Тема 7. Планирование личной работы руководителя

Ситуация 6

Ситуация 5

Ситуация 4

Вы заняты выполнением важного и срочного дела. В это время Вам звонят по телефону и просят консультацию по вопросу, который находится в компетенции Вашего заместителя. Ваши действия?

В конце рабочей недели у Вас сложилась ситуация, когда возникло много задач, которые требуют Вашего внимания и сил. Как Вы справитесь с данной ситуацией?

Вы чувствуете, что намеченные на день дела Вы не успеваете сделать вовремя. Помимо того, что уже выполнено, еще нужно провести совещание с руководителями подразделений, заказать билеты на самолет для предстоящей командировки, сделать заказ на поставку товаров и встретиться с рабочими по поводу внедрения в производство новой технологии. Как Вы поступите в данной ситуации:

а) постараетесь быстро все сделать сами?

б) перепоручите некоторые дела секретарю или помощнику?

в) перенесете несделанное на другие дни?

Выбранное решение обоснуйте.

Планирование работы является основой любой производственной деятельности и представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Менеджер планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и связанную с работой нагрузку для того, чтобы лучше справляться с выполнением принятых решений. При этом планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на краткосрочные и оперативные.

Установление определенных периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени.

7.1. Тест «Насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?»

Анализ условий, неблагоприятно влияющих на организацию труда руководителя, свидетельствует о необходимости уделить повышенное внимание к вопросам планирования его личной работы.

Следующий тест поможет определить, насколько хорошо Вы справляетесь с работой [12, с. 4].

Подумайте над предлагаемыми утверждениями, указав свое отношение к ним следующим образом:

Я поступаю так:

а) почти никогда;

б) иногда;

в) часто;

г) почти всегда.

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для планирования.

2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.

6. Свой рабочий день я пытаюсь, по возможности, освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

7. Свою дневную нагрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

9. Я пытаюсь проявить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Ключ к тестовому заданию «Насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?»

Самооценка в баллах: «а» – 0, «б» – 1, «в» – 2, «г» – 3.

Результаты по сумме баллов:

0 – 15 баллов – Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его;

16 – 20 баллов – Вы пытаетесь управлять своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех;

21 – 25 баллов – У Вас хороший самоменеджмент;

26 – 30 баллов – Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям (в том числе и авторам настоящей книги) приобщиться к Вашему опыту.

Если Вы наберете менее 24 баллов, то это не должно Вас обескураживать, просто Вам надо направить свою энергию на устранение слабых мест. Это будет первым шагом на пути к последовательному самоменеджменту.

7.2. Тест «Оценка системы планирования личной работы»

Рациональная организация рабочего времени обязательно требует хорошо поставленного учета выполненных работ и анализа трудового времени. Следующий тест покажет, насколько рациональна система Вашей работы [12, с. 14].

Прочитайте вопросы и выберите один из вариантов ответа.

Таблица 25

ТЕСТОВОЕ ЗАДАНИЕ

Проанализируйте распределение полученных ответов и подсчитайте количество соответствующих им баллов по таблице.

Таблица 26

Ключ к тестовому заданию «Оценка системы планирования личной работы»

В данном тесте предлагаются наивысшие (5) и более низкие оценки относительно десяти показателей системы личной работы. Чем больше наберется наивысших оценок, тем более рациональной и деловой является система личной работы. Чем меньший балл избран по той или иной строке, тем больше нужно уделять внимания улучшению системы личной работы.

7.3. Тест «Как влияют непредвиденные ситуации на планирование Вашей работы?» [10, с. 74]

На пути совершения планирования работы зачастую могут появиться преграды. Этот тест поможет выяснить, насколько легко Вы преодолеваете эти преграды и насколько сильно они мешают Вам выполнять свою работу.

1. Рассказываете ли Вы о своих проблемах, неприятностях?

а) нет, это мне не помогло бы (3);

б) да, если есть подходящий собеседник (1);

в) не всегда, людям хватает своих забот (2).

2. Сильно ли Вы переживаете неприятности?

а) всегда и очень тяжело (4);

б) все зависит от обстоятельств (0);

в) смиряюсь, ведь любой неприятности рано или поздно приходит конец (2).

