Расширенный фильтр с использованием вычисляемых значений

Вычисляемые условия отличаются от обычных условий сравнения тем, что позволяют использовать сравнения со значениями, которые вычисляются формулой. Для правильного использования такой фильтрации необходимо выполнять следующие правила:

Ø Заголовок над вычисляемым условием должен обязательно отличаться от любого заголовка столбца в таблице. Заголовок условия может быть пустым или содержать произвольный текст. Внимание! Это ограничение прямо противоположно требованию для обычных условий.

Ø Ссылки на ячейки, которые находятся вне таблицы (списка), должны быть абсолютными (при адресации используется знак доллара).

Ø Ссылки на ячейки в таблице должны быть относительными.

Упражнение. Необходимо вывести на экран данные о товарах закупленных магазинами по цене выше среднего значения, и поместить результат фильтрации в другую часть текущего листа, для этого:

· В ячейку N1 ввести: «Среднее значение».

· В ячейку N2 ввести формулу среднего значения цены =СРЗНАЧ(F7:F22).

· В ячейку N5 ввести заголовок для диапазона условий: «Выше среднего».

· В ячейку N6 ввести формулу сравнения: =F7>$N$2.

Формула условия сравнивает со средним значением ячейку F7, т.к. ячейка F7 является первой ячейкой в столбце «Цена» неотфильтрованного списка, и автоматически со средним значением будут сравниваться все нижерасположенные ячейки этого столбца.

· Скопировать шапку таблицы в ячейку А25 для того, чтобы поместить результат фильтрации в другую часть рабочего листа (копировать можно не всю шапку таблицы, а отдельные названия граф в соответствии с требованиями пользователя).

· Установить курсор в область таблицы.

· На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Дополнительно. При этом появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась подвижной рамкой.

· В области Обработка выбрать Скопировать результат в другое место.

· Проверить, что в окне Исходный диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

· Установить курсор в окно Диапазон условий и выделить с помощью мыши на рабочем листе диапазон ячеек N5:N6.

· В окне Поместить результат в диапазон установить курсор, а затем на рабочем листе указать с помощью мыши диапазон ячеек А25:I25.

· Щелкнуть по кнопке ОК.

· Проанализировать результаты фильтрации и убрать фильтр.

Того же результата фильтрации можно добиться и другим способом. Можно не рассчитывать отдельно вне таблицы среднее значение столбца «Цена», а в диапазоне условий под заголовком «Выше среднего» в ячейке N6 сразу ввести формулу сравнения: =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$22).

· Выполнить фильтрацию таким способом самостоятельно и предъявить работу преподавателю.

Анализ данных с помощью сводных таблиц

Средство Сводная таблица представляет собой еще один инструмент организации и подведения итогов данных. Этот инструмент комбинирует возможности работы со списками.

Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая подытоживает информацию из конкретных полей списка или базы данных. При создании сводной таблицы можно задать нужные поля, организацию таблицы (ее макет) и тип выполняемых вычислений.

Сводные таблицы обеспечивают удобный интерфейс для анализа данных различной сложности и разного объема, а также возможность быстрой перестройки макета сводной таблицы фактически только с помощью мыши без применения сложного программирования.

Сводная таблица – это средство для упорядочивания информации. При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях будут содержаться.

Для создания сводных таблиц используются различные источники данных. Это могут быть списки и таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (таблицы, созданные с помощью других программ).

Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Она предназначена только для чтения, а изменения можно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводных таблиц, выбирать различные параметры вычислений. Для большей наглядности на основе сводной таблицы можно создать диаграмму, которая будет перестраиваться при изменении сводной таблицы.

Упражнение. Создать сводную таблицу с подведением итогов по продаже товаров магазинам-закупщикам по видам продукции и видам оплаты.

· Установить курсор в любую ячейку с данными исходной таблицы «Отчет ООО "Техносервис" о продаже аудио- и видеотехники магазинам-закупщикам в 1 квартале».

· На вкладке Вставка в группе Таблицы нажать кнопку Сводная таблица. В открывшемся окне выбрать команду Сводная таблица.

· В открывшемся окне Создание сводной таблицы проверить, что в опции Таблица или Диапазон указан весь диапазон ячеек исходной таблицы, и выбрать опцию Новый лист. Нажать кнопку ОК.

· На новом рабочем листе, в правой его части открылось окно, содержащее список полей сводной таблицы в верхней части и макет областей создаваемой сводной таблицы в нижней части.

· При помощи мыши перетащить поле «Наименование магазина» (4-е сверху) в область Фильтр отчета, поле «Вид продукции» - в область Название строк, поле «Вид оплаты» - в область Названия Столбцов, поле «Сумма» - в область Значения.

· Установить курсор в любую ячейку сводной таблицы, затем на вкладке Параметры в группе Сводная таблица нажать кнопку Параметры.

· В открывшемся окне на вкладке Вывод в области Экран включить параметр Классический макет сводной таблицы (разрешено перетаскивание полей). Нажать ОК.

Для управления просмотром данных сводной таблицы используются кнопки со стрелками, с помощью которых можно выбрать, какие элементы выводить на экран.

