Побудуйте поштову наклейку за допомогою майстра поштових наклейок

Лабораторна робота №13

Тема: Побудова звітів.

Мета: Навчитися швидко будувати звіти за допомогою майстра звітів та конструктора звітів.

Зміст роботи за варіантом індивідуального завдання:

1. Побудуйте звіти за допомогою автозвітів.

2. Створити звіт за допомогою майстра звітів.

3. Розглянути звіт у режимі конструктора.

4. Різними способами зробіть групування й сортування інформації. Роздрукуйте.

5. Виберіть різні види макетів і стилів для усіх своїх звітів. Роздрукуйте.

7. Використайте майстра діаграм для зображення інформації у своєму звіті. Роздрукуйте.

Теоретичні відомості:

Використання майстра звітів

Звіт – це такий компонент бази даних, що використовується для того, щоб вибрати дані з однієї чи кількох таблиць, здійснити над ними обчислення, підвести підсумки і вивести їх на екран чи на принтер. Звіти є близькими до форми. Структури у тих і інших багато в чому схожі, але формати звітів відповідають стандартам паперу. Багато з того, що викладено для форм, справедливе і для звітів. Для роботи зі звітами найчастіше використовують режим конструктора.

Можливості звітів дуже великі. З їх допомогою можна групувати інформацію, що виводиться, здійснювати проміжні обчислення. Для кожної групи можна задати окремі заголовки і примітки. Більша частина даних у звіті отримується з базової таблиці, запросу або інструкції SQL, яка є джерелом даних для звіта. Інша інформація про звіт зберігається у його структурі.

Access пропонує різні засоби для створення звітів, до яких відносяться ряд майстрів та режим конструктора. Крім того існує можливість швидко створити найпростіший звіт за допомогою функції Автоотчет. Щоб побачити ці майстри, у вікні бази даних натисніть пункт звіти на панелі об’єктів, а потім на кнопку Создать. Відкриється діалогове вікно Новый отчет.

Діалогове вікно Новый отчет схоже на вікно Новая форма і майже також дозволяє визначити джерело записів (таблицю або запит) для звіту, який ви бажаєте створити. Виберіть потрібну вам таблицю (мал. 56 а).

Малюнок 56 а.

Два існуючих у списку автозвіту, в стовпчик і стрічковий, пропонують швидкі й зручні способи складання звітів. Складені з їх допомогою звіти легше читати, і виглядають вони більш професійно. Можна вибрати Автоотчет: в стовпець з діалогового вікна Новый отчет або той самий звіт, але на цей раз складений в результаті вибору Автоотчета: стрічковий в діалоговому вікні Новый отчет. На малюнку 56 б зображений швидкий звіт типу Автоотчет: в столбец в режимі попереднього перегляду. Автозвіт годиться для побудови швидких звітів, але, такі звіти бажано змінювати та покращувати.

Малюнок 56 б.

Побудова звітів за допомогою майстра звітів

Вище було показано, як створювати звіт, який має в змісті інформацію з таблиці, у стислому вигляді, котрий ви не могли б змінити. Зараз ви навчитесь складати аналогічний вид звіту і формувати його.

У діалоговому вікні Новый отчет виберіть в якості джерела записів таблицю, опцію Мастер отчетов і натисніть кнопку ОК. В результаті Access запустить майстер звітів. В першому екрані майстра звітів оберіть поля, які потрібні для звіту. Виберіть всі поля (кнопка»), а потім клацніть на кнопці Далее (мал. 57).

Малюнок 57

Обравши інформацію, яку ви хотіли б бачити у звіті, ви здатні організувати її з врахуванням її різних аспектів. Це можна зробити на наступному екрані майстра звітів.

Цей екран дозволяє вам вибрати засіб угрупування даних. В результаті цього ви здатні відображати поля в різній послідовності. Угруповуючи дані, ви надаєте вказівку Access, які поля необхідно показати "як групу" і як підраховувати підсумки по даним. За допомогою сортування можна розташувати дані у звіті у потрібному порядку.

