Запуск Ms Word

Запуск MS Word можна здійснювати в декілька способів. Нижче приведені деякі з них.

1) кн. Пуск®Программы®Microsoft Office® Microsoft Word;

2) відкрити папку, в якій потрібно створити новий документ, і далі, клацнувши правою клавішею миші всередині папки, в контекстному меню, що з’являється, вибрати пункт Создать, а далі – пункт Документ Microsoft Word.

При запуску MS Word автоматично створюється новий документ, якому присвоюється ім’я Документ1.

Якщо документ вже існує, а потрібно в нього внести зміни або доповнити, то для запуску редактора з послідуючим автоматичним завантаженням документа достатньо двічі клацнути мишею на імені файла, що містить документ.

Відкрити існуючий документ, коли редактор вже запущено, можна за допомогою кнопки Открыть або вибором з головного меню: Файл®Открыть.

3. Імена файлів

При першому збереженні документа ви повинні задати ім'я для файла, в якому буде зберігатися документ, а також указати для нього диск і папку. При завданні імені файла необхідно слідувати певним правилам:

Ім'я файла MS Word може мати довжину до 255 символів, включаючи пропуски

Можна використати великі і малі букви (A-Z, а z, А-Я, а я), цифри (0 9), а також спеціальні символи: дефіс (-), підкреслення (_) і знак оклику (!)

У імені недопустимі: зірочки (*), двокрапки (:), крапка з комою (;), знак питання (?), символи похилої межі (/ або \), роздільники (¦), знаки більше ніж (>) і менше ніж (<), лапки (“).

З числа спеціальних ви можете використати наступні символи:!, @, #, $, %,, &, (,), _, -, { і }. Точки допустимі тільки як роздільник між ім'ям і розширенням файла.

Для створення папки необхідно:

у діалоговому вікні “Сохранить как…” натиснути кнопку “Создать папку”

Вам буде легко відшукати потрібні файли, якщо ви вмістите у відповідні папки файли певного типу або файли, що відносяться до певної тематики. Наприклад, ви можете зберігати всі ділові записи, що створюються в MS Word в папці “Документи", поточні проекти в папці “Проекти" і т.д.

Для впевненості, що документ не буде випадково знищено, створіть власні папки, і тільки їх використайте для зберігання документів.

Уникайте зберігання файлів, що створюються вами в папках додатків. Це може привести до того, що у випадку, повторної установки додатку (наприклад, MS Word), ваші файли, що зберігалися в папках додатку, можуть бути загублені. Крім того, папки додатків, як правило, містять велику кількість файлів, що утрудняє візуальний пошук потрібного файла.

4. Вихід з Ms Word

Після завершення поточного сеансу роботи вам необхідно покинути MS Word. Для цього ви можете скористатися одним з наступних способів:

Виберіть Файл ®Виход

Виберіть Закрить в контекстному меню головного вікна MS Word

Встановіть покажчик миші на піктограму ´системного меню в головному вікні MS Word і двічі натисніть кнопку миші

Натисніть правою кнопкою миші рядок заголовка і виберіть «Закрыть» з контекстного меню

Натисніть кнопку «Закрыть» до рядка заголовка головного вікна

Натисніть Alt+F4 на клавіатурі

Якщо в якому-небудь з відкритих вікон міститься незбережена інформація, MS Word запропонує вам вказати, як поступити з нею. Для цього на екрані з'явиться вікно діалогу,

Зберегти зміни в документі?

Да	Зберігає документ і виходить з MS Word. Якщо файлу ще не привласнене ім'я, MS Word відкриє вікно діалогу “Сохранить как…"
Нет	Здійснює вихід з MS Word без збереження документа
Отмена	Закриває поточне вікно діалогу і повертається в MS Word

5. Вікно редактора Ms Word

В вікні MS Word знаходяться:

- рядок заголовка

- рядок головного меню

- панелі інструментів з кнопками

- смуги прокрутки

- горизонтальна та вертикальна лінійки

- вікно документу

- рядок стану

Рядок заголовку є атрибутом всякого вікна Windows. В рядку заголовку вказується назва документа і назва програми.

Розглянемо коротко призначення пунктів головного меню.

Файл – містить команди (підпункти) для створення нового документа, завантаження існуючого документа, збереження документа, друку документа, встановлення параметрів сторінки.

