы параллельно. Более того, в некоторых случаях это оказывается просто необходимым. Это экономит время, позволяет более эффективно использовать персонал, повы­шает компетентность и производительность деятельности.

Это технологии рационального разветвления деятельности. Рациональ­ность ее заключается не только в разделении исследования по аспектам про­блемы или функциям ее решения, но и в проведении по некоторым видам проблем одинаковых непараллельных исследований. Ведь исследование — это всегда поиск неизвестного, нового, необычного. В этом поиске возможны разные пути и стратегии и осуществление различных стратегий позволяет найти наилучший результат.

Во многих случаях это может быть не столько разветвление, сколько действительно параллельное исследование. Для сложных проблем это вовсе не является пустой тратой средств и ресурсов.

Бывают проблемы в исследовании, решение которых трудно представить заранее в определенной технологической схеме, трудно предвидеть, какие этапы необходимы для определения окончательного результата и вообще существует ли он по этой проблеме.

В этом случае используются технологии адаптивного типа. Суть их за­ключается в последовательной корректировке технологической схемы по мере проведения каждого из этапов исследования. Это технология по сопут­ствующей проблеме: что делать дальше, что можно сделать в этой ситуации? Каждый этап в этой технологической схеме оценивается по его результатам и эта оценка необходима для определения нового этапа.

Технологическая схема исследования не может не учитывать конкретных целей его проведения. Такими целями могут быть цели кардинального реше­ния проблемы (достижение кардинальных изменений) или цели частичного решения проблемы (достижение частичных изменений), цели получения но­вых знаний и развития образования служащих, повышения их интеллекту­ального потенциала или цели разработки программы нововведений.

По целям частичных изменений используется технология последователь­ных изменений качества деятельности. Она построена на оценке сущест­вующего качества управления (управленческой деятельности) и поиске не­принципиальных, незначительных, но реальных изменений качества. Такая технология позволяет проводить исследования при незначительных ресурсах, избегать рисков инноваций, повысить надежность преобразований.

В области исследования существуют и технологии случайного поиска. На первом этапе такой технологии не предполагается много внимания уделять постановке проблемы, ее выбору, обоснованию. Берется любая проблема и на ее основе проводится исследование по смежным проблемам, устанавли­ваются связи, заполняется решениями "поле проблем", определяется таким образом траектория развития. Она и показывает главную проблему, на кото­рой необходимо сосредоточить внимание.

Наиболее эффективно эта технология реализуются в диверсифицирован­ных методах исследования — мозговой штурм, синектика и др.

Можно назвать и еще одну технологию исследования, это технология критериальной корректировки. Суть ее заключается в том, что при подго­товке исследования разрабатывается не сама технологическая схема, а ком­плекс критериев ее возможной корректировки при проведения исследова­ния.

Если мы получим такой-то результат, тогда будем делать то-то; если не получим, то вернемся к предыдущему этапу или какому-либо другому и продолжим поиск от него. Эта технологическая схема часто называется ал­горитмом исследования. Она предполагает оперативное управление техноло­гией и широко используется в автоматизации некоторых расчетных и анали­тических работ.

Выбор технологических схем проведения исследования способствует по­вышению его эффективности. Технология исследования в значительной мере отражает искусство исследователя. Конечно, надо знать, какие схемы суще­ствуют и какие из них наиболее приемлемы в тех или иных условиях. Но оценка условий, характера проблемы, возможностей использования ресурсов зависит от исследователя, его знаний, опыта и способностей к исследова­тельской деятельности.

Содержание метода "мозгового штурма"

Метод "мозгового штурма" имеет большую известность и практическое распространение. Использование его показало бесспорную эффективность в творческом решении многих сложных исследовательских и не только иссле­довательских проблем. Он применяется при разработке управленческих ре­шений различного класса. Вот почему о нем говорится и в учебниках по менеджменту, и в специальных учебниках по проблемам разработки управ­ленческих решений.

