Форматы данных для числовых полей

Формат данных показывает способ отображения данных на экране. Для числовых полей присутствуют следующие форматы представленные в таблице 3:

Основной	(Значение по умолчанию). Числа отображаются так, как они были введены: Например: ######,## (3456 → 3456);
Денежный	Используется разделитель групп разрядов; используются настройки, заданные в диалоговом окне Язык и Стандарты (Панель управления Microsoft Windows) для отрицательных значений, символа денежной единицы, символов десятичного разделителя и разделителя десятичных разрядов. Например: ######,## р. (4325 → 4325р.)
Евро	Используется денежный формат с символом Евро вне зависимости от символа денежной единицы, определенного в диалоговом окне Язык и Стандарты (Панель управления Microsoft Windows).
Фиксированный	Выводится по крайней мере один разряд; используются настройки, заданные в диалоговом окне Язык и Стандарты (Панель управления Microsoft Windows) для отрицательных значений, символа денежной единицы, символов десятичного разделителя и разделителя десятичных разрядов. Например: ######,## (1,235 → 1,24); Продолжение таблицы
С разделителями разрядов	Используется разделитель разрядов; используются настройки, заданные в диалоговом окне Язык и Стандарты (Панель управления Microsoft Windows) для отрицательных значений, символов десятичного разделителя и разделителя десятичных разрядов. Например: ### ###,## (12 345 →12 345);
Процентный	Значение умножается на 100; добавляется знак процента(%); используются настройки, заданные в диалоговом окне Язык и Стандарты (Панель управления Microsoft Windows) для отрицательных значений, символов десятичного разделителя и разделителя десятичных разрядов. Например: ##,## % (0,137 → 13,7 %);
Экспоненциальный	Числа выводятся в экспоненциальной нотации. Например: #,##E+00 (12345 → 1,24E+04).
Специальные числовые форматы
. (точка)	Десятичный разделитель. Разделители выбираются двойным щелчком в диалоговом окне Язык и Стандарты (Панель управления Microsoft Windows)
, (запятая)	Разделитель групп разрядов
	Прототип разряда. Выводится цифра или 0
#	Прототип разряда. Выводится цифра или ничего не выводится
$	Выводится текстовая константа $
%	Процентный формат. Число умножается на 100 и к нему добавляется знак процента
E - или е -	Экспоненциальная нотация (перед отрицательными показателями степени выводится знак «минус», а перед положительным ничего). Например: 0.00E-00 или 0.00E00
E+ или е +	Экспоненциальная нотация (перед отрицательными показателями степени выводится знак «минус», а перед положительным знак «плюс»). Например:0.00Е+00

Специальные форматы могут состоять из нескольких частей: формат положительных чисел; формат отрицательных чисел; формат нулевых значений; формат пустых значений.

Пустое значение (Null) указывает на отсутствие данных. Это значение можно использовать для того, чтобы определить, вводились ли данные в поле.

Форматы данных для Мемо полей и Текстовых полей. Для построения Мемо полей и Текстовых полей используются следующие форматы представленные в таблице 4:

@	обязательный текстовый символ (знак) или пробел
&	необязательный текстовый символ (знак);
>	преобразует все символы (знаки) в прописные;
<	преобразует все символы (знаки) в строчные.

Символы @, & влияют на отдельные символы вводимых данных, символы <, > - на все. Например: формат поля для ввода номера телефона: (@@@)@@@-@@@. Введенный номер телефона 812120609 преобразуется в (812)112-0609.

Форматы данных полей Даты/Времени. Форматы данных полей Даты/Времени представлены в таблице 3.