Правка – містить команди для копіювання та вирізання фрагментів тексту, вставки тексту з буфера обміну в документ, пошуку та заміни фрагментів тексту в документі.

Вид – містить команди, які дозволяють встановити спосіб відображення документів на екрані (зокрема, змінити масштаб відображення) і самого редактора (встановивши ті чи інші панелі інструментів).

Вставка – містить команди для вставки різноманітних об’єктів в документ (номерів сторінок, символів, малюнків, приміток тощо).

Формат – містить команди для встановлення шрифту, параметрів абзацу, розбиття тексту на колонки, роботи зі списками.

Сервис – містить команди, що дозволяють налаштувати редактор у відповідності до потреб користувача, здійснити перевірку правопису, захистити документ від змін, задавши пароль, а також майстри для написання листів, створення наклейок для конвертів, виконання злиття[3].

Таблиця – містить команди для роботи з таблицями.

Окно – дозволяє розділити екран MS Word на два чи більше вікон. Цю можливість можна використовувати, якщо потрібно бачити одночасно різні частини документа.

Справка – містить команди для роботи з довідником.

РЯДОК МЕНЮ + ПАНЕЛІ ІНСТРУМЕНТІВ

Рядок меню - містить команди основного меню. Всі команди є ієрархічними. Це означає, що при виборі однієї з таких команд на екрані з'являється її меню, що випадає (розгортається) Можна скористатись клавішею F10

Для швидкого здійснення потрібних дій над текстом використовуються кнопки. Для зручності кнопки згруповані у відповідності з їх призначенням. Згрупування полягає в тому, що кнопки розміщуються в області прямокутної форми, яка називається панеллю. Панель є об’єктом, тому її можна переміщувати по екрану разом з кнопками, що на ній знаходяться. Як правило, панелі з кнопками розміщують вгорі, під рядком головного меню. Редактор дозволяє встановити багато різноманітних панелей. За замовчуванням встановлюється тільки дві панелі: Стандартная і Форматирование. В разі потреби, користувач може додати інші панелі, вибравши Вид®Панели инструментов. В списку, який з’являється, потрібно виділити панель, яку треба додатково встановити, клацнувши на відповідному пункті мишею:

Більше того, можна створити свою власну панель, розмістивши на ній кнопки, необхідні для роботи. Для цього потрібно вибрати Вид® Панели инструментов® Настройка® вкладка Панели инструментов® Создать.

Кнопок, які можна розмістити на панелях інструментів є значна кількість. Їх всі не виставляють на панелі, оскільки, по-перше, вони зменшать область видимого тексту документа на екрані, а по-друге, робити вибір потрібних дій, вибираючи одну кнопку серед великої кількості інших стає складніше. В разі потреби панелі інструментів можна доповнити іншими кнопками. Для цього треба вибрати з головного меню Сервис®Настройка. На екрані з’являється вікно Настройка. Далі вибираємо вкладку Команды.

Всі команди (кнопки) для зручності поділені на категорії (типи). Вибравши категорію в списку зліва, в правому вікні (вікно Команды) з’являється список команд (кнопок), що віднесені до цієї категорії. Для встановлення кнопки на панель інструментів, достатньо перетягнути її за допомогою миші з правого вікна на панель. Щоби видалити кнопку, потрібно навпаки, стягнути її з панелі інструментів в вікно Настройка.

РЯДОК СТАНУ

Рядок стану розміщений в нижній частині головного вікна. В лівій частині рядка стану відображається інформація про поточний документ

Стр 1 Номер поточної сторінки

Разд 1 Номер поточного розділу. Інформація, що відображається цим елементом має сенс тільки для великих документів, розбитих на розділи

1/2 Кількість сторінок від початку документа до поточної сторінки (1) і загальне число сторінок в документі (2)

На 5.7 см Відстань по вертикалі між курсором і верхнім краєм сторінки.

Ст 8 Кількість рядків від початку сторінки до курсору. З'являється, якщо текст, в якому знаходиться курсор, є видимим

Кол 1 Кількість символів від лівого поля до курсору, включаючи пробіли і символи табуляції. З'являється, якщо текст, в якому знаходиться курсор, є видимим

Крім Того, рядок стану містить індикатори режиму роботи, що інформують, в якому з режимів ви працюєте в поточний момент. Чорний колір відповідає включеному стану режиму, сірий — вимкнутому.

