Планування проекту

Планування проекту – безперервний процес визначення найкращого способу дій для досягнення цілей з врахування поточної ситуації.

Мета планування – інтеграція всіх учасників проекту для виконання комплексу робіт для досягнення цілей проекту.

Планування є складним процесом, який визначає в часі всю діяльність по його реалізації логічно та узгоджено з координацією., організацією, контролем, аналізом та регулюванням.

План відіграє роль моделі дій та прогнозу стану проекту та його оточення. В процесі життєвого циклу проекту зміни відбуваються як в оточенні проекту, та і в ньому самому. Тому жоден план не можна виконати в точності.

Види планів:

1. за рівнями планування:

- концептуальний план – визначаються цілі та завдання проекту, оцінюються альтернативи, встановлюються концептуальні напрямки реалізації проекту;

- стратегічний план – визначаються та описуються етапи реалізації проекту, зазначається потреба в ресурсах та основні терміни робіт;

- тактичний план:

· поточний – зазначаються терміни виконання комплексів робіт, потреба ресурсів, виконавці в розрізі року та кварталу;

· оперативний – деталізуються завдання учасників на місяць, декаду, неділю, добу, зміну.

2) за мірою охоплення робіт проекту:

- зведений, комплексний, головний (на всі роботи проекту);

- детальний по організації учасників;

- детальний за видами робіт.

Типи календарних планів обираються в залежності від мети планування, особливостей проекту і організації управління.

Етапи процесу планування:

- цілі, задачі і основні техніко – економічні показники проекту;

- тривалість та ресурси проекту;

- специфікація виконання робіт, етапів та всього проекту;

- структуризація проекту;

- організаційно – технічні рішення;

- сітьові моделі пакетів робіт;

- оцінка реалізованості;

- оптимізація за термінами та критеріями;

- документи по пакету планів;

- затвердження плану та бюджету;

- доведення планових завдань до виконавців;

- приготування та затвердження звітної документації.

Процеси планування – визначення робочих схем досягнення цілей проекту.

Основні етапи та компоненти процесу планування представлено на рис. 4.2.

Як бачимо з рис. 4.2, процес планування здійснюється на основі структурної декомпозиції.

Структура процесу планування представлена на рис. 4.3.

Рис. 4.3.Структура процесу планування

Як бачимо з рис. 4.3 процес планування має свої самостійні етапи.

Етап структури робіт (Work Breakdown Structure).

Структура робіт є необхідним інструментом для визначення дій, які потім мають логічно групуватися в набори чи пакети робіт і стати основою підбору виконавців.

Структура робіт представляє проект як сукупність компонентів, які на нижчих рівнях деталізуються.

Типи структури робіт:

1) продукто - орієнтована структура - найбільш розповсюджена структура. В ній проект розміщено на вершині. Під ним – компоненти. Ця структура використовується у проектах з чітко окресленими роботами. Перевагою структури є легкість простеження зв’язків між роботами. Формується на основі структурної декомпозиції, орієнтовної на продукт. Наведемо приклад продуктово - орієнтованої структури створення інформаційної системи підприємства (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Продуктово - орієнтована структура робіт

2) процесно - орієнтована структура - проект представлено як сукупність процесів. В цій структурі завдання групуються по типу, а не за сегментами. Недоліком структури є складність відстеження робіт: важко побачити, якщо декілька робіт пропущено. Пропущення робіт може призвести до недооцінки потреби в ресурсах, порушення послідовності робіт, помилкове визначення дати завершення проекту []. Структура формується на основі структурної декомпозиції, орієнтованої на фази життєвого циклу, на процеси реалізації проекту (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Процесно – орієнтована структура робіт

Після визначення на основі структури робіт структури організації (OBS – Organization Breakdown Structure) постає можливість формування матриці відповідальності.

Етап побудови матриці відповідальності.

Матриця відповідальності – двомірний масив, в якому по горизонталі зазначаються структурні групи виконавців та конкретно виконавці, по вертикалі – роботи проекту. На перетині стовпців та рядків визначається розподіл робіт між виконавцями (табл. 4.1).

