Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Загрузка...

Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Лекция 3. Современные автоматизированные архивные технологии




 

План лекции.

1) Особенности современного этапа информатизации архивного дела.

2) Автоматизированные технологии в области комплектования и экспертизы ценности документов.

3) Автоматизированный учет документов.

4) Автоматизированные технологии в области обеспечения сохранности документов.

5) Автоматизированные информационно-поисковые системы и создание НСА.

6) Автоматизированные технологии в области использования и публикации документов.

 

Начало современного этапа автоматизации архивов во второй половине 1980-х гг. связано, несомненно, с последствиями микрокомпьютерной революции. Однако при этом изменилась не только техническая база, но и роль информатизации в архивном деле. В рассматриваемый период информационные технологии применялись не в отдельных центрах, а в большинстве федеральных и региональных архивов; внедрялись абсолютно во все направления деятельности архивов, а по ряду направлений работы вытеснили или видоизменили традиционные. Свидетельством возросшей роли информационных технологий стало появление общеотраслевой концепции и программы информатизации, программ информатизации архивов в регионах, а также внесение соответствующих изменений в «Основные правила работы государственных архивов» и «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.).

Важнейшим фактором, влияющим на развитие архивного дела, в ближайшей перспективе станет переход к электронному документообороту, который, как и в 1980-е годы, ставит перед архивистами проблемы хранения электронных документов.

Итак со второй половины 1980-х гг. в отечественных архивах началось сначала эпизодическое, а затем массовое использование персональных компьютеров (ПЭВМ). Машины отечественной разработки сменили IBM-совместимые ПК (IBM PC XT – как правило «Роботрон» производства ГДР, IBM PC/AT – 286; 386 и 486-е IBM, ПЭВМ на базе процессоров Pentium и Celerom).

Как известно, производство персональных компьютеров на базе микропроцессора Intel-8008 началось еще в 1974 г. Но завоевать рынок удалось ПК IBM PC, выпущенному фирмой International Business Machines Corporation в августе 1981 г. Именно он стал мировым стандартом персонального компьютера. Персональные ЭВМ (ПЭВМ) покорили сердца пользователей многими достоинствами: миниатюрными размерами, стоимостью на порядок ниже «больших» ЭВМ, функциональными возможностями, которые стремительно приближались к гигантским вычислительным комплексам[200]; простотой использования благодаря диалоговому способу общения с машиной; возможностью модернизации из-за принципа открытой архитектуры и др. Однако в СССР ПЭВМ очень долго недооценивали. Отчасти потому, что «малютки» считались слишком маломощными для решения глобальных проблем советской экономики. Отчасти потому, что ПЭВМ создавали возможность неконтролируемого распространения информации, благодаря чему, по меткому выражению писателя В.Войновича, рассматривались партийно-государственным руководством как «электронные враги народа». Однако поступь микрокомпьютерной революции не смог остановить даже «железный занавес».



Первая ПЭВМ в Мосгорархиве была приобретена в 1986 г. В 1989 г. в объединении было 6 ПЭВМ «Мазовия» (ПНР). К 1996 г. количество машин достигло 106 ПЭВМ с процессором не ниже 486 DX (автоматизированное каждое третье рабочее место), всего 133 ПЭВМ,- [201] функционировало две локальных вычислительных сети на 100 пользователей с мощным сервером TRICORD. [202] А к 2000 г. число машин достигло 188.[203] В архиве внедрено оборудование типа «гибрид» для параллельного микрофильмирования и оцифрования документов с записью на лазерный диск (аппарат фирмы «Коdак» для документов формата A3 и A4 и аппарат фирмы «ZEITSCHEL», позволяющий обрабатывать крупноформатные документы)[204], мощный издательский комплекс, копировальная техника.

Компьютеризация РГАЭ началась в 1988 г. К 1994 г. архив имел 2 ПК типа 1ВМ РС (286 и 386/387) и 2 типа Robotron. Кроме того, в РГАЭ использовались 2 ПК типа 1ВМ РС/АТ/386/387, полученные для проведения договорных работ.[205]

К моменту создания ГА РФ в 1992 г. архив имел 6 ПЭВМ (четыре «Роботрона» и два ПК «286-х» ).[206] К 2002 году архив располагал 67 компьютерами, 34 принтерами, 10 сканерами (правда, 30% этой техники за 10 лет уже устарело).[207] А в 1995 г. архив принял участие в программе по вхождению российских архивов в Международную информационно-библиотечную систему RLIN. С 1997 г. ведутся работы по внедрению ЛВС в архиве. В 2001 г. информцентр Росархива начал создание единой ЛВС «архивного городка» на Б. Пироговской улице, объединяющей ПК ГА РФ, РГАЭ и РГАДА. В ходе реализации международного проекта «СВАГ» ГА РФ получил от партнера (Бундесархив, ФРГ) гибрид-камеру, позволяющую вести одновременное сканирование и микрофильмирование документов. Для создания страхового фонда оцифрованных копий документов архивом было приобретено пишущее DVD-устройство, позволяющее записывать образы на 4, 7 МБ диски. Для централизованного хранения электронного цифрового фонда в 2001 г. был приобретен компьютер с общим объемом жестких дисков 135 ГБ, в котором для защиты системы от сбоя используется технология RAID уровня 5.

Компьютеризация ЦГИА Республики Башкортостан началась в сентябре 1993 года, когда архивом было приобретено пять ПЭВМ класса 386 SX. К 1995 году в архиве уже было 14 ПЭВМ, три принтера, действовала локальная вычислительная сеть на 10 автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе NetWare 4.1. [208]

Компьютеризация архивов Удмурдской республики началась в 1994 году. К 1996 году архивные учреждения республики располагали парком из 18 ПЭВМ и 14 принтеров, из которых 8 ПЭВМ находилось в ЦГА УР, где действовала локальная сеть на базе Novell NetWare v3.12. К 2003 г. только в ЦДНИ Удмудрской республики было 14 ПЭВМ и 7 принтеров, действовала ЛВС на 10 АРМ.[209]

Компьютеризация ГАПО началась в 1991 года, когда архив имел два компьютера (IBM PC/XT). К 2000 г. парк компьютеров составлял 20 ПЭВМ, объединенных в ЛВС, 15 принтеров, сканер.[210]

Компьютеризация Центра документации общественных организаций Свердловской области началась в 1993 г., когда был куплен первый компьютер (386 SX). К 1996 г. в архиве было 12 ПЭВМ и 3 рабочие станции, планшетный сканер, факс-модем, несколько десятков принтеров. С января 1995 г. в архиве была установлена локальная сеть «Иола» (на 10 АРМ).

