Поставте наголоси у поданих словах

Права

4.1. Вимагати виконання встановлених правил роботи з документами у функціональних службах організації.

4.2. Залучати спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва організації.

4.3. Повертати співробітникам документи і вимагати їх відповідного доопрацювання у випадку неякісного їх виконання або оформлення.

4.4. Вимагати від керівництва організації створення необхідних умов для виконання службових обов»зків

4.5. …………………………………………………………………………….

5.Відповідальність

Секретар-референт несе відповідальність за:

5.1. Неякісне виконання робіт по оформленню та тиражуванню документів.

5.2. Невиконання вказівок та доручень керівництва організації.

5.3. Несвоєчасне виконання посадових обов»язків, передбачених цією інструкцією.

5.4. Недотримання трудової та виробничої дисципліни.

5.5………………………………………………………………………………

6. Взаємини

Секретар-референт взаємодіє з усіма співробітниками організації з питань документаційного забезпечення управлінської діяльності.

Начальник канцелярії Павлова О.Н.Павлова

Начальник відділу кадрів

Щукін О.С. Щукін

11.10.2005

З інструкцією ознайомлена:

Секретар-референт Назарова 15.10.2005 Г.П.Назарова

До справи № 03-15

Іванова 16.10.2006

Тестові завдання до теми «Організаційні документи»

1. Вкажіть правильний варіант відповіді

Це правовий акт, що видається органом державного управління для

прийняття правил, які регулюють фінансові, організаційні та інші види діяльності установ.

а) положення; б) інструкція;

в) правила; г) статут

2. Які документи за формою і змістом подібні між собою?

а) правила і положення; б) положення і статут;

в) правила і статут г) інструкції і правила

3. Який документ складають переважно під час створення нових підприємств тощо?

а) правила; б) статут;

в) інструкція; г) положення

4. Запишіть назву документа після поданих визначень документів

А) це правовий акт, який встановлює основні правила організаційної діяльності установ та їх структурних підрозділів ______________________;

Б) це службовий документ, в якому викладаються вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних і фізичних осіб

_____________________;

В) це зведення правил, які регулюють основи діяльності установ

______________________.

5. Вкажіть правильний варіант перекладу:

Общее положение:

а) спільне положення; б) загальне положення;

Основные задачи

а) основні завдання; б) основні задачі

Связи с другими учреждениями

а) зв’язки з другими установами; б) зв’язки з іншими установами

Права и обязанности

а) права і зобов’язання; б) права і обов’язки

Назначение служебных помещений

а) назначення службових приміщень

б) призначення службових приміщень

6. Правильно перекладіть подані синтаксичні конструкції:

Должностные инструкции –

Права и обязанности работника –

Заместитель директора по кадрам –

Учредитель предприятия –

В зависимости от специфики работы –

Согласно Положению о приемной комиссии –

Общее собрание –

Поощрение лучших работников -

7. Зробіть правильний вибір стандартних форм, часто вживаних у текстах організаційних документів. Підкресліть їх.

Відповідно до положення У відповідності з положенням

У разі невиконання правил У випадку невиконання правил

Через відсутність Статуту Через брак Статуту

Згідно до Інструкції Згідно з Інструкцією

Статут схвалено на загальних зборах Статут ухвалено на загальних зборах

Правила внутрішнього розпорядку Правила внутрішнього розпорядження

8. Утворіть словосполучення, дібравши до прикметників відповідні іменники, що в дужках

Головний Основний

(спеціаліст, засіб, причина, корпус, економіст, положення, завдання, управління, напрям)

Двобічний Двосторонній

(зв'язок, переговори, рух, договір, обов’язки, співробітництво, процес)

9. Дайте відповіді на подані нижче запитання.

1. На які пункти ви будете звертати особливу увагу, читаючи посадову інструкцію?

2. Чи передбачили б ви у статуті вашого підприємства пункт, що стосується реорганізації чи припинення діяльності підприємства? Чому?

10. Доберіть синоніми до слів:

Інструкція - _______________________________________

Завдання - ________________________________________

Працівник - _______________________________________

Функція - _________________________________________

Діяльність - _______________________________________

Контроль - ________________________________________

Надання, статут, мережа, завдання, погоджено, посадовий, розпорядок, розгляд, виплата, господарський, вимога, правовий, випробування, заохочування, ухвала.

Розпорядчі документи

Одна з форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, закладів, підприємств – видання розпорядчих документів, за допомогою яких вирішуються найважливіші питання управління.

До складу розпорядчих документів входять постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки. Вибір документа, призначеного для документування розпорядчої діяльності, визначається рівнем органу управління або влади, компетенцією посадової особи, порядком прийняття управлінського рішення (одноосібно або колегіально)

Вищі органи виконавчої влади України видають постанови, накази, розпорядження, інструкції.

Органи виконавчої влади міст та районів – постанови, рішення, розпорядження.