Таблиця 4.1.

Матриця відповідальності

Задачі	Виконавці
Менеджер проекту	Адміністратор проекту	Планово – фінансовий відділ	Відділ збуту
Узгодження цілей	Г			К
План за віхами	Г	В		К
Бюджет проекту	Г	В	К
План проекту	П	Г
Затвердження плану	Г		К	К

В табл. 4.1 позначено наступні ролі учасників: Г – головний виконавець, В – виконавець, П – приймання робіт, К – консультації.

Матриця відповідальності дозволяє визначити розподіл комплексів робіт між підрозділами виконавців, що дозволяє сформувати пакети робіт.

Етап формування пакетів робіт.

Пакети робіт описують окремі роботи, призначені для певних груп виконавців. Також пакети описують тривалість виконання завдань та необхідні для цього ресурси.

Наступними етапами є розробка сітьового графіку та календарного плану.

Етап розробки сітьового графіку проекту.

В сучасних умовах система наукового підходу до управління складними комплексами робіт вимагає чіткої координації дій виконавців, розробки науково – обґрунтованої системи планового управління та ефективного контролю за ходом виконання робіт. Такою системою є сітьове планування та управління.

Система сітьового планування та управління включає збір, передачу, обробку інформації, яка надходить від об’єкту управління, її аналіз, прийняття рішень керівним органом з наступною передачею об’єкту управління.

В основу методу сітьового планування покладено теорію графіків.

Графік – це множина елементів, попарно з’єднаних відрізками, що дозволяю встановити відповідність між кожним елементом множини.

Сітьовий графік проекту – це інструмент, який використовується для планування, складання розкладу та моніторингу ходу виконання робіт проекту. Сітьовий план розроблюється на основі інформації, зібраної для структуризації робіт та являє собою графічну схему послідовності робіт. Сітьовий графік відображає операції проекту, які необхідно виконати, логічну послідовність та взаємозалежність операцій, час початку та завершення найдовшого ланцюга операцій – критичного шляху.

Типи сіток:

- сітки типу „вершини - роботи”;

- сітки типу „вершини - події”;

- змішані сітки.

Подія – результат виконання однієї чи декількох робіт.

Сітки „вершини - роботи” – елементи роботи представлені у вигляді прямокутників, пов’язаних логічними залежностями – стрілками (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Сітка типу „вершини - роботи”: A, B, C, D – послідовні роботи

Існує 4 типи логічних взаємозв’язків між роботами (рис. 4.7):

Рис. 4.7. Типи логічних взаємозв’язків

Завершення/початок – робота В не може початися, поки не закінчиться робота А;

Завершення/завершення – робота D не може завершитися, поки не завершиться робота А;

Початок/початок – робота D не може початися, поки не почнеться робота А;

Початок/завершення – робота F не може завершитися, поки не почнеться робота Е.

Найчастіше зустрічається залежність типу „завершення/початок”.

Сітки „вершини - події” – робота представляється стрілкою між двома вузлами та визначається номерами вузлів, які вона пов’язує (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Сітка типу „вершини - події”

Як бачимо з рис. 4.8, робота А стала роботою 0,1. Так як роботи повинні бути унікальними, роботи В і С закінчуються у вузлах 2 і 3 відповідно, та ці вузли пов’язуються фіктивною роботою (реально не існує, але показує, що якась подія не може здійснитися, поки не здійсниться інша). Так як роботи пов’язані через вузли, використовується логічна залежність типу „завершення/початок”.

Для побудови сітьових графіків використовують роботи, які не потребують витрат часу та ресурсів – фіктивні роботи. Вони показують, що деякі події не можуть відбутися раніше інших. На графіку такі роботи позначаються струлками.

Алгоритм побудови сітьового графіку:

1) визначення пакетів робіт.

2) перенесення пакетів робіт на сітьовий графік.

3) визначення взаємозв’язку та послідовності робіт.

