Технология работы с СУБД Access

Понятие электронной таблицы MS Excel

Лабораторная работа №3.

Понятие электронной таблицы MS Excel

Тема: Знакомство с основными понятиями и объектами MS Excel 2007.

Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы и диаграммы Excel, выполнять сортировку, структурирование и фильтрацию данных.

Содержание:

1. Понятие электронной таблицы.

2. Формулы в Excel.

3. Фильтрация, сортировка, подведение промежуточных итогов.

4. Форматирование листа Excel.

5. Создание диаграммы.

Программа Microsoft Office Excel 2007 обладает эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм.

Документ приложения Excel называется рабочей книгой. Такая книга состоит из листов, которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией.

2.1.1. Осуществите запуск программы MS Excel командами: Пуск > Программы > MS Office > Microsoft Excel 2007.

В окне Excel сразу откроется новая рабочая книга. По умолчанию книга Excel имеет три листа со стандартными именами. Трех листов может не хватить для всех данных, а стандартные названия листов никак не раскрывают их значение.

1.2. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист1.

1.3. Выберите в контекстном меню команду Переименовать.

1.4. Введите новое имя Сальдо начальное.

1.5. Переименуйте Лист2 в Приход, Лист3 в Расход.

1.6. Чтобы добавить еще один пустой лист, щелкните на кнопке Вставить лист (Рис.1.2.1). Назовите новый лист Сальдо конечное.

1.7. Опробуйте различные способы выделения ячеек и групп ячеек листа вашей рабочей книги:

· Щелчок в ячейке выделяет ее.

· Чтобы выделить прямоугольную область (диапазон ячеек), щелкните в ее угловой ячейке, нажмите клавишу Shift и щелкните в ячейке противоположного угла области, либо перетащите мышь по диагонали от первого угла области до второго.

· Строка или столбец выделяются щелчком на кнопке заголовка строки или столбца (Рис.2.1.);

· Чтобы выделить несколько строк или столбцов, перетащите мышь по их заголовкам, или щелкните на первом заголовке, нажмите клавишу Shift и щелкните на последнем заголовке группы.

· Нажав клавишу Ctrl и щелкая в ячейках листа, можно выделить несколько разрозненных ячеек.

· Чтобы выделить весь лист, щелкните на кнопке листа, расположенной на пересечении заголовков строк и столбцов (Рис.1.1.).

1.8. Ввод информации – это один из первых шагов построения электронной таблицы. На первом листе рабочей книги создадим таблицу Мониторы, приведенную ниже (Рис.2.2).

Для ссылки на данные ячеек листа используются имена ячеек, состоящие из буквы столбца (или двух букв, если столбцов больше 26) и номера строки.

Введите в ячейку А1 текст Склад №1. Мониторы. По окончании ввода текста или числа ячейка находится в режиме редактирования содержимого. Многие команды для работы с ячейками в этом режиме недоступны. Чтобы выйти из режима редактирования, щелкните на кнопке Enter.

Чтобы переключиться в режим редактирования и изменить содержимое ячейки, дважды щелкните в ней.

1.9. Текст заголовка не влезает в одну ячейку, поэтому следует объединить несколько ячеек. Выделите ячейки с А1 по F1.

	A	B	C	D	E	F
	Склад №1. Мониторы.
	Фирма	Марка	Стоимость закупки	Цена	Количество	Сумма
	Samsung	Sumtron 78DF
	Samsung	Sumtron78BDF
	Samsung	SincMaster 753S
	Samsung	SincMaster 783DF
	LG	StudioWorks 773N
	LG	Flatron T710RH
	LG	Flatron T710BH
	LG	Flatron F700B
	LG	Flatron F720B
	Sony	Sony SDM-X93H
	Sony	Sony SDM-S204
	Sony	Sony SDM-S73H
	Sony	Sony SDM-X53B
	Итого

Рис.2.2 Таблица Склад №1. Мониторы.

