Личное планирование работы сотрудниками органов внутренних дел

4-397 - 97 -

не системы органов внутренних дел необходима разработка соответ­ствующей классификации видов деятельности в силу присущих им особенностей.

В бюджете времени, представляющем сложную систему, отража­ется многообразие видов работ, относящихся к различным уровням. Исходя из этих уровней можно выделить макроструктуру деятельно­сти сотрудников органов внутренних дел. Так, например, работы, свя­занные с осуществлением контрольных функций в деятельности ру­ководителей органов внутренних дел, можно отнести к среднему уровню, входящему в макроструктуру (более высокий уровень) - ор­ганизационную деятельность руководящего состава. В своя очередь, контрольные функции распадаются на ряд микроструктур:

а) проверку выполнения приказов, указаний;

б) проверку дел и материалов;

в) проверку несения службы дежурными нарядами и т. п.

С другой стороны, функциональные обязанности реализуются в различных формах. В нашем примере работы, отнесенные к выпол­нению контрольных функций, могут осуществляться в форме приема сотрудников по служебным вопросам, заслушивания докладов, изу­чение материалов, документов, посещение рабочих мест и т. д.

Разбивка и группировка конкретных работ и затрат време­ни на них должны строиться по определенному основанию или ряду оснований в зависимости от целей и задач исследования.

Классификации должен предшествовать полный учет и со­ставление перечня всех фактически встречающихся видов работ в деятельности определенных категорий сотрудников. Только после этого можно приступить к классификации видов деятельности по тому или иному основанию (категории) и исследованию структуры затрат служебного времени. Например, различные конкретные рабо­ты, выполняемые руководителями органов внутренних дел, можно классифицировать по следующим основаниям:

1) по видам деятельности (руководство работой непосредственно подчиненных, административная работа, личная работа по преду­преждении и раскрытию преступлений и т. д.);

2) по основным направлениям органов внутренних дел (админис­тративная деятельность, оперативно-розыскная деятельность, про­цессуальная деятельность);

3) по чьей инициативе выполняется работа (собственной, подчи­ненных, вышестоящего руководства и т. д.);

4) по форме деятельности (совещания и собрания, прием сотруд­ников и граждан, посещение рабочих мест сотрудников, работа с до­кументами, телефонные переговоры и т. п.);

5) по степени рационализации затрат служебного времени (полез­ные затраты времени, потери служебного времени, которые могут

-98-

возникать: а) по организационно-техническим причинам, б) по вине работающего, в) в результате выполнения ненужных работ).

Осуществляя учет выполненных работ и затрат времени на них необходимо придерживаться избранной классификации, иначе не бу­дет получено результата, достаточно верно отражающего действи­тельную картину.

Так, если проводится изучение затрат времени на выполнение ви­дов работ по их функциональному назначению, то нельзя виды дея­тельности подменять формами их осуществления. В противном слу­чае, учет только формы, например, такой, как «прием сотрудника», не позволяет определить, какой вид работы был произведен, так как принимать сотрудника можно и для осуществления контроля за его деятельностью, и для проведения воспитательной работы, и для его инструктажа и т. д.

При подготовке к изучению фактического бюджета служебного вре­мени, важно определить метод учета затрат рабочего времени. Сейчас разработаны и широко применяются в различных отраслях на­родного хозяйства разнообразные методы фиксации расходования рабочего времени, в том числе опрос или анкетирование, моментные наблюдения, фотография, самофотография, хронометраж, самохро­нометраж и другие. Они отличаются друг от друга областью примене­ния, техникой учета и записи результатов измерения затрат времени, способом оценки и т. д.

При опросе (анкетировании) сотрудники в устной или письмен­ной форме сообщают о перечне выполняемых ими работ и пример­ном времени, затраченном на их осуществление. Данный метод при­годен, для изучения бюджета рабочего времени тех сотрудников, которые постоянно выполняют небольшое число одних и тех же тру­довых операций.