Исследование — это всегда освоение неизвестного, поиск будущего, объяснение сложного. Поэтому в исследованиях метод "мозгового штурма" имеет особое значение. С его помощью можно достигнуть таких результа­тов, которые оказываются невозможными при использовании традиционных методов анализа.

Метод "мозгового штурма" построен на специфическом сочетании методологии и организации исследования, раздельного использования усилий исследователей фантазеров и инуицивистов с исследователями аналити­ками, системщиками, скептиками, практиками.

Основной целью "мозгового штурма" является поиск как можно более широкого спектра идей и решений исследуемой проблемы, выход за грани­цы тех представлений, которые существуют у специалистов узкого профиля либо у людей богатым прошлым опытом и определенным служебным поло­жением.

Люди различных специальностей, практического опыта, научного темпе-раметра, индивидуальных качеств, как правило, владеют различными мето­дами исследования. Соединение этих методов может быть очень полезно в решении сложных исследовательских проблем. В этом и заключается суть "мозгового штурма". Другое его качество — соединение логики и интуиции, научной фантазии и скрупулезного расчета.

12.2. Использование метода "мозгового штурма"

"Мозговой штурм" проводится в два этапа: этап генерации идей и этап практического анализа выдвинутых идей.

Каждый из этапов осуществляется по конкретным принципам, отражающим его назначение и суть, определяющим его эффективность (схема 48).

Первый этап (генерации идей) предполагает следующие принципы:

1. Принцип формирования группы по способностям к научному вообра­жению и развитой интуиции, антидогматическому мышлению, интеллектуальной раскованности, разнообразию знаний и научных интере­сов, позитивному скептицизму.

2. Отбор группы для генерации идей можно делать по результатам специ­ального тестирования, которое позволит выявить и учесть критерии этого принципа. Кроме того, можно и весьма полезно учитывать дру­гие социально-психологические характеристики человека, такие как увлеченность, коммуникабельность, независимость.

3. Все это нужно для того, чтобы создать в работе этой группы атмосфе­ру непринужденности, творчества, взаимоприемлемости.

4. Принцип строго запрещения всякой критики. Она может ограничить полет фантазии, создавать опасения в высказывании идей, ухудшать социально-психологическую атмосферу, заставлять анализировать идеи, сковывать мышление, переключать внимание и концентрировать его на какой-либо одной идее и тем самым уменьшать их количество и разно­образие. Ведь главной задачей первого этапа "мозгового штурма" явля­ется поиск как можно большего количества различных вариантов ре­шения проблемы, путей достижения цели, идей и мыслей. И вся работа группы должна быть направлена только на поиск идей, а не на их кри­тику. объяснение, обоснование. Поэтому следует сформулировать и еще один принцип.

5. Принцип запрещения обоснования выдвигаемых идей. Надо исключить эту естественную потребность человеческого общения. Можно предла­гать лишь дополнительные идеи, отличные от высказанной. Нельзя "присоединяться к мнению" или "расшифровывать" свои или чужие идеи.

6. Принцип мотивации разнообразных идей, снятия ограничений по обла­сти знаний, богатству опыта, должностному статусу, возрасту, соци­альному положению. Можно высказывать абсолютно нереальные и фантастические идеи, более того, именно это и надо мотивировать в работе группы.

7. Такая мотивация определяется подбором группы и организацией ее ра­боты. В группу могут входить специалисты в различных областях зна­ний, разного опыта и научно — практического статуса. Разнообразие участников работы способствует генерации идей.

8. Принцип регламента времени на выдвижение идей. Желательно, чтобы идеи выдвигались на основе озарения, эврики, поэтому для выдвижения идей устанавливается ограничение времени на раздумья, чтобы исклю­чить возможность "зацикливания" в противоречиях, опасениях, снять неуверенность, психологические комплексы.

На втором этапе "мозгового штурма" (этапе анализа) также действует ряд принципов, отражающих назначение и суть этого этапа.

