Створення бази даних. Етапи проектування

Створення БД починається з проектування. Етапи проектування БД:

• дослідження предметної області;

• аналіз даних (сутностей та їх атрибутів);

• визначення відносин між сутностями і визначення первинних і вторинних (зовнішніх) ключів.

У процесі проектування визначається структура реляційної БД (склад таблиць, їх структура та логічні зв'язки). Структура таблиці визначається складом стовпців, типом даних і розмірами стовпців, ключами таблиці.

До базових понять моделі БД «сутність - зв'язок" відносяться: сутності, зв'язки між ними та їх атрибути (властивості).

Сутність - будь-який конкретний або абстрактний об'єкт у розглянутій предметній області. Сутності - це базові типи інформації, які зберігаються в БД (в реляційній БД кожної суті призначається таблиця). До сутностей можуть ставитися: студенти, клієнти, підрозділи і т.д. Екземпляр сутності і тип сутності - це різні поняття.

Поняття тип сутності відноситься до набору однорідних особистостей, предметів або подій, що виступають як ціле (наприклад, студент, клієнт і т.д.). Екземпляр сутності відноситься, наприклад, до конкретної особистості в наборі. Типом сутності може бути студент, а екземпляром - Петров, Сидоров і т. д.

Атрибут - це властивість сутності в предметної області. Його найменування повинне бути унікальним для конкретного типу сутності. Наприклад, для суті студент можуть бути використані наступні атрибути: прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце народження, паспортні дані і т.д. У реляційній БД атрибути зберігаються в полях таблиць.

Зв'язок - взаємозв'язок між сутностями в предметній області. Зв'язки представляють собою з'єднання між частинами БД (в реляційній БД - це з'єднання між записами таблиць).

Зв'язок між таблицями дозволяє:

• або виключити можливість видалення або зміни даних у ключовім полі головної таблиці, якщо із цим полем зв'язані які-небудь поля інших таблиць.

• або зробити так, що при видаленні (або зміні) даних у ключовім полі головної таблиці автоматично (і абсолютно коректно) відбудеться видалення або зміна відповідних даних у полях зв'язаних таблиць.

Для настроювання властивостей - зв'язку треба у вікні Схема даних виділити лінію, що з'єднує поля двох таблиць, клацнути на ній правою кнопкою миші й відкрити контекстне меню зв'язку, після чого вибрати в ньому пункт – Изменить связь — відкриється діалогове вікно Изменить связь. У ньому показані назви зв'язаних таблиць, імена полів, що беруть участь у зв'язку (тут же їх можна змінити), а також наведені елементи управління для забезпечення умов цілісності даних.

Якщо встановлений тільки прапорець Обеспечение целостности данных, то видаляти дані із ключового поля головної таблиці не можна. Якщо разом з ним включені прапорці Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных записей, те, відповідно, операції редагування й видалення даних у ключовім полі головної таблиці дозволені, але супроводжуються автоматичними змінами у зв'язаній таблиці.

Таким чином, зміст створення реляційних зв'язків між таблицями полягає, з одного боку, у захисті даних, а з іншого сторони — в автоматизації внесення змін відразу в кілька таблиць, при змінах в одній таблиці.

Сутності - це дані, які класифікуються за типом, а зв'язки показують, як ці типи даних співвідносяться один з іншим. Якщо описати деяку предметну область у термінах суті - зв'язок, то отримаємо модель сутність - зв'язок для цієї БД.

Розглянемо предметну область: Торгова фірма (Товарообіг)
У БД «Товарообіг» повинні зберігатися дані про товарні групи, товари, фірми-клієнти, про замовлення і т.д. Обмежимося даними про товари, про фірми-клієнти, замовлення. Визначимо суті, атрибути сутностей та основні вимоги до функцій БД з обмеженими даними.

Основними предметно-значущими сутностями БД «Товарообіг» є: Товари, Замовлення, Клієнти.

Основні предметно-значущі атрибути сутностей:

- Товари - найменування товару, ціна, кількість;

- Замовлення - дата, кількість, передоплата, сума передоплати;

- Клієнти - найменування, адреса, телефон, рахунок.

Основні вимоги до функцій БД:

- вибрати замовлення по клієнтах із зазначенням сум замовлень;

- вибрати замовлення по клієнтах із зазначенням сум замовлень за певний період;

- вибрати суми замовлень для окремих товарів;

- змінити ціни на всі товари або деякі і т.д.

З аналізу даних предметної області слід, що кожній суті необхідно призначити найпростішу двовимірну таблицю (відношення). Далі необхідно встановити логічні зв'язки між таблицями.

Між таблицями Товари та Замовлення необхідно встановити такий зв'язок, щоб кожному запису з таблиці Товари відповідало кілька записів у таблиці Замовлення, тобто один - до - багатьох, так як один і той самий товар може бути замовлений кілька разів.

