Слайд 10)

Общий вид показателя: П = (РП1, РП2,…РПn, РО),

где РП – реквизиты- признаки;

РО – реквизит – основание.

Над показателями выполняются следующие операции:

§ арифметические,

§ текстовые (редактирование),

§ логические (выборка, поиск),

§ операции отношения (группировка).

Классификацию показателей можно проводить по трем признакам:

1. объект, его наличие;

2. состояниеобъекта;

3. единицаизмерения.

1. По признаку «объект» показатели дифференцируются по отражаемым структурным единицам.

Пример: продукты, товары, организации и т.д.

2. По признаку «состояние объ екта» показатели делятся на:

- статические, отражающие объект во времени;

Пример: площадь, численность работающих, число станков.

- динамические, характеризующие процессы, изменения в течение определенного времени;

Пример: баланс рабочего времени, рост производительности труда.

3. По «характеру единиц измерения» выделяют показатели:

§ абсолютные (полученные прямым подсчётом),

§ относительные (полученные на основе других - материалоёмкость, фондоотдача).

Из показателей и сообщений собираются составные образования более высокого уровня информационные образования (информационные совокупности). Именно их совокупность наиболее полно определяет и составляет необходимое информационное обеспечение всей системы.

2. Структура документа.

Документ является основным носителем информации, обрабатываемой на АРМ в ИС. Он состоит из логиче­ски связанных реквизитов и представляет собой структуру информационных элементов, предназначенных для восприятия человеком.

Документ - информационный объект автоматизированных систем обработки данных. Каждый документ имеет определенную форму (макет или структуру).

Формадокумента (макет или структура) - совокупность элементов данных, образующих документ, их отношения и некоторые свойства; определяет расположение и формат значений реквизитов.

Физическаяформапредставления связана с выбранным типом носителя (бумажный, машинный), хотя общим для любых документов остается состав самой формы.

Типоваяформадокумента содержит части (Слайд 11):

§ заголовочную;

§ содержательную;

§ оформляющую.

Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, идентифицирующие, форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся:

§ на­именование ИС (наименование АРМ),

§ название документа,

§ код формы,

§ код документа или другой идентификатор экземпляра документа.

Содержательная часть формы документа может иметь различное представление:

§ сплошной текст или

§ анкета (для реквизитов задается значение) или

§ таблица простой или сложной структуры данных (содержит детальные и итоговые строки) или

§ комбинированная форма.

Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие правовую силу:

§ дата составления документа,

§ подписи лиц, удостоверяющих до­кумент.

При обработке информации традиционным является деление документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вы­числительной техники и программ.

3. Типы документов.

(Слайд 12)

Жизненный цикл документа — это интервал времени от момента создания (руч­ным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа - до­кументооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.

Согласно длительности жизненного цикла различают:

§ документы длительного срока пользования, содержат нормативно-справоч­ную или иную условно-постоянную информацию, сохраняющую свою акту­альность для многократного решения задач;

§ документы короткого срока использования, содержат оперативную информацию, актуальную для однократного решения задач.

В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и произ­водные, содержащие результаты её обработки.

В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают:

§ нормативные,

§ плановые,

§ учётные,

§ расчётные,

§ аналитические,

§ и дру­гие виды документов.

По каждой функции управления или предметным облас­тям существует набор форм документов, в том числе унифицированных.

Уни­фицированные формы документов обеспечивают:

o сокращение многообразия форм документов для функций управления;

o использование минимально необходимого состава реквизитов в форме доку­мента;

o соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

В общем случае основной формой организации информации на машинных носителях является база данных (БД), функционирующая под управлением системы управления базой данных (СУБД).

4. Электронные документы.

Развитие ИС, как системы взаимодействующих АРМ, связано с внедрением в управленческую деятельность новой фор­мы представления информации — электронных документов на машинных носи­телях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения, имеющие различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранят­ся как файлы на машинном носителе.

Согласно Федераль­ному закону № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифро­вой подписи», электронным является документ, в котором информа­ция представлена в электронно-цифровой форме. (Слайд 13)

Т.е. под электронным документом (ЭД) понимается структури­рованный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на жестком диске компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрацион­ная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих пе­речень необходимых данных о нем.

