Заголовок 3

Заголовок 2

Заголовок 1

Если нет возможности изменять размер шрифта заголовков (например, существует требование, что все заголовки должны бать оформлены шрифтом, размером в 14 пунктов), то вложенность лучше отражать нумерацией заголовков, что придаст документу более строгий вид

1. Заголовок 1.

1.1. Заголовок 2.

1.1.1. Заголовок 3.

или сдвигом абзацев заголовков более низкого уровня вправо относительно заголовков более высокого уровня.

Заголовок 1.

Заголовок 2.

Заголовок 3.

Возможно также и сочетание рассмотренных приемов для увеличения значимости заголовков и наглядности их вложенности.

4. Если в качестве шрифта основного текста используется Times New Roman («шрифт с засечками» - символы данного шрифта в своем основании имеют черточки для лучшей фиксации глаз на строке текста), то в качестве шрифта заголовков необходимо использовать рубленый шрифт (шрифт без засечек), например, шрифт Arial.

Оформление заголовков документа с помощью стилей позволяет более эффективно работать с документом. В частности, существенно улучшается навигация (процесс перемещения) по документу. Теперь для этого можно использовать инструмент Схема документа панели инструментов Стандартная.

После активации инструмента Схема документа рабочая область окна разделяется на две части как показано на рисунке:

Схема документа отражает текст заголовков документа с учетом их соподчиненности. Подчиненность заголовков выражается смещением текста заголовков право относительно друг друга на панели Схема документа: заголовок который сдвинут вправо относительно предыдущего является подчиненным по отношению к нему.

При увеличении объема и сложности документа инструмент Схема документа в ряде случаев оказывается просто незаменимым. В частности, для тех случаев, когда необходимо видеть на экране одновременно текст документа и его структуру, отраженную заголовками и их соподчиненностью.

Соподчиненность заголовков определяется используемым для каждого конкретного заголовка стилем. Если для заголовка применен стиль Заголовок3, то это соответственно определяет третий уровень вложенности заголовка. Таким образом, инструмент Схема документа отражает структуру документа, и, следовательно, структуру содержательной части текстовой информации. С помощью инструмента Схема документа можно быстро переместиться в нужную часть документа: для этого необходимо щелкнуть по тексту необходимого заголовка.

Контекстное меню окна позволяет скрыть при необходимости некоторые уровни структуры документа.

Внимание! Форматирование большого документа начинается с выявления его структуры. Для этого необходимо использовать инструмент Схема документа.

Схема документа должна четко отражать структуру документа. Если схема документа не отражает его структуры, то это говорит о том, что документ был неправильно обработан (отформатирован). Под правильным форматированием понимается форматирование документа с использованием стилей.

Форматирование документов по принципу «выделить блок – изменить оформление, выделить блок – изменить оформление,…» допустимо только для относительно небольших документов (1-5 страниц). Если объем документа более 5 страниц, то необходимо производить форматирование по принципу «выделить блок текста – назначить группу настроек, закрепленных за определенным стилем,…». Если в первом случае необходимо для каждого блока выполнять одни и те же действия по форматированию (например, сначала изменение шрифта, потом – изменение параметров абзаца и т.п.), то во втором случае к выделенному тексту применяется сразу целый набор настроек форматирования, что позволяет говорить об увеличении скорости форматирования документов.

Следует сказать также о наличии такого средства форматирования документов, как Автоформат, которое проводит «автоматическое» форматирование документа. Результатом выполнения операции Автоформат (Фор м ат ® А втоформат) будет является документ с полностью нарушенной структурой. Средство Автоформат присваивает блокам текста определенные стили только на основе сдвига блоков текста относительно друг друга, что и приводит к ошибкам, связанным с неправильной интерпретацией роли каждого конкретного текстового блока в структуре документа.

Оформление таблиц с использованием стилей

Текстовая информация, оформленная в виде таблиц, встречается в документах достаточно часто. При работе с большими документами для текста, который идет в таблицах, необходимо определить стиль символа ТекстТаблицы: Фор м ат ® С тиль ® Созд а ть ® в поле «Имя» ввести наименование стиля, в поле «Стиль» выбрать из списка пункт «Знака» как показано на рисунке:

Определить параметры стиля ТекстТаблицы:

- нажать кнопку «Формат»;

- выбрать пункт Шрифт№;

- установить параметры шрифта: имя шрифта – Times New Roman, размер шрифта – 12 пт. Нажать Ok.

- нажать кнопку «Клавиша» для определения сочетания клавиш для данного стиля;

- установить сочетание клавиш на вызов стиля (например, Ctrl+0). Нажать Ok.

- нажать Ok.

Теперь при создании новой таблицы или форматирования существующей необходимо:

- выделить таблицу ( Т аблица ® В ы делить ® Та б лицу);

- применить стиль символов ТекстТаблицы нажатием сочетания клавиш Ctrl+0 или выбором данного стиля из списка стилей документа.

Если в таблицах текстовая информация имеет одинаковые параметры абзаца (интервал, отступы), то целесообразно вместо стиля знака (или стиля символа) определить стиль абзаца АбзацТаблицы, где определить как параметры шрифта текста внутри таблицы, так и параметры абзаца.

Например, известно, что все таблицы большого документа необходимо оформить шрифтом Arial размером 12 пт. При этом необходимо, чтобы все абзацы таблиц имели бы нулевые отступы (отступы абзаца слева, справа, перед и после должны быть равны нулю), выравнивание по умолчанию по левому краю. Для форматирования текста таблиц документа необходимо определить стиль абзаца АбзацТаблицы также, как это было рассмотрено на примере изменения стиля Обычный, и назначить ему сочетание клавиш (например, Ctrl+9).

Теперь, для форматирования текста таблицы необходимо:

- выделить таблицу ( Т аблица ® В ы делить ® Та б лицу);

- применить стиль абзаца АбзацТаблицы нажатием сочетания клавиш Ctrl+9 или выбором данного стиля из списка стилей документа.

После этого, если это необходимо, можно изменить выравнивание текстовой информации внутри ячеек таблицы с помощью стандартных инструментов.

Определение стилей для текста таблиц позволяет быстро изменить оформление текста во всех таблицах документа.

Еще одним важным вопросом при форматировании текстовой информации таблиц является единообразное отражение заголовков таблиц. Для этого заголовок любой таблицы необходимо создавать через средство Название.

- выбелить таблицу ( Т аблица ® В ы делить ® Та б лицу или Alt+т, ы, б);

- вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши, где выбрать пункт Название…. К данному средству можно также получить доступ через Вст а вка ® Н азвание.

- после текста «Таблица 1» ввести точку, пробел и заголовок таблицы (например, текст «Расчет укрупненных показателей»).

- нажать Ok.

В результате над таблицей будет вставлен текст заголовка. Текст заголовка будет оформлен стилем Название.

Теперь необходимо изменить стиль Название (Фор м ат ® С тиль ® Выбрать стиль: Название ® И зменить…) установив необходимые параметры шрифта и абзаца.

Внимание! Заголовки таблиц необходимо создавать с помощью средства название. При этом таблице автоматически присваивается номер, тексту заголовка – стиль Название, что впоследствии дает возможность автоматического составления списков таблиц и иллюстраций.

Дата добавления: 2014-11-16