1. Принцип полноты анализа идей и их обобщения. Ни одна высказанная идея, как бы скептически она ни оценивалась первоначально, не долж­на исключаться из практического анализа. Все представленные идеи должны быть классифицированы и обобщены. Это помогает освобо­дить их от возможных эмоциональных моментов, внешних отвлекаю­щих факторов. Именно аналитическое обобщение идей иногда дает очень удачные результаты.

2. Принцип аналитического потенциала. Группа должна состоять из ана­литиков, хорошо понимающих суть проблемы, цели и сферу исследо­вания. Это должны быть люди, обладающие чувством повышенной от­ветственности, терпимостью к чужим идеям, четким логическим мыш­лением.

3. Принцип критериальной четкости в оценке и анализе идей. Для обес­печения объективности оценки и анализа идей, должны быть сформу­лированы предельно четкие критерии, которыми должны руководство­ваться все члены аналитической группы. Основными из них должны быть: соответствие цели исследования, рациональность, реальность, обеспеченность ресурсами, в том числе, — а иногда и главным образом — ресурсом времени.

4. Принцип дополнительной разработки идеи и ее конкретизации. Мно­гие первоначально высказанные идеи нуждаются в своем уточнении, конкретизации, дополнении. Они могут быть проанализированы, при­няты либо исключены из анализа только после соответствующей дора­ботки.

5. Принцип позитивизма в анализе идей. Можно проводить анализ на ос­нове различных подходов: негативизма и позитивизма. Первый прово­дится по установке на критические оценки, скептицизм, жесткость практических критериев. Второй — по поиску рационального, пози­тивного, конструктивного в любых их проявлениях.

6. Принцип конструктивизма, предполагающий ориентировать идеи на построение концепции, реальность, программу действий, осуществлять увязку идей.

В практическом использовании метода "мозгового штурма" большое зна­чение имеет личность и деятельность ведущего. Ведь работа и первой, и вто­рой групп должна быть соответствующим образом организована и регулиро­ваться в процессе их проведения. Эту роль выполняет ведущий. Возможны раз­личные варианты: ведущий может быть для первой и второй групп один и тот же или можно дифференцировать ведущих. Но и в том и в другом случае ве­дущим должен быть человек, обладающий большой творческой активностью, доброжелательностью, глубоким пониманием решаемой проблемы, способ­ностью организовывать и поддерживать интеллектуальный процесс.

Целесообразность использования метода "мозгового штурма" определяет­ся оценкой сложности и оригинальности исследовательской проблемы и на­личием специалистов, способных эффективно участвовать в процессах "мозгового штурма". Чаще всего это люди, подобранные по специальным те­стам и прошедшие необходимое обучение.

Большое значение в успехе "мозгового штурма" имеет постановка и формулировка цели исследования, а также его предмета — проблемы.

Проблема может быть поставлена в обобщенном виде, либо в конкретно-практическом. Возможна постановка проблемы также в виде проблемы — аналога (антипроблемы) или из смежной области деятельности, или в "инверстной" формулировке (изменение, смещение или перестановка акцен­тов для нарушения привычного мышления, выделения новых граней пробле­мы, стимулирования творческого ее осмысления).

Формулирование проблемы предполагает также и различную степень ее конкретности. Это может быть также полезным для обеспечения "свободы" творческого процесса, раскованности мышления.

Выбор формы постановки проблемы и формулировки ее содержания зави­сит от профессионального состава группы, ее структуры по психологическим данным, сложившимся или несуществующим человеческим отношениям (незна­комые люди), организационным условиям работы группы, целям исследования (первый подход к проблеме или конкретное ее решение, фактор времени и пр.).

Группа "мозгового штурма"

При подборе группы для генерирования идей следует учитывать, что по способностям к творческому генерированию люди бывают различными. Можно выделить три типа личностей.

Активный генератор быстро реагирует на поставленную проблему, проявля­ет заметный интерес к решению проблемы, позитивно реагирует на критику, не "въедается" в содержание проблемы, проявляет притязания к лидерству.