ЗАП Активний режим запису макрокоманд

ИСПР Активний режим маркування виправлень. Маркери виправлення допомагають бачити, які зміни були внесені в документ у порівнянні з його останньою версією

ВДЛ Активний клавіша F8 (Поширити виділення). З допомогою цього засобу можна збільшити розмір виділеного фрагменту тексту. В цьому випадку кожний натиск F8 буде поширювати виділення (символ, слово, речення абзац і.т.д.). Для звуження області виділення використовується Shift+F8,для виділення вертикального блоку Ctrl+ Shift+F8, для відміни дії F8 – Esc.

ЗАМ Активний режим заміни символів. При переході в режим вставлення індикатор відображається сірим кольором. Переключення між режимами здійснюється з допомогою клавіші Insert

Індикатор стану перевірки орфографії – подвійний клік запускає, анімація при перевірці

Включення /виключення режимів здійснюється відповідними командами. Крім Того, для переключення конкретного режиму ви можете двічі натиснути мишкою відповідний індикатор.

РОБОЧА ОБЛАСТЬ

Основною областю є робоча область MS Word, в якій можуть бути водночас відкриті вікна для декількох документів.

Смуги прокрутки

Призначені для легкого пересування в межах документа де розміщена текстова або графічнаінформація.

В нижній частині вертикальної смуги прокрутки знаходяться стрілки переходу на початок або в кінець тексту, що легко можна зробити знаючи комбінації Cntrl+Home, Ctrl+End.

6. Режими роботи і масштаб відображення

В лівій частині горизонтальної смуги прокрутки розташуються кнопки режиму перегляду:

Звичайний режим — цей режим перегляду раніше був прийнятим за замовчанням. Режим дозволяє бачити елементи форматування тексту, але при цьому спрощується розмітка сторінки, що дозволяє швидко вводити, редагувати і проглядати текст

Режим розмітки сторінки. Дозволяє побачити документ в тому вигляді, в якому він буде надрукований, і внести потрібні уточнення в текст і форматування

Режим структури. Дозволяє звернути документ, щоб побачити тільки основні заголовки або розгорнути його, щоб побачити весь документ повністю, що спрощує переміщення і копіювання тексту, а також зміну структури великих документів

Режим електронного документу. При переключенні в цей режим зліва на екрані виникає зміст всього документа за допомогою якого можна легко знайти і перейти в потрібний розділ.

Для нормальної роботи в більшості використовують режим розмітки, випадки використання інших режимів будуть розглянуті далі.

ЛІНІЙКИ

Лінійки (горизонтальна і вертикальна) дозволяють вам візуально оцінити поточне положення курсору в тексті. Однак в MS Word лінійки виконують додаткові, можливо, більш важливі функції.

Горизонтальна лінійка дозволяє візуально змінювати:

Відступи абзаців, Поля на сторінці, Ширину колонок і стовпців таблиць, інші функції, переміщуючи курсором мишки маркери відступів і позиції полів на горизонтальній линійці.

Для точного встановлення розмірів з допомогою лінійки можна, тримаючи натиснутою клавішу на мишці натиснути клавішу Alt і виконуйте пересування маркера.

ЗБЕРЕЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Для збереження документа достатньо клацнути на кнопці Сохранить. Якщо документ ще не був збережений (тобто зберігається вперше), то відкривається вікно Сохранение документа:

В полі Имя файла потрібно записати його ім’я без розширення. Тип файла (розширення) задається шляхом вибору з випадаючого списку Тип файла. За замовчуванням автоматично встановлюється тип Документ Word. Розширення файла при цьому буде.doc.

Якщо документ вже був збережений під якимось іменем, то при клацанні на кнопці Сохранить, вікно Сохранение документа не відкривається. Змінений документ зберігається під старим іменем. Якщо потрібно зберегти документ під новим іменем, то потрібно вибрати з головного меню Файл®Сохранить как.... На екран знову виводиться вікно Сохранение документа, в якому потрібно задати нове ім’я.

ДРУК ДОКУМЕНТІВ

Перед друком документу доцільно з’ясувати, як він виглядатиме на папері. Для цього слід скористатись кнопкою Предварительный просмотр. Попередньо переглянути документ можна також за допомогою вибору з головного меню Файл® Предварительный просмотр.