Адміністрація закладів, організацій та підприємств – накази, розпорядження, вказівки.

Рішення, постанови та накази видають у тих випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження, вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень, наказів.

Основні види розпорядчих документів готуються в цілому аналогічно. Це досить складне питання. Розбіжності виникають наприкінці оформлення документів, що відображають результат колегіальної діяльності (у випадку постанов та рішень) та одноосібності керівництва (у випадку постанов, розпоряджень, наказів. Вказівок).

Розпорядчі документи видаються на підставі або з метою виконання законів, постанов та розпоряджень Уряду, вищих органів влади та управління. Крім того, розпорядчі акти видаються з ініціативи керівників в межах їх повноважень та компетенції для здійснення виконавчої та розпорядчої діяльності в ході виконання завдань, покладених на організацію..

Підготовка розпорядчих документів складається з таких етапів:

- вивчення управлінського питання;

- підготовка проекту розпорядчого документа;

- обговорення і прийняття документа на засіданнях колегіального органу (постанови, рішення) в іншому випадку – погодження;

- підписання документа.

Підготовка документа може бути доручена одному або кільком

структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватись робочі групи.

Основна вимога до виконавців – компетентність, високий професіоналізм, глибокі знання управлінської проблеми, уміння чітко викладати думки. Чим вище рівень документа, що складається, тим вищі вимоги до укладачів. Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання документа органами влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої та розпорядчої діяльності для вирішення завдань, покладених на заклад.

Вивчення управлінського питання починається з забезпечення правової

основи документа, що готується – з вивчення діючих законодавчих актів, урядових постанов, тому що документ, що створюється, не повинен суперечити встановленим нормам.

Потім виконавець визначає коло питань, які треба відобразити у розпорядчому документі, вивчає інформацію, необхідні документальні матеріали.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації з поставленого питання. Для цього використовують різноманітні інформаційно-довідкові документи: звіти, довідки, доповідні та пояснювальні записки, акти, службову переписку.

Підготовка проекту розпорядчого документа починається з визначення мети його видання, яка викладається у констатуючій часині.

Особлива увага приділяється формулюванню розпорядчих дій, які повинні бути конкретними, не суперечити раніше виданим документам.

В ході підготовки тексту проекту розпорядчого документа виконавець формулює заголовок, пропонує можливі терміни виконання та контролюючі інстанції (посадові особи). Закінчується підготовка проекту розпорядчого документа його передруком та оформленням, що відповідає діючим правилам.

Керівник, що дає завдання на підготовку розпорядчого документа, визначає склад структурних підрозділів, посадових осіб, з якими необхідне узгодження документа. Погодження здійснює той виконавець(структурний підрозділ), який готував проект документа. Якщо в процесі погодження виникають суттєві зауваження до змісту документа, то він складається знову і друга редакція повинна повністю бути погодженою. Постанови і рішення проходять погодження на засіданні колегіального органу. В ході засідання в проект документа можуть бути внесені незначні зауваження, поправки та доповнення. Якщо проект вимагає серйозного доопрацювання, він виноситься на затвердження на наступному засіданні.

Перед передачею на підпис керівнику документ повинен бути прискіпливо перевіреним – особлива увага звертається на цифрову інформацію, прізвища, імена, назви структурних підрозділів. Після підписання внесення змін у зміст документа недопустиме.

Текст розпорядчого документа найчастіше складається з двох взаємозалежних частин: констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча частина є вступом у суть питання, що розглядається і призначена для того, щоб пояснити, що викликало складання цього розпорядження. У ній можуть бути перераховані факти, події, подана їх оцінка. Часто у констатуючій частині подається переказ акту вищого органу влади, на виконання якого видається той чи інший розпорядчий документ. У такому разі вказуються вид акту, його автор, повна назва (заголовок), номер і дата, тобто наводяться всі пошукові дані. Констатуюча частина не є обов’язковою, вона може бути відсутня, якщо немає необхідності подавати роз’яснення.

Основне навантаження у розпорядчих документах несе розпорядча частина, яка викладається у розповідній формі. В залежності від виду документа вона починається словами:

- у постанові: постановляю;

- у рішенні - вирішили;

- у розпорядженні – пропоную;

- в наказі – наказую.

Вид розпорядчого документа визначає і характер викладення його тексту.

Слова «постановляє», «вирішила», «пропоную», «наказую2 друкуються великими літерами або малими в р о з р я д к у, вони зорово виділяються і таким чином відділяють констатуючу частину документа від розпорядчої.