4) нумерація робіт.

5)

розрахунок параметрів сітьового графіку (рис. 4.9):

Рис. 4.9. Параметри роботи:

Ранній початок – найбільш рання дата, коли може початися робота;

Раннє завершення – найбільш рання дата, коли робота може завершитися (ранній початок плюс оціночна тривалість роботи);

Пізній початок - найбільш пізня дата, коли може початися робота;

Пізнє завершення - найбільш пізня дата, коли робота може завершитися (пізній початок плюс оціночна тривалість роботи);

Резерв часу – проміжок між раннім та пізнім початком.

Повний резерв – максимально можлива затримка виконання робіт, яка не призведе до зриву термінів виконання проекту в цілому.

Вільний резерв – затримка виконання робіт, яка не впливає на початок наступних пов’язаних з нею робіт.

Роботи з нульовим резервом називають критичними, їх тривалість визначається тривалістю проекту в цілому. Вони утворюють критичний шлях – мінімальний термін виконання робіт.

Правила розробки сітьового графіку:

- сітьовий графік розгортається зліва направо;

- жодна рота не може початися, поки всі попередні роботи, пов’язані з нею, не будуть завершені;

- стрілки відображають відношення попередності та наслідування;

- кожна робота повинна мати свій номер;

- номер наступної роботи повинен бути більшим, ніж номер попередньої;

- неприпустимо утворення петель;

- не допускаються умовні переходи між роботами.

Наступним етапом є формування календарного плану проекту.

Календарний план – розклад, в якому пов’язуються роботи, виконані різними виконавцями, з врахуванням матеріально – технічних та трудових ресурсів (табл. 4.2).

Таблиця 4.2

Календарний план проекту

Роботи	Тривалість, дні	Ранній початок, дні	Раннє завершення, дні	Резерв, дні
№ роботи	Найменування
А В

Візуально календарний план можна представити за допомогою графіка Ганта. Графік Ганта є масивом інформації, на якому роботи відкладаються по вертикальній осі, час – по горизонтальній (рис. 4.10).

Рис.4.10. Графік Ганта

Відрізки графіка Ганта показують початок, завершення і тривалість робіт. Роботи відкладаються з лівого верхнього кута і відкладається до правого нижнього по горизонталі.

Календарний план перевіряють на предмет можливості реалізації: оцінка надійності, ресурсна, економічна та фінансова оцінки.

Наступним етапом є оптимізація.

На основі графіків Ганта будують ресурсні гістограми, за допомогою яких здійснюють оптимізацію плану за рахунок резервів часу.

Види оптимізації:

1) оптимізація ресурсів при сталій тривалості проекту;

2) мінімізація проекту при сталій кількості виконавців.

На основі системи обмежень переміщують відрізки робіт на кількість днів, яка не перевищує... резерву часу до тих пір, поки не виконаються умови (не переміщуються лише відрізки критичних робіт).

На основі попередніх етапів:

- визначаються необхідні ресурсу;

- оптимізуються сумарні графіки потреби ресурсів;

- визначаються постачальники;

- визначаються фактори, які впливають на забезпеченість проекту ресурсами;

- формуються графіки постачань.

На основі акумульованої інформації формується документація по пакетах плану проекту.

Етап документування.

Документація включає:

- комплексний (зведений, генеральний, головний) календарний план;

- окремі календарні плани по виконавцям;

- окремі календарні плани по пакетам робіт;

- відомості потреб в ресурсах;

- графіки постачань;

- організаційно – технічні заходи по реалізації проекту;

- план контролю за ходом виконання робіт.

Комплексний план проекту – головний документ, який включає результати планування всіх функцій УП та є основою для виконання та контролю проекту.

Розроблюється для:

- управління виконанням проекту;

- затвердження обраної альтернативи;

- визначення ключових точок УП;

- документування пропозицій по УП;

- розробки більш детальних планів;

- регламентування взаємодій учасників проекту.

Дата добавления: 2014-11-16