В 2000 г. современной компьютерной техникой располагали архивные учреждения 51 региона (57%), в то время как 25 % архивных учреждений вообще не имело компьютерной техники. В 2001 г. компьютерный парк отрасли составил 2387 машин (в основном, за счет реализации подпрограммы «Архивы России»).[211] Конечно, техника успевала устаревать значительно быстрее, чем приобреталось новое оборудование. К 2000 г. 40 % компьютерной техники, имеющейся в архивах, уже устарело. В 22 регионах архивы вообще не имели компьютеров.[212] Технической модернизации архивных учреждений препятствует как недостаток финансирования отрасли, так и нехватка квалифицированных кадров для обслуживания имеющейся техники (См лекцию 2). Вместе с тем преемственность различных поколений IBM-совместимого оборудования позволила на данном этапе избежать потерь данных при переходе на новую технику.

Современные печатающие и копировальные устройства (матричные, струйные, лазерные принтеры, ксероксы, копиры, издательские комплексы) позволяют архивам осуществлять не только размножение справочников и выполнять платные услуги по копированию документов, но и проводить копирование угасающих текстов и чертежей, создавать проспекты, плакаты, готовить макеты изданий, «муляжи» ценных архивных документов для выставок.

Различные виды сканирующих устройств (в том числе оборудование класса «гибрид», позволяющее одновременно создать микрофильм и оцифрованную копию) позволяет путем оцифрования формировать страховой фонд и фонд пользования, осуществлять электронную реставрацию документов, готовить документы к электронной публикации и факсимильному изданию.

Микрокомпьютерная эра ознаменовалась развитием коммуникационных технологий и появлением разнообразных средств связи: электронная почта, телефакс, видеотекст, телетекст, базы данных с интерактивным доступом. Важнейшим шагом человечества на пути к информационному обществу стали локальные и глобальные сети (LAN и WAN). Во второй половине 1990-х гг. в архивах стали создаваться локальные сети (ЛВС), объединявшие разрозненные ПЭВМ в единое информационное целое, позволявшие эффективнее использовать ресурсы техники. В настоящее время почти все архивы, имеющие ЭВТ, создают ЛВС, хотя большинство архивных локальных сетей включает не более 10 автоматизированных рабочих мест. Это позволило вести архивные базы данных в сетевом режиме, пополняя данные с разных автоматизированных рабочих мест, а также предоставить доступ к автоматизированному НСА исследователям в читальном зале.

Выход в глобальную сеть интернет начался с использования электронной почты, затем архивы стали создавать собственные интернет-странички представительского типа, затем – более сложные информационные ресурсы (публикации НСА и документов). В 2001 г. состоялась официальная презентация портала Федеральной архивной службы «Архивы России». С 2000 г. начался бум создания архивных сайтов. А общее число ссылок на странички российских архивных учреждений (на сайтах органов власти и управления, исторических обществ и др.) составило около 800. Это позволило активизировать связи архивных учреждений и пользователей ретроспективной документной информации, расширить количество информационных услуг, предоставляемых архивом, обеспечить удаленный доступ к НСА архивов.

С современным этапом автоматизации архивного дела связаны и новые поколения носителей информации, которые сделали существенный шаг вперед, как в области объема информации, записываемой на одном носителе, так и в области надежности. Наибольшее распространение получили магнитные (гибкие и жесткие диски, стриммерные ленты) и оптические (магнито-оптические) носители. Магнитные носители использовались для оперативного хранения (жесткий диск файл-сервера, диски типа zip и др.) и резервного копирования (магнитные ленты). Максимальный объем информации на магнитных дисках стал достигать 1, 5, 20, 50, 100 GB. Оптические носители[213] информации (WORM, СD-ROM, DVD-ROM) как более надежные[214] использовались для хранения страхового фонда и фонда пользования, созданного на основе оцифрованных копий документов, издания документов и справочников в электроном виде. Рост надежности носителей информации позволили поставить вопрос о долговременном и постоянном хранении электронных документов.

Основными свойствами носителя информации считаются стоимость записи и хранения 1 MB информации; доступность и простота технологического воплощения; надежность, критерием которой является сохранение свойств носителя не менее 85 лет. [215] Так, в РГА НТД для оцифрования документов фонда Йозефа Вирта (ЦХИДК) использовались оптические диски типа WORM емкостью 940 MB фирмы Plasmon. Срок эксплуатации ОД возможен в течение 20 лет, хотя некоторые фирмы гарантируют сохранность дисков в течение 100 лет. Рекомендации Национального архива США «Система цифровых изображений архивных документов на оптических дисках» предусматривают использование оптических дисков на поликарбонатной или стеклянной термообработанной основах – WORM, СD-ROM, CD-R.[216] Внедрение DVD-ROM в архивах задерживается отсутствием стандартов на эту новую технологию. Помимо оптических дисков используются и другие виды носителей, например, ленты цифровой записи звука DAT 4 мм и DAT 8 мм, магнитная лента с оптической записью данных.

Среди программного обеспечения, применяемого в архивах, ведущую роль играют базы данных.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Базы данных первой группы служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Наиболее сложной является задача создания автоматизированной информационно-поисковой системы архива.

При создании баз данных большое значение имеет выбор СУБД, на основе которой создаются БД.

В начале 1990-х гг. для создания баз данных в архивах применялись, в основном, СУБД типа dBase: FoxPro 2.0 for DOS[217]; Clipper 5.5; FoxBase, а также Clarion и другое ПО. Эти СУБД позволяли поддерживать так называемую «реляционную модель данных». Пусть Вас не пугает это название. Термин «реляционная модель» в теории баз данных происходит от «relation» (англ. - отношение). Под отношением в данном случае понимают обыкновенную таблицу. Таблицы-отношения называют «двумерными», поскольку основу таблицы образует массив, сформированный по принципу «объекты-признаки». Каждая таблица состоит из строк – объектов (объектом может быть, например, описываемый фонд, дело, документ, поступление документов, опись и др.). Такие строки в базе данных называют записями. Кроме того, таблица имеет столбцы-атрибуты, которые раскрывают признаки каждого объекта (например, для фонда это его номер, название, крайние даты документов, объем, состав документов и другие характеристики). Столбцы называют полями базы данных. База данных состоит из одной или нескольких таблиц.