Коли MS Word переходить в режим попереднього перегляду документа, то панелі інструментів зникають, а натомість з’являється панель інструментів Предварительный просмотр і сторінка відображається в такому масштабі, що цілком вміщується на екрані:

Можна збільшити зображення сторінки, встановивши на неї вказівник миші (він набуває вигляд лупи зі значком плюс) і клацнувши лівою клавішею. Щоби повернутись від збільшеного зображення до початкового, потрібно знову встановити вказівник миші на зображення сторінки (він набуває, в цьому випадку, зображення лупи зі значком мінус) і клацнути мишею. Якщо виникає необхідність ще збільшити (або зменшити) зображення, то можна скористатись вікном Масштаб на панелі інструментів, ввівши потрібне значення.

Можна відображати при попередньому перегляді не одну, а зразу декілька сторінок. Для цього потрібно клацнути на кнопці Несколько страниц

Відкривається віконце, в якому виділяємо потрібну кількість сторінок, переміщуючи вказівник миші по їх зображеннях. Коли потрібну кількість сторінок виділено, клацаємо лівою клавішею миші.

При перегляді можна здійснювати і редагування документа (виправлення помилок, перенесення фрагментів тексту тощо). Для того, щоби перейти в режим редагування, потрібно клацнути на кнопці Увеличение .

Для друку документа достатньо клацнути мишею на кнопці Печать, яка знаходиться на Стандартній панелі інструментів. В разі, якщо друкувати потрібно не весь документ, або здійснювати друк з двох сторін листів паперу, то замість кнопки Печать слід скористатись вибором з головного меню Файл-Печать. При такому виборі відкривається діалогове вікно Печать

В розділі Страницы цього вікна можна вибрати один з чотирьох варіантів друку: друкувати весь документ (все), друкувати тільки поточну сторінку (текущая), друкувати сторінки з заданими номерами (номера), друкувати виділений фрагмент (выделенный фрагмент). Для цього потрібно встановити в потрібне положення перемикач. Для друку фрагмента документу, перед тим, як звертатись до пункту меню Печать, потрібно виділити цей фрагмент.

Використовуючи вікно Вывести на печать, можна задати друк тільки сторінок з парними або тільки сторінок з непарними номерами. За допомогою цієї опції здійснюється друк з двох сторін листа: спочатку здійснюється друк з однієї сторони листів сторінок з непарними іменами, а потім, ті самі листи вставляються другою стороною, після чого, на них здійснюється друк сторінок з парними номерами.[4]

Після вказівки параметрів в діалоговому вікні Печать, для початку друку потрібно клацнути на кнопці OK або натиснути клавішу Enter.

7. Введення і редагування тексту

Сформатувати текст означає надати йому такого вигляду, який потрібен користувачу. Форматування виконують за допомогою команд головного меню або кнопок панелі форматування, які дають змогу задати таке:

• стиль документа;

• шрифт;

• розмір символів у пунктах (28 пунктів = 1 см);

• стиль шрифта: товстий, курсив, підкреслений;

• вирівнювання: до лівого краю, до центру, до правого краю, двобічне;

• нумерований список;

• маркований (позначений) список;

• зсув фрагмента ліворуч;

• зсув фрагмента праворуч;

• текст у рамці тощо.

Для форматування тексту його треба спочатку виокремити (кажуть також: вибрати, виділити). Цей текст буде виділений інверсним кольором. Текст виокремлюють так: клацають на початку фрагмента і перетягують курсор над текстом, утримуючи натиснутою ліву клавішу Shift.

Розглянемо швидкі способи виокремлення елементів тексту:

• щоб виокремити слово, треба клацнути на ньому двічі;

• щоб виокремити рядок, потрібно клацнути в лівому полі рядка;

• щоб виокремити речення, треба натиснути на клавішу Shift і клацнути двічі в межах речення;

• щоб виокремити абзац, потрібно клацнути тричі;

• щоб виокремити увесь текст (усі абзаци), треба виконати комбінацію Сtrl+А.

До виокремленого фрагмента можна застосувати додаткові ефекти перетворення шрифтів (Формат => Шрифти), зокрема, створення верхніх чи нижніх індексів, закреслень і підкреслень, контурів і тіней, інтервалів тощо, а також ефекти анімації: феєрверк, неонова реклама, мурашки, мерехтіння та ін.