Инертный генератор не обладает высоким уровнем притязаний, но имеет значительные способности к творческой работе. Он стремится вникнуть в суть проблемы, ощутить ее глубину, понять ее истоки и содержание, не то­ропится высказывать идеи, анализирует собственные мысли, требует в боль­шей степени "разогрева" в генерировании идей.

Латентный (скрытый) генератор склонен к индивидуальной творческой работе, проявляет большой интерес к постановке проблемы, осторожен в высказывании идей, чувствителен к формулировке идеи, любит высказывать­ся в неформальной обстановке и предлагать идеи после неформальной апро­бации.

Очень важную роль в успехе "мозгового штурма" играет деятельность ве­дущего. На первом этапе он должен регулировать поле поиска, создавать творческую атмосферу и мотивировать генерацию как можно большего ко­личества идей.

Это достигается путем включения в проблему, информационного напол­нения ее содержания, процедурного регулирования работы группы, психоло­гической поддержки творческой активности, регулирования поля поиска (расширение, ограничение или сужение), концентрации внимания на ключе­вых факторах поиска. Все это механизм управления коллективным творче­ством, используемый ведущим.

На втором этапе "мозгового штурма" деятельность ведущего должна быть иной, потому что здесь главным становится не идея как таковая, а вы­явление возможности ее реализации, оценка эффективности, перспективнос­ти, практической значимости, оценка связей идей и возможностей их пред­ставления в обобщенном виде, конкретизация и дальнейшее развитие выска­занных идей.

Именно на это и должна быть направлена деятельность ведущего. Он должен стимулировать полемику и критику, точность аргументации, практи­ческую направленность, предельную конкретность, сравнительный анализ, использование расчетов. Этими критериями он регулирует творческую дея­тельность аналитиков и направляет ее на позитивные результаты.

Метод "мозгового штурма" как метод исследования проблем и поиска их решения имеет множество разновидностей. Одной из них является метод коллективного обсуждения фиксированных идей. Суть его заключается в том, что все участники творческого процесса фиксируют на специальных карточках свои идеи относительно решения какой-либо проблемы. Далее карточки смешиваются и раздаются в случайном порядке всем участникам. Каждый из них должен дать гласную оценку попавшей к нему идее. Вокруг этого может возникнуть полемика, которая позволяет отточить идею или ее отбросить как нереальную. В процессе полемики могут возникать и новые идеи.

Существует также метод "обратного мозгового штурма", при котором группа генерации идей проводит как бы обратную работу. Она выявляет проблемы при оценке ситуации, не оценивая возможности их решения. Ведь в практике исследования немаловажное значение имеет распознавание про­блемы и определение ее роли в развитии управления.

Метод "двойного мозгового штурма" предполагает подготовительную ра­боту в генерации идей, затем их постановку без анализа и оценки наконец, и далее аналитическое обсуждение. Здесь, как правило, параллельно с твор­ческой группой работает группа экспертов, следящих за ходом полемики и улавливающих ценные мысли.

Существует и метод "конференции идей", который реализуется по спе­циальной технологии их презентации.

Использование метода "мозгового штурма" может быть эффективным только в условиях творческого отношения к этому методу. Он является не только методом использования и стимулирования творчества в исследовании, но предполагает и творческий подход к реализации самого метода.

. Метод синектики в исследовании управления

Понятие и идеи синектики

Синектика — греческое слово. Оно означает соединение различных, даже несовместимых элементов.

Идея синектики возникла в практике использования метода "мозгового штурма" и в процессах изучения индивидуального и коллективного творче­ства. Суть ее заключается в поиске и реализации возможности аккумулиро­вания творческой активности исследователей на основе включения бессозна­тельных механизмов в сознательном исследовании проблем, на основе социально-психологического взаимодействия в процессах интеллектуальной дея­тельности.

Идея синектики по замыслу ее автора и основателя этого метода амери­канского ученого Уильяма Гордона заключается в формировании "группо­вого мышления", в специально созданной "группе синекторов". Он считал, что каждая организация должна иметь такие группы, чтобы непрерывно ис­следовать проблемы развития, постоянно вести поиск нового.