При этом таблицы должны быть связаны одним или несколькими общими полями, которые называются ключами. Поскольку каждая таблица реляционной БД пронизана связями с другими таблицами, ее и называют «отношением». Как вам известно, большинство архивных справочников имеют табличную форму, поэтому реляционная модель считалась для них оптимальной. Однако названные выше СУБД не имели графического интерфейса, были некачественно русифицированы, для их модификации нужен был программист, являющийся специалистом по данному ПО. Отсутствие высококвалифицированных программистов привело к тому, что программы, созданные ВНИИДАД в Clipper 5.5 страдали рядом существенных недоработок, отмеченных, например, РГАЭ и ЦГИА Удмурдсткой республики.

Поэтому с 1992 г. в архивах началось массовое применение СУБД О&А фирмы Семантик (версия 4.0 и 5.0). Среди других свойств данного ПО архивистов привлекало быстрое создание форм базы данных, наличие готовых шаблонов для ввода данных, орфографическая проверка текста; изменение в любое время базы формы с сохранением ранее введенных данных. Это позволяло архивистам самостоятельно создавать и модифицировать базы данных. Кроме того, в отличие от СУБД типа dBase, стан­дартные средства которых нельзя было использовать для сложных поисковых систем, СУБД О&А позволяла автоматически формировать тезаурус (словарь терминов для поиска). О&А получил широкое распространение в РГАЭ, ГАРФ, Мосгорархиве, ГА Тверской области и других региональных архивах. Однако увлечение данным ПО оказалось пагубным для архивистов. Во-первых, версия О&А для Windows так и не была русифицирована. Во-вторых, по мере накопления массивов данных выявились недостатки ПО. О&А относилась к СУБД файл-серверной структуры и не была приспособлена к работе в сети со значительными массивами. Во-вторых, фирма Семантик вскоре прекратила выпуск новых версий программы, признав данную линию неперспективной. Это поставило архивистов перед проблемой конвертирования созданных ранее массивов в другие форматы.


Структура реляционной модели данных.

Таблица 1.

 
 

№ фонда Название фонда Объем фонда Крайние даты документов Состав фонда
64 Московский народный Фронт 887 ед. хр. 1988-1988 гг. Учредительные документы; Проекты устава; программа; листовки
220 Российский народный фронт 78 ед. хр. 1989 г. Тезисы программы; обращение в ЦК КПСС.

 

Таблица 2.

№ фонда № описи Название описи Крайние даты до- кументов Объем
64 1 Материалы Центрального Совета 1988 г. 129 ед. хр.

Еще одна программная среда, получившая распространение в 1990-е гг. – CDS ISIS , созданная ЮНЕСКО для библиотек и архивов. Эту СУБД приобрел РНИЦ КД, на ее основе были конвертированы массив межархивных баз данных «Великий Октябрь», «Архитектура и градостроительство», а также создан автоматизированный НСА РНИЦ КД и ряд тематических каталогов для ГАРФ, РГА КФД, РГАФ, Нижегородского областного архива, Белорусских архивов и др. Данное ПО представляло собой меню-ориентированную информационную систему, разработанную специально для обработки больших массивов структурированных нечисловых данных. Основные преимущества системы – возможность обработки неограниченного числа БД при низких требованиях к техническому обеспечению, управление полями переменной длины, а главное - автоматический формируемый словарь – тезаурус, который служил основным элементом поиска (о тезаурусах см. подробнее лекцию 1). Недостатками ПО являлись сложность модификации, для которой требовался программист, неудобный интерфейс, отсутствие версии для Windows. Прекращение модификации ПО привело к тому, что архивы со временем отказались от него.

Во второй половине 1990-х гг. получил распространение MS Access 7.0 и 2000.

По мере того, как архивы встали перед проблемой интеграции всех созданных массивов БД в единую информационную систему (см. лекцию 2), реляционная модель данных обнаружила свою ограниченность. Для создания такой системы больше подходила иерархическая модель (поскольку НСА архива представляет собой иерархию классов справочников на уровне фонда, дела, документа) или сетевая структура данных. Кроме того, для обработки больших массивов данных необходимы СУБД клиент-серверной структуры. По этой причине в последнее время в архивах начали применяться такие СУБД как Оrас1е, Visual FoxPro (Главархив, общеотраслевая программа «Архивный фонд 3.0.»); IBM DB2/6000. Однако данное ПО является дорогостоящим и предъявляет высокие требования к техническому обеспечению. Поэтому далеко не все архивы могут его использовать.

В ряде случаев архивные программы содаются на языке программирования Borland Delfi, поскольку программы, написанные на языке, предназначенном для программирования, а не для работы с БД, отличаются четкой логикой, простотой отладки, меньшим количеством ошибок.

Структура БД иерархической модели.

БД «Путеводитель»
Фонд

           
     
 
 


БД «Опись» 3
БД «Опись» 2
БД «Опись» 1
Дело

           
   
 
 
   
БД «Каталог» 2


БД «Каталог» 1
Документ

 

Помимо баз данных в архивах применяются и другие разновидности прикладного программного обеспечения: электронные таблицы (Ms Excel); текстовые редакторы и издательские системы (Page Marker и др.); программы для управления сканированием и оптического распознавания символов, графические редакторы, стандартные бухгалтерские программы (например, фирмы 1С), программы по учету кадров и др.

Разработкой специализированного программного обеспечения для архивов занимались как архивные учреждения (ВНИИДАД, Информцентр Главархива г. Москвы, РГА НТД (РНИЦ КД), РГВА (ЦХИДК); ГАПО, ГА Тверской области, ЦГИА РБ; ЦГАУР; Центр хранения архивного фонда республики Алтай; ГА Астраханской области; ГА Свердловской области и др.), так и коммерческие фирмы («Электростандарт» г. Томск; НПО «Автоматика» г. Екатеринбург; НПО «Волга», Казань; НИИ «Восход», НПО «Парма», Инженерно-внедренческий центр «Инсофт», корпорация «Электронный архив», ЗАО «ПроСофт-М» г. Москва и др.), а также государственные, научные учреждения и вузы.

Так, например, Институт прикладной математики им М.В. Келдыша РАН разработал ПО для электронного каталога РГА КФД; информационно-вычислительный центр Совета министров Чувашской республики - для ЦГА республики. Омский областной архив совместно с кафедрой математического моделирования государственного университета Омской области разработал программный комплекс по формированию полнотекстовых БД. ГАРФ совместно с МГУ создает БД на основе именной картотеки Московского охранного отделения. Лаборатория Факультета технотронных архивов ИАИ РГГУ осуществила создание и поддержку сайта «Архивы России».

