II. Столик №4 . Гости

Буфет.

Место для регистрации участвующих в заседании Конгресса

Помещение для работы секретариата Конгресса

а) вместимость: 10-15 человек;

б) оборудование:

· Столы для справочной службы (стулья)

· Столы для транспортной службы (стулья)

· Оргтехника– персонал, обеспечивающий пользование оргтехникой.

· Телефон, с выделенной линией междугороднего и международного доступа (или обеспечить возможность купить телеф.карты международного доступа)

· Факс, с выделенной линией междугороднего и международного доступа (или обеспечить возможность купить телеф.карты международного доступа)

· Принтер с полным (новым) картриджем (настроить с компьютером)

· Компьютер (с USB), выходом в Интернет, монитор, мышь, Cd Rom, клавиатура; базовые софты (Ворд, и прочее), настроить с принтером.

· Сканер (при возможности)

· Копировальный аппарат

· Чайник электрический

· Чайная посуда или пластиковые стаканы для горячей воды

· Чайные ложки

· Бумага А4 (2 коробки)

· Факсовая бумага (4 рулона)

· Ручки

· Карандаши

· Линейки

· Стэплер

· Антистеплер

· Ножницы

· Ластик

· Скрепка большая- 10 пачек

· Скрепка маленькая- 10 пачек

· Дырокол

· Маленькая клейкая бумага

· Лента Скотч – узкая – 3 шт

· Лента Скотч – широкая 5 шт

· Конверты (мал)

· конверты

(в холе перед конференц-залом Как минимум за 30 мин. До начала Конгресса)

Согласно прилагаемой схеме (Приложение №1) необходимо

· 5 столов

· 11 стульев

· 13 чел

Процедура регистрации регламентирована инструкцией по проведению регистрации делегатов, прибывших на Конгресс ФИАС (Приложение № 2)

Организовать питание для участников Исполкома ФИАС, Конгресса ФИАС. Предусмотреть чай, кофе, сливки, сахар, печенья или другие легкие закуски для:

1. Участников заседания Исполкома ФИАС (из расчета 20-25 чел)

2. Участников Конгресса во время кофе-брейков (из расчета 150 чел)

3. секретариата ФИАС, персонала, обеспечивающего регистрацию участников Конгресса (из расчета 15-20 чел)

Приложение № 1

Схема распределения персонала и регистрационных столов для

проведения регистрации делегатов и гостей, прибывших Конгресс ФИАС

Стол №1 ЕВРОПА

Стол №2 АЗИЯ

Стол №3 АМЕРИКА, АФРИКА, АВСТРАЛИЯ и ОКЕАНИЯ

Стол №4 Гости Конгресса

стул

стул

стул

стул

стул

стул

стул

стул

Приложение №2

Порядок проведения регистрации делегатов, прибывших на Конгресс ФИАС

I. Стол №1, №2, №3 (Европа, Азия, Америка/Африка/Австралия и Океания. Голосующие и делегаты с правом совещательного голоса.

1. Проверить у делегата наличие Мандатной формы (см. Образец Приложение 1)

при наличии заполненной, правильно оформленной завизированной и заверенной печатью федерации Мандатной формы:

2. Сделать в «Сводном регистрационном списке» отметку о наличии у делегата заполненной, завизированной и заверенной печатью федерации Мандатной формы (см. Приложение 2: «Сводный регистрационный список»);

3. Забрать заполненную, завизированную и заверенную печатью федерации Мандатную форму;

4. Заполнить «Регистрационный формуляр» данными делегатов соответственно Мандатной форме, записать в формуляре номер предназначаемого для делегата Мандата или билета участника (один формуляр на каждую федерацию – см. файл - Приложение 3);

5. Попросить расписаться делегатов в «Регистрационном формуляре» напротив своих данных;

6. Заполнить приложенные к «Регистрационному формуляру» 1 Мандат (зеленого цвета, для голосующего), 2 Билета Участника (красного цвета, с правом совещательного голоса) в соответствии с утвержденными ими данными из «Регистрационного формуляра» (см. в Приложении 3);

7. Выдать делегатам заполненные 1 Мандат и 2 Билета Участника

8. Выдать делегатам информационные папки по конгрессу.

9. Сделать в «Сводном регистрационном списке» отметку о произведенной выдаче билетов с мандатом и папки

10. Положить заполненную, завизированную и заверенную печатями «Мандатную форму» вместе с заполненным и завизированным «Регистрационным формуляром обратно в файл-Приложение3.

11. По окончании регистрации делегатов все заполненные регистрационные материалы сдать в Мандатную комиссию (Стол №5)

при отсутствии Мандатной формы и/или ее неверном заполнении (отсутствии подписей и/или печатей)

1. Сделать в «Сводном регистрационном списке» отметку об отсутствии у делегата заполненной, завизированной и заверенной печатью федерации Мандатной формы (см. Приложение 2: «Сводный регистрационный список»);

2. Направить делегатов к Столику №5 «Мандатная комиссия»

1. Заполнить «Регистрационный формуляр» данными гостя, записать в формуляре номер предназначаемого для гостя Гостевого билета (один формуляр на каждого гостя – см. файл - Приложение 4);

2. Попросить гостя расписаться в «Регистрационном формуляре» напротив своих данных;

3. Заполнить приложенный к «Регистрационному формуляру» Гостевой билет (желтого цвета) соответственно утвержденным данным (см. в Приложении 5);

4. Выдать гостю заполненный Гостевой билет;

5. По окончании регистрации гостей все регистрационные материалы отдать в Мандатную комиссию (Стол №5).

Дата добавления: 2014-10-23