1.10. Щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре, расположенной на вкладке Главная в группе Выравнивание.

1.11. Заполните оставшиеся ячейки таблицы по образцу (Рис.2.2).

2. Формулы в Excel.

Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул, которые можно вводить в любые ячейки листа. Если содержимое ячейки начинается со знака равенства (=), Excel полагает, что вслед за этим знаком идет формула, и пытается выполнить указанную операцию. Когда это удается, в ячейку с такой формулой выводится результат расчета. Если что-то не так, появляется сообщение об ошибке. Сама формула отображается в ячейке только в том случае, если ячейка находится в режиме редактирования текста (то есть только после двойного щелчка в ней). Если ячейка просто выделена, то ее формула выводится в строке формул (Рис.2.1.).

2.1. Щелкните в ячейке D3 и введите формулу:

= С3*1,2

С3 – это ссылка на соответствующую ячейку. Ссылку на ячейку можно задать разными способами.

Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную.

Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки, от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке тем же цветом.

2.2. Щелкните в ячейке F3 и введите формулу:

= D3*E3

2.3. Теперь эти формулы необходимо скопировать в ячейки D4 – D15 и F4 – F15 соответственно. Рассмотрим один из методов копирования – метод перетаскивания:

· Выделим ячейку D3.

· Установим указатель мыши на маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки – маркер заполнения (Рис. 2.3.);

· нажмем левую кнопку мыши и растянем рамку вниз до ячейки D15.

На первый взгляд, кажется, что в ячейки D4 – D15 должна дублироваться формула ячейки D3. Но это не так. Excel поддерживает механизм относительных ссылок на ячейки. Когда формула переносится на одну клетку вниз, точно так же смещаются все ссылки этой формулы (это верно и для смещения формулы в любых других направлениях на любое число ячеек).

2.4. Аналогично поступим для копирования содержимого ячейки F3.

Рис. 2.3. Копирование формулы

2.5. Excel поддерживает множество стандартных математических функций, которые можно вставлять в формулы.

В ячейку F16 нужно ввести функцию суммирования. Для этого выполните нижеперечисленные пункты.

· Щелкните по ячейке F16.

· Затем по кнопке Вставить функцию (Рис. 2.1).

· Выберите категориюМатематические и функцию СУММ, щелкните ОК.

· Открывшееся диалоговое окно следует, удерживая мышью за строку заголовка, передвинуть так, чтобы оно не перекрывало таблицу, и выделить блок ячеек F3 – F15, затем щелкнуть ОК.

После этого в ячейке F16 будет автоматически подсчитана сумма ячеек столбца Сумма.

2.6. Щелкните в ячейке F5 и измените находящееся в ней число.

Excel автоматически скорректирует значение соответствующей ячейки в столбце Сумма и итоговую сумму в ячейке F16.

Таким образом, не нужно по нескольку раз пересчитывать суммы столбцов на калькуляторе. Excel мгновенно реагирует на любые изменения таблицы, и вы всегда знаете точные итоговые значения.

2.7. К данному моменту мы составили таблицу, отражающую сальдо начальное. Теперь создадим таблицу прихода. Для этого:

· Необходимо выделить всю таблицу.

· Скопировать выделенную область, вызвав контекстное меню.

· Перейти на лист Приход.

· Вставит скопированную таблицу в ячейки А1:F16 листа Приход.

· На листе Приход измените значения колонки Количество на свое усмотрение.

2.8. По аналогии необходимо создать таблицу расхода, также изменив значения колонки Количество.

2.9. Теперь создадим итоговый лист сальдо конечного.

· Скопируйте таблицу на лист Сальдо конечное, как описано в пункте 2.7.

