Макет посадової інструкції

Назва організації (1)	Затверджую (2)
Посадова інструкція 00.00.0000^1 № 00   (найменування посади) (3)	(директор, посадова особа, уповноважена затверджувати посадову інструкцію) 00.00.0000 р.
I. Загальні положення (4)
1.
2.
3.
II. Посадові обов'язки (5)
1.
2.
3.
III. Права (6)
1.
2.
3.
IV. Відповідальність (7)
1.
2.
3.
Посадова інструкція розроблена у відповідності з (8)
Керівник структурного підрозділу (9)
(підпис) (прізвище, ініціали) 00.00.0000
ПОГОДЖЕНО: (10) Начальник юридичного відділу   (підпис) (прізвище, ініціали) 00.00.0000
З інструкцією ознайомлений (11)
(підпис) (прізвище, ініціали) 00.00.0000

¹день місяця і місяць оформляються двома парами арабських цифр, розділеними крапкою, а рік - чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 5 січня 2010 оформляти: 05.01.2010.

Найменування відокремленого структурного підрозділу організації (філія, представництво і інше) вказують у тому випадку, якщо він є автором документа, і розміщують нижче реквізиту. Тут необхідно навести деякі пояснення:

Ø філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження здійснює всі його функції або їх частину, в тому числі функції представництва;

Ø представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження, яке представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист.

Структурний підрозділ організації – офіційно виділений орган управління частиною організації з самостійними функціями, завданнями і відповідальністю за виконання покладених на нього завдань. Воно може бути як відокремленим, так і невідокремленими, тобто не володіти6 повними ознаками організації (внутрішніми).

У цьому виданні розглядаються підрозділи другого типу. Як правило, вони є результатом структурування організації на окремі елементи за принципом поділу завдань і функцій.

До структурних підрозділів відносяться:

Ø управління;

Ø відділення;

Ø відділи;

Ø служби;

Ø бюро;

Ø цехи.

У загальному вигляді структуру виробничої організації можна виразити нижченаведеної схемою (рис. 6.1).

Керівник організації

Рисунок 6.1 – Структура виробничої організації

Поряд із зазначеними можуть бути утворені й інші самостійні підрозділи – служба документаційного забезпечення, служба безпеки та інші.

Самостійні підрозділи, у свою чергу, можуть бути розділені на більш дрібні структурні одиниці.

Наприклад:

1. Головна бухгалтерія організації. Це структурний підрозділ, що здійснює керівництво бухгалтерським обліком, порядком складання звітності та організацією контрольна-ревізійної роботи в організації.

Очолює його головний бухгалтер.

Головна бухгалтерія організації може підрозділятися на відділи (сектори, групи):

Ø методології бухгалтерського обліку;

Ø зведеної бухгалтерської звітності та аналізу;

Ø фінансового контролю.

Структурування головної бухгалтерії може проводитися і з інших підстав, наприклад:

Ø сектор з обліку основних засобів та малоцінних предметів;

Ø сектор з обліку витрат на виробництво;

Ø сектор по розрахунках з податками і т. п.

2. Фінансовий відділ. Основними функціями даного підрозділу є розробка фінансових планів, проектів інвестицій, забезпечення їх виконання; визначення кредитних взаємовідносин: забезпечення ефективного використування основних фондів і оборотних ресурсів організації.

Фінансовий відділ може бути структурований на такі одиниці, як:

Ø бюро фінансування операційних витрат, методології та оподаткування;

Ø бюро фінансування інвестицій і кредитування;

Ø бюро цінних паперів та аналізу.

3. Відділ кадрів. Перед цим підрозділом стоять слідуючі завдання:

Ø організація робіт щодо добору, розстановки і використання кадрів робітників і службовців;

Ø ведення обліку кадрами, створення кадрового резерву;

Ø розробка та впровадження заходів з підвищення кваліфікації кадрів; аналіз плинності кадрів і т. д.

