Отправка исходящих документов

Движение документов задается резолюцией руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители, сроки исполнения.

Для ускорения движения документа осуществляют предварительное рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя этап рассмотрения руководителем.

Предварительное рассмотрение и распределение документов это:

- отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;

- направление документов, не требующих резолюции руководителя, в структурные подразделения исполнителям.

Исполнение документа предусматривает следующее:

Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону 142-345 с начальником отдела № 4 Ивановым А.П. – дата – личная подпись).

Документы, требующие письменного ответа – исходящие:

1 Сбор и обработка информации

2 Подготовка проекта документа

3 Согласование, визирование

4 Перепечатка, подписание

5 Регистрация и отправка.

Исполнение документа предусматривает следующее:

4 Регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке.

- Проект документа согласовывается и визируется.

-Документ перепечатывается с учетом сделанных замечаний и передается на подпись руководителю.

- Документ регистрируют, снимают с контроля, передают для отправки в службу делопроизводства. На документ, рассылаемый более, чем в 4 адреса исполнитель готовит список рассылки документа.

- Поступивший документ и копию отправленного документа подшивают в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении (реквизит 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Внутренние документы проходят те же этапы, что и исходящие.

Документы, не требующие письменного ответа:

Инструкции, решения, приказы, письма вышестоящих организаций поступают для ознакомления. Визы ознакомления с документом проставляют в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления.

Документы, отправляемые организацией, передаются почтой и электрической связью.

При отправке документов почтовой связью они проходят следующие этапы движения:

1 Сортировка

2 Упаковка

3 Оформление почтового отправления и сдача в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем.

Правила отправки исходящих документов:

1 Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о категории отправления.

2 Документы должны быть правильно оформлены; иметь указанные в документе приложения; даты подписания, регистрации и отправки. Количество экземпляров документа должно соответствовать количеству адресатов.

3 Неоформленные документы возвращаются на доработку.

4 На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки.

5 Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного.

6 Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Документ для отправки факсимильной связью передается исполнителем вместе с заявкой, подписанной руководителем структурного подразделения (если централизованная отправка). Документ учитывается в журнале. Подлинник возвращается исполнителям с пометкой о времени отправки.

Дата добавления: 2014-01-11