Полный формат даты	(Значение по умолчанию). Если значение содержит только дату, то время не отображается; если значение содержит только время, то дата не отображается. Данный формат является комбинацией двух форматов: Краткий формат даты и Длинный формат времени. Например: 01.12.07 и 1:07:19
Длинный форма даты	Совпадает с настройкой «Полный формат» ЯЗЫК И СТАНДАРТЫ Windows) → 1 января 2007 г.;
Средний формат даты	Например: 2 -янв -2007 г.;
Краткий формат даты	Совпадает с настройкой Краткий формат задающийся в окне ЯЗЫК И СТАНДАРТЫ Windows)
Длинный формат времени	Совпадает с форматом времени, заданном на вкладке Время (Панель управления Microsoft Windows, диалогового окна Язык и Стандарты). Например: 20:58:20
Средний формат времени	Например: 20:59PM (12-ти часовой формат);
Краткий формат времени	Например:17:34
Специальные форматы Даты и времени
: (двоеточие)	Разделитель компонентов времени. Знак разделителя задается в диалоговом окне Язык и Стандарты.
/	Разделитель компонентов даты
с	Задает встроенный Полный формат даты
d	Номер дня месяца, состоящий из одной или двух цифр (1-31). Например: 1.02.07.
dd	Номер дня месяца, состоящий из двух цифр (01-31). Например: 01.03.07;
ddd	Сокращенное название дня недели (Пн - Вс).
dddd	Полное название для недели (Понедельник – Воскресенье);
w	номер дня в неделе (от 1 до 7);
ww	номер недели в году (от 1 до 53);
m, mm, mmm, mmmm	номера месяца аналогично дню;
q	номер квартала в году (1-4);
y	номер дня в году (1-366);
yy	последние две цифры номера года (01-99);
yyyy	полные номер года (0100-9999);
h, hh	Число часы;
n, nn	Число минуты;
s, ss	Число секунды;
AM/PM	12-часовой формат времени с добавлением прописных буквAM илиPM
am/pm	12-часовой формат времени с добавлением строчных буквam илиpm
AMPM	12-часовой формат времени;используется индикатор утро/день, выбранный в диалоговом окне Язык и Стандарты

Формат данных логического типа. Стандартные форматы: Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл/Выкл. Значению Истина соответствует числовое значение – 1 (не нуль), значению Ложь – 0.

Формат данных для поля Маска ввода. Позволяет упростить ввод данных, одновременно проверяя правильность вводимой информации. Символы масок ввода приведены в следующей таблице 4. Символы масок ввода, используются для числовых полей и полей типа дата/время.

	Любая цифра. Знаки «плюс» и «минус» недопустимы. Обязательно для заполнения
	Любая цифра или пробел. Знаки «плюс» и «минус» недопустимы. Обязательно для заполнения
#	Цифра, пробел, знаки «плюс» или «минус». Обязательно для заполнения
?	Любая буква или пробел. Заполнять не обязательно
А	Любая буква или цифра. Обязательно для заполнения
а	Любая буква, цифра или пробел. Обязательно для заполнения
С	Произвольный символ или пробел. Заполнять не обязательно
L	Любая буква. Обязательно для заполнения. Пример: >L<???????? иванов → Иванов иВАНОВ → Иванов
&	Произвольный символ или пробел. Обязательно для заполнения
<	Переводит символы справа в нижний регистр
>	Переводит символы справа в верхний регистр
	Означает, что символ, следующий за данным, отображается в том же виде, в каком указан в шаблоне. Например: Маска ввода номера телефона: “(812)-“000-00-00 или (999)000-0000. Символ указывает, что следующий символ следует выводить именно так, как он написан в маске.

Технология конструирования объекта «Таблицы»

Существует пять способов конструирования новой таблицы:

1. В режиме таблицы: данные вводятся в табличном режиме по строкам и столбцам. Имена полей определены по умолчанию ПОЛЕ1, ПОЛЕ2, ПОЛЕ 3 и т.д. Тип поля и длину поля Access определяет на основании введенных значений. Структура таблицы формируется в соответствии с введенными значениями и потом может быть модифицирована.

2. В режиме конструктора: здесь вначале создается структура таблицы, а затем таблица заполняется данными.

3. В режиме мастера таблиц: создание таблицы на основе имеющихся шаблонов из мастера баз данных.