Відділ кадрів може бути розділений на служби (сектори):

Ø прийняття і звільнення;

Ø обліку;

Ø управління персоналом організації.

4. Канцелярія. Головними завданнями канцелярії є організація та ведення діловодства в організації. Це підрозділ може бути також названо відділом документаційного забезпечення. До складу канцелярії можуть входити:

Ø бюро вхідної кореспонденції;

Ø бюро вихідної кореспонденції;

Ø бюро експедиції;

Ø бюро контролю виконання документів;

Ø бюро реєстрації документів;

Ø машинописного бюро;

Ø копіювально-розмножувальне бюро;

Ø секретаріат.

Різниця між відділом документаційного забезпечення і канцелярією полягає в тому, що в організації, де створено відділ, архів входить в його структуру, а при створенні канцелярії архів утворюється як самостійний структурний підрозділ. У тому випадку, якщо архів є окремим структурним підрозділом, до його складу можуть входити копіювально-розмножувальне, машинописне бюро, бюро обліку документації та інші. У свою чергу, копіювально-розмножувальне бюро може бути і самостійним структурним підрозділом.

Канцелярія або відділ документаційного забезпечення може і не піддаватися «дробленню», і функції цих підрозділів будуть виконувати окремі фахівці - спеціаліст з вхідної кореспонденції; спеціаліст з реєстрації документів і т. д.

5. Господарський відділ. Основними завданнями цього структурного підрозділу є:

Ø господарське обслуговування організації;

Ø утримання в належному стані будівель і споруд організації.

Господарський відділ може бути структурований за таким же принципом, як господарство структурних підрозділів організації, наприклад, господарство інженерного корпусу та інше. Залежно від обсягу завдань та розмірів організації до складу господарського відділу можуть входити служби та окремі фахівці, які відповідають за:

Ø внутрішнє і зовнішнє прибирання;

Ø облік;

Ø матеріальне постачання, ремонт тощо.

Гриф про затвердження (2). Стверджує посадову інструкцію керівник підприємства. Затвердження ж його інструкції здійснюється органом управління організації (власником). Керівник структурного підрозділу затверджує посадову інструкцію в тому випадку, якщо це в його компетенції і зазначено в його посадової інструкції і трудовому контракті.

Гриф затвердження повинен складатися з:

Ø слова Затверджую (без лапок);

Ø найменування посади особи, що затверджує документ;

Ø підпису, ініціалів, прізвища посадової особи;

Ø дати затвердження.

Наприклад:

Затверджую

Генеральний директор ТОВ "Ельбрус"

Особистий підпис А. В. Миколаєва.

05.06.2010

Посадова інструкція набуває чинності з моменту затвердження і діє до її заміни новою посадовою інструкцією.

Найменування посад (3). Найменування посад службовців за загальним правилом має відповідати Національному класифікаторові України ДК 003:2005 «Класифікатор професій» і Довіднику кваліфікаційних характеристик професій з його галузевими випусками. Однак поступово входять в обіг найменування посад, запозичених з іноземних мов. Деякі з них настільки специфічні, що для них ще потрібно буде ввести кваліфікаційні характеристики, а деякі мають цілком певні найменування в класифікації. В даний час при складанні посадових інструкцій іноді використовуються спеціальні відомчі нормативні документи.

Слід також відзначити, що нормативно-правові документи трудового законодавства містять рекомендації з визначення найменувань посад згідно з кваліфікаційними характеристиками посад службовців, які, у свою чергу, містять найменування посад відповідно до Загальноросійського класифікатору професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів. Такого роду рекомендації викликані тим, що певна регламентація найменувань посад обумовлена механізмом створення гарантій соціального захисту працівників при вирішенні питань оплати праці, пільг та компенсацій у зв'язку з умовами праці, умов пенсійного забезпечення та інше.