Логічний зв'язок між сутностями Замовлення - Клієнти визначений як один - до - багатьох виходячи з того, що кожному запису з таблиці Клієнти відповідало кілька записів у таблиці Замовлення, так як один і той самий клієнт може зробити кілька замовлень. На основі вищевикладеного складаємо модель сутність - зв'язок для БД «Товарообіг». Стрілка є умовною позначкою зв'язку: один – до – багатьох.

8. Система управління базами даних Mіcrosoft Access

8.1. Основні можливості СУБД Mіcrosoft Access

Додаток Microsoft Access – це система управління реляційними базами даних (СУБД), призначена для роботи на автономному персональному комп'ютері (ПК) або в локальній обчислювальній мережі під управлінням сімейства операційних систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP і Windows Server 2003).

СУБД- це сукупність мовних та програмних засобів, які призначено для створення, ведення, спільного використання баз даних багатьма користувачами.

Популярність СУБД Microsoft Access обумовлена наступними причинами:

- доступність у вивченні й зрозумілість дозволяють Access бути однієї із кращих систем швидкого створення додатків керування базами даних;

- можливість використання OLE технології;

- інтегрованість із пакетом Microsoft Office;

- повна підтримка Web-Технологій;

- візуальна технологія дозволяє постійно бачити результати своїх дій і коректувати їх;

- наявність великого набору «майстрів» по розробці об'єктів

Microsoft Access є реляційною СУБД із табличною структурою даних. Це означає, що таблиці являють собою основний об'єкт збереження даних.

Наприклад, одна таблиця може містити дані про товари, інша – про виробників, третя – про постачальників цих товарів і т.д.

Ці окремі таблиці зв'язуються воєдино. Комбінація всіх таблиць і їхніх взаємних зв'язків складає «фундамент» бази даних.

СУБД Microsoft Access має потужні, зручні засоби візуального проектування об'єктів за допомогою Майстрів, що дозволяє користувачеві при мінімальній попередній підготовці досить швидко створити повноцінну інформаційну систему на рівні таблиць, запитів, форм і звітів.

До основних можливостям СУБД Microsoft Access можна віднести наступні:

- проектування базових об'єктів – двовимірні таблиці з полями різних типів даних;

- створення зв'язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного відновлення полів і каскадного видалення записів;

- введення, зберігання, перегляд, сортування, зміна й вибірка даних з таблиць із використанням різних засобів контролю інформації, індексування таблиць і апарата алгебри логіки;

- створення, модифікація й використання похідних об'єктів (запитів, форм і звітів).

8.2. Об'єкти СУБД Access

Microsoft Access працює з об'єктами шести типів: таблицями, формами, звітами, запитами, модулями, макросами.

Таблиця – двовимірні таблиці, які використовуються для зберігання даних у реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про сутності певного типу (наприклад, товарах).

Крім даних, таблиці Access містять:

• інформацію про зовнішній вигляд таблиці (шрифти для відображення текстових даних, ширину стовпців, кольори і фон тощо.);

• інформацію про властивості таблиці як цілого (зв'язки між полями таблиць, ключові поля тощо);

• інформацію про властивості полів.

Запит - засіб для відбору даних, що задовольняють певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних необхідну інформацію

Форма – засіб, який дозволяє спростити процес уведення або зміни даних у таблицях БД, що забезпечує введення даних.

Звіт - засіб, який дозволяє добути з бази потрібну інформацію та представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати для роздруківки звіт, який оформлений відповідним чином.

Сторінки - сторінки доступу до даних являють собою спеціальну Web-сторінку, призначену для перегляду та роботи через Інтернет із даними, які зберігаються в базах даних Microsoft Access або БД MS SQL Server.

Макрос - набір макрокоманд, який створюється користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

Модуль - об'єкт, що містить програми мовою Visual Basic, які застосовуються в деяких випадках для обробки даних.

Під структурою таблиці розуміють її склад (кількість, послідовність, типи і властивості полів).

Поле - найменший пойменований елемент інформації, що зберігається в БД і розглядається як єдине ціле.

Поля характеризують структуру таблиці даних, а записи складають ту інформацію, що в ній утримується.

Поле може бути представлено числом, літерами або їх комбінацією (текстом). Наприклад, у телефонному довіднику полями є прізвище й ініціали, адреса, номер телефону, тобто три поля, причому всі текстові.

Запис - сукупність полів, що відповідають одному об'єкту. Так, абонентові телефонної мережі відповідає запис, що полягає із трьох полів.

Файл - сукупність зв'язаних за якою-небудь ознакою записів (тобто відношення, таблиця). Таким чином, у простому випадку база даних є файл.

8.3. Основні типи полів баз даних

Усі дані в БД розділені по типах.

• Символьный (текстовий). У такім полі за замовчуванням може зберігатися до 256 символів.

• Числовой. Містить числові дані різних форматів, використовувані для проведення розрахунків.

• Дата / время. Містить значення дати й часу.

• Денежный. Включає грошові значення й числові дані до п'ятнадцяти знаків цілої частини та чотирьох знаків дробової частини.

• Поле примечание. Воно може містити до 216 символів (216 = 65536).

• Счетчик. Спеціальне числове поле, у якім СУБД привласнює унікальний номер кожного запису.

