Создание, Редактирование и форматирование

ВВЕДЕНИЕ

Большинство документов имеет текстовый характер. Соответственно, основным инструментом для их создания служит текстовый процессор. Если документ содержит не текст, а числовые данные, ему лучше подходит табличная форма. Для его создания потребуется табличный процессор. Если требуется накапливать однотипную информацию – используют базы данных, которые имеют табличную структуру. Цель данного учебно-методического пособия – оказать помощь студентам в получении комплекса знаний, умений и навыков, необходимых для работы с табличными документами. Главная цель проведения лабораторных занятий – обеспечить прочное и сознательное освоение основ построения таблиц в среде MS Office, формирование практических умений – профессиональных, учебных, интеллектуальных, необходимых будущему специалисту. В результате выполнения лабораторных работ студент должен уметь: 1. По разделу текстовый процессор Microsoft Word:Создавать сложные формы для заполнения.Работать с табличными данными.Вставлять объекты из других приложений.Выполнять ввод в ячейки таблицы математических формул.Строить графики на основе данных, содержащихся в таблице. 2. По разделу электронная таблица Microsoft Excel:Производить заполнение ячеек последовательностью чисел.Производить заполнение ячеек прогрессией.Производить заполнение ячеек формулами.Использовать итоговые функции для вычисления значений, характеризующих набор данных.Строить графики на основе данных, содержащихся на рабочем листе.Использовать функции.Сортировать данные в таблице.Осуществлять фильтрацию данных.Создавать итоговые строки.Использовать электронные таблицы для автоматизации расчетов.Строить диаграммы, используя данные из электронных таблиц.Использовать электронную таблицу Excel в качестве базы данных. 3. По разделу система управления базами данных Microsoft Access:Создавать таблицы и формы для заполнения данными.Создавать связи между таблицами.Выполнять все типы запросов на выборку данных. По каждому разделу в пособии содержатся общие сведения из теории, даются определения основных понятий, необходимых для усвоения материала. Далее следуют задания для самостоятельного выполнения.

РАЗДЕЛ 1. ТАБЛИЦЫ WORD:

ЦЕЛЬ: Получить практические навыки создания таблиц по образцу, редактирования и форматирования таблиц, выполнения сортировки строк и вычислений в ячейках таблицы.

Краткие теоретические сведения:

Таблица MS Word состоит из строк и столбцов. Ячейка таблицы является микродокументом, который включает в себя строки и абзацы. Они подчиняются таким же законам форматирования, как и текст.

Создание таблиц

1. Вставка таблиц:

§ Команда Таблица-Вставить-Таблица

В появившемся диалоговом окне указать необходимое число столбцов и строк.

§ С помощью кнопки Вставить таблицу на панелях инструментов Стандартная или Таблицы и границы.

2. Рисование таблиц:

§ Команда Таблица-Нарисовать таблицу. С помощью кнопки Нарисовать таблицу на панели инструментов Таблицы и границы. На экране появится панель инструментов Таблицы и границы. Указатель мыши превращается в карандаш . Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетаскивать карандаш, чтобы задать контур будущей таблицы. Можно рисовать таблицы внутри таблиц.

3. Преобразование текста в таблицу:

o Между текстом, который должен попасть в разные ячейки таблицы, установить какие-либо разделители (например, для разделения текстовых фрагментов, которые должны оказаться в соседних ячейках таблицы – символ табуляции (нажатие клавиши Tab), а для разделения строк – символ конца абзаца (клавиша Enter)). Для преобразования текста в таблицу допустимы любые символы-разделители.

o Выделить все строки с текстом таблицы.

o Команда Таблица-Преобразовать-Текст в таблицу. В появившемся окне диалога указать число столбцов и строк, автоподбор ширины столбцов, символ-разделитель.

o Кнопка OK.

Перемещение между ячейками – с помощью клавиш Таb (вперед)или Таb+Shift (назад). После вставки таблицы включите Непечатаемые знаки ( или Ctrl+Shift+8). На экране появятся значки – маркеры конца ячеек и строк таблицы. Разбиение таблицы на ячейки отображается на экране линиями сетки. Режим отображения этих линий включается в меню Таблица-Отображать (Скрыть) сетку. Линии сетки предназначены для отображения размеров ячеек, не печатаются и аналогичны в этом непечатаемым символам. Для обрамления ячеек предназначены кнопки панели инструментов Таблицы и границы.

