При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові

Прийняття, реєстрація та розподіл документів

Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

прийом вхідної кореспонденції;

обробка та реєстрація документів;

контроль виконання документів;

обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

Документообіг здійснюється у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники установ та їх структурні підрозділи, спеціалісти тощо) і пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машбюро, канцелярія тощо).

Прийняття документів на зберігання має на меті забезпечення їх зберігання. Це гарантовано реалізацією принципу таємниці вчинення нотаріальних дій та відповідальністю нотаріуса за збереження прийнятих документів.

Документи, що надійшли до установи, проходять такі етапи:

• первинна обробка;

• попередній розгляд;

• реєстрація;

• розгляд документів керівництвом;

• направлення для виконання;

• контроль за виконанням;

• виконання документів;

• підшивка документів до справ.

Прийняття документів:

Документи надходять до установи:

- від спеціалізованих підрозділів;

- від установ зв’язку;

- від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;

- від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

- вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;

- наявність реєстраційно– контрольних карток до цих документів;

- відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

- з’ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;

- при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення згідно резолюції;

- після перевірки документ передати керівникові;

- повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії або секретарем.

Як правило, у канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто". У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Документи, що надійшли до установи у вигляді службових листів, підлягають попередньому розгляду, який здійснюється керівником канцелярії або секретарем. Вхідні документи можуть бути доставлені поштою, з кур'єром, у вигляді факсимільного або електронного повідомлення.

Дата добавления: 2014-01-11