Оповещение участников Исполкома и Конгресса ФИАС

Транспортировка и размещение.

Регистрация участников Конгресса

Протокольная запись Конгресса.

Безопасность

Визовая поддержка

Организация, ответственная за проведение Конгресса ФИАС

Дата и место проведения заседания Исполкома и Конгресса ФИАС

Общие положения.

Конгресс является высшим руководящим органом. Деятельность Конгресса регламентирована Уставом ФИАС

Заседание Исполнительного комитета ФИАС проводится до начала Конгресса ФИАС

Конгресс ФИАС проводится в день, предшествующий чемпионату Мира по самбо среди взрослых в соответствии со сроками Календаря международных соревнований ФИАС.

Очередной Конгресс ФИАС как правило проводится в течение 4 часов с перерывами на 15 минут через каждый час.

Рекомендуется место проведения Конгресса организовать в гостинице проживания членов Конгресса.

Национальная федерация, осуществляющая проведение чемпионата мира по самбо среди взрослых (далее «Организаторы») несет ответственность за проведение соответствующего Конгресса ФИАС, и берет на себя необходимые расходы по обеспечению регистрации участников Конгресса и работы Конгресса.

Организаторы обязаны создать организационную группу по подготовке и проведению Конгресса, и осуществляют решение следующих вопросов:

своевременно обеспечить визовую поддержку всем делегатам, прибывающим на Конгресс.

обеспечить безопасность проведения Конгресса и контроль доступа в зал проведения мероприятий. Работу службы безопасности обязан обеспечить комендант Конгресса ФИО и контактный телефон которого должны быть сообщены руководству ФИАС.

обеспечить во время проведения Конгресса протокольную аудио или видеозапись Конгресса.

Организовать и обеспечить регистрацию делегатов, наблюдателей, гостей Конгресса.

Обеспечить:

· транспортировку от места прибытия (вокзал, аэропорт) до места проживания;

· транспортировку от мест проживания до мест проведения Конгресса и соревнований;

· проживание в гостинице (гостиница - не ниже 3-х звезд);

Своевременно разместить:

а) объявление о дате, времени и месте и регистрации на Исполком и Конгресс ФИАС и указатели к столам проведения регистрации (у рецепции в гостинице, на английском, французском и русском языках)

б) объявления о дате, времени и месте работы Исполкома и Конгресса ФИАС (указатели к месту проведения Исполкома и Конгресса на английском, французском и русском языках)

2.7. Персонал по обеспечению подготовки и проведению Конгресса:

2.7.1. технический персонал

для обеспечения регистрации* участников конгресса, содействия по проведению Исполкома и Конгресса ФИАС, взаимодействия с мандатной комиссией ФИАС и обеспечения секретариата Конгресса (не менее 10 человек, из которых 3 чел со знанием англ и/или фран. языков).

(* проверка мандатных форм, выдача материалов Конгресса, мандатов для голосования, атрибутики ФИАС, учета и регистрации всех участников и гостей Конгресса)

2.7.2. переводчики (не менее 7 чел.)

· 2 переводчика для перевода с русского языка (либо английского) на язык страны проведения Конгресса;

· 1-2 переводчика с языка страны проведения Конгресса

на французский;

· 1 переводчик с языка страны проведения Конгресса на испанский (желательно);

· 1-2 переводчика с языка страны проведения Конгресса на английский;

2.7.3. Персонал для работы в Зале во время Конгресса:

· Персонал для ведения протокола Конгресса – стенографисты (по согласованию)

· Персонал для ведения звукозаписи Конгресса (диктофон)

· Персонал для фотографирования и видеосъемки Конгресса

· Синхронные переводчики (см. пункт 2.8.2.)

· Технический персонал для обслуживания аппаратуры

· Технический персонал для рассаживания гостей и голосующих; передачи записок из зала в Президиум (требуется знание языков)

· Персонал для организации буфета (кофе, чай, напитки и легкие закуски) до начала Конгресса и во время перерывов

2.8. Помещения:

2.8.1. Зал для проведения заседания Исполкома ФИАС, отвечающий следующим требованиям:

а) вместимость: 20 чел;

б) оборудование:

1. стулья, сиденья по количеству участников заседания Исполкома ФИАС;

2. стол(ы) или кресла с откидными столешницами, на которых разместить:

· таблички с Именами и должностями членов Исполкома

· писчую бумагу (формата А4), ручки, карандаши для работы делегатов

· минеральную воду, стаканы (если нет возможности установить на столешницах – предусмотреть наличие воды в малых бутылках в зале заседания Исполкома ФИАС)

2.8.2. Зал для проведения конгресса, отвечающий следующим требованиям:

а) вместимость: 100-120 человек;

б) оборудование:

1. стулья, сиденья по количеству участников и гостей Конгресса;

2. стол(ы) или кресла с откидными столешницами (для делегатов) на которых разместить:

· таблички с наименованиями стран и соответствующие флажки из расчета по три делегата от каждой национальной федерации. Размещать таблички и флаги необходимо в соответствии порядком расположения букв в алфавите страны-организатора.

· писчую бумагу (формата А4), ручки, карандаши для работы делегатов

· минеральную воду, стаканы (если нет возможности установить на столешницах – предусмотреть наличие воды в малых бутылках в зале проведения Конгресса)

3. 6-7 столов (для гостей, секретариата Конгресса, технических служб (аудио-видео запись). На столах обеспечить писчую бумагу (формата А4), ручки, карандаши для работы, минеральную воду, стаканы.

4. стол Президиума на 4-5 человек. На столе должен быть флаг ФИАС и флаг страны-организатора, таблички с указанием должностей и имен членов Президиума, а также писчая бумага (формата А4), ручки, карандаши для работы и бутилированная минеральная вода, стаканы.

в) техническое оснащение:

· Аппаратура для усилении звука

· Микрофоны (желательно по количеству голосующих) или 4-5 переносных

· Наушники по количеству всех присутствующих

· Будки и оборудование для синхронного перевода

· (при организации последовательного перевода – обеспечить места для переводчиков рядом с соответствующими делегатами.) Пожалуйста уточните у руководства ФИАС.

· Компьютер с выводом информации на экран (по согласованию с докладчиками)

· Экран для демонстрации

· Доска

· Магнитофон-диктофон для аудиозаписи

г) оформление: желательно оборудовать зал баннерами, отражающими характер проводимого мероприятия, цветами и большими флагами ФИАС и страны-организатора, символикой ФИАС и другой согласованной атрибутикой ФИАС.

Дата добавления: 2014-10-23