В последнее время в связи с усложнением программного обеспечения архивы, как правило, выступают в роли постановщика задачи[218], а саму программу на основе технического задания реализуют специализированные фирмы. Формированию рынка ПО в области архивного дела препятствует недостаток финансирования.[219] Значительным шагом вперед явилась централизованная разработка типовых (общеотраслевых) программ для архивов.[220]

Наконец, как было сказано выше, на современном этапе изменилась роль информационных технологий в архивном деле – они стали внедряться фактически по всем направлениям работы архивов. Прикладное программное обеспечение, в настоящее время применяемое архивами, можно классифицировать по функциональному признаку следующим образом:

- БД в области комплектования и ЭЦД;

- БД в области учета документов (внутриархивные и межархивные);

- ИТ в области обеспечения сохранности (БД по учету наличия и состояния документов; страховой фонд и фонд пользования);

- Информационно-поисковые справочники (НСА):

- Межархивные информационно-поисковые базы данных;

- БД-путеводители и краткие справочники по архивам;

- Электронные описи;

- Электронные каталоги, указатели, картотеки (тематические, географические, объектные, именные и др.);

- Интегрированные поисковые системы;

- АИПС с доступом к документам (полнотекстовые БД);

- Фактографические АИПС без ссылочных данных;

- БД в области использования документов (учет эффективности использования);

- БД в области управления архивами (внутриархивные и межархивные);

- БД в работе научно-справочной библиотеки и СИФа;

- интегрированные многофункциональные системы.

По нашим подсчетам, БД по разным направлениям работы архивов распределяются, примерно, следующим образом:

Базы данных (за исключением общеотраслевых), созданные в 1990-2000-е годы в государственных архивах, отделах рукописей музеев и библиотек.[221]

Направление работы архива Ком-плек-това- ние и ЭЦД Учет доку-мен-тов Обес-пе- чение сох-ран- ности НСА (АИПС) Ис-поль- зо-вание Управление ар-хивом СИФ, науч-ная биб лио-тека Всего
Общее коли-чество БД 385 БД 529 БД, из них 65 в интер-нете
В % к общему коли-честву БД 6% 6% 1% 73%   7% 5 % 2%   100% их них 12 % в ин-тер-нете  

 

Таким образом, наиболее разнообразны и многочисленны базы данных, представляющие собой разновидности электронного НСА. В архивах также активно создаются БД по учету интенсивности использования документов, учету документов, учету источников комплектования.

Автоматизированные информационно-поисковые справочники (НСА) разделяются по форме реализации на:

- базы данных, работающие на ПЭВМ в однопользовательском режиме или в ЛВС архива;

- справочники (базы данных), опубликованные в сети интернет;

- базы данных, опубликованные на СD-ROM.

Соотношение этих видов БД отражает следующая таблица:

Форма реализации БД Для ПЭВМ или ЛВС Интернет СD-ROM
Кол-во БД
% 87% 12% 1%

 

Рассмотрим подробнее основные разновидности информационных технологий, применяемых в различных направлениях работы архивов.

 

2. Автоматизированные технологии в области комплектования и экспертизы ценности документов.

Вопросы:

1) Вспомните, что понимают под комплектованием архива? Какие задачи решают архивисты в процессе комплектования?

2) Что называют источником комплектования архива?

3) Из каких этапов складывается работа по комплектованию архива?

На современном этапе информационные технологии широко используются в сфере комплектования архивов. Фактически все архивы, имеющие ПЭВМ, создали и внедрили базы данных по этому направлению работы. Создание программ этого вида началось еще в 1980-е годы.

Конечно, компьютер не может переместить архивные документы из архива источника комплектования в государственное архивохранилище. Информационные технологии в области комплектования применяются:

- для ведения списка источников комплектования, учета документов в архивах организаций-источников комплектования, контроля за делопроизводством в этих организациях и поступлением их документов на государственное хранение;

- для суммирования, систематизации поиска данных о работе ЭПК архива и экспертизе ценности документов в автоматизированном режиме;

- для определения сроков хранения документов с помощью соответствующих электронных справочников.

Контроль за архивами источников комплектования и учет документов в архивах этих организаций трудоемкий процесс, требующий точности в обработке статистических данных.

В первой половине 1990-х годов ВНИИДАД на базе СУБД Clipper была создана программа «Учреждения – источники комплектования» для контроля за состояни­ем делопроизводства источников комплектования. Программа была внедрена в ГАРФе (хранилище на Бережковской набережной), Центральном государственном историческом архиве республики Башкортостан (ЦГИА РБ) (с 1993 г.), Новосибирском областном государственном архиве, Тюменском областном государственном архиве, Государственном архиве Пермской области и Государственном общественно-политическом архиве Пермской области, где успешно используется и сейчас.[222] В 2000 -е гг. программа внедрена в Республиканской службе формирования Архивного фонда Республики Марий-Эл, Национальном архиве республики Татарстан. В БД «Учреждения-источники комплектования» (ВНИИДАД) - три экранных формата: «Данные об учреждении»; «Характеристика документов»; «Карточка учета работы с учреждением». В поля базы данных вводились сведения о № фонда и названии архива, названии учреждения, форме собственности на документы, даты образования учреждения, сведения о руководителе, адресе и номере телефона, датах согласования и утверждения положения об архиве, инструкции по делопроизводству и т.д. В результате обработки этих сведений в отделе комплектования и ведомственных архивов можно было в любой момент получить картину состояния архивов в организациях- источниках комплектования.

Аналогичные базы данных собственной разработки применялись РГАЭ, РГА НТА, ЦГА Республики Чувашия (разработчик ИВЦ Совета министров республики); в архивных учреждениях Ханты-Мансийского автономного округа; ГА Красноярского края; ГА Новосибирской, Тульской, Свердловской областей. (См. таблицу 1).

Задание:

Перед Вами перечень полей базы данных ГА Красноярского края. Подумайте, какие отчеты можно создать на основе введенной в базу информации.

Архив Годы внед-рения Наз-вание базы данных Поля Отчеты
Государственный архив Краснояр- ского края 1994 «Сведе-ния по источникам комп-лектования» Формат 1. № фонда Название учреждения - источника комплектования; Дата образования учреждения Адрес Телефон Руководитель учреждения Зав. архивом Дата первого поступления документов Вид архива Штат архива Помещение Наличие положения об архиве Даты последней проверки Даты составления: - номенклатуры дел; - положения об архиве; - положения об ЭК; - инструкции по делопроизводству; Председатель ЭК; Телефон; Примечания ---------- Второй формат: Документация (ед.хр.): - Всего в архиве; - В т.ч. управленческой; - НТД всего; - проектной; - конструкторской; - технологической; - научно-исследовательской; - НТД, включенной в перечни; - Документов по л/с; - Документов, хранящихся сверх установленного срока. Сводные таблицы статистических данных о ?

