Тема 6. Информационные технологии управления

Управление персоналом необходимо рассматривать не в традиционном аспекте «кадровая политика», а в контексте новой экономической модели предприятия. Еще более различаются вышеназванные подходы («управление персоналом» и «кадровая политика) при создании системы информационного обеспечения автоматизированной задачи «управление персоналом». Как известно, управление персоналом предусматривает широкий круг направлений работы с персоналом:

• разработку общих принципов управления персоналом;

• планирование потребности в персонале;

• формирование структуры и штатов (штатное расписание);

• создание кадрового резерва, перемещения;

• принципы и механизмы морального и материального стимулирования;

• управление первичной и вторичной адаптацией персонала;

• планирование карьеры сотрудников;

• оценка результатов деятельности;

• оценка кадрового потенциала.

Все названые (и не названные) направления деятельности службы управления персоналом «отражаются в информационной системе, создаваемой в целях повышения эффективности реализуемых управленческих мероприятий». Цель данного раздела пособия – помочь студенту освоить автоматизированную кадровую программу «АиТ:\Управление персоналом». Это позволит студенту более предметно освоить курс «Информационные технологии управления» на примере функции управления персоналом. Раздел построен таким образом, что, выполняя шаг за шагом предложенные действия, студент осуществляет ввод данных для дальнейшей работы и одновременно обучается работе с программой, получая основные навыки.

Основные задачи управления персоналом и их решение на базе программы «АиТ:\ «Управление персоналом». Раздел разделен на небольшие учебные порции – ШАГИ, выполняемые студентом последовательно один за другим. В них подробно описана рекомендуемая последовательность действий и приведены примеры экранных форм, с которыми вы встретитесь в процессе работы.

Шаг 1: Структура предприятия Прежде всего, важно определить, на основе какой структуры предприятия вы настраиваете программу. В данной программе структурной единицей предприятия выступает подразделение (отдел, цех и т.п.). Следует помнить, что структурная единица является самой мелкой единицей деления; все предназначенные программой групповые действия вы сможете выполнять в рамках одного подразделения или их группы (т. наз. Филиала), но не части подразделения. Следовательно, вы должны сначала четко определить, какое структурное деление хотите заложить в базу данных. Вы должны описать ваши подразделения в соответствующем справочнике. 1. Опишите структуру предприятия Описание структуры предприятия происходит на 1-й закладке окна «Данные о предприятии». Это – структура входимости, или организационная структура. Простая структура

Даже если в вашем предприятии отсутствует структурное деление, вы все равно обязательно должны указать хотя бы два подразделения: работающих и уволенных сотрудников. Также рекомендуется создать структурное подразделение «Кандидаты на работу», к которому будут относиться карточки еще не принятых сотрудников. Сложная структура. Если ваше предприятие имеет сложную структуру (например, представляет собой холдинг или совокупность территориально распределенных офисов), то эти элементы структуры необходимо описать в виде Филиалов. Отдельные подразделения входят в филиалы или относятся ко всей структуре предприятия в целом (например, Администрация или Бухгалтерия); это же относится к «фиктивным» подразделениям (типа Уволенных или Кандидатов). Создание разветвленной структуры правильно производить сверху вниз: первоначально создается один филиал, затем все входящие в него отделы, потом – другой филиал со своими отделами и так далее. Последними создаются не входящие ни в один филиал подразделения.

В установленной программе содержится контрольный пример (1-2 подразделения, несколько сотрудников), необходимый для того, чтобы Вам легче было ознакомиться с особенностями работы программы. Нет необходимости удалять его при начале работы с программой; оставьте пока эти подразделения – вы сможете использо- вать их в своей структуре или отказаться от них и впоследствии удалить (см. раздел «Удаление дистрибутивного примера»). Укажите статус и дату создания подразделения При добавлении нового филиала или подразделения вам предлагается заполнить его карточку. Правильно установить для всех подразделений, кроме «Уволенные» и «Кандидаты», флаги «входит в структуру ШР» и «данные передаются в Зарплату». Подразделение «Уволенные » не имеет статуса штатного, но его данные передаются в Зарплату; для подразделения «Кандидаты» эти флаги не устанавливаются. Каждое из подразделений характеризуется датой создания. Если данное подразделение не было вновь организовано недавно, то эту дату желательно указывать отнесенной по времени назад и идентичной дате регистрации предприятия. В противном случае могут возникнуть проблемы с ведением штатного расписания.

