Практична робота № 9

План

Мета

Тема

MS Word. Майстри і шаблони.

Уміти використовувати майстри і шаблони для створення

стандартних документів: календарів, листів, резюме тощо.

1. Майстри календарів, листів та резюме.

2. Шаблони стандартні та власні.

Теоретичні відомості

1. Майстри календарів, листів та резюме. Ділова переписка – це невід'ємний елемент у практичній роботі багатьох людей. Діловий лист чи неформальний лист до друзів або родичів можна написати вручну, а можна за допомогою майстра листів чи використати шаблони (стандартний лист, сучасний, вишуканий).

Майстри у Windows – це програми з розширенням назви wiz, які призначені для спрощення, автоматизації та унаочнення процесів виконання низки стандартних дій. У MS Word є велика кількість майстрів, за допомогою яких можна створити календар на один чи декілька місяців, діловий лист, факсимільний документ, звіт, порядок денний наради, резюме тощо.

Під час роботи майстра на екрані послідовно виникають декілька вікон із запитаннями до користувача відповідно до теми створюваного документа. Перейти до наступного вікна можна за допомогою кнопки Далі. Щоб повернутися до попереднього і внести деякі зміни у відповіді, потрібно натиснути на кнопку Назад. На останньому етапі натискають на кнопку Готово і отримують потрібний документ. Оздоблення і форматування такого документа можна не змінювати, а можна продовжити роботу над його удосконаленням вручну.

Під час створення календаря потрібно вибрати його стиль (строгий, стандартний, вишуканий), орієнтацію (книжкову чи альбом), наявність рисунка (так, ні) і діапазон дат.

Значно більше даних слід задати, працюючи з майстром листів: вигляд дати написання, стиль листа, адресу адресата, адресу відправника, форму звертання, форму прощання тощо. Зверніть увагу, що адреси, дата та інші елементи листа будуть розташовані на бланку так, як це прийнято в Америці. У східній Європі ділові листи оформляють дещо інакше (див. хід роботи).

Резюме – це сучасно оформлена згідно зі світовими стандартами автобіографія з даними про навчання, професійні навички, особисті уподобання чи хобі. Його готують з метою пошуку роботи чи вступу у навчальний заклад тощо. Резюме відрізняється від автобіографії формою подання даних. Форма подання особистих даних у резюме є строго визначена і її слід дотримуватися. Є декілька видів шаблонів резюме, але найбільші можливості для створення резюме надає майстер резюме.

Майстер резюме дає змогу не лише змінити заголовки деяких пунктів, але й структуру резюме. Можна вибрати стиль резюме (стандартний, сучасний, вишуканий), тип (звичайне, хронологічне, функціональне, професійне), задати структуру адреси і особистих даних, вибрати із запропонованого списку стандартні пункти, додаткові стандартні пункти, створити нестандартні пункти, упорядкувати пункти.

2. Шаблони стандартні та власні. Шаблон – це файл у форматі dot, який призначений для створення типових файлів у форматі СІОС і містить деяку інформацію, що незмінно використовуватиметься у багатьох документах користувача. Є велика кількість шаблонів листів, факсів, звітів, різних бланків тощо. З-поміж них найкориснішими є шаблони для створення резюме.

Користувач може модифікувати (змінити) шаблон. Після внесення змін у шаблон його слід зберегти на диску з новою назвою як шаблон (тобто як файл з розширенням dot). Шаблон для деякого типу робіт можна створити самостійно, записавши зразок документа на диск у файл з розширенням dot. За замовчуванням комп'ютер пропонує зберігати шаблони у системній папці Templates (Шаблони). Однак рекомендують видозмінені та нестандартні шаблони зберігати окремо (студентам у власній папці). Щоб використати шаблон, новий документ слід створювати не у стандартному шаблоні Новий документ, а у власному, заздалегідь відшукавши його на диску (у MS Word 2003 за допомогою команди Створення... з існуючого документа..., рис. 24). Стандартний шаблон, на основі якого за замовчуванням створюються усі документи, називається Normal.dot. Його також можна змінювати і налаштовувати до власних потреб та уподобань. Однак у багатокористувацьких системах це не рекомендують робити.

Доступ до шаблонів отримують після виконання команди Створити. Тепер користувач матиме змогу застосувати стандартний шаблон Новий документ (Normal.dot) чи шаблон З існуючого документа, На моєму комп'ютері, шаблони з локальної мережі чи Інтернету, нещодавно використані шаблони тощо (див. область завдань Створити документ, рис. 24).

Хід роботи

1. Створіть новий документ, який міститиме діловий лист у східноєвропейському стилі.