Редактирование таблиц

Рассмотрим выделение элементов таблицы с помощью мыши. При выделении различных элементов таблицы будут изменяться положение и внешний вид указателя.

Редактируемый объект	Способ выделения
Ячейки	Установить курсор мыши левее левой границы выделяемой ячейки. Щелкнуть мышью, когда курсор примет вид жирной стрелки.
Строки	Установить курсор мыши левее левой границы любой ячейки строки. Выполнить двойной щелчок, когда курсор примет вид жирной стрелки.
Столбцы	Установить курсор мыши над столбцом таблицы. Щелкнуть мышью, когда курсор примет вид вертикальной жирной стрелки.
Таблица	Установить курсор мыши в любом месте таблицы. После появления над левым верхним углом таблицы квадратика с крестовидной стрелкой щелкнуть мышью в этом квадрате. Или выполнить тройной щелчок в любой ячейке, когда курсор примет вид жирной стрелки.
Смежные ячейки	Установить курсор мыши в левую верхнюю ячейку выделяемой группы, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить курсор в правую нижнюю ячейку.
Несмежные ячейки	При нажатой клавиши Ctrlвыполнить выделение.

Или команда Таблица-Выделить-Таблица (строка, столбец, ячейка).

Основные приемы работы по редактированию таблиц

Предварительно необходимо выделить тот элемент, с которым будут производиться действия.

§ Добавление строк, столбцов, ячеек:

Таблица-Вставить-Строки ниже (выше)

-Столбцы слева (справа)

-Ячейки…

Для добавления копии столбца другим способом:

o выделите столбец, подведя указатель мыши к его верхней границе и, добившись изменения указателя на вертикальную стрелку, щелкните левой клавишей мыши;

o щелкните правой клавишей мыши внутри области выделения и выполните команду контекстного меню Добавить столбцы.

§ Удаление строк, столбцов, ячеек: Таблица-Удалить-Строки

-Столбцы

-Ячейки…

Удалить элементы таблицы можно с помощью кнопки Ластик на панели Таблицы и границы.

§ Изменение параметров шрифтов таблицы.

§ Разбиение таблицы на две: установить текстовый курсор в любую ячейку строки, с которой будет начинаться вторая таблица, и выполнить команду Таблица-Разбить таблицу.

§ Очистка содержимого ячеек таблицы: выделить содержимое ячеек, нажать клавишу Dеlete.

§ Удаление таблицы: выделить таблицу, команда Таблица-Удалить или Ctrl+x.

§ Разбиение выделенных ячеек: команда Таблица-Разбить ячейки, или кнопка .

§ Объединение выделенных ячеек: команда Таблица-Объединить ячейки, или кнопка .

Форматирование таблиц

§ Изменение ширины отдельных элементов.

Самый простой способ изменения ширины одного столбца – перетащить с помощью мыши маркер границы столбца на горизонтальной линейке. Существует три способа изменения ширины столбца.

При изменении размера столбца с помощью мыши изменяется только ширина этого столбца и столбца, находящегося справа от него.

При изменении ширины столбца перетаскиванием его границы при нажатой клавише Shift изменяется его ширина и ширина таблицы.

При изменении ширины столбца перетаскиванием при нажатой клавише Ctrl изменяется ширина всех столбцов, расположенных правее. Ширина таблицы не меняется.

В Word предусмотрена также команда Автоподбор, которая автоматически настраивает ширину столбцов в соответствии с той информацией, которая уже введена в них. Если необходимо применить автоподбор ко всей таблице, выделите ее полностью. Затем выберите команду Таблица-Автоподбор и далее нужный пункт из списка.

Для изменения ширины отдельно взятой ячейки нужно предварительно выделить ячейку. Если теперь перетаскивать границу ячейки, то изменится размер только этой ячейки.

Для выполнения подбора высоты и ширины ячеек используйте меню Таблица-Свойства таблицы….

§ Установление автоматической нумерации: выделить столбец и отформатировать его как нумерованный список.

§ Определение строки повторяющихся заголовков в начале каждой страницы: выделить строки и выполнить команду меню Таблица-Заголовки.

§ Изменение внешнего вида таблицы: Таблица-Автоформат или .

Содержимое ячеек таблицы можно отсортировать по алфавиту, по величине или по дате.

Таблицы удобно использовать для выполнения вычислений. Для выполнения автосуммирования используйте кнопку панели Таблицы и границы, для других вычислений – команду Таблица-Формула.

Дата добавления: 2014-11-16