· Теперь в столбце Количество в ячейке соответствующей первому по списку товару (в нашем случае это ячейка Е3), введите следующую формулу, которая создаст связь между всеми листами:

= Сальдо начальное!E3 + Приход!E3 - Расход!E3

Для создания связи введите в ячейку E3 знак равенства (=), затем щелкните на ярлычке листа Сальдо начальное, выделите ячейку E3, введите знак суммы (+), затем щелкните на ярлычке листа Приход, выделите ячейку E3, затем знак разности (-), потом щелкните на ярлычке листа Расход, выделите ячейку E3, нажмите клавишу Enter.

Формула связи запишется в ячейку автоматически. При изменении содержимого соответствующей ячейки на листе –источнике, ячейка, содержащая связь с ней, также изменит свое содержимое.

· Скопируйте содержимое ячейки E3 листа Сальдо конечное в ячейки E4:E15.

3.Фильтрация, сортировка, подведение промежуточных итогов.

3.1. На листе Сальдо начальное щелкните в одной из ячеек шапки таблицы (А2 - F2).

3.2. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр щелкните на кнопке Фильтр.

В правом нижнем углу указанных ячеек появились серые квадратики со стрелками вниз, щелкнув на которые можно увидеть содержимое текущего столбца и дополнительные варианты фильтрации.

3.3. Нажмите на такой стрелке в столбце Фирма. Уберите галочку Выделить все. Установите галочку напротив Samsung. Таблица примет вид, как на рисунке 2.4.

Рис.2.4 Результат фильтрации.

3.4. Нажмите на стрелке столбца Цена и выберите пункт Числовые фильтры, а в нем меньше или равно…

3.5. В открывшемся окне задайте условие фильтрации, при котором будут отображаться мониторы, цена которых не превышает 4000 (Рис. 1.2.5) и нажмите ОК.

Рис 2.5 Окно Пользовательский автофильтр.

3.6. Отмените фильтрацию, нажав на кнопку Фильтр на вкладке Данные.

3.7. Выделите ячейки А2:F15.

3.8. На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр щелкните на кнопке Сортировка.

3.9. В открывшемся окне установите «Сортировать по» - «Количество», «Порядок» - «По возрастанию».

Строки вашей таблицы переместятся в соответствии с заданным условием (Рис.2.6).

Рис 2.6 Результат сортировки

3.10. Произведите сортировку по столбцу Фирма, чтобы вернуть таблице прежний вид.

3.11. Выделите ячейки А2:F15.

Рис. 2.7 Подведение промежуточных итогов.

3.12. На вкладке Данные в группе Структура щелкните на кнопке Промежуточные итоги.

3.13. В открывшемся окне Промежуточные итоги установите: в строке «При каждом изменении в» - «Фирма», в строке «Операция» - «Сумма», в «Добавить итоги по» - пометьте галочкой «Сумма», а также пометьте Итоги по данным, щелкните ОК. Ваш рабочий лист примет вид как на рисунке 2.7.

3.14. В процессе подведения промежуточных итогов автоматически структурируется лист. На полях рабочего листа слева теперь расположены вертикальные линии с рядом кнопок уровней, щелкая на этих кнопках, можно скрывать детали листа. Щелкните на кнопке первого уровня – таблица содержит только общий итог, а на месте кнопок уровня осталась только одна (+). Щелкните на ней для возврата данных. Пощелкайте на всех кнопках второго уровня. Понаблюдайте за изменениями на рабочем листе.

3.15. Выделите ячейки А2:F19. Щелкните на кнопке Промежуточные итоги, затем на кнопке Убрать все.

4. Форматирование листа Excel.

Грамотное оформление ячеек помогает быстрее отыскивать числа, которые необходимо изменить, а также ячейки с результатами вычислений.

4.1. Выделите прямоугольную область А2:F16 таблицы Сальдо начальное и щелкните на кнопке Форматировать как таблицу, расположенной на вкладке Главная в группе Стили.

4.2. В открывшейся коллекции щелкните на образце Темный 10. Программа Excel сама оформит таблицу выбранным стилем.

4.3. Оформим строку итогов в соответствие с заголовками столбцов, выделите ячейки А16:Е16 и щелкните на кнопке Формат, расположенной на вкладке Главная в группе Ячейки.