Усі назви посад відповідають одній з категорій: керівників, спеціалістів та інших службовців (технічних виконавців).

Віднесення службовців до категорій здійснюється залежно від характеру переважно виконуваних робіт, що становлять зміст праці працівника (організаційно-адміністративні, аналітико конструктивні, інформаційно-технічні). Розглянемо дані категорії:

1. Керівники.

До цієї групи входять:

а) керівник організації (підприємства, установи) - особа, яка здійснює пряме управління організацією (підприємством, установою);

б) керівні працівники організації (підприємства, установи) - особи, призначені в установленому порядку, як заступників керівника організації, з визначеними адміністративними функціями і напрямами роботи, що мають право у межах своїх повноважень здійснювати дії від імені організації, представляти її інтереси в будь-яких інстанціях, включаючи і судові (віце-президент, технічний директор, заступник директора та інші);

в) керівник структурного підрозділу - особа, узгоджує трудовий договір (контракт) з керівником організаціями або призначена останнім для управління діяльністю структурного підрозділу (начальник, майстер, завідувач та інше) і його заступники.

Найменування посад керівників можуть бути наступними:

Ø директор;

Ø керівник;

Ø начальник;

Ø завідувач.

Вони також можуть бути похідними від найменувань фахівців:

Ø головний бухгалтер;

Ø головний адміністратор.

2. Фахівці.

До даної групи належать особи, які володіють спеціальними знаннями, навичками, досвідом роботи у певній галузі економіки, які отримали спеціальність за вищим (фахівці вищої ланки) або середньої освіти (фахівці середньої ланки), з підтвердженому особі присвоєнням кваліфікації «дипломований спеціаліст». Спеціалісти виконують роботи, що вимагають певної кваліфікації.

До групи найменувань посад, які відповідають категорії «Фахівці», входять, наприклад:

Ø адміністратор;

Ø програміст;

Ø інспектор;

Ø економіст.

3. Інші службовці. Цю групу утворюють службовці, які виконують регламентовані і методично опрацьовані, періодично повторюються роботи, що належать до діяльності відповідного структурного підрозділу, під контролем безпосереднього керівника, - технічні виконавці. Як правило, вимоги до їх кваліфікації зводяться до початкового професійної освіти або середнього (повного) загальної освіти і спеціальної підготовки за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Як приклад найменувань посад, що входять у категорію «Інші службовці», можна назвати наступні:

Ø секретар;

Ø експедитор;

Ø діловод.

Стосовно найменувань посад слід додати, що найменування керівників і фахівців можуть бути забезпечені позначеннями похідних посад: віце-, перший заступник керівника, заступник, головний, провідний, старший, молодший, змінний, перший, другий, третій, четвертий, помічник керівника та фахівця, старший помічник, перший помічник, другий помічник, третій помічник, помічник четвертий, п'ятий помічник, змінний помічник, груповий, бригадний.

Пояснимо деякі з них:

Віце- (від лат. vice - замість, на зразок) - частка, додається на початку слова для позначення заступника великого посадової особи, представника влади. Як правило, віце - має завдання позначити «друга» особа в організації, яка є безпосереднім заступником, помічником керівника по всіх (окремим) частинам управління і займає тимчасово місце керівника на час його відсутності. Як правило, вживання найменування посад з часткою віце - характерно для великих готельних комплексів (віце-президент АТ Готельний комплекс «Інтурист»).

Заступник керівника - особа, яка виконує посадові обов'язки керівника на час його відпустки, хвороби, відсутності, звільнення, а також здійснює певні роботи з керування організацією або забезпечення діяльності організації. Інструкцією заступника має бути визначений обов'язок щодо заміщення. Посадові обов'язки заступників, вимоги до їх знань та кваліфікації визначаються на основі кваліфікаційних характеристик відповідних керівників.

