Использование формы для ввода данных

Создание и ведение списков.

В Excel имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке или базе данных. Для того чтобы электронную таблицу можно было обрабатывать с помощью подобных функций, данные в ней должны быть организованы следующим образом:

· все строки таблицы должны содержать однородную информацию - во всех строках в одинаковых столбцах должны находиться однотипные данные;

· заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка;

· названия строк должны находиться в левом столбце списка;

· в таблице не должно быть пустых строк и столбцов, в том числе и между заголовками и первой строкой данных. Первая пустая строка считается признаком конца списка.

Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

Функции списка нельзя использовать одновременно для несмежных областей.

К данным, организованным в виде списка (базы данных), можно применять специальные функции, относящиеся к категории Работа с базой данных, и выполнять следующие операции:

· добавлять, изменять и удалять записи;

· находить записи;

· сортировать записи;

· осуществлять фильтрацию (и выборку) данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра;

· подводить общие и промежуточные итоги и т.д.

На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

С таблицами Excel, сформированными в виде списка (базы данных), удобно работать в режиме формы данных.

Использование форм предоставляет дополнительные возможности для просмотра таблицы, ввода в нее новых записей, а также для управления данными таблицы.

Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором отображается одна строка (запись) таблицы.

В окне формы можно отобразить одновременно до 32 полей (столбцов) таблицы.

С помощью управляющих кнопок, находящихся в окне формы данных, можно выполнять следующие операции:

· добавлять новые записи (строки) таблицы, вводить новые данные и редактировать имеющиеся записи;

· удалять ненужные строки;

· просматривать записи;

· искать нужные записи по задаваемым в окне формы условиям (критериям).

Для работы в режиме формы данных нужно установить курсор в любой заполненной ячейке таблицы и ввести команду меню ДАННЫЕ ► Форма.

В окне формы указываются общее количество записей в списке и позиция текущей записи. Заголовки столбцов отражены в названиях полей формы. Поля в окне формы заполнены данными из текущей записи.

С помощью полосы прокрутки, клавиш управления курсором (вверх/вниз) или кнопок Назад и Далее в окне можно вывести любую запись списка. Для того чтобы переместиться сразу на 10 записей, нужно щелкнуть по полосе прокрутки между стрелками.

С помощью соответствующих кнопок можно удалить любую строку, имеющуюся в таблице, или добавить в таблицу новую запись.

Редактирование данных в полях формы выполняется так же, как и редактирование обычного текста. После изменения данных для обновления текущей записи и перехода к следующей записи следует нажимать клавишу Enter.

Если поле содержит формулу, то результат вычислений по этой формуле отображается не в поле, а непосредственно в области окна. Это связано с тем, что результаты вычислений редактировать нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу, результат вычисления формулы вводится после нажатия клавиши Enter или щелчка по кнопке Закрыть.

Вся информация, внесенная в форму, автоматически воспроизводится в исходной таблице.

Дата добавления: 2014-10-23