Типы отчетов Access

ОТЧЕТЫ

Формы, предназначенные для управления транзакциями

Формы, предназначенные для управления транзакциями, работают непосредственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таблице используется единственная форма, то можно создать обновляемый запрос, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная (родительская) форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но включать подчиненные (дочерние) формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов, так называемых макетов. Они подробно описаны в следующем списке.

- Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя поля, а справа от надписи указывается значение поля. Новая возможность Автоформата в Access позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоформат. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

- В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

- Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

- Групповые/итоговые отчеты представляют собой самый распространенный тип отчетов. Групповые/итоговые отчеты Access сходны с отчетами, создаваемыми другими системами управления базами данных, например dBASE и Paradox. В них объединяются данные для групп записей, а в конце отчета указываются итоговые значения.

- Почтовые наклейки представляют собой специальный тип многоколоночного отчета, предназначенного для печати имен и адресов (или других данных из нескольких полей) в группах. Каждая группа полей образует клетку в сетке. Структура клейкой бумаги для почтовых наклеек, на которой печатаются такие отчеты, определяет количество строк и столбцов на странице.

- В несвязанных отчетах содержатся подчиненные отчеты, основанные на несвязанных источниках данных, например таблицах или запросах.

В отчетах первых четырех типов, как и в формах, в качестве источника данных используется таблица или запрос. Отчеты этих типов называют связанными с источником данных. Основной отчет несвязанного отчета не использует в качестве источника данных таблицу или запрос. Тем не менее, содержащиеся в несвязанном отчете подчиненные отчеты должны опираться на источник данных. Несвязанные отчеты позволяют объединять подчиненные отчеты, связанные с независимыми таблицами или запросами.

Дата добавления: 2014-01-13