Помічник керівника та спеціаліста. Найчастіше «помічник» і «заступник» розглядаються як синоніми. Відмінності все ж є, вже при тлумаченні самого слова «помічник» (що допомагає, що сприяє) окреслюється коло обов'язків:

Ø загального характеру - виконання робіт за дорученням керівника або спеціаліста;

Ø певного характеру - виконання як частини робіт, покладених на керівника або фахівця, так і окремих службових доручень.

В обов'язки помічника не входить заміщення керівника на час хвороби, відпустки. Виняток становлять ті випадки, коли в керівника немає заступника, і тоді помічник може бути призначено окремим наказом тимчасово заміщує.

Слід враховувати, що кваліфікаційні вимоги до заступника керівника та помічника керівника також можуть істотно відрізнятися. Наприклад, на посади заступників начальників фінансових відділів можуть призначатися особи, які мають вищу професійну освіту з економічної спеціальності, а на посаду його помічника можуть призначатися особи, які ще навчаються в освітніх установах вищої професійної освіти з економічної спеціальності (останні курси).

Посади заступника і помічника мають відмінності і в оплаті. Так, посадові оклади заступників керівників недержавних організацій, як правило, встановлюються на 5-15%, а помічників - на 30-50% нижче посадових окладів відповідних керівників.

Головний - посадова найменування, яке встановлюється за посадами головних спеціалістів (головних інженерів, головних бухгалтерів та інші) для можливого їх введення в великих організаціях, з покладенням на відповідних працівників функцій керівника і відповідального виконавця робіт по одному із напрямів діяльності установи, а також з координації і методичному керівництву групами фахівців.

Старший - посадова найменування, яке встановлюється за умови, якщо службовець поряд з виконанням обов'язків, передбачених з займаної посади, здійснює керівництво підлеглими йому працівниками. Посадова найменування «старший» може встановлюватися службовцю також, як виняток, і за відсутності безпосередньо в його підпорядкуванні працівників, якщо на нього покладаються функції керівництва самостійною ділянкою роботи (при недоцільності створення окремого структурного підрозділу).

Для посад службовців, за якими встановлюються кваліфікаційні категорії, посадова найменування «старший» не застосовується. У цих випадках функції керівництва підлеглими виконавцями покладаються на фахівця вищої кваліфікаційної категорії. Кваліфікаційна категорія - відповідний нормативним критеріям рівень кваліфікації, професіоналізму та продуктивності праці, що забезпечує працівникові можливість вирішувати професійні завдання певного ступеня складності.

Якщо в зміст робіт на робочому місці передбачені такі, які відповідають характеристикам робіт з двох і більше посад, передбачених кваліфікаційними характеристиками посад службовців і Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів, то найменування посади, на яку приймається працівник, рекомендується визначати за посадою з найбільшою питомою вагою в обсязі передбачених робіт.

Зміст розділу «Загальні положення» (4). У цьому розділі вказують:

1. Категорію посади. Вона визначається відповідно до Загальноросійського класифікатору професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОК 016-94) - керівник, фахівець, технічний виконавець.

2. Кваліфікаційні вимоги, що пред'являються до працівника відповідно до займаної ним конкретної посади. Цей пункт розробляється на основі положень розділу «Вимоги до кваліфікації» кваліфікаційних характеристик за посадами службовців. Однак в загальних положеннях Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців (постанова Міністерства праці і соціального розвитку РФ № 37 від 21.08.1998 р.) визначено, що особи, які не мають спеціальної підготовки або стажу роботи, встановлених у вимогах до кваліфікації, але володіють достатнім практичним досвідом і виконують якісно і в повному обсязі покладені на них посадові обов'язки, за рекомендацією атестаційної комісії в порядку виключення можуть бути призначені на відповідні посади так само, як і особи, що мають спеціальну підготовку і стаж роботи. У характеристиках посад фахівців передбачається в межах однієї і тієї ж посади без зміни її найменування внутрішньо посадове категорування з оплати праці. Кваліфікаційні категорії з оплати праці встановлюються керівником організації. При цьому враховуються:

Ø ступінь самостійності працівника при виконанні посадових обов'язків;

Ø відповідальність за прийняті рішення;

Ø відношення до роботи;

Ø професійні знання;

Ø досвід практичної діяльності, що визначається стажем роботи за фахом;

Ø інші фактори.