В Центральном государственном архиве Удмурдской республики (ЦГА УР), Центре хранения документации новейшей истории Удмурдской республики (ЦДНИ), ГАРФе (разработчик - РНИЦ КД) ведутся отдельные БД по архивам учреждений-источников комплектования (ведомственным) и личным архивам.

Архивисты предприняли попытки объединения информации БД по комплектованию. В органах управления архивным делом создаются сводные базы данных по учреждениям - источникам комплектования всего региона (например, в Управлении архивного дела республики Алтай; Службе формирования архивного фонда республики Комитета по делам архивов Республики Марий-Эл). Это позволяет контролировать работу по комплектованию в архивных учреждениях субъекта федерации. В Главархиве г. Москвы в начале 2000-х гг. была введена в действие интегрированная подсистема «Комплектование Архивного фонда Москвы», которая функционирует в результате объединения баз данных по определенным группам источников комп­лектования, пополняемых в муниципальном и государственных архивах, а также БД объединенных ведомственных архивов. Подсистема осуществляет ведение сводного списка источников комплектования центральных архивов Москвы, опреде­ление количества принятых на хранение документов по видам и другие функции[223].

Интегрированная подсистема Главархива г. Москвы создавалась в несколько этапов. Первая БД по комплектованию в Архивном управлении Мосгорисполкома была внедрена в 1986 г.. Она позволяла вести в автоматизированном режиме список источ­ников комплектования, который включал свыше 1000 организаций. Можно бы­ло получать данные о типе документации, хранящейся в организации (управ­ленческая, научно-техническая, аудиовизуальная), крайних датах обработки и сдачи в архив, годе согласования номенклатуры дел и др. В 1992 в объединении Мосгорархив были внедрены БД об источниках комплектования ЦГАОРСС г. Москвы (ЦМАМ), ЦГАКФФД г. Москвы, объединенных ведомствен­ных архивах. При этом создавались отдельные базы данных по различным типам документации (управ­ленческая, научно-техническая, аудиовизуальная). БД позволяли получить сведения об отраслевой или ведомственной принадлежности орга­низаций, форме собственности, наличии и сроках утверждения инструкций по делопроизводству, ведомственных перечней документов, номенклатур дел, ко­личественные характеристики дел, крайние даты документов, сроки передачи их в государственный архив и др. (всего 21 отчет). Позднее была внедрена БД «Паспорт ведомственного архива». А в конце 1990-х годы была создана интегрированная подсистема «Комплектование Архивного фонда Москвы», которая объединила не только данные отдельных БД, но и функции - позволяла вести единый список источников комплектования центральных архивов, опреде­лять количество принятых на хранение документов по видам, вести паспорта ведомственных архивов источников комплектования в автоматизированном режиме. [224]

Вопрос:

Подумайте, какие традиционные архивные справочники позволяют заменить описанные выше базы данных? (Используйте для ответа «Основные правила работы государственных архивов»).

С 2002 г. в Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения - источники комплектования» для всех архивов.

В ряде архивов внедряются БД, позволяющие не просто вести учет документов в организациях–источниках комплектования, но и создавать паспорт архива организации в автоматизированном режиме.

Вопрос:

1) Какие виды паспорта архива могут заполняться в организации? Чем отличается состав показателей каждого вида паспорта? (Для ответа используйте Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, 1997 г).

БД «Паспорт ведомственного архива» применяется в Главархиве г. Москвы (БД); в Государственном архиве Амурской и Тульской области.

Так, в ГА Тульской области с 1995 г. применяется БД «Ведомственный архив», которая состоит из двух частей. Первая часть пакета служит для получения общих сведений об учреждении, о согласовании и утверждении нормативно-методических документов (положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о проверках, об упорядочении передачи дел в архив. Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию.

Автоматизированная информационная система «Архив организации», разработанная ВНИИДАД в 2001 г. для ведомственных и негосударственных архивов на базе распространенной СУБД Ms Access-7 и Ms Access-2000 также позволяет получить в качестве отчета Паспорт архива организации, реестры сдаточных и архивных описей и др. сводные статистические данные. Многофункциональная система позволяет осуществлять в автоматизированном режиме: ведение списка структурных подразделений организации с указанием ответственных за передачу документов в архив; учет приема документов в архив организации по сдаточной описи и регистрацию сдаточных описей; формирование архивных описей различных видов (постоянного, долговременного хранения, по личному составу); создание и пополнение дела фонда; формирование и ведение списков описей дел, переданных на постоянное хранение в госархив.

Помимо комплектования, система позволяет осуществлять контроль за обеспечением сохранности документов (учет данных по условиям хранения документов) и использованием. Так, по предложению Международного промышленного банка (пользователя системы) АИС дополнена для формирования специального отчета для анализа исполнения внутренних и внешних запросов. [225]

В области экспертизы ценности документов создаются БД для ввода данных протоколов заседаний экспертно-проверочной комиссии архива (ЭПК). Такое ПО позволяет архиву контролировать сроки согласования номенклатур дел в учреждениях-источниках комплектования, инструкций по делопроизводству, быстро получить сводный отчет о количестве принятых на хранение или уничтоженных документов.

Например, в ЦМАМе (ЦГАОРС г. Москвы) в 1992 г. введена БД «Карточка ЭПК», позволяющая на основе данных протоколов ЭПК формировать отчеты о количестве опи­сей дел, научно-технической и аудиовизуальной документации постоянного хранения, согласованных описей документов по личному составу и долговре­менного хранения за определенный хронологический период или по конкрет­ному учреждению, о количестве проведенных заседаний ЭПК за определен­ный период – всего 21 отчет. [226]

Органу управления архивным делом БД по протоколам ЭПК позволяет вести учет своевременного выполнения планов по утверждению описей и согласованию номенклатур госархивами региона.

В Управлении по делам архивов Тюменской области в 1996 г. была введена БД «Протоколы ЭПК», которая, помимо контроля выполнения планов, помогает архивистам правильно оформлять протоколы ЭПК.

Наконец, информационные технологии используются в процессе экспертизы ценности документов для определения сроков их хранения. С этой целью создаются электронные справочники на основе перечней документов - прежде всего для сотрудников служб ДОУ и архивов организаций.

Так, В ГА Новосибирской области во второй половине 1990-х гг. была внедрена БД «Перечень типовых документов и сроки их хранения».