Щоб змінити групування, використовуйте кнопки вибору, які знаходяться на екрані майстра звітів. Для зразка, погодьтесь з групуванням, яке запропонує Access, і клацніть на кноці Далее. На екрані вас запитають, як сортувати записи у звіті. Виберіть потрібне поле і натисніть Далее.

Малюнок 58

Малюнок 59

Вибір виду макету для звіту

Цей екран дозволяє вибрати вид макету, який буде використовуватися для звіту, - ви здатні вибирати з цілого ряду запропонованих макетів. При цьому, ліворуч на екрані, обраний макет буде відображено у графічному вигляді. Окрім того можна вибрати орієнтацію аркушів звіту на екрані - книжкову або альбомну (мал. 58).

На цьому ж екрані можна зробити так, щоб всі поля були на одній сторінці. Якщо ви не бажаєте, щоб всі поля були на одній сторінці, Access надрукує їх на двох сторінках. Обравши потрібний вид макету, натисніть на кнопці Далее.

Вибір стиля звіту

На цьому екрані ви можете вибрати стиль зі списку різних стилів. Стиль звіту надає інформації потрібний зовнішній вигляд, в залежності від аудиторії, на яку він розрахований (Мал. 59).

Щоб перейти до наступного екрану, клацніть на кнопці Далее. В поле для імені звіту надрукуйте заголовок звіту. Цей текст буде використано у режимі попереднього перегляду у рядку заголовку і в назві звіту.

Клацніть на кнопці Готово. Access побудує звіт і відчинить його у режимі попереднього перегляду. Закрийте звіт.

Використання автозвітів та майстра звітів

Може трапитись, що вам потрібно звіт, для якого не підходе автозвіт або майстер звітів. Тоді можна створити звіт за допомогою конструктора звітів.

Малюнок 60

В Access мається деякі інструменти для роботи зі звітами. Для початку створимо автозвіт Виберіть таблицю як джерело записів і команду Автоотчет ленточный (мал. 60). Створимо Автозвіт.

Мал. 61

Клацніть на кнопці Вид, щоб перейти у режим конструктора звітів. Перед тим, як продовжити роботу, ознайомимось з деякими інструментами, які використовуються в режимі конструктора звітів (мал. 61).

Дані у звіті можуть бути розбиті на розділи. Кожен розділ має конкретне призначення та друкується на сторінці та у звіті у заданому порядку.

Нижче приведено список деяких інструментів:

• Панель элементов. Тут ви знайдете усі елементи управління, які використовуються у звіті (мал.62).
• Список полів. Складається з усіх полів джерела записів для звітів.
• Вікно властивостей. Показує всі властивості усіх об’єктів, які використовуються для звіту, такі як елементи управління, розділи звіту і сам звіт.

та розділів звіту:

• Область заголовка звіту. Схожа з областю заголовка форми. Взагалі використовується при будуванні титульного листа звіту. Друкується перед верхнім колонтитулом на першій сторінці звіту.
• Область верхнього колонтитула. Тут взагалі розташовуються назви стовпців, або назва звіту, якщо треба, щоб воно повторювалось на кожній сторінці.
• Область нижнего колонтитула. Використовується для вказівки номера сторінки.
• Область даних. Призначена для відображення даних окремих записів з джерела записів та звіту.
• Область примечаний. Призначається для приміток, інструкцій користувача а також ітогових значень та ін.

Малюнок 62 (Панель елементів)

Контрольні питання до лабораторної роботи 13:

1. Що таке звіти. Де їх застосовують.

2. На основі яких даних створюють звіти.

3. Які способи створення звітів існують.

4. Який з способів створення найлегший. Чому.

5. Перелічіть недоліки та переваги автозвітів.

6. Переконайте в зручності майстра звітів.

7. Як зробити різними зовнішній вигляд та стилі ваших звітів.

Дата добавления: 2014-11-25