4. В режиме мастера импортирования таблиц: создание таблицы на основе данных, импортируемых из внешнего источника.

5. В режиме мастера связи с таблицами. Этот мастер позволяет создать новую таблицу не импортированием данных из внешнего источника, а установкой связи с внешними данными из новой таблицы.

Создание структуры таблицы представляет: Определение имен полей, их типов и описаний; Определение свойств полей; Определение ключевого поля.

Определение имен полей, их типов и описаний. На Рис. 3 представлено окно MS Access с видом таблицы в режиме конструктора. Окно состоит из двух частей. В верхней половине окна размещается список полей таблицы, в нижней половине - свойства выделенного в верхней половине поля. Список полей содержит имена полей, их типы и описание.

Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя. Имя поля – это любая последовательность символов длиной не более 64 символов, за исключением символов.,!, ‘, [, ]. Не допускается также использование символов ASCII с кодами от 0 до 31 (управляющие символы). Имя не должно начинаться с пробелами. В именах полей можно использовать и строчные, и прописные буквы.

Типы данных определяют, какие данные будут храниться в поле.

Описание поля является необязательным элементом в структуре и содержит поясняющий комментарий к полю.

Определение свойств полей. Свойства полей данных определяют способ ввода и хранения данных в таблице, служат для повышения целостности и непротиворечивости данных.

Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице.

Индекс - это внутренняя служебная таблица, содержащая два столбца. Первый столбец содержит значения индексируемого поля, второй - адреса записей, имеющих это значение. Индексы позволяют осуществлять быстрый поиск строк с заданным значением индексного поля. Например, для поиска записей по полю Табельный номер соответствующей таблице нужно создать индекс для этого поля. Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле.

Ключ - однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.

Ключ подтверждает полномочия на доступ к данным. Для определения ключа выделяется, одно поле или несколько полей, которые точно идентифицируют запись, и на панели инструментов нажимается кнопка «Ключ» с изображением ключа (логотип Access).

Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблицы.

Технология установки связей между таблицами.

MS Access устанавливает связи между таблицами, участвующими при создании форм, запросов, отчетов.

Для осуществления одновременной выборки данных из нескольких таблиц, их следует связать между собой. Связать можно только те таблицы, которые содержат поля с одинаковыми значениями. Имена этих полей могут не совпадать, однако обязательно должны совпадать типы данных, длины полей, а главное, значения.

Связь устанавливается на схеме данных (Рис.5). Схема данных строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить целостность взаимосвязанных данных.

Access позволяет устанавливать связи следующих типов:

Access позволяет устанавливать не только связи между таблицами, но и правила, определяющие условия взаимодействия между таблицами, и поддерживающие целостность данных.

Одна из связанных таблиц является базовой, а вторая – подчиненной.

При создании связи таблиц определяется необходимость поддержания целостности данных. Если необходимо поддерживать целостность данных, то Access требует жесткого соответствия между базовыми и подчиненными записями. При создании связи можно и не накладывать условие целостности данных, тогда в структуре базы могут присутствовать базовые записи без подчиненных и наоборот.

MS Access создает связи определенного типа в зависимости от значений связанного поля базовой таблицы. Если связанное поле базовой таблицы не индексировано, то Access не может установить природу связи, и такая связь описывается, как «не определено».

Если связанное поле базовой таблицы индексировано, то тип связи определяется в соответствии со следующими правилами:

§ если связанное поле подчиненной таблицы содержит только уникальные значения, то имеет место связь типа «1 — 1»

§ если в подчиненной таблице содержатся повторяющие значения в связанном поле, то имеет место связь типа «1 — ∞».

Схема данных отображается в окне «Схема данных», в котором таблицы представлены списками полей, а связи линиями между полями.

Для того, чтобы вызвать окно "Схема данных" можно выполнить команду Сервис/Схема данных и щелкнуть по кнопке инструментальной панели с соответствующим названием.