3. Внесите в структуру подразделение «Уволенные» Возможно, что этого подразделения нет в вашем штатном расписании, однако оно необходимо программе для корректного хранения данных об уволенных сотрудниках.

Если подразделение «Уволенные» уже имеется в установленном примере, вы можете использовать его в своей работе. Желательно, чтобы код подразделения «Уволенные» был 9999

4. Заполните реквизиты вашего предприятия

Помимо описания структуры предприятия, вы должны указать также его реквизиты (название, адрес, фамилии ответственных лиц), которые потом отразятся в выходных документах. Это делается на второй закладке окна. 5. Сохраните данные – закройте окно по кнопке «ОК» Шаг 2. Справочники штатного расписания Справочники служат для того, чтобы заполнять данными из них типовые поля в карточке сотрудника или штатной единицы, и вызываются из одноименных пунктов раздела «Штатное расписание» Главного меню. Стандартные правила заполнения справочников следующие: код должен быть уникальным и всегда непустым, причем если в дистрибутивном примере код указан как числовой, то его и в дальнейшем надо заполнять числом с лидирующими нулями (т.е. не «1», а «01»). Для сохранения данных справочника он закрывается по кнопке «ОК».

1.Опишите номенклатуру должностей Вы должны заполнить справочник должностей. Для каждой должности укажите код (номер по порядку) и название. Если должность имеет слишком длинное (более 40 символов) наименование, то желательно указать его полностью в графе «Полное наименование», а в графе «Название» написать только его сокращенную форму.

Для коротких должностей графа «Полное наименование» остается пустой. Должности желательно указывать в порядке их иерархии: сначала директорат, затем – руководство среднего звена, потом – технические специалисты и рабочие.

2. Настройте справочник плановых графиков. Справочник плановых графиков в модуле «АиТ:\Кадры» представлен в сокращенном варианте – он содержит только код и наименование режима работы. Если на вашем предприятии используется в комплексе модуль «АиТ:\Табельный учет», где этот справочник ведется более подробно, то при начале работы с ним вам будет необходимо произвести детальную настройку плановых графиков.

1. Перечислите категории оплаты Категория оплаты – характеристика штатной единицы, определяющая ее «вилку» оплаты и рекомендованный размер оплаты в пределах этой «вилки» – служит для группировки штатных единиц по размеру оплаты труда.

«Вилку» оплаты указывать не обязательно, хотя желательно, а величину рекомендованной оплаты – обязательно. Если на вашем предприятии существуют группы должностей, имеющих равную оплату, то в этом справочнике описываются указанные группы.

Если же каждая должность имеет отдельную величину оп- латы, справочник настраивается синхронно справочнику должностей. Категория оплаты может иметь ссылку на разряд по тарифной сетке, однако этот, более сложный механизм нами здесь не рассматривается. Как правило, он используется на производственных предприятиях с разветвленной системой разрядов.

Шаг 3. Создание штатного расписания Наиболее простым для начинающего пользователя способом создания штатного расписания является «Мастер создания штатного расписания». Он вызывается из одноименного пункта меню раздела «Штатное расписание».

Режим Мастера предлагает вам «по шагам»:

• настроить новое штатное расписание предприятия;

• дает возможность перемещаться по этим шагам вперед-назад, пока не будет достигнут желаемый результат.

Сначала вам предлагается указать, как будет настроен механизм создания нового штатного расписания. Рекомендуется в качестве даты его утверждения указать дату создания предприятия (точно такую же, как дату создания подразде- ления), а прочие настройки не изменять Одновременно настройка штатного расписания производится в рамках только одного подразделения, поэтому на следующем этапе вам будет предложено выбрать в дереве одно из подразделений, в котором вы собираетесь настраивать штатное расписание (в отличие от филиалов, которые не могут содержать в себе штатные единицы). По умолчанию не выбрано ни одно подразделение, а фокус установлен на вершину дерева – название предприятия.