Метод моментальных наблюдений состоит в том, что специ­ально выделенный наблюдатель путем периодического обхода рабо­чих мест фиксирует фактически выполняемые на момент наблюде­ния сотрудником или сотрудниками виды работ и затраты времени на их осуществление. Этот метод требует значительного числа квали-, 'фицированных наблюдателей, психологически отрицательно дейст­вует на обследуемых и эффективно может использоваться в отноше­нии тех работников, которые выполняют свои функции постоянно на 'Одном рабочем месте.

Фотографирование рабочего дня отличается от метода мо-"Ментных наблюдений тем, что наблюдатель на протяжении опреде­ленного периода времени (в течение рабочего дня или его части) фиксирует затраты времени на все выполняемые работником виды Трудовой деятельности.

Метод самофотографии заключается в том, что работающий сам ежедневно фиксирует на специальной карте (таблице, журнале)

-99-

все виды работ и время затраченное на их осуществление. С орга­низационно-технической, экономической и психологической точек зрения этот метод является наиболее доступным и достаточно эф­фективным.

Фотографирование и самофотографирование рабочего дня про­водится путем учета затрат времени с точностью до минут. Этим они отличаются от хронометража и самохронометража, где отсчет време­ни ведется в секундах.

С целью рациональной организации личной работы учет и анализ служебного времени целесообразно осуществлять и индивидуально каждым работающим. Такой учет можно вести с разной степенью де­тализации. Начинать следует с ежедневного укрупненного учета работ и затрат времени без подробной детализации. Учет можно вести в обычном блокноте в произвольной форме, но с обязательным указа­нием содержания выполненной работы, времени ее начала и оконча­ния, завершена она, или нет. Более эффективно учет работы осуще­ствляется при использовании оргблокнота. Такой учет позволит регистрировать и оценивать весь объем работы и время, необходимое для его выполнения. Последующий анализ данных самоучета позво­ляет сопоставлять фактически выполняемую работу с функциональ­ными обязанностями, выявлять потери времени и причины их потерь, определять наиболее рациональный порядок и последовательность видов работ и даст возможность реально планировать личную работу.

Организация учета затрат времени связана с преодолением опре­деленного психологического барьера, вызываемого различными при­чинами. Возникающие у некоторых сотрудников сомнения в полезно­сти и необходимости этой работы порождаются, в частности, опасением, что в последствии могут быть установлены в качестве нормы работы слишком короткие промежутки времени, в течение ко­торых будет невозможно выполнять работу в полном объеме. Подоб­ные сомнения, конечно, безосновательны. Более того, работающим весьма важно оценить свою работу по степени ее трудоемкости. Сле­довательно, они должны быть заинтересованы в том, чтобы учесть и проанализировать все этапы работы, степень сложности управлен­ческих операций и необходимые затраты времени на их выполнение.

Другая причина заключается в опасении, что измерения за­трат служебного времени могут разрушить то представление, кото­рое создалось на основе интуитивно оцениваемой (в определенном смысле) и поэтому несколько преувеличенной напряженности труда. Видимость перегрузки и трудового рвения нельзя сохранить там, где работа будет учтена и измерена во всех аспектах.

И последняя причина заключается в неумении, а в некоторых слу­чаях, в нежелании отдельных работников учитывать расходование своего служебного времени из-за отсутствия привычки и навыков. Бе­зусловно, планомерный и целеустремленный учет и самоучет време-

- 100-

ни требует определенных волевых усилий и концентрированного ус­тойчивого внимания.

Вопреки довольно распространенному предрассудку, что учет и регламентация работы соответствуют лишь интересам администра­ции и противоречат интересам работника, специально отметим, что они одинаково важны для тех и других. Специалисты в области уп­равленческого труда справедливо отмечают, что с точки зрения инте­ресов служащего очень важно, чтобы были проанализированы все этапы его работы и чтобы руководителю были известны степени сложности труда подчиненного и необходимые для выполнения его работы затраты времени. Если этого не происходит, то как показыва­ет практика, такое положение приводит. Как правило, к чрезмерным требованиям и необъективной оценке работы сотрудника.

