Назначение офисных программ

Возможности MS Office. Создание и обработка электронных док-тов

Для выполнения основных задач компьютерной обработки данных в современных офисах целесообразно использовать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного обслуживания. Программы в них имеют общий пользовательский интерфейсиединообразные подходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т. д.

В настоящее время на рынке прикладных офисных программных продуктов доминируют пакеты фирмы Microsoft Office. Последние версий этих офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Интернет. Несмотря на большое число различных приложений в составе пакета, все они в совокупности образуют единое целое. Для каждого из приложений MS Office характерно наличие следующих отличительных признаков:

совместимость по данным;
унифицированный интерфейс;
единые средства программирования.

Комплект Microsoft Office поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений. Основные приложения Microsoft Office:

Word	Текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;
Excel	Табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений;
Access	Система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;
Power Point	Система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
Outlook	Менеджер персональной информации, предназначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;
FrontPage	Система редактирования Web-узлов, предназначена для создания и обновления Web-узлов; *) начиная с 2007 г. Microsoft приняла решение исключить это приложение из Office и прекратить его разработку. В Microsoft Office 2007 программа FrontPage была заменена на Microsoft SharePoint Designer.

Photo Draw	Графический редактор, предназначенный для создания и редактирования рисунков и деловой графики;
Publisher	Настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;
Visio	Редактор деловой графики

Вспомогательные приложения Microsoft Office Используются для создания и включения в базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

MS Graph	предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;
MS Equation Editor	предназначен для создания и редактирования научных формул;
MS Office Art	графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок-схем и т. д.;
MS Word Art	предназначен для создания и красочного оформления заголовков и других элементов текста;
MS Photo Editor	предназначен для обработки и преобразования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;
MS Clip Gallery	предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;

Документы Microsoft Office Единица данных самого верхнего уровня структуризации в Microsoft Office называется документом. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какая информация в них хранится. Как правило, документы разных типов обрабатываются разными приложениями Microsoft Office. Основные типы документов, с которыми работают программы Microsoft Office:

Наименование	Расширение	Приложение	Краткое описание
Текстовый документ	.doc	Word	Основной тип документов Word. Содержит форматированный текст, т.е. текст с дополнительной информацией о шрифтах, отступах, интервалах и т.п., а также рисунки, таблицы и другие элементы
Рабочая книга	.xls	Excel	Основной тип документов Excel. Содержит данные различных типов: формулы, диаграммы и макросы
База данных	.mdb	Access	Основной тип документов Access. Содержит как собственно базу данных, то есть совокупность таблиц, так и соответствующие запросы, макросы, модули, формы и отчеты
Презентация	.ppt	Power Point	Основной тип документов PowerPoint. Содержит презентацию, состоящую из набора слайдов, заметок выступающего, раздаточных материалов и другой информации
Публикация	.pub	Publisher	Основной тип документов Publisher, содержит форматированный текст, рисунки, таблицы и т.п.
План проекта	.mpp	Project	Основной тип документов Project. Содержит календарный план проекта, описание задач, ресурсов и их взаимосвязи