После этого программа предложит изменить состав и численность штатных единиц в выбранном подразделении. Поскольку мы создаем новое штатное расписание впервые, то в предложенном списке не будет ни одной строки. Необходимо добавить строки в список по кнопке «Добавить должность». В каждой новой строке нужно последовательно выбрать наименование должности из выпадающего списка и указать численность штатных единиц по каждой должности в белом поле в колонке «Назначить» (во второй графе таблицы). Серые поля (третья- шестая колонка таблицы) служат только для информации, но не для ввода данных. Поскольку мы в первый раз вводим сведения о штатном расписании, эти графы, как правило, заполнены нулями. Если в список ошибочно добавлена новая должность, эту строку можно убрать по кнопке «Удалить должность».

Если же в подразделении уже существуют штатные единицы по ненужным должностям (например, как остаток дистрибутивного примера или результат пробных действий с программой), их можно убрать, указав 0 в качестве их новой численности.

Следующим шагом вам предлагается указать типовые характеристики работы для каждой из должностей – условия труда, график работы, категорию оплаты. По умолчанию каждому наименованию штатной единицы предлагается типовое значение этих характеристик, но их можно изменить по своему усмотрению. В результате на экран выдается сводный протокол по плану изменения численности штатных единиц. Протокол желательно выдать в отчет, чтобы потом можно было отследить проведенные изменения документально (кнопка «В отчет» в верхней части окна), а затем нажать кнопку «Готово».

После этого процедуру создания штатного расписания необходимо повторить для других подразделений, заново открыв режим Мастера и проделав все описанные выше операции.

Шаг 4. Проверка справочников Для корректной работы программы в некоторых справочниках (согласно законодательству) должны существовать определенные записи. Как правило, в примере эти справочники уже должны быть корректно заполнены, однако мы рекомендуем произвести проверку наличия и правильности указанных записей. Если вы изменяете содержимое справочника, то для сохранения введенных данных окно справочника должно быть закрыто по кнопке «ОК». Если какое-то поле в одной из строк приведенного ниже примера заполнено серым цветом, это значит, что заполняющее его значение устанавливается на усмотрение пользователя, однако оно не должно быть пустым. 1. Справочник отпусков вызывается из пункта «Виды отпуска» раздела «Штатное расписание» Главного меню.

2. Справочник трудового стажа Вызывается из пункта «Трудовой стаж» раздела «Настройка» Главного меню.

3. Список праздников Вызывается из пункта «Праздничные дни» раздела «Штатное расписание» Главного меню.

4. Настройка приказов Вызывается из пункта «Настройка приказов» раздела «Приказы» Главного меню.

Шаг 5. Настройка связи с другими модулями В случае если на предприятии установлены другие модули комплекса «АиТ:\Управление персоналом», они могут использовать данные, введенные в модуле «АиТ:\Кадры». Для этого необходимо произвести определенную настройку. Модуль «АиТ:\Кадры» может передавать в модуль «АиТ:\Зарплата» данные об изменении и назначении оплаты сотруднику, оформляемые приказами по персоналу. Данные об отработанном и неотработанном времени, оформленные приказами с типом «об отпуске», «о рабочем времени», могут быть переданы в модуль «АиТ:\Табельный учет». Однако передача данных осуществляется только по тем видам приказов, для которых в справочнике приказов установлен флаг «В журнал». По кнопке «Виды приказов» Панели инструментов или из пункта «Настройка приказов» раздела «Приказы» Главного Меню откройте окно «Справочник видов приказов» и в колонке «В журн.» установите флаги в строках тех приказов, данные которых вы хотите увидеть и использовать в других модулях комплекса.