Примечание. Для обработки итоговых данных, в том числе в сводных таблицах, в Excel можно использовать различные функции: сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум, произведение и другие. По умолчанию используется функция Сумма, по которой вычисляются промежуточные и общие итоги в сводной таблице. Для использования другой функции нужно в области Значения нажать стрелку вниз справа от названия поля и в появившемся окне выбрать команду Параметры полей значений… в области Операция выбрать нужную функцию и нажать ОК. В окне Параметр поля значений… с помощью кнопки Числовой формат можно изменить форматы представления данных.

Редактирование сводных таблиц

Пользователь может менять формат сводной таблицы, переименовывать поля или элементы, добавлять новые строки или столбцы, а также делать другие преобразования с внешним видом сводной таблицы.

Чтобы изменить название поля или элемента сводной таблицы, необходимо выделить нужную ячейку и набрать новое имя, которое не должно повторять существующие в исходной таблице имена.

Упражнение. Изменить текст заголовка, отражаемого в ячейке А3 по умолчанию, на «Сумма продаж», для этого:

· Выделить ячейку А3 сводной таблицы.

· С клавиатуры ввести новое имя.

Для формирования новой сводной таблицы достаточно изменить макет существующей.

Упражнение. Сформировать сводную таблицу, отражающую данные о величине сумм продаж товаров магазинам-закупщикам и доли каждого из них в общей сумме закупок, для чего:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы. Если при этом на экран не выводится окно Список полей сводной таблицы, то необходимо на вкладке Параметры в группе Показать или скрыть нажать кнопку Список полей.

· Для очистки макета оттащить поля, расположенные в нижней части окна Список полей сводной таблицы в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Наименование магазина» (4-е сверху) в область Названия строк, поле «Сумма» - в область Значения и сделать щелчок левой кнопкой мыши по данному полю. В открывшемся окне выбрать команду Параметры полей значений…, затем в опции Пользовательское имя ввести с клавиатуры «Сумма продаж» и нажать ОК.

· При помощи мыши вторично перетащить поле «Сумма» в область Значения и сделать щелчок левой кнопкой мыши по данному полю. В открывшемся окне выбрать команду Параметры полей значений…, затем в опции Пользовательское имя ввести с клавиатуры «Доля магазина», в этом же окне выбрать вкладку Дополнительные вычисления. В опции Дополнительные вычисления нажать стрелку вниз и выбрать Доля от общей суммы. Нажать ОК.

Упражнение. Сформировать сводную таблицу, отражающую данные о средней сумме закупок магазинов по видам техники, для чего необходимо:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· Для очистки макета оттащить поля в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Наименование магазина» в область Названия столбцов, поле «Вид продукции» - в область Названия строк, поле «Сумма» - в область Значения и сделать щелчок левой кнопкой мыши по кнопке данного поля. В открывшемся окне выбрать команду Параметры полей значений…, затемв открывшемся окне на вкладке Операция выбрать Среднее и нажать ОК.

· Установить курсор в сводную таблицу.

· Выбрать вкладку Параметры, в группе Сводные таблицы нажать кнопку Параметры.

· В открывшемся окне Параметры сводной таблицы на вкладке Итоги и фильтры удалить флажки Показывать общие итоги для столбцов и Показывать общие итоги для строк. Нажать ОК.

Групповые операции в сводных таблицах.

В сводных таблицах имеется возможность группировать полученные данные по различным признака (по датам, месяцам, кварталам, по указанным интервалам значений и т.д.)

Упражнение. Создать сводную таблицу с данными о количестве проданных товаров в определенных диапазонах цен, для этого:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· Для очистки макета оттащить поля в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Цена» в область Названия строк, поле «Количество» - в область Значения.

· Установить курсор в ячейку А4 ищелкнуть правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню.

· В контекстном меню выбрать команду Группировать.

· В открывшемся окне Группирование в опции С_шагом ввести c клавиатуры 300 (минимальная и максимальная цена товара - 50 и 800-устанавливается автоматически из списка) и нажать ОК.

Создание вычисляемых полей в сводных таблицах

В сводных таблицах существует возможность производить вычисления над данными. При этом происходит создание нового поля сводной таблицы, с помощью операций над существующими полями.

Упражнение. Создать сводную таблицу для вывода итоговых сумм продаж по видам реализованной продукции в условных единицах и рублевом эквиваленте. Для этого:

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· Для очистки макета оттащить поля в любое место окна.

· При помощи мыши перетащить поле «Вид продукции» в область Названия строк, поле «Сумма» - в область Значения.

· В ячейку А3 сводной таблицы ввести с клавиатуры «Сумма продаж».

· Установить курсор в любую ячейку созданной сводной таблицы.

· На вкладке Параметры в группе Сервис нажать кнопку Формулы. В открывшемся окне выбрать команду Вычисляемое поле.

· В открывшемся окне Вставка вычисляемого поля в окне Имя ввести «Сумма продаж в рублях», затем перевести курсор в окно Поля и сделать двойной щелчок по полю Сумма (имя данного поля будет отражено в окне Формула после знака «=»), нажать умножить (*) и ввести с клавиатуры значение текущего курса доллара. Нажать ОК.

· Установить курсор в ячейку С4 сводной таблицы и ввести с клавиатуры «Сумма продаж в рублях».

Дата добавления: 2014-10-15