3. Вы чем‑то очень огорчены. Что Вы делаете в таком случае?

а) позволяю себе удовольствие, о котором долго мечтал (0);

б) иду к друзьям (2);

в) «жалею» сам себя, отсиживаясь дома (4).

4. Близкий человек обидел Вас. Как Вы поступите?

а) «спрячусь в свою раковину» (3);

б) потребую объяснений (0);

в) расскажу любому, кто готов слушать (1).

5. В минуту счастья:

а) не думаю о несчастье (1);

б) не покидает тревога, что счастье быстро уйдет (3);

в) не забываю о том, что и огорчений в жизни немало (5).

6. Как Вы относитесь к психотерапевтам?

а) не хотел бы стать их пациентом (4);

б) многим людям они могли помочь (2);

в) человек в силах помочь себе сам (3).

7. Судьба, по Вашему мнению:

а) постоянно испытывает Вас (5);

б) несправедлива к Вам (2);

в) благосклонна к Вам (1).

8. О чем Вы думаете после ссоры с любимым человеком, когда гнев проходит?

а) о хорошем, что было у нас в прошлом (1);

б) мечтаю о тайном мщении (2);

в) о том, сколько вытерпел (а) от нее (него) (3).

Ключ к тестовому заданию «Как влияют непредвиденные ситуации на планирование Вашей работы?»

От 7 до 15 баллов – Вы легко миритесь с неприятностями, даже бедами, так как способны верно оценить их. Ценно то, что Вы не склонны жалеть себя (слабость, присущая многим). Ваше душевное равновесие достойно восхищения.

От 16 до 26 баллов – Вы часто ропщете на свою судьбу. Предпочитаете выплескивать проблемы и неприятности на других. Вам необходимо чье‑то сочувствие. Может быть, лучше научиться владеть собой?

От 27 до 36 баллов – Вы еще не научились справляться со своими бедами. Возможно, поэтому они так Вам мешают. Вы замыкаетесь, нередко жалеете себя. Будь у Вас волевой характер при хороших задатках, Вы успешно справлялись бы с проблемами и неприятными ситуациями.

7.4. Тест «Оценка уровня планирования работы» [45]

Данный тест направлен на выявление способностей правильно планировать личное время. Ответьте на вопросы теста, подчеркнув один вариант, который Вам подходит больше всего. Подсчитайте баллы и посмотрите ключ (в конце теста).

1. Когда просыпаетесь, Вы приступаете к:

а) срочным повседневным делам (2);

б) делам, которые остались с прошлого вечера (3);

в) делам, которые легко выполняются и не требуют больших затрат времени (1).

2. Выполнение различных заданий и задач:

а) Вы планируете с прошлого вечера все задачи, которые Вы должны выполнить (3);

б) приступаете к выполнению задач по мере необходимости (2);

в) вообще не приступаете к выполнению задач (1).

3. При решении задач Вы:

а) полагаетесь только на себя (2).

б) Вы полагаетесь не только на себя, но и привлекаете своих друзей (подчиненных) к решению задач (3).

в) полагаетесь наудачу (1).

4. Задачи, которые Вы выполнили:

а) сразу забываете (1);

б) проверяете, сколько времени Вы на них затратили и с какой эффективностью выполнили (3);

в) анализируете с другими задачами, которые выполнили (2).

5. Будучи студентом, Вы отдаете предпочтение при планировании:

а) долгосрочным целям (1);

б) среднесрочным целям (2);

в) краткосрочным целям (3).

6. Что, по Вашему мнению, является важнейшим в планировании:

а) правильно составить список дел и определить на каждое дело требуемое время (3);

б) вести письменную запись дел (2);

в) зачем планировать, если все дела можно делать на ходу (1).

7. Когда Вы планируете намеченные Вами дела:

а) утром, перед их выполнением (2);

б) вечером, тщательно планируя и оставляя резерв времени (3);

в) не планирую, да и зачем планировать (1).

8. При планировании Вы обычно пользуетесь:

а) календарем‑ежедневником (2);

б) графиками‑таблицами распорядка дня (3);

в) ни чем не пользуюсь (1).

9. Как Вы считаете, руководитель должен уметь анализировать свое рабочее время и составлять план личной работы?

а) да(3);

б) нет(1);

в) иногда (2).