Шаг 6. Занесение списка сотрудников 1. Создание и заполнение карточек При начале работы с программой карточки уже работающих на предприятии сотрудников должны создаваться в режиме «Добавление карточки» окна «Список сотрудников», вызываемого из одноименного пункта раздела «Сотрудники» Главного меню.

По нажатию кнопки «Добавить» открывается дополнительное окно для создания новой карточки. В окне необходимо указать подразделение, в которое будет помещена вновь созданная карточка, и нажать кнопку «ОК». Пока подразделение не выбрано, кнопка «ОК» остается вам недоступной. В результате в список будет добавлена карточка нового сотрудника и автоматически откроется окно добавленной кадровой карточки. В нем будут заполнены только создающийся автоматически уникальный табельный номер и название подразделения, а также некоторые значения по умолчанию (график, форма оплаты, категория). Прочие поля будут пусты и готовы к заполнению.

Поля фамилии, имени и отчества сотрудника находятся на первой закладке карточки («Персоналии»). Они выделены синим цветом и становятся доступны для редактирования после двойного щелчка мышью по любому из этих полей. После того, как вы укажете ФИО вновь заведенного в базе сотрудника, нажмите кнопку «ОК» на левой панели инструментов. Программа автоматически занесет эти же значения в падежные формы ФИО для приказов («кого», «кому»). На вопрос, заносить ли новые данные в журнал изменения персональных данных, следует ответить да. Дата приема Дата приема указывается на второй закладке кадровой карточки («Работа»). Прочие данные на этой закладке заполнять пока не надо; они будут автоматически заполнены на следующем этапе работы – распределении сотрудников по штатным единицам. Паспортные данные Данные из паспорта заполняются на третьей закладке карточки («Паспорт»). Обязательными для заполнения являются реквизиты самого документа (тип, номер, серия, кем и когда выдан) и дата рождения сотрудника. Пол. Пол сотрудника указывать не обязательно – он будет заполнен автоматически при закрытии окна на основании анализа его отчества. Адрес Адрес также вводится с закладки «Паспорт». Он заполняется с детальной разбивкой в соответствии с требованиям ГНС (ГосНалогСлужбы). При этом используются предварительно заполненные справочники наименований элементов адреса.

Это означает следующее: • для многих составляющих адреса нужно в одном поле указывать название, а в другом – тип (т.е. «Смоленский 1-й пер.» разбивается на два поля – «Смоленский 1-й» и «пер»). • для регионов 77 (Москва) и 78 (Санкт-Петербург) поля Район, Город и Населенный пункт, как правило, не заполняются. В случае исключений из этого правила (например, «Москва, г. Зеленоград») для ввода данных вы должны установить в этом окне флаг «Указывать город для регионов 77 и 78». • код страны заполняется только для нерезидента; у резидентов (граждан России) поле может оставаться пустым. Для заполнения адреса удобно использовать справочник улиц МНС. Для этого в соответствующем поле укажите код региона, а затем нажмите кнопку ‘МНС>>’, расположенную слева от поля «улица». По данной кнопке открывается окно справочника улиц МНС, содержащего список названий улиц и почтовых индексов выбранного региона. В списке с помощью поля поиска найдите нужную улицу и подтвердите выбор по кнопке «ОК». При закрытии окна «Адрес сотрудника» (в нем должен быть установлен флаг «Обновлять «Адрес в целом» при закрытии окна») из отдельных элементов заново комбинируется целая строка адреса. После занесения всех указанных данных в карточку ее нужно закрыть по кнопке «ОК».

Распределение уже работающих на предприятии сотрудников при начале работы с программой происходит в окне «Штатное расписание», вызываемом из одноименного пункта и раздела Главного меню. Окно «Штатное расписание» содержит список всех штатных единиц предприятия. В нем имеются две панели: левая показывает дерево структуры предприятия, правая – список штатных единиц, сгруппированных по подразделениям. При выборе в этом дереве какой-либо структурной единицы список справа показывает только штатные единицы этого подразделения или филиала (группы подразделений). Полный список штатных единиц предприятия можно увидеть, выбрав в дереве структуры название предприятия (верхняя строка, значок). Для каждой из занятых штатных единиц указана фамилия сотрудника, занимающего ее в данный момент. Если штатная единица вакантна, никакой фамилии рядом с ней не указано, а ее название написано черным цветом. Чтобы оформить сотрудника на штатную единицу, необходимо:

• Выбрать в списке соответствующую по подразделению и номенклатуре должности вакантную штатную единицу и открыть ее карточку, дважды щелкнув по выбранной строке мышью.