Главным отличием синектики от метода "мозгового штурма" является подход к исследованию и решению проблем не с позиций выдвижения идей в их законченном виде и индивидуальном авторстве, а представление неза­вершенных идей и мыслей, которые "подпитывают" процесс коллективного мышления. Они даются в виде нерациональной информации, метафор, обра­зов, смутных ощущений, действующих не столько на мышление человека, сколько на его чувства, отношения в группе, активизацию интуиции. Группа влияет на творческую активность индивида, обусловливается отказ от стан­дартных подходов. Это определяется не только двумя факторами: подбором группы и организацией ее работы.

В отборе группы главным критерием является эмоциональный строй че­ловека, способность "включить" эмоции в процессы интеллектуальной сов­местной деятельности. На это способен не каждый человек. Необходимо ис­пользовать специальные тесты для формирования группы. Конечно, не ис­ключаются наличие разнообразных знаний, определенный уровень образова­ния и практический опыт исследовательской деятельности.

В состав группы часто включают эксперта, который является специалис­том в той области знаний, к которой относится проблема или которая отра­жает наиболее существенные черты проблемы. Роль эксперта в исследова­тельской деятельности группы может быть различной. В зависимости от си­туации он выполняет или роль "энциклопедии", корректируя понятия и да­вая справки об их специфике, или роль "адвоката дьявола", внося возмуще­ние в идеи, понятия, образы и т. д.

В организации работы группы главным фактором является достижение определенных психологических ее состояний, которые должны меняться, внося импульсы творческой активности, эмоционального единства, социаль­но-психологического взаимодействия. Это состояние, во-первых, отрешен­ности — вовлеченности, во-вторых, откладывания — осторожности, в-третьих, размышления — раскованности, в-четвертых, достижения — удов­летворенности.

Первое состояние характеризуется отчуждением, дистанцированием от проблемы и постепенным вхождением в ее суть, содержание, особенности.

Второе — проявление осторожности в суждениях, отказ от категоричес­ких и окончательных выводов, сдержанность в оценках.

Третье — ощущение раскованности в размышлениях, обыгрывание раз­личных ситуаций и подходов к решению.

Четвертое — ощущение близости рационального решения, удовлетво­рения совместной деятельностью и ее результатом.

Эти состояния не обязательно чередуются в представленной последова­тельности, однако всегда существуют в работе синектической группы.

В синектической группе, как правило, нет (и может быть, лучше, если нет) явного лидера. Роль лидера выполняют все члены группы поочередно. Главная задача временного лидера настроить группу на творческое восприя­тие проблемы, отключить стереотипы мышления, социально-психологически активизировать деятельность. Это достигается следующими действиями пси­хофизиологической активизации.

1. Анализ понятий, их значений и дефиниций, преобразование проблемы посредством обобщения понятий или их инверсии, трансформации, комбинации.

2. Попытки отрицания существующего понятия, закономерности или за­кона, отрицания тенденции или принципа.

3. Поиск аналогов проблем и понятий, их образного выражения отожде­ствления или противопоставления, попытка сделать известное неизве­стным и наоборот.

Эти действия характеризуют операторы синектики или механизм, сред­ства синектической деятельности.

Главное в синектике — добиться превращения некоторых бессозна­тельных механизмов в сознательно используемые тогда, когда в этом воз­никает необходимость. Этому можно научиться и научить.

В синектике результаты исследования рациональны, но процесс их до­стижения нерационален.

Группа должна влиять на творческую активность индивида таким обра­зом, чтобы каждый в нее входящий стремился отказаться от стандартных подходов, был готов к риску в высказывании идей, боролся за психологиче­ский престиж.

Технология синектики предполагает три этапа ее осуществления:

• превращение неизвестного в якобы известное;

• превращение известного в якобы неизвестное;

• превращение неизвестного в известное.

