Системы электронного документооборота предприятия

Информационные технологии в управлении предприятием

Лекция 3

Вопросы:

1. Системы электронного документооборота предприятия.

2. Базы данных и знаний.

3. Информационные угрозы. Цели и объекты защиты информации

В управлении современным предприятием кроме сектора функцио­нальных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов.

Документы — это носители информации о деятельности фирмы.

Таким образом, авто­матизация -делопроизводства и организация документооборота стано­вится эффективным средством достижения целей компании в произ­водственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информацион­ные технологии построены на разных концептуальных уровнях, пред­назначены для разного типа предприятий и решаемых задач.

Система ОРТIМА-WorkFlow Эта система предназначена для управ­ления процессами создания, обработки, поиска, тиражирования и хра­нения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. ОРТIМА-WorkFlow нормализует ра­боту с документами, циркулирующими на предприятии. Это тот ин­струмент, посредством которого можно управлять громоздкой и слож­ной системой документооборота. Внедрение этой системы может решить следующие задачи:

• повышение производительности труда;

• сокращение времени, затрачиваемого на принятие управленчес­ких решений;

• улучшение исполнительской дисциплины и снижение влияния индивидуальных характеристик персонала на выполнение процес­сов обработки документов;

• организация единого централизованного хранилища документов с оптимальной структурой;

• надежность защиты конфиденциальных данных.

, хищения и умышленной порчи документов.

Рассмотрим основные функциональные возможности ОРТ1МА-

• полнофункциональная маршрутизация и средства описания сце­нариев движения документов — графический редактор для форми­рования технологических маршрутных схем с помощью описаний движения документов и технологических операций на этапах работы с этими документами. Это инструмент для создания моде­лей, стандартизации и оптимизации регулярно выполняющихся процессов обработки типовых документов. По существу, это разновидность САSЕ-технологии (см. разд. 13.3). Таким образом, однажды созданная схема становится основой для автоматизации и управления выполнением различными исполнителями цепочки взаимоувязанных работ;

• контроль соблюдения требований к работе с документами —
сравнение нормативных и реальных данных на конкретном техно­
логическом этапе выполнения работ. На базе результатов такого
сопоставления осуществляется контроль за ходом выполнения
процессов и определяется вся необходимая для принятия управля­
ющих решений информация;

контроль исполнения поручений — создание документа специа­лизированного формата «документ на контроле», помещаемый на «Электронную доску объявлений». Эти документы доступны исполнителям только в той части, в которой эти исполнители задействованы. Исполнители могут не только ознакомиться с со­держанием подлежащего исполнению поручения, но и внести непосредственно в документ сведения о ходе исполнения, фактах обращения к контролеру, отметить выполнение поручения и т.д. Документ не рассылается в адрес всех упомянутых в нем контроле­ров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уве­домлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, а также механизма сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти ме­ханизмы полностью интегрированы с современными приложени­ями пользователей MS Outlook и МS Ргоjесt;

динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации — механизмы настройки процедуры обработки документа или метода его регистрации. Это позволяет оперативно отслеживать изменения методологии и стандартов ве­дения делопроизводства, подстраиваться под специфику любого нового типа документов, динамически наращивать нормативно-справочные данные, оптимизировать процедуры документооборота/

создание любых форм отчетности и полное присоединение разра­ботанных макетов отчета к системе при помощи программного модуля Seagate Crystal Report — создание различных форм отчетно­сти. Каждый новый макет отчета добавляется к системной библио­теке отчетов. При этом могут быть определены права его использо­вания конкретными пользователями. Выполнение отчета может быть инициировано непосредственно с АРМ пользователя.

работа в распределенных корпоративных сетях — поскольку хра­нение объектов обработки организовано в системе на базе исполь­зования современного почтового сервера MS Exchange, то процесс обработки документов становится единым и прозрачным для всех пользователей системы, независимо от территориального распо­ложения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и ис­пользуемых видов связи. Для совместной многоэтапной обработки документов исполнителями, находящимися на разных территори­ях, не требуется их постоянное присутствие или прямое общение. Система обладает средствами для того, чтобы каждый исполнитель вовремя выполнил свою работу;

индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользова­теля — интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть легко настроены в соответствии с требованиями к конкрет­ному рабочему месту и конкретным должностным обязанностям пользователя системы документооборота.

Система БОСС-Референт. Разработана компанией АйТи на платформе Lotus Notes/Domino и пред­назначена для автоматизации бизнес-процессов, связанных с электрон­ным документооборотом, делопроизводством и постановкой работы офиса. Система БОСС-Референт ориентирована на удовлетворение по­требностей разных категорий сотрудников как государственных, так и коммерческих организаций вне зависимости от масштаба деятельности.

Платформа Lotus Notes/Domino, используемая системой БОСС-Референт, стала симбиозом клиент-серверной СУБД, управляющей распределенными документоориентированными БД коллективного доступа, и электронной почты корпоративного масштаба. Lotus Notes/Domino обеспечивает также календарное планирование, прове­дение конференций в реальном времени, реплицирование данных и защиту информации, разработку и внедрение прикладных систем для коллективной работы и интеграции с реляционными СУБД и ЕRР-системами, а также возможность применения интернет- и веб-технологий. Система БОСС-Референт обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

• автоматизация документационного обеспечения управления:

^ обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонден­ции;

^ формирование и исполнение поручений;

^ контроль исполнительской дисциплины; ^ согласование документов;

^ информирование и сбор мнений сотрудников;

^ контроль договоров;

^ поддержка защищенного документооборота;

• автоматизация деловых процедур, обеспечивающих эффективную
работу офисов:

^ обеспечение работы сервисных служб;

-заказ пропусков, организация совещаний и др.

• создание единого информационного пространства организации:
^ поддержка взаимодействия рабочих групп;

^ маршрутизация и доставка информации;

^ поддержка задач управления знаниями;

^ структурированное хранение, управление доступом и поиск ин­формации;

^ формирование широкого спектра отчетов по любым БД Lotus Notes с помощью генератора отчетов Report`Man;

• высокотехнологичная архитектура:

^ самостоятельная адаптация СДОУ к любым изменениям струк­туры организации;

Примером другой системы электронного документооборота является программа «1С: Электронный документооборот». Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Дата добавления: 2014-01-13