Структура тексту. - основні завдання працівника ;

1. Загальні положення:

- основні завдання працівника;

- порядок займання посади;

- професійні вимоги;

- кому підпорядковується;

- основні документи, якими треба керуватися

2. Функції (предмет, зміст, перелік видів робіт)

3. Посадові обов»язки

4. Права

5. Відповідальність

6. Взаємини (зв»язки за посадою)

Керівник структурного підрозділу (підпис) розшифрування підпису

Візи узгодження

До справи №

Співробітника ознайомлено

«Загальні положення»

Встановлюють сферу діяльності даного спеціаліста, його безпосередню підлеглість, порядок його призначення та звільнення з посади та заміщення на посаді під час його відсутності.

Тут же визначаються кваліфікаційні вимоги до претендента на дану посаду і перераховуються законодавчі акти та нормативні документи, якими працівник повинен керуватись у своїй діяльності.

«Функції»

Розділ, у якому визначаються основні напрямки діяльності спеціаліста.

«Права»

Визначення прав, що надаються спеціалісту для виконання покладених на еього функцій та обов’язків.

«Обов’язки»

Перераховуються конкретні завдання, покладені на спеціаліста; вказується форма його участі в управлінському процесі – керує, затверджує, забезпечує, готує, розглядає, виконує, контролює, узгоджує, надає, курує…

«Відповідальність»

Встановлення видів відповідальності за несвоєчасне і неякісне виконання спеціалістом посадових обов’язків та невикористання наданих йому прав.

«Взаємини»

Перерахування кола посадових осіб, з якими спеціаліст вступає у службові взаємостосунки та обмінюється інформацією, зазначення термінів отримання та надання інформації, визначення порядку підписання, узгодження і затвердження документів.

Посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів і ними ж підписуються. При відсутності структурних підрозділів інструкція складається спеціалістом, що займає дану посаду і ним підписується. Посадові інструкції, як правило, затверджуються першим керівником підприємства.

Питання узгодження текстів посадових інструкцій з певними посадовими особами вирішуються індивідуально в кожній організації в залежності від її структури, штатного складу і традицій.

Посадові інструкції доводяться до відома працівників під підпис.

Посадові інструкції повинні бути замінені і знову затверджені у таких випадках:

- при зміні назви організації або структурного підрозділу;

- при зміні назви посади;

- при зміні прізвища працівника (при звільненні працівника і заміні його

іншим), якщо інструкція була іменною і у її заголовку і тексті вказане прізвище та ініціали колишнього працівника

.

Приклад оформлення посадової інструкції секретаря-референта

ВАТ «Миколаївбуд» ЗАТВЕРДЖУЮ

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ Директор ВАТ «Миколаївбуд»

12.10.2005 № 35 _____________Н.П.Краснов

м. Миколаїв 11.10.2005

секретарю-референту

1.Загальні положення

1.1. Секретар-референт є спеціалістом канцелярії і підлеглий безпосередньо начальнику канцелярії.

1.2. Секретар-референт призначається на посаду і звільняється з посади директором організації.

1.3.При відсутності секретаря-референта його функції виконує інший співробітник канцелярії згідно з наказом директора організації.

1.4.Секретар-референт керується у своїй діяльності: діючим законодавством України, нормативно-методичними матеріалами відповідних міністерств і відомст в галузі роботи з документами, наказами і розпорядженнями директора організації, Положенням про канцелярію та чинною посадовою інструкцією.

1.5. На посаду секретаря-референта призначається особа з вищою спеціальною освітою без висування вимог до стажу роботи або із середньою спеціальною освітою та стажем роботи не менше 1 року в галузі документаційного забезпечення управління.

1.6. ………………………………………………………………………………………

2.Функції

2.1. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх організаційно-розпорядчих документів.

2.2.Контроль за виконанням вхідних та внутрішніх документів.

2.3.Аналіз стану виконавської дисципліни та розробка заходів щодо її покращення.

2.4. Облік обсягу документообігу організації.

2.5. Оформлення та відправлення вихідних документів.

2.6. Формування у справи виконавчих документів.

2.7. Складання внутрішніх описів документів, що входять у справи з постійними термінами зберігання.

2.8. ……………………………………………………………………………………..

3. Посадові обов»язки

3.1. Ведення реєстрації організаційно-розпорядчих документів з використанням встановлених реєстраційних форм.

3.2. Передача зареєстрованих документів виконавцям під підпис.

3.3. Перевірка правильності оформлення внутрішніх та вихідних документів до передачі їх на підпис.

3.4. Ведення контрольної картотеки

3.5. Робота з виконавцями у процесі ведення попереджувального контролю виконання документів.

3.6. Складання щомісячної інформації про підсумки роботи виконавців з контрольними документами.

3.7. Удосконалення системи контролю виконання документів.

3.8. Забезпечення своєчасного і правильного формування документів у справи.

3.9. Оформлення справ постійного і тривалого термінів зберігання.

3.10. …………………………………………………………………………………..

Дата добавления: 2014-10-31