Розташовуються ці слова у окремому рядку, починаючи від нульового положення табулятора. У постановах або рішеннях колегіального органу перед словами «постановляє», «вирішила» вказують його назву, наприклад:

Колегія ВИРІШИЛА

Уряд ПОСТАНОВЛЯЄ

Потім з нового рядка з абзацу друкується текст розпорядчої частини. До формулювань цієї частини документа висуваються особливо жорсткі вимоги. Формулювання має бути конкретним, не протирічити змістом раніше виданим документам, чіткими, зрозумілими, не викликати двозначності розуміння тексту. Слід уникати неконкретних висловів типу «підняти», «підвищити», «посилити», «покращити», «активізувати» тощо.

Якщо розпорядча частина передбачає різноманітні за характером дії і кількох виконавців, то вона поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті вказується:

- виконавець (організація, структурний підрозділ, конкретна посадова особа, наприклад у наказах). Виконавець зазначається у давальному відмінку

- дії, що треба виконати (виражаються дієсловами у неозначеній формі:»підготувати», «організувати», «зарахувати», «забезпечити», «розробити» тощо);

- термін виконання (повинен бути реальним, відповідати обсягу робіт, що виконуються)

Слід враховувати час доведення інформації до відома конкретних виконавців. Розпорядчий документ може мати загальний для всіх пунктів термін виконання. Однак частіше термін виконання встановлюється для кожного завдання окремо. В кінці тексту розпорядчого документа вміщено перелік документів, що втратили силу або які треба змінити з виданням даного документа. Останнім пунктом у наказах, рішеннях, розпорядженнях вказується особа, на яку покладено контроль за виконанням документа. Розпорядчі документи можуть мати додатки, посилання на які даються у відповідних пунктах тексту. Реквізит «додаток» після тексту розпорядчих документів окремо не оформлюється.

Текст розпорядчого документа повинен мати заголовок. Заголовок починається прийменником «Про…» і формулюється за допомогою дієслівних іменників («Про призначення…», «Про затвердження…», «Про введення…», «Про створення…») або іменників, що вказують на предмет 9наприклад, «Про підсумки…», «Про заходи…»).

Для типових управлінських документів, що вимагають видання наказу: про створення, реорганізацію, ліквідацію установ, підприємств, про розподіл обов’язків між керівництвом, про внесення змін у Статут, положення, структуру, штатний розклад апарату управління, у посадові інструкції, про перехідна новий режим роботи - створені уніфіковані форми документів, в яких визначений не лише зміст, але й порядок розташування інформації.

Підготувавши текст розпорядчого документа, приступають до його оформлення. Розпорядчі документи оформлюються на загальному бланку формату А4 з дотриманням правил розташування реквізитів кожного документа.

Завершальним етапом роботи з проектом розпорядчих документів є його узгодження та підписання. Проект до підписання повинен бути погоджений з зацікавленими закладами, а також зі структурними підрозділами або посадовими особами, яких це стосується.

Погодження здійснюється шляхом візування або внесення грифу погодження.

Проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту та керівником структурного підрозділу, що вносить проект, всіма вказаними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультом.

Проекти документів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов’язково погоджуються з фінансовими службами.

Віза юрисконсульта свідчить про відповідність документа законодавчим та нормативним актам, а також про відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад суду, прокуратури, органів охорони здоров’я).

Погодження здійснює структурний підрозділ або особа, що готує проект розпорядчого документа. Візи та гриф погодження, як правило, зазначаються на першому примірнику проекту. У випадку незгоди з проектом пишуть умотивований висновок. Перед підписанням проект ще раз досконало перевіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен, по батькові.

Проекти розпорядчих документів, що приймаються колегіальними органами (постанови та рішення), обговорюються та приймаються на засіданнях. У ході обговорення них можна вносити зміни та доповнення. Допрацьовані проекти виносяться на затвердження на наступне засідання.

Повністю підготовлені проекти документів подаються на підпис. Накази та розпорядження підписуються керівником або його заступниками.

Постанови та розпорядження повинні мати два підписи: голови та секретаря колегіального органу.

Підписується перший екземпляр документа, виготовлений на бланку.

Розпорядчі документи вступають в силу з моменту їх підписання або доведення до відома виконавця.

Види розпорядчих документів

ПОСТАНОВА - правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв’язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – правовий акт управління державного органу, що видається у межах наданої посадовій особі, державному орану компетенції, і є обов’язковим для громадян і організацій, котрим адресоване розпорядження.

Розпорядження є підзаконними актами і поділяються на дві групи:

- розпорядження загальної, довготривалої дії;

- розпорядження,що стосуються конкретного питання, окремого випадку.

ВКАЗІВКА – розпорядчий документ, який готують міністерства,

відомства, організації переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також питань, пов’язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів.

НАКАЗ – розпорядчий документ, що видається керівниками міністерств, відомств, відділів, управлінь, закладів, установ, організацій, підприємств на правах єдиноначальності і в межах своїх повноважень.

Завдання до теми «Розпорядчі документи»

Прочитайте наказ і розпорядження.

Інститут міжнародних відносин

Науково-дослідний відділ

_______________________р. м.___________________

Дата добавления: 2014-10-31