3. Порядок призначення і звільнення з посади.

4. Основні організаційно-правові документи, на підставі яких працівник здійснює службову діяльність та реалізує свої повноваження. Пункт розробляється на підставі розділу «Повинен знати» кваліфікаційних характеристик посад службовців.

5. Найменування посадових осіб, яким підпорядковується співробітник.

6. Перелік структурних підрозділів та (або) окремих співробітників, безпосередньо підлеглих даному співробітнику по службі (якщо такі є). Цей пункт може бути включений в розділ «Посадові обов'язки».

7. Порядок заміщення співробітника і виконання посадових обов'язків у разі його тимчасової відсутності.

Пункти 3, 5-7 розробляються на основі положень про структурні підрозділи організації, положення про персонал.

В розділ можуть бути включені інші вимоги та положення, що конкретизують і уточнюють статус співробітника і умови його діяльності.

Зміст розділу «Посадові обов'язки» (5).

Вказуються обов'язки працівника з урахуванням завдань і функцій конкретного структурного підрозділу організації з докладним викладом основних напрямків його службової діяльності. Крім того, в розділі можуть бути вказані обов'язки співробітника, покладені на нього відповідно до ситуації, в даному структурному підрозділі практикою розподілу інших обов'язків, що виконуються підрозділом за рішенням керівника організації.

Цей розділ посадової інструкції розробляється на основі розділу «Посадові обов'язки» кваліфікаційних характеристик за посадами службовців.

При необхідності посадові обов'язки, що містяться у кваліфікаційній характеристиці по тій або іншій посаді службовця, можуть бути розподілені між кількома виконавцями. У процесі вдосконалення організації праці, впровадження технічних засобів проведення заходів щодо збільшення обсягу виконуваних робіт, скорочення чисельності персоналу можливе розширення кола обов'язків службовців в порівнянні з встановленими відповідною кваліфікаційною характеристикою. У цих випадках працівнику може бути доручено виконання посадових обов'язків, передбачених кваліфікаційними характеристиками по інших посад, споріднених за змістом робіт, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації, зміни посадового найменування.

Вимоги до кваліфікації працівника можуть бути викладені і в окремому розділі посадової інструкції з одночасним найменуванням, у нього також доцільно включити положення про виконання разових службових доручень.

Зміст розділу «Права» (6). Наводиться перелік прав співробітника, визначених законодавством та внутрішніми документами організації.

Конструкція розділу «Права» в найбільш загальному вигляді може бути наступною.

Службовець має право:

1. Ознайомитися з проектом рішень керівника організації (структурного підрозділу), що стосуються діяльності структурного підрозділу, в якому він виконує свої обов'язки, або ділянки виконуваної ним роботи.

2. Бути присутнім на засіданнях, зборах організації (структурного підрозділу) з питань діяльності організації (структурного підрозділу).

3. Брати участь в обговоренні питань щодо виконуваних ним обов'язків.

4. Вносити на розгляд керівника організації (структурного підрозділу) пропозиції щодо поліпшення діяльності організації (структурного підрозділу) та вдосконалення методів роботи колективу; зауваження щодо діяльності структурного підрозділу; варіанти усунення наявних у діяльності організації (структурного підрозділу) недоліків.

5. Здійснювати взаємодію з співробітниками всіх (окремих) структурних підрозділів.

6. Запитувати особисто або за дорученням керівника організації (структурного підрозділу) від інших структурних підрозділів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

7. Залучати фахівців всіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення завдань, покладених на структурний підрозділ (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні, то з дозволу керівника організації).

8. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.

9. Вимагати від керівника організації (структурного підрозділу) сприяння у виконанні посадових обов'язків, покладених на нього, і в реалізації прав, передбачених цією посадовою інструкцією.

У даній статті може бути зафіксовано право службовця на зростання кар'єри, участь у професійних асоціаціях та інших громадських організаціях, не заборонених законодавством. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів можуть бути доповнені пунктами наступного змісту:

1. Діяти від імені структурного підрозділу і представляти його інтереси у взаєминах з іншими структурними підрозділами організації в межах своєї компетенції.

2. Вносити на розгляд керівника організації подання про призначення, переведення і звільнення співробітників структурного підрозділу; пропозиції про їх заохочення або накладення на них стягнень.

3. Повідомляти керівникам інших структурних підрозділів про виявлені у ввірених їм відділах недоліки.

Як правило, порядок взаємодії співробітників структурних підрозділів визначено положеннями про відділи, служби, і дублювання в посадових інструкціях не обов'язково - достатньо відсилання. У тому випадку, якщо мова йде про посадової інструкції самостійного фахівця (що не входить до штату якого-небудь підрозділу), доцільно детально викласти його взаємини з підрозділами та окремими фахівцями.

Зміст розділу «Відповідальність» (7). Вказують міру відповідальності співробітника за недотримання своїх посадових обов'язків, а також вимог законодавства. У даному розділі посадової інструкції як можна обмежитися загальними посиланнями до галузей законодавства, так і конкретизувати, в яких випадках на співробітника (невиконання або неналежне виконання конкретних посадових обов'язків, зазначених в посадовій інструкції; допущення конкретних порушень законодавства і внутрішнього порядку діяльності організації) може бути накладено стягнення.

Перелічити всі можливі правопорушення, характерні для певної ділянки роботи у фінансово-господарської діяльності організації, досить важко. Видається, що розробка юристами організації спеціальних таблиць, склепінь витягів з основних нормативно-правових актів з питань відповідальності службовця та ознайомлення з ним під розписку більш розумні та ефективні. У посадової інструкції ж можна відобразити групи правопорушень і способи визначення міри відповідальності. Вимагати від керівника організації (структурного підрозділу) сприяння у виконанні посадових обов'язків, покладених на нього, і в реалізації прав, передбачених цією посадовою інструкцією.

У даній статті може бути зафіксовано право службовця на зростання кар'єри, участь у професійних асоціаціях та інших громадських організаціях, заборонених законодавством. Посадові інструкції керівників структурних підрозділів можуть бути доповнені пунктами наступного змісту:

1. Діяти від імені структурного підрозділу і представляти його інтереси у взаєминах з іншими структурними підрозділами організації в межах своєї компетенції.

2. Вносити на розгляд керівника організації подання про призначення, переведення і звільнення співробітників структурного підрозділу; пропозиції про їх заохочення або накладення на них стягнень.

3. Повідомляти керівникам інших структурних підрозділів про виявлені у ввірених їм відділах недоліки.

Як правило, порядок взаємодії співробітників структурних підрозділів визначено положеннями про відділи, служби, і дублювання в посадових інструкціях не обов'язково - достатньо відсилання. У тому випадку, якщо мова йде про посадової інструкції самостійного фахівця (що не входить до штату якого-небудь підрозділу), доцільно детально викласти його взаємини з підрозділами та окремими фахівцями.

Зміст розділу «Відповідальність» (7). Вказують міру відповідальності співробітника за недотримання своїх посадових обов'язків, а також вимог законодавства. У даному розділі посадової інструкції як можна обмежитися загальними посиланнями до галузей законодавства, так і конкретизувати, в яких випадках на співробітника (невиконання або неналежне виконання конкретних посадових обов'язків, зазначених в посадовій інструкції; допущення конкретних порушень законодавства і внутрішнього порядку діяльності організації) може бути накладено стягнення.