4.4. В появившемся меню выберите команду Формат ячеек.

4.5. В появившемся диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Заливка. Щелкните на квадратном образце лилового цвета, сходного с цветом фона заголовков столбца.

4.6. Черный текст плохо виден на фоне лилового цвета ячеек заголовков столбцов и строки итогов. Чтобы это изменить, необходимо выделить нужные ячейки и щелкнуть на кнопке Цвет текста в группе Шрифт на вкладке Главная. В раскрывшейся палитре выберите белый цвет.

4.7. Выделите ячейки А3:В15, затем щелкните в них правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек.

4.8. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Выравнивание. В раскрывающемся списке По горизонтали выберите пункт По левому краю (отступ).

4.9. С помощью кнопок со стрелками введите в счетчик Отступ величину 1, чтобы задать небольшой отступ чисел от левого края ячеек. Щелкните на кнопке ОК.

4.10. Щелкните на кнопках Полужирный и Курсив в группе Шрифт на вкладке Главная.

4.11. Поместите указатель на границу между заголовками столбцов С и D, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки.

4.12. Нажмите кнопку мыши и перетащите границу столбцов влево, уменьшив этим ширину столбца С.

4.13. Часть заголовка столбца С пропала. Поместите указатель мыши на границу второй и третьей строки и перетащите границу строк вниз так, чтобы заголовок снова был полностью виден.

4.14. Выделите ячейки А3:F15. Щелкните на кнопке Главная > Ячейки > Формат и в появившейся коллекции выберите пункт Высота строки.

4.15. В открывшемся диалоговом окне введите число 17 и щелкните на кнопке ОК.

4.16. Выделите ячейки А2:F16.

Рис. 2.8 Оформленная таблица.

4.17. Щелкните на кнопке Главная > Ячейки > Формат и в появившейся коллекции выберите пункт Автоподбор ширины столбца. Эта операция максимально сузит столбцы, но лишь до такого размера, чтобы все данные свободно помещались в ячейках таблицы.

4.18. Выделите ячейку F7. И щелкните на кнопке Увеличить разрядность, расположенной на вкладке Главная в группе Число. Эта кнопка добавляет один знак в дробной части числа.

4.19. Выделите ячейку F10. И щелкните на кнопке Уменьшить разрядность. Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. После всех проделанных манипуляций таблица будет выглядеть как на рисунке 2.8.

5. Создание диаграммы.

А теперь изучим приемы построения диаграмм, иллюстрирующих данные листа Excel. Построим диаграмму на основе данных столбца Количество.

5.1. Чтобы создать диаграмму, следует сначала указать источник данных. Для этого выделите ячейки В3:В15 листа Сальдо начальное.

5.2. Нажмите клавишу Ctrl и не отпуская ее выделите диапазон ячеек Е3:Е15.

5.3. Тип диаграммы можно выбрать в коллекциях, вызываемых с помощью кнопок в группе Диаграммы на вкладке Вставка. Выберем образец Объемная разрезанная круговая. Щелкните на кнопке ОК.

5.4. После выбора диаграммы на листе появится область диаграммы с вашей диаграммой.

Обратите внимание, что на ленте появились несколько дополнительных вкладок для работы с диаграммой, с помощью которых мы и будем настраивать параметры диаграммы.

Чтобы добавить название диаграммы на вкладке Макет в группе Подписи щелкните на кнопке Название диаграммы.

5.5. В появившейся коллекции выберите Над диаграммой.

5.6. Чтобы перейти в режим редактирования надписи, щелкните на ней дважды.

5.7. Сотрите старую надпись и введите текст Склад №1. Мониторы. Количество.

5.8. Чтобы завершить редактирование текстового элемента щелкните мышью за его пределами.

5.9. Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист, на вкладке Конструктор в группе Расположение щелкните на кнопке Переместить диаграмму.

5.10. В появившемся диалоговом окне Перемещение диаграммы установите переключатель На отдельном листе.