В 1997 г. ВНИИДАД в электронном виде создается справочник «ОТБОР» для определение срока хранения документов негосударственной части Архивного фонда РФ.[227] ВНИИДАД с 1998 г. ведется работа по созданию автоматизированной нормативной базы о составе и сроках документов, образующихся в организациях на основе изучения отраслевых комплексов документации. Первый блок базы – «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (2000 г.) Цель данного проекта - установление сроков хранения и места хранения документов в соответствии с профилем архивов. С 2003 г. началось создание экспериментальной автоматизированной базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях».[228]

Во ВНИИДАД Ю.Н. Барулиным разработано экспериментальное ПО - многоцелевая интегрированная БД «НТД_УМ», которое должно обеспечивать ввод информации об источниках комплектования любой формы собственности, а также ЭЦД электронных документов научно-технического профиля. [229] При этом применялось объектное описание, т.е. записью БД был не документ, а объект (завод, изготавливаемый на нем автомобиль, деталь автомобиля). Данная БД интегрирована в комплекс архивно-информационного обеспечения «Фирма-2002», включающий в себя БД «Именной каталог», «Фондовый каталог», «Физическая сохранность», «Паспорт архива», «Титульный каталог» (реестр титулованных особ); «Уник» (реестр уникальных документов); «Документ», «Кадры», «Личные» (описание соответствующих видов документов); «Читальный зал» . [230]

В перспективе возможно создание более сложного программного обеспечения – экспертных систем, которые помогут максимально точно установить срок хранения документов на основе всех действующих перечней. Создание таких программ тормозится не уровнем развития информационных технологий, а недостаточной разработанностью нормативной базы ЭЦД, в частности отсутствием современных ведомственных перечней документов для большинства ведомств.

В процессе комплектования архивов используются также базы данных, зарегистрированные в НТЦ «Информрегистр», которые содержат сведения о юридических лицах (учреждениях, организациях и предприятиях) потенциальных и реальных источниках комплектования.

Программы по учету источников комплектования применяются и в ведомственных архивах.

Например, в Историко-документальный департаменте МИД России во второй половине 1990-х гг. была внедрена БД «Поступление архивных дел», позволяющая осуществлять учет поступления и выбытия архивных документов.

Интегрированная система «Архивное дело» была разработана фирмой «Электронные офисные системы» (г. Москва) для архивов организаций. Программа, в частности, позволяет осуществлять экспертизу ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения (на основе принятых критериев); выделение дел к уничтожению; формирование годовых разделов сводной описи дел в соответствии со сроками их хранения; формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; учёт и контроль движения дел и документов, ведение карты-заместителя на выданные дела и документы.[231] Существуют и другие разработки для архивов организаций – например, программа «АС-архив» фирмы «АС», формирующая опись дел. Однако, они требуют доработки в плане соответствия традиционным архивным технологиям.

Автоматизированный учет документов.

Вопросы:

1) Что называют учетом документов?

2) Каковы единицы учета документов Архивного фонда РФ?

Учет документов это направление работы архивов, которое подверглось автоматизации в первую очередь. Уже в начале 1990-х годов практически все архивы, снабженные компьютерной техникой, имели учетные базы данных. Причины в том, что учет документов – достаточно трудоемкий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому логично переложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время архивистов для более творческой работы. К тому же на основе существовавших в начале 1990-х годов СУБД легче было создавать программы для обработки статистики, нежели поисковые системы.

Так, например, в РГАЭ еще в 1988 г. были выделены основные направления, нуждающиеся в информатизации: учет фон­дов, комплектование документами, учет использования документов, научно-спра­вочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и дирекции архива. По этим направлениям специалистами ВНИИДАД и НПО «Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД «Учет фондов», «Сведения по истории уч­реждений» и «Сведения о картотеках по личному составу».[232]

Количество учетных баз увеличивалось. В конце 1990-х годов учет стал первым направлением работы архивов, которое подверглось полной автоматизации в масштабах отрасли.

Первоначально учетные программы создавались для целей внутреннего учета документов в архиве, при этом автоматизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга.

Вопросы:

1) В чем различие между внутренним и централизованным учетом документов?

2) Вспомните основные виды документов внутреннего учета в государственном архиве и их назначение.

В архиве по-прежнему вносились сведения в книгу учета поступления документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог» Вологодского областного государственного архива и др.), реестры описей (БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр описей» в ЦАОДМ; «Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области), книги учета поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел из хранилища (БД «Контроль за организацией размещения, хранения, движения фонодокументов» в РГАФД ; БД по выданным делам в архивохранилище № 1 Государственного архива Красноярского края), топографические указатели (в ГА Пермской области, Национальном архиве Республики Татарстан и др.). По данным Росархива к середине 90-х годов в государственных архивах функционировали около 15 учетных БД, «форматно несовместимых между собой».[233]

Так, например, в РГВА была внедрена БД «Первичный учет по хранилищам» для формирования паспорта хранилища по состоянию на текущую дату, списков фондов с делами, находящимися в розыске, списка секретных фондов, карточки фондов и др. БД «Пофондовый и постеллажный указатель» в ГА Пермской области позволяет не только осуществлять топографирование и поиск местонахождения единиц хранения, а также вывод данных о наличии единиц хранения. БД дает возможность наглядно представить размещение фондов на стеллажах с помощью графически отображаемого плана хранилища.[234] Программы по учету используются для выполнения вспомогательных операций. Так, в Центре документации новейшей истории Удмуртской Республики создана програм­ма, используемая для формирования переводных таблиц шифров при усовер­шенствовании описей дел. С помощью другой программы осуществляется рас­печатка карточек фондов, их тиражирование, а массив данных о переименова­ниях фондов экспортируется в типовую БД «Архивный фонд».[235]

В Главархиве г. Москвы (до 2002 г. - Московском городском объединении архивов) в п.п.1990-х гг. была создана сетевая БД «Учет фондов» для суммирования данных по хранилищам архивов, входящим в систему Мосгорархива. В частности, в Центральном архиве общественных движений г. Москвы (ЦАОДМ ) с 1994 г. было внедрено четыре базы данных по учету – «Сведения о фондах ЦАОДМ»; «Реестр описей»; «Фондовый каталог». Данное ПО решало задачи уточнения сводных учетных данных для составления паспорта архива, подведения итогов проверки наличия и состояния фондов по архиву. Сведения в БД «Реестр описей» вводились в два этапа: сначала о номерах фондов и описей, крайних датах документов описи; номере архивохранилища, виде описи, затем – уточненные сведения по результатам проверки наличия и состояния дел (количество дел, подлежащих розыску и др.). В базу были введены сведения о 7228 фондах, 15034 описях, 3,5 млн. дел. В результате внедрения ПО ЦАОДМ удалось отказаться от ведения нескольких вспомогательных форм традиционного учета – например, книги учета проверки наличия и состояния дел. БД использовались также и для составления паспорта архива – данные документов традиционного учета сравнивались с показателями отчетов БД (отчеты позволяли получить около 40 показателей, необходимых для составления паспорта архива). БД использовались и для поиска информации по переименованиям фондов, формирования электронного путеводителя. Однако и в ЦАОДМ учетные БД лишь дополняли традиционную систему учета, не заменяя ее. А это значит, что архивистам приходилось параллельно с заполнением традиционных форм вести еще и базы данных.[236]