Следует различать понятия:

• Неформали­зованный(произвольный)электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.

o Служебный (официальный) электронный документ - записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают сле­дующими преимуществами (Слайд 14):

· более низкая стоимость и время передачи электронного докумен­та из одного места в другое;

· более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

· более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

· возможность контекстного поиска;

· новые возможности защиты документов;

· упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможно­стями;

· принципиально новые возможности представления ЭД. Доку­мент может иметь динамичное содержание (например, аудио-,видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документо­оборота (Слайд 15):

· соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

· распределенность;

· масштабируемость;

· модульность;

· открытость;

· переносимость на другие аппаратные платформы.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов (Слайд 16):

§ идентификационный код источника;

§ электронная подпись автора документа;

§ код формы документа;

§ номер документа;

§ дата, время создания или модификации документа.

4.1. Технологии создания электронных документов

Создание электронных документов осуществляется различным образом (Слайд 17):

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца.

2. Сканирование немашинного документа, создание файла графического типа (форматы TIF, PDF и др.), распознавание графических символов и их преобразование в стандартный формат машинного доку­мента.

3. Программный способ создания машинного документа, в том числе вставка в документ внедрённых или связанных объектов согласно технологии OLE (Object Linking and Embedding technology - Технология связывания и внедрения объектов) — объектно-ориентированная архитектура взаимодействия прикладных процессов, разработанная корпорацией Microsoft.

4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный доку­мент, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать неза­висимо от основного документа либо интегрироваться с основным докумен­том.

5. Сообщения электронной почты, сохраняемые в виде электронного документа, а также документы, приходящие по Интернету, или по корпоративной сети фирмы.

Структура электронного документа может быть описана через логическую и макетную структуры, каждая из которых имеет свою схему. (Слайд 18).

Логическая структура, как правило, имеет иерархическую структуру, описывает документ в логических понятиях и не зависит от формы его представления на физическом носителе.

В логической структуре документа определяются его смысловые компоненты и отношения между ними:

· авторские данные (автор, место работы),

· аннотации,

· оглавление,

· главы,

· разделы,

· параграфы,

· рисунки, сноски,

· приложения.

На втором уровне определены элементы, повторение которых отражено на рисунке пунктирным контуром. Нижний уровень характеризует конкретные блоки содержания документа.

Макетная структура документа (Слайд 19) содержит описание документа в терминах физических единиц (страниц, полос, колонок, рамок для рисунков, форм таблиц и т.д.). Элементы макетной структуры данных определяют физическую область для размещения содержания документа и правила отображения в этой области информационной части документа.

4.2. Системы управления электронными документами

Работа с документами, в т.ч. с электронными, требует создания систе­мы управления документами и документооборотом в масштабе ИС. Эта система охватывает все этапы жизненного цикла документов: создание, хране­ние, поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа.

Система управления электронными документами (Electronic Docu­ment Management Systems, EDMS) — это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопле­ния, хранения, обработки и пересылки электронных документов. (Слайд 20)

Классификация систем управления электронными до­кументами (Слайд 21)

1. Системы управления документами (Document management systems) (Слайд 22):

· обеспечивают поддержку документов различных форматов с при­менением широкого набора библиотечных служб;

• акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению;
• сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;
• выполняют автоматическое архивирование документов.

2. Системы автоматизации делопроизводства (САД) - термин «система автоматизации делопроизводства» имеет русское происхождение и не имеет аналога за рубежом. Идеология САД основана на правилах и традициях российского делопроизводства, то есть они не просто учитывают его специфику, но жестко к ней при­вязаны. (Слайд 23)

В России сложилась единая технология работы с управленческими документами, формирующая так называемую государственную систе­му документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Российская модель делопроизводства имеет следующие основные особенности:

· регистрация документов;

· централизованный контроль исполнения документа с самого мо­мента его утверждения или поступления в организацию;

· единые нормы документооборота.

В отличие от западной практики, в российской практике, документ ставится на контроль сразу же после поступления в организацию, для входящих документов, или после его утверждения, для исходящих и внутренних документов. В системе учета отслеживается связь между документа­ми (письмо — ответ, документ на контроле — отчет по исполнению и т.д.). Таким образом, имеется принципиальная возможность (хотя иногда весьма трудно реализуемая) отследить маршрут любого доку­мента, поступившего или созданного в органе государственного или муниципального управления. Важной особенностью российского де­лопроизводства является наличие единых и детально регламентиро­ванных правил работы с управленческими документами в организа­циях независимо от их сферы деятельности.

Дата добавления: 2014-01-14