• Логический. Може зберігати одне із двох значень: true or false.

• Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding - технологія вставки й зв'язування об'єкта). Це поле може містити будь-який об'єкт електронної таблиці, документ microsoft word, малюнок, звукозапис або інші дані у двоїчному форматі, впроваджені або пов'язані із СУБД.

• Гиперссылка. Може містити рядок, що складається з букв і цифр, що представляє адресу сайту або web - сторінки.

• Мастер подстановок. Створює поле, у якім пропонується вибір значень зі списку або утримуючого набір постійних значень.

Якщо тип даних числовий, то припустимими для властивості Розмір поля є значення, наведені в таблиці.

Значення	Опис	Розмір
Байт	Числа від 0 до 255 (без дрібної частини).	1 байт
Ціле	Числа від -32 768 до 32 767 (без дрібної частини).	2 байта
Довге ціле	(Значення по умовчанню). Числа від -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (без дрібної частини).	4 байта
З плаваючою точкою (4 байта)	Числа від -3,402823E38 до -1,401298E-45 для негативних значень і від 1,401298E-45 до 3,402823E38 для позитивних.	4 байта
З плаваючою точкою (8 байтів)	Числа від -1,79769313486232E308 до -4,94065645841247E для негативних значень і від 1,79769313486231E308 до 4,94065645841247E-324 для позитивних.	8 байтів
Код реплікації	Унікальний глобальний ідентифікатор (GUID).	16 байтів

8.4. Властивості полів бази даних

Поля бази даних не просто визначають структуру бази — вони ще обумовлюють групові властивості даних, які записуються у чарунки, що належать кожному з полів.

Нижче перераховані основні властивості полів таблиць баз даних на прикладі СУБД Microsoft Access:

• Имя поля — визначає, як слід звертатися до даних цього поля при автоматичних операціях з базою (за замовчуванням імена полів використовуються як заголовки стовпців таблиць).

• Тип поля — визначає тип даних, які можуть міститися в данім полі.

• Размер поля — визначає граничну довжину (у символах) даних, які можуть розміщатися в данім полі.

• Формат поля — визначає спосіб форматування даних у чарунках, що належать полю.

• Маска ввода — визначає форму, у якій уводяться дані в поле (засіб автоматизації введення даних).

• Подпись — визначає заголовок стовпця таблиці для даного поля (якщо підпис не зазначений, то в якості заголовка стовпця використовується властивість Ім'я поля).

• Значение по умолчанию — те значення, яке вводиться в чарунку поля автоматично (засіб автоматизації введення даних).

• Условие на значение — обмеження, використовуване для перевірки правильності введення даних (засіб автоматизації введення, яке використовується, як правило, для даних, що мають числовий тип, грошовий тип або тип дати).

• Сообщение об ошибке — текстове повідомлення, яке видається автоматично при спробі введення в поле помилкових даних (перевірка помилковості виконується автоматично, якщо задана властивість Условие на значение).

• Обязательное поле — властивість, що визначає обов'язковість заповнення даного поля при наповненні бази.

• Пустые строки — властивість, що дозволяє введення порожніх строкових даних (від властивості Обязательное поле відрізняється тим, що ставиться не до всіх типів даних, а лише до деяких, наприклад до текстових).

• Индексированное поле — якщо поле має цю властивість, усі операції, пов'язані з пошуком або сортуванням записів за значенням, що зберігається в данім полі, суттєво прискорюються. Крім того, для індексованих полів можна зробити так, що значення в записах будуть перевірятися по цьому полю на наявність повторів, що дозволяє автоматично виключити дублювання даних.

8.5 Форми та їх призначення

Access надає можливість уводити дані як безпосередньо в таблицю, так і за допомогою форм. Форма в БД - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління.

Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення й виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

Форма надає можливості для:

- уведення й перегляду інформації бази даних;

- зміни даних;

- друку;

- створення повідомлень.

Способи створення форм:

- Конструктор форм (призначений для створення форми будь-якої складності);

- Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як по стилю, так і по змісту);

- Автоформа: у стовпець (багатосторінкова – поля для запису виводяться в один стовпець, у формі одночасно відображаються дані для одного запису);

- Автоформа: стрічкова (усі поля записи виводяться в один рядок, у формі відображаються всі записи);

- Автоформа: таблична (відображення записів здійснюється в режимі таблиця);

- Автоформа: зведена таблиця;

- Автоформа: зведена діаграма;

- Діаграма (створюється форма з діаграмою, побудованої Microsoft Graph);

- Зведена таблиця (створюється форма Access, яка відображується в режимі зведеної таблиці Excel).

Алгоритм створення форм наступний:

- відкрити вікно БД;

- у вікні БД вибрати вкладку Формы;

- клацнути на піктограмі Создать, розташованої на панелі інструментів вікна БД;

- у діалоговім вікні, що з'явилося, «Новая форма» вибрати спосіб створення форми й джерело даних. Клацнути на кнопці ОК.

Дата добавления: 2014-11-06