Первоначально учетные базы данных создавались в архивах изолированно, на основе различных СУБД (см. лекцию 2). Однако уже в первой половине 1990-х архивистами был поставлен вопрос об унификации программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана прежде всего с необходимостью суммирования и обобщенного анализа данных на уровне региона и Архивного фонда РФ при осуществлении централизованного государственного учета архивных документов. Для объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде необходимо обеспечить либо совместимость, либо единство формата представления данных. А значит, единство или совместимость применяемого в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения.

Вопросы:

1) Вспомните основные виды документов централизованного государственного учета. На основе данных каких учетных форм они создаются?

Создание системы автоматизированного централизованного учета началось в 1994 г. Типовое программное обеспечение для внутреннего и централизованного учета документов было разработано ВНИИДАД. В середине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт архива».

Программа ВНИИДАД «Учет фондов» применялась в РГАЭ, Ивановском областной государственном архиве, Новосибирском областном государственном архиве, Центральном государственном историческом архиве республики Башкортостан (ЦГИА РБ) (1993-1994 гг.), Томском областном государственном архиве, Тюменском областном государственном архиве, ЦГА республики КОМИ, Сахалинском областном государственном архиве и других архивах. Программа «Учет фондов» имеет три экранных формата для ввода данных: «карточка учета фонда», «карточка учета описей», «движение документов фонда». Работа с программой ведется в режиме пользователя и администратора.

Однако эти программы не были рекомендованы Экспертной комиссией по ААТ как типовые. И хотя они до сих пор продаются ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд» архивы постепенно отказались от данного учетного ПО. Причиной были как устаревшее программное обеспечение (СУБД Clipper 5.5 для DOS), для модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к разработчикам, так и функциональные недостатки программы.

Задание:

Сравните поля БД «Учет фондов» с полями одного из первых автоматизированных фондовых каталогов ГА Красноярского края:

Архив Годы внедрения Название базы данных Поля Отчеты
Государственный архив Краснояр- ского края 1994 «Учет фондов» № фонда Название фонда Исторический период Категория фонда Состав фонда Индекс отрасли Крайние даты дел Дата последнего приема документов на хранение Объемы: - Фонда -Управленческой документации -НТД - секретных документов; - необработанных документов; - МКФ; - ОЦД. Каталог фондов Количество дел по видам документов Количество фондов Количество дел
ВНИИДАД 1994-1996 г. «Учет фондов» Таблица 1. Карточка учета фонда. - Код архива; - № фонда; - № хранилища; - категория фонда; - источник поступления документов фонда; - дата первого поступления; - крайние даты документов; - секретность фонда; - вид документов фонда; - количество неописанных единиц хранения; - в том числе секретных; - в т.ч. ОЦД; - название фонда; - рубрика классификатора, Таблица 2. Карточка учета описи. - № фонда; - № описи; - № хранилища; - название описи; - категория описи; - вид документов; - крайние даты документов описи; - кол.-во. ед. хранения; - в т.ч. секретных; - в т.ч. ОЦД; - в т.ч. страхового фонда; - кол.-во листов описи; - кол.-во экземпляров описи; Таблица 3. Движение документов фонда – сведения о поступлении документов. - Дата акта приема-передачи; - № акта; - Кол.-во единиц хранения - в т.ч. секретных; - № фонда; - № описи; - вид документов и др. Сводные данные по архиву, фонду хранилищу: о количестве описей, единиц хранения, в т.ч. секретных, страхового фонда, ОЦД, крайние даты документов и др.

 

Ведение какой базы данных более трудоемко на Ваш взгляд? Почему? На основе каких документов внутреннего учета можно заполнить поля программы «Учет фондов»? Позволяет ли она заменить традиционный учет документов в архиве. Почему? Какие поля базы данных «Учет фондов» можно использовать для поиска документов?

ВНИИДАД была также разработана типовая программа для централизованного учета – «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата, в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме документов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.); «Состав кадров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Состав научно-справочной библиотеки архива», «Здание архивохранилища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следовало вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива.

Одновременно в 1995 г. по техническому заданию Отдела организации научно-методической работы и информационных технологий[237] Росархива была разработана первая экспериментальная версия программы «Архивный фонд» (в FoxPro для DOS). Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.) Она же получила широкое распространение в архивах. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной систем учета.

«Архивный фонд» представлял собой интегрированный многофункциональный программный комплекс, предназначенный для решения следующих задач:

- учет документов;

- контроль за хранением документов, наличием и физическим состоянием дел;

- контроль за состоянием НСА;

- поиск документов (во второй версии программы - на уровне фонда и описи; в третьей версии – на уровне фонда, дела, документа, документной информации); ведение автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги).[238]

Учетная часть программы ориентирована прежде всего на ведение централизованного учета; а именно на создание массивов данных для формирования и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога.

Во второй версии программы было предусмотрено три режима доступа к базе данных: пользователя (просмотр и поиск информации, создание отчетов); редактора (ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению); администратора (физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению; слияние информационных массивов, сформированных автономно; ведение и вывод на печать паспорта архива; ведение рубрикатора; изменение паролей) - см. рис. 20. Третья версия программы имеет восемь режимов работы, каждый из которых требует входа под отдельным паролем. Количество режимов увеличилось, поскольку возросло количество подсистем программы. В зависимости от пароля, редактору могут быть доступны все функциональные подсистемы или только одна из них – учет, физическое состояние документов, каталогизация, научно-справочный аппарат, рассекречивание. Программа ориентирована на работу в сетевом режиме – архивисты могли пополнять базу, вводя с разных автоматизированных рабочих мест в режиме редактора (на основе листа фонда, списка фондов, книги учета поступления и выбытия и других документов).