Добавить таблицу на схеме данных можно щелчком правой клавиши и выбрать в контекстном меню пункт "Добавить таблицу". Или выполнить команду Связь/Добавить таблицу или щелкнуть по кнопке с таким названием на инструментальной панели «Связь».

В окне «Схема данных» отдельные таблицы можно скрывать и отображать. Для установки связи между таблицами следует перетащить поле базовой таблицы в поле подчиненной таблицы. В появившемся окне «Связи» щелкнуть по кнопке «Создать».

Для устанавливаемой связи следует задать параметры.

В окне «Связи» можно изменить связь, если она была установлена неверно, выбрав в списках полей связываемых таблиц нужные поля.

Обычно следует включать поддержку целостности данных с помощью флажка «Обеспечение целостности данных». Если такая установка произведена, то становятся доступными параметры «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».

Если поле ключа в первичной таблице является полем связи между таблицами, то указанные опции должны быть выбраны для всех связей.

Если включена поддержка целостности данных в установленной связи, то на схеме линия типа «1 — ∞»изображается более жирной.

Технология ввода данных в таблицы и их редактирование.

Ввод данных в таблицы и их редактирование ведется в режиме таблицы. В режиме таблицы данные отображаются в строках и столбцах. Строки (записи) таблицы в зависимости от выполняемых операций помечаются маркерами.

! («карандаш») – маркер редактируемой записи;

Æ - маркер блокированной записи при работе в многопользовательском режиме;

Последняя запись таблицы всегда пустая и помечена маркером новой записи.

Ввод данных осуществляется после установки курсора в поле таблицы. При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка данных типов: числовой, денежный, дата/время, логический. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля «Условие на значение». Для ввода в поле текущей записи значения того же поля предыдущей записи следует нажать комбинацию клавиш «CTRL + ’ (апостроф)», для ввода текущей даты – «CTRL +;» для ввода текущего времени – «CTRL +:».

Сохранение введенной записи выполняется автоматически при переходе к другой записи или при закрытии таблицы.

Технология обработки данных в режиме таблицы

Изменить порядок следования полей в режиме таблицы. Для этого необходимо выделить столбец или группу столбцов и перетащить их в нужное место

Изменить ширину поля. Это можно сделать командой Формат/Ширина столбца или перетаскиванием правой границы столбца (указатель мыши должен принять вид крестика с двунаправленной стрелкой (¬½½®).

Изменить высоту записи. Это действие можно выполнить командой Формат/Высота строки или перетаскиванием верхней границы строки таблицы.

Изменить шрифт отображения данных с помощью команды Формат/Шрифт.

Столбцы таблицы можно скрывать и отображать.

Сортировка записей. Если установлен первичный ключ, то записи таблицы автоматически упорядочиваются в соответствии со значением первичного ключа. Сортировка записей может выполняться по одному или нескольким полям. Для этого необходимо установить указатель в поле на уровне любой записи или выделить один или несколько столбцов и выполнить команду Записи/Сортировка по возрастанию (по убыванию) или воспользоваться кнопками панели инструментов.

Для восстановления первоначального порядка расположения записей следует выполнить команду Записи/Удалить Фильтр.

Фильтрация записей. Способ быстрого отбора записей таблицы в соответствии с заданным критерием. Различают фильтры трех видов:

Фильтр по выделенному фрагменту отбирает записи таблицы на основании текущего выделения (выделяется значение поля).

«Исключить выделение» позволяет произвести отбор всех записей, кроме тех, которые удовлетворяют критерию отбора по выделенному.

«Изменить фильтр» позволяет сформировать критерий отбора, используя для формирования условий отбора значения полей и связывая условия отбора логической операцией «ИЛИ».

«Расширенный фильтр» позволяет сформировать критерий отбора в окне команды, связывая условия отбора операциями «И» и «ИЛИ». В результате выполнения команды появится окно расширенного фильтра для формирования условия отбора (фактически запроса).

«Применить фильтр» позволяет выполнить отбор записей на основании критерия отбора.