Когда возникает проблема, то первым подходом к ее решению всегда яв­ляется стремление ее понять, осмыслить, т. е. свести к чему-то уже известному. Но это сведение всегда является условным, ограниченным, ибо в противном случае не было бы ни проблемы, ни необходимости ее решения. Вот почему мы это рассматриваем как сведение неизвестного к якобы известному. Всегда пер­вый шаг, первая реакция на проблему проявляются как попытка ее объяснения в рамках привычных моделей, известных знаний.

Но далее возникает сомнение в том, что этого достаточно для решения проблемы и исследователь стремится превратить известное в якобы неизве­стное, т. е. переосмыслить известное с позиций новой проблемы, усомниться в универсальности существующих знаний. Здесь тоже существует некоторая условность, потому что осмысление существующих знаний осуществляется с позиций новой, еще не решенной проблемы.

В этой работе всегда есть перенос знаний из одного поля проблем в дру­гое. Это перенос делается сначала с сохранением существующих трактовок, потом с их трансформацией или модификацией. В этом процессе и проис­ходит возникновение нового знания.

Может показаться, что знание само дает новое знание, достаточно только сформулировать и поставить проблему и реализовать технологию синектического поиска решений. Но в действительности это не так. При переносе знаний и их трансформации, при поиске решений проблем большую роль играет информация о практике возникновения, проявления и существования проблемы. Трансформация знаний и происходит на основе практической или экспериментальной их проверки по признакам и факторам новой про­блемы.

Информационная база творческой работы предполагает использование не только багажа знаний, но и оперативной информации, в том числе специ­ально запрашиваемой и инициируемой. Эта информация играет важную роль в стимулировании творчества.

Для того чтобы превратить известное и якобы неизвестное, необходимо, быть может, даже искусственно, исказить существующее представление, пе­ревернуть привычный взгляд на вещи и явления действительности. В творче­ской деятельности всегда необходимо уметь взглянуть на известное как на неизвестное, усомниться в истинности существующих знаний. Здоровый скептицизм — основа творчества.

Существует пять операторов превращения известного в якобы неизве­стное

• субъективная аналогия;

• прямая аналогия;

• символическая аналогия;

• образная аналогия;

• фантастическая аналогия.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Субъективная аналогия заключается в своеобразном "перевоплощении" исследователя в элемент исследуемого процесса или ситуации, в противопо­ложные силы противоречия, в противодействующие аспекты проблемы. Бе­зусловно, это не легкая операция, она отражает определенные стороны ис­кусства исследовательской деятельности, способности творческого вообра­жения, индивидуальные особенности личности. Но практика показывает, что при некоторых обстоятельствах и при определенном классе проблем это может быть очень продуктивной операцией поиска решений и исследования. Такой оператор помогает увидеть не воспринимаемые обычным способом аспекты и грани проблемы. А увидеть их — это значит увеличить вероят­ность решения проблемы.

Можно привести такой пример субъективной аналогии из области иссле­дования системы управления. Исследователь представляет в своем воображе­нии систему управления как разветвляющиеся потоки информации. При на­растании ее количества размываются каналы движения. А это установленные связи подразделений, звеньев, отделов и пр. Неумеренное накопление ин­формации в том или ином звене переполняет резервуары. Информация по­добна воде в период весеннего паводка — мутная, грязная, засоренная. Ис­следователь, воображая такую ситуацию, отождествляет себя с щепкой, плы­вущей в мутной воде, и остро ощущает опасность, возникающую во всей си­стеме движения информации, т. е. в системе управления. Он пытается пере­плыть из одного потока в другой, ищет необходимый островок, думает: "Где и как можно укротить стихию, как перестроить систему управления, чтобы упорядочить это захлестывающее движение?"

Такой прием субъективной аналогии возбуждает мысли и чувства, стиму­лирует поиск и, что самое важное, будит интуицию, включает ее потаенные механизмы.