Учет документов доступен в режиме редактора (2 версия) или в режимах «редактор – все виды работ», «редактор-учет» (3 версия). Архивист работает на уровне фонда с разделами «Выбор фонда» («Фонд» во 2-й версии)[239], «Переименования», «Опись», «Движение документов» (пункт «Разделы» главного меню). Начинается работа по вводу учетных данных с уровня фонда ( раздел «Выбор фонда» - см. рис. 18), вносится информация о крайних датах, количестве ед. хр. по видам документов, количестве описей, составе объединенного архивного фонда. Разделы «Библиография о фонде», «Переименования», «Биографическая справка» (если речь идет о фонде личного происхождения), «Фондовые включения», «Незадокументированные периоды» программно связаны с разделом «Фонд» по номеру фонда. Но они доступны для работы в режимах «редактор – все виды работ», «редактор-НСА», поскольку эти данные служат для информационного поиска, а не для учета. После внесения данных о фонде переходят к вводу данных об описях данного фонда. Чтобы Вы не забыли, о каком фонде идет речь, номер фонда автоматически указывается программой в верхней части окна «Опись». В раздел «Опись» соответственно вносятся данные об описи (номер, название, количество дел, крайние даты (см. рис. 19). Сведения о размещении документов данной описи в хранилище вносятся в раздел «Топография», связанный с разделом «Опись». Сведения о поступлении и выбытии документов (как описанных, так и россыпи) вносятся в раздел «Движение документов».

Начальник отдела учета, сверив данные, с помощью пункта меню «Подсчет сводных» («Считать сводные» во второй версии) в режиме администратора мог получить паспорт архива на текущую дату. Программа создает следующие виды отчетов, предназначенные для учета документов: паспорт архива; 57 видов перечней фондов (во второй версии - 44) [240]; 43 вида перечней (реестров) описей (во второй версии - 29 видов)[241]; 14 перечней дел[242]; состав фондов и документов по категориям; список фондов.

После распространения второй версии архивисты отмечали ряд недостатков, присущих программе. Среди них – сложность и многообразие заполняемых форматных экранов. Например, данные листа фонда вводились в разделы «Фонд», «Опись», «Движение документов», «Переименования». Обилие показателей, подлежащих вводу, делало работу по ведению базы чрезвычайно трудоемкой. Программа позволяла формировать паспорт архива, автоматически создавая 152 показателя из 245 полей этого сложного документа (данные в остальные поля вводились вручную) и множество других отчетов. Однако программа во второй версии не позволяла получить и вести в автоматизированном режиме наиболее важные для архива документы внутреннего учета – лист фонда, книгу учета поступления, описи, а также документы централизованного учета – сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточку фонда. Это заставляло архивистов вести параллельно традиционный учет (для нужд архива) и автоматизированный учет (для представления паспорта в органы управления архивным делом в автоматизированном режиме), что сокращало, конечно, трудозатраты при получении сводных данных для паспорта, но незначительно.

Тем не менее, «Архивный фонд» оказался эффективнее учетных программ, самостоятельно разработанных архивами. К тому же его внедрение не требовало от архивов никаких затрат (финансирование создания программы осуществлялось централизованно Федеральной архивной службой, а по архивным учреждениям она распространялась бесплатно). К достоинствам «АФ» можно отнести и то, что программа не предъявляла высоких требований к оборудованию. Поэтому большинство архивов отказалось с введением «Архивного фонда» от собственных учетных программ. С 1998 по 2001 год вторая версия «АФ» активно распространялась в республиканских, областных, краевых, муниципальных архивах.

К 2001 году количество фондов, введенных в БД «Архивный фонд» составило 71 % для федеральных архивов, 32% фондов архивов субъектов федерации, 11,3 % фондов муниципальных архивов. [243] Не вели БД 4 федеральных архива - РГАКФД и ЦХСФ - в силу специфики учета документов, а также РГИА ДВ и РГАФД. Слабее всего охвачены муниципальные архивы - 16% от общего их количества. Началось внедрение программы в государственном историческом музее, архивах РАН.

Динамика внедрения ПК "Архивный фонд" (кол-во архивов)[244]

 
Всего Прирост Всего Прирост Всего Прирост
Федеральные архивы 11 12 1 12 0 12 0
Госархивы субъектов РФ 48 61 13 78 17 96 17
Муниципальные архивы 12 147 135 197 50 325 96
Всего 71 220 149 287 67 433 113
Субъекты РФ (кол-во)

В 2002 г в архивных учреждениях началось внедрение третьей версии общеотраслевой программы «Архивный фонд» (2001 г.), которая была существенно усовершенствована по сравнению со второй. Что касается подсистемы учета, новая расширенная версия программы формирует дополнительные виды отчетов: сведения об изменениях в составе и объеме фондов (при этом следует указать период времени за который надо подсчитать изменения), о ходе рассекречивания документов, сводные сведения о физическом состоянии документов, о составе НСА на бумажной основе. Но особенно важно то, что в третьей версии возможно ввести заголовки единиц хранения и получить в качестве отчета основной учетный и информационно-поисковый справочник – опись (с титульным листом, именным, географическим, предметным указателями).

Сведения о единице хранения (номер, заголовок, крайние даты, количество листов и др.) вносятся в раздел «Дело» пункта основного меню «Разделы» (доступен в режимах «редактор – все виды работ», «редактор-НСА»), в который можно попасть, выбрав номер фонда («Выбор фонда») и описи («Выбор описи»). Номер фонда и описи автоматически показываются в верхней части окна описания дела. После того, как архивист терпеливо введет все заголовки дел описи, которых в ней может быть несколько сотен или даже тысяч, у него появится естественное желание увидеть плоды своих трудов. Для этого нужно выбрать «Опись-текущая» в пункте основного меню «Разделы», а затем пункт «Отчеты» - «Описи». Далее можно последовательно создать заголовок (титульный лист), «тело описи» (то есть саму опись в листовой табличной форме), указатели к ней. Все это программа автоматически сформирует за несколько секунд и распечатает на ваших глазах. Результат получается впечатляющий. Кроме того, «АФ-3» позволяет создать описи ОЦД.

К сожалению, третья версия «АФ» во-прежнему не позволяет получить лист фонда, книгу учета поступлений, карточку фонда. Но по совокупности факторов (отсутствие затрат





Дата добавления: 2014-10-15; Просмотров: 956; Нарушение авторских прав?;


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



ПОИСК ПО САЙТУ:





studopedia.su - Студопедия (2013 - 2017) год. Не является автором материалов, а предоставляет студентам возможность бесплатного обучения и использования! Последнее добавление ip: 54.81.46.194
Генерация страницы за: 0.04 сек.