Основным содержанием рациональной организации служебного времени является правильное планирование различных видов ра­бот и времени, необходимого для их выполнения. Без планирования личной работы на определенный период времени (день, неделя, ме­сяц, и т. д.), без максимально полного выполнения этого плана и чет­кого распорядка дня сотрудники органов внутренних дел вряд ли смо­гут плодотворно организовать свою личную работу. План личной работы представляет собой, по существу, целесообразное распреде­ление подлежащих выполнению дел в соответствии с бюджетом вре­мени. Такой план должен предусматривать время, необходимое для выполнения соответствующих управленческих операций, уменьшать опасность планирования видов работ, не обеспеченных временем. Го­воря иными словами, планы личной работы должны быть реальными.

Чтобы обеспечить реальность планам личной работы, при их разра­ботке необходимо представлять, хотя бы ориентировочно, какой отре­зок времени потребуется для выполнения тех или иных мероприятий (видов работ). Таким образом, научно обоснованное планирование личной работы тесно связано с проблемой разработки нормативов уп­равленческой деятельности, что, по существу, означает нормирование времени, т. е. определение количества служебного времени, необхо­димого для выполнения тех или иных управленческих операций.

Решение проблем нормирования труда большинства сотрудников органов внутренних дел является весьма сложной задачей, посколь­ку умственную, творческую работу трудно увязать с точно определя­емой заранее продолжительностью времени, даже на выполнение аналогичных видов работ.

На основе изучения полного цикла конкретной управленческой де­ятельности по его структуре и элементам рабочего времени может быть построена система среднеориентировочных норм труда для конкретных категорий сотрудников органов внутренних дел, занятых управленческим трудом.

-101-

Среднеориентировочные затраты времени должны рассчитывать­ся дифференцировано для органов внутренних дел с учетом конкрет­ных условий, в которых им приходится функционировать. Нет сомне­ния в том, что при разной площади территории обслуживания, плотности населения, штатной численности, различии транспортных связей, отдаленности населенных пунктов и т. п., нормативы, пригод­ные, например, для органов внутренних дел, расположенных в евро­пейской части страны, не будут подходить для Дальнего Востока, Яку­тии и Магаданской области.

Следует отметить, что на распределение бюджета времени влия­ют и другие факторы, в частности, численность и квалификация личного состава, размеры территории обслуживания и его характери­стика (сельская, городская местность, развитие промышленности и т. д.), оперативная обстановка, время года, (летние месяцы в курорт­ных городах, период навигации в городах с морскими, речными порта­ми и т. п). личные качества сотрудника и другие обстоятельства. На­пример, при большой численности инспекторского состава и следователей начальнику следует основное время уделять организа­ции их работы и контролю за деятельностью подчиненного состава. И наоборот, в органе внутренних дел, где численность личного соста­ва невелика, руководителю целесообразно выделить больше време­ни на личное участие в проведении оперативно-розыскных и других мероприятий, направленных на предупреждение и раскрытие совер­шенных преступлений.

Таким образом, определение среднеориентировочных затрат слу­жебного времени, необходимых для выполнения встречающихся ви­дов работ, и знание их примерной повторяемости за конкретные пе­риоды времени могут послужить исходной основой для:

планирования служебных заданий и времени на их выполнение;

составление планов и графиков работы;

вывод об эффективности работы сотрудников, подразделений и органов внутренних дел в целом;

установления критериев оценки штатной численности;

разработки конкретных планов мероприятий по установлению не­достатков в работе органов внутренних дел, отстающих от среднего уровня.

Слушателям необходимо усвоить основные элементы организа­ции и использования личного времени: учет выполняемых работ и фактических затрат времени на них; разработка оптимального режи­ма труда, планирование времени.

- 102-

Разработка оптимального режима труда сотрудников предусмат­ривает исследование структуры затрат рабочего времени, выявление излишних потерь рабочего времени, рационализацию труда.

Учет фактических затрат времени сводится к следующим элемен­там:

определение перечня работ;

выявление устойчивых факторов, влияющих на трудовой процесс;

учет времени, затраченного по операциям¹.

Нормирование и научная организации труда Справочное пособие под ред Н А Ло­банова (Л. 1978т)

- 103-

Дата добавления: 2014-10-17