АВС- и XYZ-анализ

Анализ АВС – вспомогательное средство для классификации задач и мероприятий, функций и основан на анализе затрат их реализации. Метод позволяет распределить анализируемые элементы на основе объема или веса в общей структуре. После анализа принимается решение о приоритетах дальнейшего исследования, для оптимизации финансовых или временных затрат. Результатом проведения анализа является диаграмма Парето.

Алгоритм проведения АВС-анализа:

- структуризация выполняемых функций и оказываемых услуг (номенклатура работ);

- сортировка функций по возрастанию затрат (частота использования);

- разграничение областей А (80% затрат), В (следующие 15%), С (оставшиеся функции).

20% объектов, с которыми приходится иметь дело, дают, как правило 80% результатов этого дела, и/или занимают большую часть стоимости и времени (это соотношение еще называют парадокс Парето - 20/80, правило большого пальца: поднятый вверх большой палец правой руки символизирует 20% объектов, а сжатые в кулак 4 пальца обозначают значимость поднятого вверх – 80%, парадокс любителей пива: 20% потребителей покупают 80% пива и т.п.).

Элементы, входящие в зону А требуют максимального внимания и анализа, т.к. обеспечивают 80% затрат, в зону С - минимального, т.к. дают всего 5% параметра.

Анализ XYZ. С помощью этого метода номенклатура выполняемых работ распределяется в зависимости от частоты их выполнения:

X – имеют постоянную частоту выполнения, небольшие колебания и высокую точность предсказания;

Y – имеют заранее известную тенденцию (сезонные колебания);

Z – выполняются нерегулярно, тенденции отсутствуют.

Алгоритм расчета:

- определение номенклатуры работ;

- определение относительного коэффициента вариации по СКО:

,

где - частота выполнения работы в период ,

- средняя частота выполнения работы,

- общее количество периодов.

- сортировка и суммирование анализируемых элементов в соответствии с возрастанием коэффициента вариации;

- распределение по областям.

Эмпирические зависимости показывают, что элементы, определяющие 10% вариации по накопленному итогу, составляют около 55% от их общего числа; а 25% - 87%. Другими словами, работы с постоянной частотой выполнения занимают примерно 55 % трудозатрат, с известной сезонностью – 22%. Оставшаяся часть приходится на «непредвиденные» работы, т.е. с низким уровнем прогнозируемости.

Результатом совместного проведения анализов АВС и XYZ является матрица, состоящая их девяти различных классов. После установления класса для каждого выполняемого мероприятия, задачи появляется критерий для выбора подходящего метода реализации (в т.ч. закрепление по сотрудникам), степени автоматизации выполнения, а также хранения соответствующего статистического, нормативного и прочего материала.

В частности, работы, характеризующиеся классом АХ, являются наиболее благоприятным полем для оптимизации с помощью автоматизации процедур, создания БД и других мер, позволяющих снизить затраты на реализацию и затем отнести их классу ВХ или СХ.

Определим основные элементы деятельности отдела по работе с территориями и общественностью. Прежде всего, это непосредственное взаимодействие с населением, с комитетами территориального общественного самоуправления (табл.).

Таблица

№	Элемент	Частота
	Письма входящие от населения
	Обращения граждан и организаций
	Обращения по горячей линии
	Письма исходящие населению и организациям
	Входящие обращения КТОС
	Исходящие обращения КТОС
	Обращения входящие политических партий, депутатов
	Обращения исходящие к политическим партиям, депутатам
	Письма входящие от вышестоящих инстанций
	Планы
	Отчеты
	Подготовка информационных материалов для местных СМИ
	Подготовка информационных материалов для СМИ
	Проведение опросов населения
	Информационные материалы о плановых мероприятиях
	Реестр КТОС
	Проработка нормативно-правовых актов
	Реестр брошенных и разрушенных домов
	Электронная переписка

В табл. элементы отсортированы по частоте, определено значение каждого элемента в процентах к итогу и по нарастающему итогу.

Таблица

№	Номенклатура работ	Итог	в процентах к итогу	нарастающий итог	Область	границы зон
	Письма исходящие населению и организациям		23,85%	23,85%	A	80%
	Исходящие обращения КТОС		23,85%	47,69%	A	80%
	Обращения граждан и организаций		15,90%	63,59%	A	80%
	Входящие обращения КТОС		15,90%	79,49%	A	80%
	Письма входящие от населения		5,67%	85,16%	B	95%
	Письма входящие от вышестоящих инстанций		4,24%	89,40%	B	95%
	Обращения по горячей линии		3,07%	92,47%	B	95%
	Обращения исходящие к политическим партиям, депутатам		1,06%	93,53%	B	95%
	Обращения входящие политических партий, депутатов		1,06%	94,59%	B	95%
	Реестр брошенных и разрушенных домов		0,79%	95,39%	C	100%
	Информационные материалы о плановых мероприятиях		0,79%	96,18%	C	100%
	Подготовка информационных материалов для местных СМИ		0,79%	96,98%	C	100%
	Проведение опросов населения		0,79%	97,77%	C	100%
	Подготовка информационных материалов для СМИ		0,53%	98,30%	C	100%
	Электронная переписка		0,53%	98,83%	C	100%
	Проработка нормативно-правовых актов		0,37%	99,21%	C	100%
	Планы		0,26%	99,47%	C	100%
	Реестр КТОС		0,26%	99,74%	C	100%
	Отчеты		0,26%	100,00%	C	100%
	Общий итог		100,00%

Элементы разбиваются на 3 группы в соответствии с накопленными частотами. Принадлежность элементов к зоне А ограничивается проекцией точки пересечения 80% с графиком, к зоне В - проекцией пересечения 95% с графиком, оставшиеся точки принадлежат к зоне С (рис.).