5.11. В текстовом поле имени названия листа введите Диаграмма (Рис. 2.9).

5.12. Выделите область названия диаграммы, щелкнув на ней левой кнопкой мыши.

5.13. В поле со списком Размер шрифта, которое расположено на вкладке Главная в группе Шрифт, установите размер шрифта равный 28.

5.14. Добавим на нашей диаграмме подписи рядов данных. Для этого щелкните на кнопке Подписи данных, расположенной в группе Подписи на вкладке Макет.

5.15. В раскрывшейся коллекции выберите Дополнительные параметры подписей данных…

5.16. В открывшемся диалоговом окне Формат подписей данных на вкладке Параметры подписи в разделе Включить в подписи установите флажок Доли и сбросьте флажки Линии выноски и Значения.

Рис. 2.9 Выбор расположения диаграммы.

5.17. В разделе Положение подписи выберите вариант У вершины, внутри.

5.18. Щелкните на кнопке Закрыть. После этого на диаграмме появятся числа, характеризующие процентную долю сектора каждой модели монитора в общем количестве мониторов, имеющихся на складе.

5.19. Щелкните на подписях ряда данных правой кнопкой мышии выберите в контекстном меню команду Шрифт.

5.20. В появившемся диалоговом окне в поле Размер введите число 20. В раскрывающемся списке Цвет выберите белый цвет. Щелкните на кнопке ОК.

5.21. Легендой называется прямоугольник на диаграмме, содержащий условные обозначения и названия рядов данных или категорий.

Щелкните правой кнопкой мыши в области легенды. Появится контекстное меню легенды, а также мини-панель, с помощью которой можно выполнить форматирование текста.

5.22. Выберите в поле со списком размер 18 и с помощью соответствующих кнопок установите для текста начертания полужирный и курсив.

После этого диаграмма должна выглядеть примерно так, как показано на рисунке 2.10

Рис. 2.10 Объемная разрезанная круговая диаграмма.

Задания для самостоятельной работы.

1. Переключитесь на Лист 6.

2. Измените название этого листа на Календарь.

3. Введите в ячейки А3:А9 символы Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс.

4. В прямоугольную область В3:F9 введите числа календаря на текущий месяц.

5. В строке 1 введите заголовок Календарь на текущий месяц, объедините для него несколько ячеек и выровняйте по центру.

6. Добавьте обрамление жирной линией вокруг блока ячеек В3:F9.

7. Отделите границей столбец А от столбца В.

8. Залейте фон ячеек строк 8 и 9 красным цветом, а шрифт текста этих строк выделите жирным начертанием.

9. Щелкните в ячейке G3, введите формулу, вычисляющую среднее значение чисел строки 3 календаря, и нажмите клавишу Enter.

10. В ячейку H3 выведите целую часть этого среднего значения.

11. Продублируйте две полученные формулы во всех строках календаря.

Основные понятия

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, события или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, та и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики эти объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены aвтомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип даннных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением "один-ко-многим", т. е. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые они читают, это будет отношение "многие-ко-многим", т. к. один преподаватель может читать несколько курсов, но один курс может читаться несколькими преподавателями. И последний тип связи между таблицами — это отношение "один-к-одному". Такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

· добавлять в таблицу одну или несколько записей;

· удалять из таблицы одну или несколько записей;

· обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

· находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом вы­полнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множе­ство записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специ­ально созданном для этого языке, который так и называется язык структурирован­ных запросов (SQL — Structured Query Language).

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данны­ми обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют несколь­ким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспе­чения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Например, когда две таб­лицы связаны отношением "один-ко-многим", нельзя внести запись в таблицу на стороне "многие" (ее обычно называют подчиненной), если в таблице на стороне "один" (главной) отсутствует соответствующая запись.

Запуск Access и открытие баз данных

После короткого обзора возможностей Access перейдем к описанию начальных дей­ствий по запуску Access и открытию файлов баз данных.