Аналогичный пример можно привести и из области, скажем, исследова­ния инфляционных явлении: угроза банкротства. А разве менеджер, обдумы­вающий стратегию развития, не может перевоплотиться в птицу, летящую осенью на юг, распределяющую свои силы и определяющую направление и ориентиры для передышки. А некоторым, может быть, ближе аналогия с движением самолета или космического аппарата. Все это определяется субъ­ективными качествами исследователя.

Этот оператор можно использовать не только в регулировании индивиду­альной творческой деятельности. Наибольший эффект он может дать при групповом исследовании, когда воображение отдельного человека мотивиру­ется и включается в групповое воображение.

Прямая аналогия заключается в сравнении фактов из двух параллельно су­ществующих областей знании или процессов, ситуации, проблем. Эта аналогия работает на механизмах памяти, анализе подобии и тождества, переносе параме­тров с одного объекта на другой. Наиболее известным примером использования прямой аналогии в исследовательской деятельности является перенос свойств биологического объекта на объекты техники, природы в целом или даже обще­ства. Именно так возникала идея кибернетики

Для эффективного использования прямой аналогии необходимо иметь широкое образование, разносторонние знания, богатые творческие интересы Специалист узкопрофильной подготовки и сугубо специализированной дея­тельности, как правило, ограничен в возможностях успешного использова­ния прямой аналогии, потому что он не может выйти за границы своей спе­циализации, посмотреть на проблему с позиции другой области знании, ква­лифицированно перенести свойства одного явления на другое. В этом польза широкой образованности. Конечно, понятие образованности не тождествен­но поверхностности понимания окружающей действительности. Не "понемногу обо всем и ничего о конкретном", а "главное о многом и все о конкретном" — вот формула образования современного менед­жера исследовательского типа.

Применение оператора прямой аналогии является ассоциативным поис­ком тождеств среди явлений окружающего мира.

Символическая аналогия предполагает поиск и обнаружение парадоксов в привычном, противоречий в известном, неясного в ясном, бесспорном. Это оператор здорового скептицизма.

Механизм символической аналогии заключается в превращении любого заключения в парадокс, противоречие. Можно привести такой пример: управление — насилие. Отсюда возникает потребность более глубокого пони­мания того, что такое управление. Иначе: управление — пламя. Здесь воз­никает ощущение теплоты, света, маяка, фактора объединения людей, общ­ности интересов и пр. Какую роль играет управление в жизни и деятельнос­ти людей? Каким должно быть управление? Как оно развивается? Каковы закономерные тенденции этого развития? Как изменяются свойства управле­ния и почему? Каково разнообразие его типов? Вот какие вопросы рождает эта символическая аналогия.

Подобный эксперимент символической аналогии можно провести с лю­бой категорией науки управления и увидеть посредством таких операций новые проблемы, или новые грани известных проблем, неизвестное в извест­ном. А именно это и нужно исследователю.

Для символической аналогии очень важно выделить главную функцию исследуемого объекта и, опираясь на нее, определить, имеются ли у него противоположные этой функции качества, как может выглядеть их реальное сочетание, что добавляет нам это сочетание в более глубоком понимании сущности исследуемого объекта.

Соединение субъективной и символической аналогии дает нам еще один оператор — образную аналогию. Ее особенность заключается в превращении первоначального объекта исследования в некоторый образ, который сопос­тавляется в последующем с образом — критерием, с образом функциональ­ного тождества, образом — развития и т. д.

В использовании этого оператора большую роль играет художественное воображение, возникающее из эмоциональных посылок. Особенностью опе­ратора является построение целостного образа объекта, совокупности его основных свойств и качеств и сопоставление с подобным образом. "Фирма подобна морскому лайнеру", "Государство — это я" (Людовик XVI), "Экономика — это среда обитания человека", "Информация — это поле коммуникаций людей" и т.д.