Рисунок – Диаграмма Парето

В табл. приведено разбиение элементов на группы.

Таблица

	Кол-во точек	Процент	Содержание элементов
Зона А (80% трудоемкости)		21%	Письма исходящие населению и организациям; Исходящие и входящие обращения КТОС; Обращения граждан и организаций;
Зона В (80-95% трудоемкости)		26%	Обращения населения письменные и по «горячей линий»; Работа с политическими партиями, депутатами; Письма входящие от вышестоящих инстанций.
Зона С		48%	Оставшиеся элементы

Проведенный анализ показал, что наибольшее внимание надо уделять непосредственной работе с населением, его информированию, работе с комитетами территориального общественного самоуправления. Немаловажной является и работа с политическими партиями, депутатами.

Средние значения частот по номенклатуре работ, их коэффициенты вариации приведены в табл.

Таблица

	Номенклатура работ		Коэффициент вариации, %	% к итогу	Нарас-тающий итог, %	Область	Граница зон
	Исходящие обращения КТОС		1,632	0,180	0,180	X	10%
	Входящие обращения КТОС		2,309	0,255	0,436	X	10%
	Обращения граждан и организаций	37,5	2,309	0,255	0,691	X	10%
	Письма входящие от населения	8,917	3,099	0,342	1,034	X	10%
	Письма исходящие населению и организациям	37,5	3,173	0,351	1,385	X	10%
	Письма входящие от вышестоящих инстанций	6,667	7,071	0,782	2,167	X	10%
	Обращения входящие политических партий, депутатов	1,667	28,284	3,128	5,296	X	10%
	Обращения исходящие к политическим партиям, депутатам	1,5	33,333	3,687	8,983	X	10%
	Подготовка информационных материалов для местных СМИ	1,25	34,641	3,831	12,815	Y	25%
	Реестр брошенных и разрушенных домов	1,25	34,641	3,831	16,647	Y	25%
	Проведение опросов населения	1,25	34,641	3,831	20,479	Y	25%
	Информационные материалы о плановых мероприятиях	1,25	34,641	3,831	24,311	Y	25%
	Электронная переписка	0,833	44,721	4,947	29,258	Z	100%
	Подготовка информационных материалов для СМИ	0,833	44,721	4,947	34,20583	Z	100%
	Проработка нормативно-правовых актов	0,583	84,515	9,349	43,55488	Z	100%
	Реестр КТОС	0,417	118,322	13,088	56,64355	Z	100%
	Отчеты	0,417	118,322	13,088	69,73221	Z	100%
	Обращения по горячей линии	4,833	119,998	13,274	83,00632	Z	100%
	Планы	0,417	153,623	16,993		Z	100%

Для нашей проблемы описанные выше пропорции представлены на рис., а зоны выделены в табл.

		Z

Рисунок – XYZ-анализ

Таблица

	Кол-во точек	Процент	Содержание элементов
Зона X (10% вариации)		42%	Письма и обращения исходящие и входящие населению и организациям, КТОС, и т.п.
Зона Y (10%-25% вариации)		21%	Информационные материалы для местных СМИ, о плановых мероприятиях; Опросы населения, реестр домов.
Зона Z (25%-100%)		37%	Оставшиеся элементы

Совмещенная матрица представлена в табл. В графах таблицы приведены номера работ, попавших в соответствующие зоны.

Таблица

	X	Y	Z
A	2,4,5,6
B	1,7,8,9
C		12,14,15,18	10,11,13,16,17,19

Стоит отметить, что соотношение элементов по зонам достаточно сбалансировано – важные дела являются планируемыми, а менее значимые появляются периодически или по ситуации.

В категорию важных постоянных дел, на которые прежде всего необходимо уделять особое внимание, относится работа с комитетами ТОС, работа с устными обращениями граждан и исходящими обращениями к населению (табл.). Достаточно большую значимость и постоянство во времени имеют такие функции, как работа с входящими письмами от населения, от вышестоящих инстанций и работа с политическими партиями.

Таблица

	X	Y	Z
A	работа с комитетами ТОС, работа с устными обращениями граждан и исходящими обращениями к населению	-	-
B	работа с входящими письмами от населения, от вышестоящих инстанций и работа с политическими партиями	-	Обращения по горячей линии
C	-	Подготовка информационных материалов для местных СМИ и о плановых мероприятиях, проведение опросов населения, реестр брошенных и разрушенных домов	Составление планов, отчетов, подготовка информационных материалов для СМИ, реестр КТОС, проработка нормативно-правовых актов

Работа с обращениями граждан по горячей линии, хотя и является значимой, проводится нерегулярно, что должно быть скорректировано.

Большой удельный вес и значимость исходящих и входящих обращений граждан, организаций, комитетов ТОС, свидетельствует о необходимости проведения работ по совершенствованию информационного взаимодействия территориального управления района с широкой общественностью, объединениями граждан.

Дата добавления: 2014-01-13