Шаг. Выбор получателей

Ваш телефон с 1 декабря 201_ года будет отключен ввиду неуплаты.

Ул. д. кв.

Г.Тюмень

Шаг. Выбор документа.

Шаг. Выбор типа основного документа.

Основной документ содержит текст и графику, общие для всех версий объединенного документа, например обратный адрес в письме на бланке.

При запуске приложения Word по умолчанию открывается пустой документ. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

На вкладке Рассылки в группе Начало слияния выберите команду Начать слияние, Пошаговый мастер слияния:

Далее выбирается тип документа (письмо, электронное сообщение, конверты, наклейки, каталог).

Выбирается документ, который будет взят за основу – текущий документ, шаблон или существующий файл.

!!! Основной документ включает стандартный текст и графику, которые будут частью каждого письма. Если вы используете готовое пись­мо в качестве образца, следует удалить имя и адрес получателя.

Задание 28:

1. Создайте основной документ – письмо в текущем документе:

Уважаем госпо!

<<Дата>> Начальник узла связи.

Чтобы выполнить слияние данных в основной документ, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.

Источник данных — это таблица Word, рабочий лист Ехсеl, адресная книга или другой документ, содержащий информацию, которую следует поместить в шаблон письма для его настройки. Например, источник данных может содержать имена, адреса, телефонные номера и номера счетов ваших заказчиков.

Можно использовать

• контакты Outlook. Чтобы использовать список контактов из приложения Microsoft Outlook, выберите команду Выбрать из контактов Outlook.

• существующий файл источника данных. Если имеется лист Microsoft Excel, база данных Microsoft Access или файл данных другого типа, выберите команду Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

Если это файл Excel, можно выбрать данные из любого листа или именованного диапазона в книге. В Access можно выбрать данные из любой таблицы илизапроса, определенных в конкретной базе данных.

Чтобы использовать файл другого типа, выберите его в диалоговом окне Выбор источника данных. Если нужный файл не отображается, выберите подходящий тип файла или вариант Все файлы в списке Тип файлов.

При слиянии можно использовать типы файлов данных:

o Файлы одноуровневых файловых СУБД, для которых установлен соответствующий поставщик OLE DB или драйвер ODBC. Несколько таких драйверов входят в состав Microsoft Office 2010.

o HTML-файл, содержащий одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные — данные.

o Документ Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые необходимо объединить с документом.

o Любой текстовый файл, который содержит поля данных, разделенные (или разграниченные) знаками табуляции или запятыми, и записи данных, разделенные знаками абзаца.

• создать список - новый файл данных в Word. Список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно. Если файл данных отсутствует, выберите получателей - Создание списка, Создать и создайте список в появившейся форме.

В окне при нажатии кнопки «Настройка столбцов» появится список наиболее распространенных имен полей.

Наиболее важным шагом при создании источника данных является определение его структуры, а наиболее важной чертой базы данных является еe гибкость. Не жалейте времени на определение всей информации о ваши получателях, которая может потребоваться при рассылке массовой почты. Затем сгруппируйте эту информацию в поля.

Поле — это единица информации. Например, телефонная книга имеет поле имени, фамилии, кода города и номера телефона. В документ могут входить разные поля, например, имя, фамилия, приветствие, адрес, город, государство, индекс, номер счета. Содержимое всех полей, относящихся к одному получателю, называется записью.

!!! При создании источника данных гораздо лучше иметь слишком много полей, чем слишком мало: добавление единственного поля к тысячам записей отнимет много времени и чревато ошибками, тогда как удаление лишнего поля потребует лишь нескольких нажатий клавиш.

При проектировании источника данных подумайте о том, как вы будете сортировать данные. Не включайте более одного элемента информации в одно и то же поле. Например, если вы собираетесь печатать письма в алфавитном порядке фамилий адресатов, вам потребуется два отдельных поля: для имени и фамилии. Объединение их в одно поле "Имя" нарушит гибкость сортировки.

- Удалить лишние поля можно, выделяя их и нажимая кнопку "Удалить".

- Добавить новые поля можно, набирая их имена в окне "Поле" и нажимая кнопку "Добавить…". (При добавлении новых полей не оставляйте пробелов в их именах. Напри­мер, возможно имя ПочтовыйИндекс).

- Переупорядочить поля можно, выделяя их и нажимая кнопки Вниз-Вверх.

- Когда все имена полей присутствуют в списке в правильном порядке, нажмите кнопку "ОК".

- Когда система попросит сохранить источник данных, задайте имя файла. Поскольку источник данных отличается от основного документа, ему следует дать другое имя.

!!! При использовании существующего списка убедитесь в том, что он содержит все необходимые сведения, включая все столбцы и строки. В ходе слияния можно внести определенные изменения, однако открыть источник отдельно во время этой процедуры невозможно. Выполнить слияние проще, если источник данных подготовлен до подключения.

Задание 29:

1. Создайте базу данных – источник слияния с полями:

- Фамилия

- Имя

- Отчество

- Пол

- Улица

- Дом

- Квартира

- ДомТелефон

- Плата

Дата добавления: 2014-10-15