Фантастическая аналогия отличается предельной свободной оперирования символами, образами. Здесь ведущую роль играет символ или образ-идеал, то, что является явлением желаемого будущего, недостижимым в реальном, но рождаемым реальностью, противоречащим объективным законам, кото­рые "мешают" найти решение. Это помогает увидеть неожиданный ракурс проблемы, ощутить непредвиденный поворот мысли. Например, управление (менеджер) только мешает работать, современная техника уничтожает чело­века, чем совершеннее управление, тем оно опаснее для природы и т. д.

Системный анализ — это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факто­ров развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей произ­водственно-хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ позволяет выявить целесообраз­ность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной органи­зации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обуслов­лено следующими причинами:

• продолжительностью и трудоемкостью работ, свя­занных с предпроектным обследованием;

• подбором материалов для проведения исследо­вания;

• выбор метода исследования;

• обоснованием экономической, технической и ор­ганизационной целесообразности;

• разработкой компьютерных программ.

Конечной целью системного анализа является разра­ботка и внедрение выбранной эталонной модели систе­мы управления.

В соответствии с главной целью необходимо выпол­нить следующие исследования системного характера:

1) выявить общие тенденции развития данного пред­приятия и его место и роль в современной рыночной экономике;

2) установить особенности функционирования пред­приятия и его отдельных подразделений;

3) выявить условия, обеспечивающие достижение по­ставленных целей;

4) определить условия, препятствующие достижению целей;

5) осуществить сбор необходимых данных для прове­дения анализа и разработки мероприятий по совершен­ствованию действующей системы управления;

6) использовать передовой опыт других предприятий;

7) изучить необходимые сведения для адаптации вы­бранной (синтезированной) эталонной модели к услови­ям рассматриваемого предприятия.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

1) роль и место данного предприятия в отрасли;

2) состояние производственно-хозяйственной деятель­ности предприятия;

3) производственная структура предприятия;

4) система управления и ее организационная структура;

5) особенности взаимодействия предприятия с по­ставщиками, потребителями и вышестоящими ор­ганизациями;

6) инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);

7) формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной систе­мы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выра­жен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состоя­ния в рассматриваемый период времени, а также со­стояния окружающей среды (геополитические, эконо­мические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для систем­ного анализа и разработки программы исследований.

Программа системного анализа в свою очередь вклю­чает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного ана­лиза может включать следующие разделы:

• анализ предприятия в целом;

• анализ типа производства и его технико-экономи­ческая характеристика;

• анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) — основные подразделения;

• анализ вспомогательных и обслуживающих подраз­делений;

• анализ системы управления предприятием;

• анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой са­мостоятельное исследование и начинается с постанов­ки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной сис­темы управления.

В табл. 2.1 показано, как могут быть увязаны кон­кретные цели и задачи анализа.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей сис­темного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно вы­явить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих це­лей. Рассмотрим это на конкретных примерах.

Таблица 2.1. Основные цели и задачи анализа предприятия

На рис.2.1 приведен пример структуризации выбран­ных целей функционирования предприятия.

Рис 2.1. Фрагмент дерева целей организации

Как видно из рис. 2.1, для реализации цели 1 «Повы­шение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации производства»;

1.3. «Совершенствование системы управления».

Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их дос­тижению. Рассмотрим их в табл. 2.2 и 2.3.

Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сфор­мулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполни­теля. Это является залогом успешной реализации функ­циональной стратегии организации.

Таблица 2.2. Факторы, способствующие достижению целей

Таблица 2.3. Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления

В результате проведения системного анализа необхо­димо дать предложения по обоснованию целесообразно­сти рационализации системы управления. На основе та­ких предложений выполняются следующие работы:

1. Принимается решение о внедрении выбранной мо­дели системы управления;

2. Разрабатывается регламентирующая документация;

3. Разрабатывается конечная схема процесса управ­ления;

4. Разрабатываются конкретные организационно-тех­нические мероприятия по совершенствованию управле­ния предприятием;

5. Выбираются конкретные научно обоснованные ме­тоды управления;

6. Формируется новая корпоративная культура.

Дата добавления: 2014-01-13