Организация общения

Общение отличает то, что в его процессе информация не только передается, но и формируется, уточняется и изменяется. Каждый руководитель заинтересован в том, чтобы информация была не просто принята собеседником, но и достигла главной цели. Поэтому менеджер должен организовать общение. Слагаемыми организации общения являются его цель, подготовка, непосредственное общение, решение.

Цель общения.

Процесс общения начинается с формулировки идеи. Практика показывает, что многие идеи не реализуются лишь потому, что у менеджера нет ясности и продуманности постановки вопроса.

Подготовка к общению.

На данном этапе анализируются участники общения (мужчина, женщина, темперамент, характер, уровень профессиональной подготовки и др.), тема и оценивается сложившаяся ситуация.

Важно не только оценить своего будущего собеседника и сложившуюся ситуацию, но и продумать манеру своего поведения, чтобы эффективно управлять им.

При подготовке к общению руководитель должен выбрать место общения. Если менеджер хочет подчеркнуть власть и свое превосходство, то беседа должна проходить в его кабинете. Если же руководитель желает добиться хорошего контакта с подчиненными и его поддержки, встреча должна проходить на его территории.

При общении немаловажную роль играет расстановка мебели. В типичном кабинете руководитель сидит за большим столом, а место для посетителей расположено через стол от него. Это подчеркивает власть сидящего за большим столом, что символизирует неравенство при общении. Поэтому для устранения чувства неравенства предпочтительны столы круглой формы.

Определение стратегии и тактики общения.

На этом этапе следует определить главную и второстепенные цели общения. Чем можно и чем нельзя пожертвовать в определенных обстоятельствах, что можно отдать, чтобы получить большую прибыль.

Выбор возможных альтернатив.

Нужно продумать, как вы будете себя вести в случае, если ваш партнер:

во многом с вами согласится;

решительно возразит и перейдет на повышенный тон;

сделает вид, что согласен с вашим предложением;

никак не прореагирует на вашу идею.

Процесс непосредственного общения.

Общение начинается с создания контакта. Это связано с преодолением определенного психологического барьера, который для некоторых кажется непреодолимым. Основные задачи начальной стадии общения:

Установление контакта. Модно задать общепринятые вопросы: «Как долетели? Как
самочувствие?» и т.д.

Создание приятной атмосферы для общения - удобная мебель, чай, кофе и т.д.

Привлечение внимания - акцентируйте внимание на вещах, которые больше всего

ценит собеседник.

Пробуждение интереса к беседе. Найдите такие моменты в вашей идее, которые
неизвестны собеседнику, но важны для обоих.

Передача (получение) информации логически продолжает начало беседы и одновременно является барьером для перехода к фазе аргументации. Цель этой части общения состоит в следующем:

Сбор специальной информации по проблемам и пожеланиям собеседника.

Выявление мотивов и целей собеседника.

Передача собеседнику запланированной информации.

Анализ и проверка позиций собеседника.

Особую сложность в процессе общения составляет проблема умения слушать. Восточная мудрость гласит: «Истина лежит не на устах говорящего, а в ушах слушающего». Рекомендации менеджеру по умению слушать собеседника.

a. Когда слушаете, делайте пометки на бумаге.

b. Исключите то, что отвлекает ваше внимание.

c. Научитесь находить в беседе то, что вам ценно.

Когда вы слушаете, спросите себя: «В чем цель говорящего? В чем моя цель как
слушателя?»

Когда слушаете нельзя готовить следующий вопрос.
Сконцентрируйте внимание на сути вопроса.
Аргументация.

В этот момент необходимо продумать вопросы, которые вы будете задавать, а также возможные варианты ответов на них. Также следует просчитать вопросы, которые может задать вам ваш партнер по общению.

С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позиции и мнение своего собеседника. Аргументы должны быть простые, ясные и корректные, темп аргументаций следует выбирать с учетом темперамента собеседника. Решение - заключительный элемент процесса общения. Проводятся общие и частные итоги беседы, оговаривается полученный результат.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дайте понятие определению «общение».

2. Что рекомендуется проводить на этапе

2. Что включает в себя процесс непосредственного контроля?

Дата добавления: 2014-01-14