10. Как Вы думаете, при планировании эффективно использовать ежедневник‑календарь, графики работы и т.д.?

а) иногда (2);

б) всегда (3);

в) никогда (1).

11. Нужно ли планировать свое время, ставить задачи и правильно распределять их в качестве экономии своего времени?

а) да(3);

б) нет (2).

Ключ к тестовому заданию «Оценка уровня планирования работы»

От 25 до 33 баллов – Вы отлично планируете свое время и распределяете его так, что остаются даже резервы для срочных дел. При выполнении определенных задач Вы привлекаете к их решению подчиненных, друзей, что позволяет экономить время.

От 18 до 24 баллов – не расстраивайтесь, Вы еще только учитесь правильно распоряжаться временем, поэтому Вы не можете точно спланировать свое время. Но Вы быстро сможете набрать нужный Вам опыт.

От 18 баллов и менее – наверно, Вам не стоит быть руководителем, так как Вы не считаете нужным правильно планировать время.

7.5. Тест «Оценка эффективности планирования труда и отдыха» [37, с. 315]

Этот тест поможет определить, какие факторы отрицательно влияют на Вашу работу. Определив эти факторы, с ними можно эффективно бороться. Постарайтесь проанализировать свои ответы на вопросы.

Как часто приведенные ниже факторы мешают Вам продуктивно трудиться? Отметьте соответствующую позицию:

Соответствие вариантов ответа: никогда – 1 балл; редко – 2 балла; иногда – 3 балла; часто – 4 балла; всегда – 5 баллов.

1. Работающие с Вами люди не знают, что они могут от Вас ожидать.

2. Вы убеждены, что делаете не то, что нужно.

3. Вы чувствуете, что не в состоянии удовлетворить разноречивые требования вышестоящих руководителей.

4. Вы ощущаете перегрузку.

5. Вам не хватает времени, чтобы отлично выполнить работу.

6. Вы чувствуете, что работа отражается на личной жизни.

7. Вы часто не знаете, какую работу Вам дадут.

8. Вы чувствуете, что для исполнения работы Вам не хватает власти.

9. Вы чувствуете, что не можете уяснить всю необходимую Вам информацию.

10. Вы не знаете, как Вас оценит Ваш начальник.

11. Вы не в состоянии предугадать реакции вышестоящих начальников.

12. Ваши взгляды коренным образом расходятся со взглядами Вашего начальника.

Ключ к тестовому заданию «Оценка эффективности планирования труда и отдыха»

Данный тест имеет 4 блока: конфликтность (1, 2, 3); перегрузка (4, 5, 6); сферы деятельности (7, 8, 9); напряженность с руководством (10, 11, 12).

Подсчитайте количество набранных баллов по блокам. Количество от 12 баллов и выше указывает на тот факт, что в данной сфере у Вас имеют место неурядицы.

Общее количество баллов по всему тесту составит 12 – 60. Показатель от 36 баллов и выше свидетельствует о том, что Ваша работа изобилует стрессогенными факторами. Подумайте, так ли уж Вас устраивает работа, которую Вы выбрали.

От 25 до 29 баллов – Вы замкнуты в себе, неразговорчивы, предпочитаете одиночество и поэтому имеете мало друзей.

От 19 до 24 балла – Вы в меру общительный человек и относительно легко приспосабливаетесь к новой ситуации. Ваши высказывания иногда содержат слишком много сарказма, главным образом безосновательного, но это легко можно исправить.

От 14 до 18 баллов – Вы открытый, общительный человек. Не боитесь приниматься за новые дела. Смело идете навстречу новым людям, хотя, пожалуй, не любите слишком шумное общество и раздражаетесь от болтовни других.

От 6 до 13 баллов – везде чувствуете себя как дома. Охотно разговариваете на любую тему, даже если имеете о ней смутное представление. Принимаетесь за новое дело, но... не всегда доводите его до конца. Подумайте об этом.

От 5 баллов и менее – Ваша «общительность» просто неестественна. Вы не только разговорчивы, но даже болтливы, любите соваться не в свои дела. Ваша вспыльчивость, обидчивость, чрезмерный субъективизм являются причиной того, что с Вами трудно общаться.

Дата добавления: 2014-11-25