Створення шаблону документа

Створення стилю

Якщо часто доводиться застосовувати ті самі атрибути формату до абзаців і символів, необхідно створити новий стиль, це заощадить час і зробить форматування більш послідовним.

Найпростішим способом є створення стилю за зразком:

1) виділити відформатований належним чином абзац;

2) вибрати меню Формат – Стилі і форматування, натиснути кнопку [Створити стиль];

3) ввести ім'я стилю у вікні Створення стилю.

Для швидкого застосування стилю можна задати сполучення клавіш за допомогою кнопки [Клавіша] у вікні Створення стилю.

У шаблоні зберігаються різноманітні елементи, що складають основу роботи. При створенні документа на основі шаблону деякі з цих елементів копіюються в нього з шаблону (формат тексту й деякі елементи: колонтитули, виноски, примітки; параметри сторінки: поля, розмір і орієнтація паперу і т.д.; стилі, у тому числі ті, що були створені користувачем), а деякі зберігаються в шаблоні (елементи автотексту, макроси, змінені користувачем панелі інструментів і призначені сполучення клавіш). Однак зв'язок між документом і шаблоном зберігається, і документ може одержати доступ до шаблону.

Примітка. Якщо документ створюється через меню Пуск, кнопку на панелі Microsoft Office або через Файл – Створити, можна вибрати будь-який шаблон, а якщо через кнопку на стандартній панелі інструментів Word – то тільки Звичайний.

Технологія створення шаблону така:

1) вибрати меню Файл – Створити, установити опцію «Шаблон»;

2) надати панелям інструментів і документу потрібного вигляду;

3) вибрати меню Файл – Зберегти, ввести ім'я.

Можна створити шаблон і просто на основі будь-якого документа: вибрати меню Файл – Зберегти як, указати у вікні тип файлу – шаблон.

Щоб новий шаблон відображався при створенні документа, потрібно зберегти його в підкаталозі Шаблони папки Microsoft Office, файл буде мати розширення dot.

Якщо змінити шаблон, документ одержить доступ до всіх елементів шаблону. Для цього слід вибрати меню Сервіс – Шаблони і надбудови, натиснути кнопку [Приєднати]. Можна завантажити один або кілька шаблонів на додачу до наявних (такі шаблони називаються загальними), і тоді будь-який відкритий документ одержить доступ до всіх їх елементів. Для цього необхідно вибрати меню Сервіс – Шаблони і надбудови, натиснути кнопку [Додати].

4. Додаткові можливості Word

На відміну від простих коротких документів, що містять звичайний текст, складні документи, крім великого обсягу, можуть містити різні об'єкти: таблиці, формули, рисунки, діаграми, колонки, списки. Нижче будуть розглянуті різні прийоми роботи з подібними документами.

4.1. Використання перевірочних засобів

Вибір мови для перевірки. Якщо текст містить фрагменти іноземною мовою або не підлягає перевірці (наприклад, старий стиль), необхідно виділити його, звернутися в меню Сервіс - Мова - Вибрати мову і призначити відповідну або "без перевірки" на початку списку мов.

Перевірка правопису. Під час перевірки правопису аналізуються орфографія та граматика. Для настройки автоматичної перевірки необхідно вибрати меню Сервіс - Параметри - Правопис і встановити відповідні опції.

Якщо при перевірці виявлене слово, яке Word вважає помилковим, тобто не знаходить у словнику, воно виділяється хвилястим підкресленням (червоне - орфографія, зелене - граматика). У такому випадку потрібно клацнути на виділеному слові правою кнопкою миші й у контекстному меню вибрати: запропонований варіант виправлення, на який автоматично буде виконана заміна; "пропустити всі" - помилка буде ігноруватися; "додати" - у словник.

При перевірці граматики аналізується правильність побудови речень і використання розділових знаків. Якщо текст виділений під час граматичної перевірки зеленим, потрібно також активізувати контекстне меню й вибрати "пропустити речення", щоб проігнорувати помилку або діяти за рекомендаціями з її виправлення.

Перевірку можна виконати "вручну": після набору тексту виділити фрагмент, що перевіряється, або встановити курсор у початок тексту й вибрати в меню Сервіс – Правопис або натиснути клавішу F7.

Після перевірки правопису, якщо активізована відповідна опція в меню Сервіс - Параметри - Правопис, видається:

1) загальна статистика - кількість символів, речень і абзаців у тексті;

2) статистика зручності читання – рівень новизни, легкість читання, кількість складних фраз, благозвучність (усе у відсотках)

Тезаурус використовується для пошуку синонімів і антонімів. Для використання тезаурусу слід виділити слово, звернутися до меню Сервіс - Мова - Тезаурус. У вікні діалогу тезауруса можна вибрати категорію (синоніми, антоніми), переглянути всі варіанти й виконати заміну в разі необхідності.

Розміщення переносів (у меню Сервіс - Мова) може виконуватися:

1) автоматично;

2) з підтвердженням (користувач може призначити варіанти розбиття для переносу);

3) вручну.

При ручному розміщенні переносів можна використовувати:

· м'який перенос (Ctrl+"-");

· нерозривний дефіс (Ctrl+Shift+"-") - слово з дефісом буде завжди знаходитися в одному рядку;

· звичайний дефіс;

· нерозривний пробіл (Ctrl+Shift+" ") - розрив рядка в цьому місці буде неможливий.

Дата добавления: 2014-11-06