Проверить текущее состояние штатной единицы на первой закладке открывшейся карточки. Для нее должна быть указана дата создания (отнесенная на прошлый период, как и дата создания подразделения), но дата ликвидации должна быть пустой (т.е. заполнена нулями). Для штатной единицы должен быть также указан график работ и категория оплаты с рекомендованной величиной оклада.

• Открыть по кнопке «Сотрудник» дополнительной Панели инструментов Мастер приема сотрудника на штатную единицу. В нем надо последовательно проделать следующие операции:

• Указать, с какого числа сотрудник был реально принят на эту единицу.

• Найти искомого сотрудника в списке. Для поиска сотрудника в списке по фамилии (табельному номеру) необходимо ввести одну или несколько начальных букв (цифр) в поле «Поиск», расположенном внизу списка; при этом курсор автоматически установится на данные выбранного сотрудника.

Поиск в списке осуществляется вниз от текущей строки. Фамилии сотрудников предприятия в списке помечены разным цветом: синим – штатные сотрудники (принятые на должность в рамках штатного расписания), черным – внештатные, серым – уволенные (имеющие в карточке дату увольнения).

Закрыть карточку штатной единицы по кнопке «ОК». Такую процедуру нужно по очереди выполнять со штатными единицами до тех пор, пока все штатные сотрудники не будут оформлены. Прием сотрудника на штатную единицу автоматически сопровождается заполнением данных о работе (подразделение, должность, график, оклад) в личной карточке этого сотрудника и записями в журнале перемещений сотрудника и истории штатной единицы.

Шаг 6. Удаление дистрибутивного примера Модуль «АиТ:\Управление персоналом» поставляется с уже заполненной базой данных: в нее внесены пять-шесть персональных карточек и по крайней мере по одной строчке в каждом из справочников. Эти данные называются дистрибутивным примером. Он необходим для того, чтобы пользователю было легче разобраться в структуре данных программы и освоить начальные навыки работы с ней. Однако после ввода реальных данных о сотрудниках вашего предприятия следует удалить дистрибутивный пример, чтобы эти данные не отразились в ваших результатах.

Удаление дистрибутивного примера проводите после ввода кадровых карточек. Поскольку карточки и справочники имеют перекрестные ссылки друг на друга, при удалении дистрибутивного примера необходимо соблюдать определенную последовательность действий. 1. Удалите карточки «чужих» сотрудников, Перейдите в окно «Список сотрудников» по кнопке «Список» Панели инструментов или из одноименного пункта раздела «Сотрудники» Главного меню. По кнопке «Карточка» откройте кадровую карточку сотрудника, которую вы собираетесь удалить. Перейдите на закладку «Работа» и поставьте сотруднику дату увольнения (любую дату, предшествующую или равную текущей). Закройте карточку по кнопке «ОК».

2. Откорректируйте список штатных единиц В начале работы в одном из подразделений существовало несколько (введенных в базу данных в рамках примера) штатных единиц. Если вы не ликвидировали их при настройке штатного расписания и не хотите использовать, то эти штатные единицы необходимо удалить. Удаление штатных единиц производится в режиме «Штатное расписание» (вызывается из одноименного пункта одноименного же раздела Главного меню). 3. Проверьте справочник подразделений Подразделения, внесенные в справочник в рамках дистрибутивного примера, в настоящий момент должны быть свободны от «чужих» для вас сотрудников и штатных единиц (или даже совсем пусты – если вы не заносили в них своих сотрудников).

Можно выбирать один из трех вариантов действий со списком подразделений:

Дата добавления: 2014-10-31