Вычисление итоговых значений

Создание вычисляемых полей

Предположим, что мы хотим вычислить затраты на покупку товара каждого наименования для клиента Орехова.

МА позволяет не только включать в запрос поля из базовых таблиц и запросов, но и создавать вычисляемые поля с помощью выражений.

Чтобы создать вычисляемое поле и присвоить ему имя:

1. В пустую ячейку в строке «Поле» введите выражение, которое должно содержать операнды и операторы. Если в качестве операндов используются имена полей, заключённые в квадратные После нажатия клавиши ENTER или перемещения курсора ввода вычисляемому полю будет присвоено стандартное имя «Выражение1:» (обратите внимание на двоеточие).

2. Для переименования поля следует заменить «Выражение1:» более осмысленным именем, например, «Полная стоимость».

Откорректируем запрос следующим образом:

Поле:	Тип	Название	Количество	Цена	[Цена]*[Количество]	ФИО
Сортировка:
Вывод на экран	+	+	+	+
Условие отбора						Орехов Виктор Павлович
или

Предположим, что мы хотим выяснить сколько единиц каждого товара заказано.

Для выполнения вычислений над группами записей следует использовать итоговые ( или групповые) запросы.

Чтобы выполнить вычисления над всеми записями таблицы:

1. Создайте запрос и перенесите поля, в которых следует выполнить вычисления. (при создании итогового запроса нельзя использовать звездочку (*) для переноса полей).

2. Выберите «Групповые операции» в меню «Вид» (или нажмите кнопку «Групповые операции» на панели инструментов.

3. В ячейках «Групповые операции», соответствующих каждому полю, выберите тип вычислений.

4. Для вывода на экран полученного набора записей нажмите кнопку «Режим таблицы» на панели инструментов.

Функции, которые можно использовать в МА для вычислений групповых запросов. (наиболее часто встречающиеся)

Тип вычислений	Назначение
Sum	Сумма значений в поле
Avg	Среднее значение в поле
Min	Наименьшее значение в поле
Max	Наибольшее значение в поле
Count	Число значений в поле (пустые значения не учитываются)

Запрос будет выглядеть так:

Таблицы Заказы, Товары, связь - поле Код товара.

Поле:	Тип	Название	Характеристика	Количество
Групповая операция	Группировка	Группировка	Группировка	Sum
Сортировка:
Вывод на экран	+	+	+	+
Условие отбора
или

Построитель выражений. Используется при создании вычисляемых полей или при задании сложного критерия отбора.

Окно «Построитель выражения» вызывается одним из следующих способов:

	Нажать кнопку «Построить» на панели инструментов;
	В открытом окне Конструктора (форм, запросов, отчетов, фильтра) щелкнуть правой кнопкой мыши строку «Условие отбора» и выбрать команду «Построить»
	В строке свойств «Данные» нажать кнопку «Построитель»

Окно «Построитель выражений» включает в себя 3 области.

	В верхней части окна построителя расположено поле выражения. Ниже находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения и их последующей вставки в поле выражения. Допускается непосредственный ввод части выражения в поле выражения.
	В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будут выведены все операторы выбранного типа.
	В нижней части окна построителя находятся три поля.
		В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы, операторы и общие выражения.
		В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.
		В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных левым и средним полями. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.

Примечания

	Чтобы новые имена полей появились в построителе выражений, следует предварительно сохранить таблицу или запрос, содержащие такие поля.
	Если функция или объект не выводятся в нижней части построителя выражений, то это значит, что их использование недопустимо в позиции, из которой был вызван построитель. Например, нельзя ссылаться на другое поле или элемент управления в условии на значение для поля в режиме конструктора таблицы, таким образом папки Таблицы, Запросы, Формы и Отчеты не доступны при запуске построителя выражений из ячейки для свойства поля Условие на значение (ValidationRule) в режиме конструктора таблицы.
	При вставке идентификатора в выражение построитель вставляет только те его части, которые требуются в текущем контексте. Например, при запуске построителя выражений из окна свойств формы «Клиенты» и вставке идентификатора для свойства Вывод на экран (Visible) будет вставлено только имя свойства: Visible. При использовании данного выражения вне контекста формы необходимо включать полный идентификатор: Forms![Клиенты].Visible.

Поиск нужных элементов начинается с левой области. Списки объектов в левой, средней и правой областях имеют иерархическое подчинение.

Последовательность вставки элемента выражения в верхнее поле ввода:

1) в левой области выбрать необходимую папку и открыть ее для выбора нужного объекта (элемента);

2) выбрать объект из той папки, где он находится;

3) последовательно в средней и правой областях выбрать нужный элемент и перенести его в поле ввода выражения (верхняя часть окна) кнопкой «Вставить» или дважды щелкнуть элемент мышью;

4) в зоне кнопки операторов выбрать нужный оператор и щелкнуть мышью для переноса его в создаваемое выражение;

5) после формирования нужного выражения нажать кнопку «ОК».

Примечание. Если вычисляемое поле создается вручную (без построителя выражений), то имена полей следует заключать в квадратные скобки.

После закрытия построителя выражений или набора выражения вручную вычисляемому полю будет присвоено стандартное имя «Выражение1:». Желательно изменить это имя на более осмысленное. Для этого поставить курсор ввода в бланке запросов к имени «Выражение1:» и написать новое имя поля.

Дата добавления: 2014-01-14