Тема: Форматування та редагування документів. Автоматизація документів.

1. Форматування шрифтів, абзаців, списків, сторінок

Форматуванням називають надання документу форми за бажанням. Форматування в загальному можна розділити на чотири рівні: форматування символів, абзаців, сторінок документу, документу в цілому.

Форматування символів включає в себе:

ü Встановлення форми написання символів – тобто вибір гарнітури (типу) шрифту або просто вибір шрифту. Шрифт – це набір символів відповідного стилю, розміру та дизайну.

ü Вибір розміру символів або кегля.

ü Встановлення стилю шрифту. Шрифти можуть мати наступні стилі: звичайний або нормальний, жирний (Ж), курсив або нахилений (К), та жирний курсив.

ü Встановлення підкреслення символів (Ч);

ü Вибір кольору символів;

ü Встановлення відстані між символами в рядку. Кернінг – це регулювання відстані між сусідніми символами в залежності від їх форми;

ü Встановлення ширини символів. Кожен шрифт має стандартну або нормальну ширину. Змінювати ширину можна в процентах відносно нормальної.

ü Встановлення інших спеціальних ефектів, такі як перекреслений шрифт, ^{піднесення у верхній індекс}, _{запис у нижній індекс}, встановлення тіні, писати контурами букв та інші.

Форматувати текст можна при його введені. Спочатку ви повинні задати бажані установки форматування, потім набирати текст. Або відформатовувати вже набраний текст, для цього його необхідно спочатку виділити, а потім виконати операцію форматування.

Змінити діючі установки форматування шрифту для виділеного блока можна за допомогою панелі інструментів ФОРМАТИРОВАНИЕ або з допомогою діалогового вікна ШРИФТ. Щоб викликати це вікно на екран слід дати таку команду ФОРМАТ à ШРИФТ.

Рисунок 1 – Частина панелі інструментів ФОРМАТИРОВАНИЕ.

Кнопка (ФОРМАТ ПО ОБРАЗЦУ) – використовується для копіювання установок формату символів. Для цього треба:

ü виділити текст, формат, якого слід скопіювати;

ü натиснути мишкою кнопку після чого курсор набуває форму пензля;

ü виділити текст, який потрібно відформатувати.

Рисунок 2 – Діалогове вікно встановлення формату шрифту.

Для вставки в текст символів, яких немає на клавіатурі (наприклад: a, b, r, s, x, y, S, W, (, < і т.д.) використовується команда ВСТАВКА à СИМВОЛ.

Рисунок 3 – Діалогове вікно для вставки символів.

Використовуючи випадаючий список ШРИФТ, можна змінити тип шрифту, при цьому зміниться і набір допустимих символів.

ЗМІНА РЕГІСТРУ.

У WORD є можливість змінювання регістру символів (змінювати малі літери на великі і навпаки) для вже створеного документу. Для цього потрібно виділити потрібний фрагмент тексту і скористатись командою РЕГИСТР з пункту меню ФОРМАТ. Відкриється однойменне діалогове вікно, де слід вибрати одну із опцій:

- Как в предложениях – зробити у виділеному фрагменті першу літеру речення великою, а решту малими;

- все строчные – зробити всі літери малими;

- ВСЕ ПРОПИСНЫЕ – зробити всі літери великими;

- Начинать С Прописных – зробити так, щоб перші літери кожного слова були великими.

иЗМЕНИТЬ рЕГИСТР – перша літера кожного слова мала, а решту великі.

2. Використання лінійки при форматуванні

Лінійки (горизонтальна і вертикальна) дозволяють вам візуально оцінити поточне положення курсору в тексті. Однак в MS Word лінійки виконують додаткові, можливо, більш важливі функції.

Горизонтальна лінійка дозволяє візуально змінювати:

Відступи абзаців, Поля на сторінці, Ширину колонок і стовпців таблиць, інші функції, переміщуючи курсором мишки маркери відступів і позиції полів на горизонтальній линійці.

Для точного встановлення розмірів з допомогою лінійки можна, тримаючи натиснутою клавішу на мишці натиснути клавішу Alt і виконуйте пересування маркера.

Дата добавления: 2014-10-17