Шаблони і майстри не використовувати. Структура ділового листа така: зверху ліворуч – адреса, праворуч – номер і дата написання листа, нижче – звертання, основний текст, прощання і підпис. Працюючи з листом, змінюйте масштаб (100, 150, 75% тощо), щоб текст добре переглядався на екрані. Зразок листа:

Панові М. Струцюку

Вул. Наукова, 5/7

64000, м. Луцьк

Шановний пане Михайле Струцюк!

Дирекція банку з приємністю повідомляє вас, що…

З повагою,

Комерційний директор Ваше прізвище та ім.’я

2. Збережіть лист у власній папці з новою назвою – Лист1.

3. Створіть новий документ з неофіційним листом до друга. У тексті листа повинна бути фраза «Дорогий друже! Чи знаєш ти, що:» і три абзаци з відповідями на три будь-які контрольні запитання.

4. Виправте граматичні помилки у листі. Від форматуйте текст.

Звертання зробіть великим шрифтом, перший абзац – жирним, другий – курсивом, третій – підкресленим курсивом, свій підпис виконайте одним з декоративних шрифтів: Декор, Парсек, Іжиця, Жикарєв (якщо вони є на вашому комп'ютері) або іншим доступним кирилізованим шрифтом.

5. Застосуйте до трьох абзаців-відповідей перетворення Нумерований список.

6. Перетворіть нумерований список у маркований. Виберіть список і натисніть на кнопку Маркований список.

7. Понизьте рівень другого елемента списку.

8. Збережіть виправлений текст у файлі Лист2.сіос.

9. Створіть календар на два місяці.

Для цього створіть новий документ на основі шаблонів, що є на вашому комп'ютері. Знайдіть і використайте майстер календарів.

10. Збережіть календар під власною назвою Календар.

11. Створіть діловий лист за допомогою майстра листів. Файл => Створити (створити за допомогою шаблону на вашому комп'ютері, у MS Word 2003 користуйтесь областю завдань, щоб перейти до шаблонів) => Перейдіть на закладку Листи і факси. Знайдіть і двічі клацніть на піктограмі Майстер Листів.WJZ. У меню помічника клацніть на першу кнопку Створити (Send) Один лист. Виконайте чотири кроки (дії):

1. На закладці Формат Листа клацніть у полі Дата і виберіть один із форматів дати; у списку шаблонів листів виберіть, наприклад, Сучасний лист; виберіть деякий стиль листа, наприклад, Звичайний або Строгий є? Натисніть на кнопку Далі і перейдете до наступної закладки Адресат;

2. На закладці Адресат уведіть ім'я адресата й адресу =>Виберіть зразок вітання => Натисніть на кнопку Далі;

3. Закладку Інше можете не заповнювати => Натисніть на кнопку Далі;

4. На закладці Відправник уведіть прізвище та ім'я відправника => Адресу вводити не обов'язково => Виберіть форму прощання і натисніть на кнопку Готово.

Отримаєте майже готовий лист, куди потрібно внести необхідні дані (назву фірми, адреси тощо) І основний текст – придумати й описати напрямки діяльності фірми, зокрема, з такою фразою: «Пропонуємо такі послуги чи товари:...»

12. Перелік чотирьох послуг чи товарів виконайте у вигляді маркованого списку.

13. Збережіть лист з назвою «Діловий лист» у власній папці.

14. Створіть власний шаблон резюме на основі шаблону «Вишукане резюме.dot».

Виконайте команду Створити. Знайдіть на вашому комп'ютері шаблон Вишукане резюме (на закладці Інші). Уведіть дані про себе. Пункт Мета не заповнюйте. Резюме не має бути більшим від одної сторінки.

15. Збережіть резюме у власній папці з назвою Мій шаблон резюме як шаблон, тобто в форматі dot.

16. На основі власного шаблону створіть Резюме1-doc, в якому зазначте мету: навчання в університеті Сорбонни (Париж).

Виконайте команди Створити => 3 існуючого документа => Знайдіть і виберіть власний шаблон МІЙ шаблон резюме => Заповніть пункт Мета => Збережіть документ як Резюме1.сїос.

17. На основі власного шаблону створіть Резюме2.dос, в якому зазначте мету: пошук роботи в секретаріаті Президента.

18. Створіть сучасне хронологічне резюме за допомогою Майстра резюме і збережіть його як РезюмеЗ-doc.

19. Продемонструйте вісім створених документів (три листи, календар, власний шаблон і три резюме) викладачеві.

20. Закрийте вікна. Закінчіть роботу.

Дата добавления: 2014-10-23