Для того чтобы запустить Microsoft Access 2007, необходимо:

1. Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.

2. Открыть в главном меню пункт Программы (Programms).

3. Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие объекты приложений Access -запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того, чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться списком баз данных, представленных в области Открыть последнюю базу данных (рис.1) на появившейся странице Приступая к работе с Microsoft Office Access.

Рис.1 Открытие существующей базы данных

Создание новой пустой базы данных

Для создания новой пустой базы данных необходимо:

1. На появившейся странице Приступая к работе с Microsoft Office Access щелкнуть на значке Новая база данных - .

2. В поле Имя файла раздела Новая база данных ввести имя базы.

3. Выбрать для размещения новой базы данных нужную папку и щелкнуть на кнопке Создать (рис. 2).

Рис. 2 Создание новой пустой базы данных

Работа с таблицами

Таблицы — основной объект Ac­cess. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. Кроме этого, Access создает сис­темные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных. Мы остановимся на двух важнейших аспектах работы с таблицами: описание структуры таблиц и установка связи между ними; работа с данными в таблицах: ввод, просмотр, изменение, поиск и т. д.

Основные режимы работы с таблицами

В новой версии Microsoft Access существуют два основных режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таб­лицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Режим, расположенная Главная - . Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

· дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно:

· щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также дополнительная вкладка Работа с таблицами Конструктор (рис.3)

Рис.3 Таблица, открытая в режиме Конструктора

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

· Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обяза­тельным.

· На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделе­ния в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши <ТаЬ>, а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши <F6> можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется дополнительная вкладка Работа с таблицами Конструктор. Рассмотрим основные кнопки этой вкладки (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

· Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.

· Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.

· Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.

· Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.

· Построитель (Build) — открывает окно Построителя полей.

Создание таблиц

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных (by entering data), с помощью Конструктора таблиц (in Design view) и с помощью Мастера соз­дания таблиц (by using wizard).

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

Теперь мы познакомимся с режимом Конструктора. В режиме Конструктора табли­цы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1. Перейти на вкладку Создание и щелкнуть по кнопке Конструктор таблиц. Откроется окно Конструктора таблиц (рис.4).

2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена по­лей создаваемой таблицы.

3. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскры­вающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы Имя таблицы? нажать кноп­ку Да (Yes).

Рис.4 Окно новой таблицы в режиме Конструктора

8. В окне Сохранение ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

9. В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и зна­чок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Определение полей

При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.

О О О

· Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

· Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

· Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встро­енных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).

· Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).

· Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. Можно выбрать тип поля из списка или ввести вручную. В MS Access имеются следующие типы данных:

· Текстовый (Text) – символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле ланного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (FieldSize), в котором указывает­ся максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле.

· Поле MEMO (MEMO) — поле MEMO предназначено для ввода текстовой ин­формации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый (Text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

· Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых дан­ных, используемых в математических расчетах.

· Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени.

· Денежный (Currency) — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков.

· Счетчик (AutoNumber) — поле содержит 4-байтный уникальный номер, опреде­ляемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случай­ным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения по­лей типа счетчика обновлять нельзя.

· Логический (Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.

· Поле объекта OLE (OLE object) — содержит ссылку на OLE-объект (лист Micro­soft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта огра­ничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое тре­бует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа.

· Гиперссылка (Hyperlink) — дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплы­вающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.

В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок (Lookup Wizard), который запускает Мастера подстановок (Lookup Wizard), создающего поле подста­новок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Как только вы выбираете тип данных для поля, так на нижней панели окна отобра­жается список свойств этого поля. Данный список зависит от типа поля. Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы необходимо:

1. Выделить нужное поле таблицы (то есть установить курсор в строку с именем поля) в окне Конструктора.

2. Раскрыть вкладку Общие (General) для просмотра общих свойств поля или вкладку Подстановка (Lookup) для просмотра параметров подстановки.

Дата добавления: 2014-11-16