Принципы рациональной бюрократии

Каталог проблем

СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ

Тело с двумя головами – чудовище.

А. Файоль

Деревья не растут до неба.

А. Файоль

Судьба вашего дела – в руках самого молодого новичка.

Акио Морита

Много кормчих – корабль разбивается.

Китайская пословица

1. Неоправданно большое количество мелких подразделений.

2. Отсутствуют взаимосвязанные положения о подразделениях.

3. Слабо централизована технологическая служба.

4. Отсутствует автоматизация управления.

5. Излишне высока численность управляющего персонала.

6. Подразделения не выполняют в полной мере возложенные на них функции.

7. Функции подразделений часто дублируются.

8. Отсутствует внутренний хозрасчет.

9. Слаба материальная заинтересованность в результатах труда.

10. Многоэтапность доведения заданий до рабочих мест.

11. Реагирование на производственные изменения происходит с большим опозданием.

12. Устаревшие штатные расписания.

13. Отсутствуют критерии оценки эффективности управленческих решений.

14. Недостаточность информации в службах управления.

15. Не соблюдаются нормы управления

16. Недостаточна структуризация задач.

17. Подразделения перегружены мелкими функциями. 18. Оторванность аналитических подразделений.

Если фирма желает достичь успехов, необходимо периодически встряхивать «бюрократический горшок».

Меняя людей, вы обретаете подвижность. Поэтому, когда дела идут плохо, смешайте все наверху, смените всех.

Причины «отложения солей» – в управленческой системе.

Из опыта руководителя

Иван Алексеевич Вышнеградский (1831–1895) – ученый, предприниматель, государственный деятель. Внес огромный вклад в две различные области деятельности: науку автоматического управления и экономику государственного управления. Родился в семье священника, окончил физико‑математический факультет Педагогического института в Санкт‑Петербурге. В начальный период свой деятельности вел активную научную работу. Преподавал математику и механику, был профессором прикладной механики в Михайловской артиллерийской академии, директором Петербургского технологического института. Основоположник теории автоматического управления. С 1870 г. занимался предпринимательской деятельностью (оборудовал пороховой завод, участвовал в организации зарубежных промышленных выставок, организовывал перевооружение армии). С 1872 г. состоял членом общества Юго‑Западных железных дорог, правления Петербургского общества водопроводов, Совета торговли и мануфактур. 1884 г. – начальный период государственной деятельности И. А. Вышне‑градского. Он был членом Совета министров народного просвещения (разработал проект промышленного образования в России), членом Государственного совета, почетным членом Петербургской академии наук. В 1888–1892 гг. – министр финансов России. И. А. Вышнеградский усилил протекционистское направление таможенной политики правительства, начал подготовку к созданию винной и табачной монополий, увеличил прямые (государственный поземельный, с городского недвижимого имущества, торговый и промысловый) и косвенные (ввел акциз на спички и осветительные масла, увеличил акциз на алкогольную продукцию) налоги, гербовый сбор. Осуществил контрольно‑финансовую и тарифную реформы на железных дорогах, отдал предпочтение ввозу иностранного капитала по сравнению с иностранными товарами. Политика Вышнеградского способствовала установлению положительных платежных балансов во внешней торговле России и росту золотого запаса.

Одним из первых сформулировал принципы рациональной бюрократии немецкий экономист М. Вебер. Пять его основных принципов предусматривали:

1. Четкое разделение уровней управления, что приводит к появлению высококвалифицированных специалистов.

2. Иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему.

3. Наличие взаимосвязанной системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающей однородность выполнения сотрудниками своих обязанностей и скоординированность различных задач.

4. Дух формальной обезличенности, с которым официальные лица выполняют свои должностные обязанности.

5. Осуществление найма на работу в строгом соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

Более 100 лет назад вице‑губернатор М. Е. Салтыков (Салтыков‑Щедрин) сформулировал 15 положений Устава для градоправителя:

1. Всякий градоправитель да будет добросердечен.

2. Да памятует градоправитель, что одной строгостью, хотя бы оная стократ сугуба, ни голода людского утолить, ни наготы человеческой одеть не может.

3. Всякий градоправитель приходящего к нему обывателя да выслушает, который же, не выслушав, зачнет кричать, а тем паче бить – и тот будет кричать и бить втуне.

4. Всякий градоправитель, видящий обывателя, занимающегося своим делом, да оставит его при сем занятии беспрепятственно.

5. Всякий да содержит в уме своем, что ежели обыватель временно прегрешает, то оный же еще того более полезных деяний соделывать может.

6. Посему: ежели кто из обывателей прегрешит, то не тотчас такого усекновению предавать, но прилежно рассматривать, не простирается ли на него российских законов действие и покровительство.

7. Да памятует градоправитель, что не от кого иного слава Российской империи украшается, а прибытки казны умножаются, как от обывателя.

8. Посему: казнить, расточать или иным образом уничтожать обывателей надлежит с осмотрительностью, дабы не умалился от массовых расточений Российской империи авантаж.

9. Буде который обыватель не приносит даров, то всемерно исследовать, какая тому непренесению причина, и если явится оскудение, то простить, а явится нерадение или упорство – напомнить и вразумлять, доколе не будет исправен.

10. Всякий обыватель да потрудится: потрудившись же, да вкусит отдохновение. Посему: человека гуляющего или мимо идущего за воротник не имать и в съезжий дом не сажать.

11. Законы издавать добрые, человеческому естеству приличные; противоестественных же законов, а тем паче невнятных и к исполнению неудобных – не публиковать.

12. На гуляниях и сборищах народных – людей не давить; против того, сохранять на лице благосклонную усмешку, дабы веселящиеся не пришли в испуг.

13. В пище и питии никому препятствия не полагать.

14. Просвещение внедрять с умеренностью, по возможности избегая кровопролития.

15. В остальном поступать по произволению.

В 1930 г. была опубликована работа Ч. Барнарда «Функции управляющего», где были сформулированы принципы функционирования формальной и неформальной организаций:

• организационная форма (формальная организация) играет важную роль;

• неформальная организация имеет как инструментальное, так и гуманитарное предназначение;

• существуют границы рациональной деятельности управляющего;

• принятие адаптивных последовательных решений необходимо для организационной эффективности;

• неявное знание имеет важное значение.

Ч. Барнард определил фирму как структуру управления: «Выживание организации зависит от сохранения достаточно сложного равновесия в постоянно изменяющейся внешней среде, состоящей из физических, биологических и социальных материалов, элементов и сил и требующей приспособления к ней внутриорганиза‑ционных процессов. Необходимо изучать природу этих внешних условий, к которым должна приспосабливаться организация. Но главный интерес для нас представляет непосредственно процесс адаптации».

Формальная и неформальная организации взаимообусловлены. Первая получает жизненные силы от второй. Неформальная организация обеспечивает коммуникации внутри фирмы, а также сплоченность структурных звеньев и служит для защиты личной неприкосновенности и самоуважения индивидуума от дезинтеграционных эффектов формальной организации. Одним из первых Барнард определил управленческую значимость поведения персонала (behavioral knowledge): «Такое знание необходимо при осуществлении чего‑то в конкретных условиях. Нигде оно не играет столь решающей роли, как в искусстве управления».

«Чтобы успешно противостоять среде, сложность и быстрота принятия решений должны соответствовать сложности и быстроте изменений в среде», – как сказал Р. Эшби. Но на этом пути есть ограничения, так как «отдельные люди и целые организации не в состоянии справиться с проблемами, сложность которых превышает некоторый определенный уровень» (Г. Саймон).

В 1947 г. была опубликована работа Герберта Саймона «Административное поведение», где он развил идеи Барнарда. «Подлинная теория организации и администрирования может развиваться при анализе того мира, в котором люди ведут себя преднамеренно рационально, но в действительности обладают способностью лишь в ограниченной степени». Саймон отмечает, что построение организации должно опираться на «знание тех изучаемых общественными науками вопросов, которые связаны с более широко понимаемыми целями организации». Индивиды определяют для себя подцели и стремятся к их достижению, возможно, в ущерб реализации глобальных целей. Категорический вывод о влиянии организационной структуры фирмы на результаты хозяйственной деятельности сформулировал Альфред Чандлер («Стратегия и структура», 1962).

Питер Ф. Друкер в работе «Менеджмент XXI века» (1999) выделяет следующие принципы построения организационной структуры:

1. «Прозрачность» структуры для работающих.

2. Существование лица, принимающего конечное решение в сфере своей компетенции.

3. Объем власти должен определяться степенью ответственности.

4. Каждый работающий должен иметь только одного руководителя. «Раб, у которого три хозяина, – уже не раб, а свободный человек» (римская поговорка).

5. Количество уровней организационной структуры должно быть минимально. «Каждое дополнительное звено удваивает помехи и вдвое снижает ценность сообщения» (принцип теории информации).

6. Каждый отдельный работник должен иметь возможность работать одновременно в различных структурах организации.

Общепризнанными принципами оптимальной структуры управления можно считать:

1. Единоначалие

2. Оптимальное распределение обязанностей.

3. Оптимальное число уровней.

4. Информационную обеспеченность руководителей.

5. Наличие контроля.

6. Одинаковый характер первичной информации.

7. Оптимальность информационной нагрузки на персонал.

8. Заинтересованность исполнителей в результате.

Такая структура отличается небольшими подразделениями с высококвалифицированным персоналом, малым числом уровней управления. В структуре управления выделяют группы специалистов. Оптимальная структура отличается быстрой реакцией на изменения, высокой производительностью труда и небольшими затратами на свое функционирование.

Департаментализация – разбивка организации на отдельные блоки (отделы, отделения, бюро).

При оптимизации структуры управления необходимо четко сформулировать задачу. Исходной информацией является характеристика объекта управления, материальные и информационные связи объекта, состав задач управления. Определяемыми параметрами являются число уровней управления, количество подразделений, распределение обязанностей и работающих по подразделениям, маршруты движения информации. Для сравнения вариантов структуры управления можно использовать следующие частные оценочные показатели: расходы на содержание системы управления, напряженность труда в подразделениях, информационная нагрузка на персонал управления, время обработки информации, время реагирования системы управления на производственные и организационные сбои, время решения задач управления, количество ошибок в управленческих задачах.

Интегральными оценочными показателями могут быть прибыль предприятия или себестоимость продукции.

Задача менеджмента состоит в том, чтобы выбрать структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. При этом следует учесть технологию производства (фундамент структуры управления), размер предприятия, стратегию бизнеса, имеющийся персонал, сложившуюся систему решений. Одним из важнейших факторов оказывается персонал. При отсутствии необходимого числа квалифицированных менеджеров нет смысла дробить подразделения, а при наличии квалифицированных кадров следует создать условия для их индивидуальной активности.

Эффективная организационная структура необходима, но существует множество различных видов такой структуры. Насколько велико разнообразие организаций, настолько разнообразно множество видов организационных структур. Важно не зацикливаться на поиске «единственно правильной», а научиться выявлять недостатки организации и корректировать их с учетом возникающих задач.

Дата добавления: 2014-11-20