Перелічити всі можливі правопорушення, характерні для певної ділянки роботи у фінансово-господарської діяльності організації, досить важко. Видається, що розробка юристами організації спеціальних таблиць, склепінь витягів з основних нормативно-правових актів з питань відповідальності службовця та ознайомлення з ним під розписку більш розумні та ефективні. У посадової інструкції ж можна відобразити групи правопорушень і способи визначення міри відповідальності.

В посадові інструкції керівників структурних підрозділів доцільно також включати пункти про відповідальність за некоректне ставлення до підлеглих, а в посадові інструкції співробітників підрозділів – пункти про порушення субординації.

Посилання на документ, відповідно до якого розроблена посадова інструкція (8). Вказується найменування, номер і дата прийняття документа. Так, розробляючи посадову інструкцію головного бухгалтера готельного комплексу, можна вказати, що вона розроблена відповідно до положення про головну бухгалтерію № 1-41 від 04.05.2000 р.

Підписи керівника структурного підрозділу (9). Розробка посадових інструкцій є функцією відділу організації та оплати праці. Оскільки даний підрозділ створюється не на кожному підприємстві, то, як правило, обов'язки зі складання посадових інструкцій покладаються на співробітників відділу кадрів. Слід зазначити, що інструкції можуть розробляти та інші структурні підрозділи або окремі фахівці.

Якщо посадова інструкція складена відділом кадрів, то підпис має поставити начальник відділу. У разі складання інструкції іншим структурним підрозділом або окремим фахівцем підписати її зобов'язаний керівник цього підрозділу або фахівець-укладач.

До складу реквізиту «Підпис» входять:

Ø найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку);

Ø особистий підпис;

Ø розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

Узгодження (10). Для однакового порядку розробки, погодження та затвердження посадових інструкцій в організації доцільно використовувати порядок, поданий у таблиці 6.2.

Таблиця 6.2 - Порядок розробки, узгодження та затвердження

посадових інструкцій

Найменування посади	Посадова особа (структурний підрозділ), відповідальне за розробку посадової інструкції	Посадова особа (структурний підрозділ), з яким узгоджується посадова інструкція	Посадова особа, яка узгоджує посадову інструкцію
Бухгалтер	Відділ кадрів	1. Головний бухгалтер 2. Начальник юридичного відділу	Генеральний директор
Начальник транспортної служби	Відділ кадрів	Начальник юридичного відділу	Генеральний директор

Відмітка про ознайомлення з посадовою інструкцією (11). Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку і до переміщення на іншу посаду або звільнення, про що проставляється відмітка в самій інструкції. Узгоджену і затверджену інструкцію нумерують, шнури, завіряють печаткою організації і зберігають у відділі кадрів організації відповідно до встановленого порядку діловодства.

Для поточної роботи з оригіналу посадової інструкції знімають завірену копію, яку видають співробітнику і начальнику відповідного структурного підрозділу організації. За рішенням керівника завірена копія посадової інструкції може направлятися при необхідності до інших підрозділів організації.

Як приклад додаються деякі інструкції для персоналу готелів, розроблені у відповідності з викладеними вище вимогами.

У міжнародному готельному господарстві (в основу взято аналіз матеріалів зарубіжних публікацій) прийнята інша форма посадової інструкції, вона дещо різниться від нашої вітчизняної.

Питання для самоконтролю

1. Стисло охарактеризуйте основні фази гостьового циклу.

2. Які основні етапи виділяють у процесі бронювання номерів?

3. Чим відрізняється гарантоване бронювання від негарантованого?

4. Основні етапи реєстраційної діяльності і їх стисла характеристика?

5. Які види тарифів використовують готельні підприємства?

6. Які існують методи сплати готельних послуг?

7. Основні вимоги до готельних послуг в Україні?

8. Які побутові послуги (платні і безоплатні) надають готелі в Україні?

9. Як поводити себе робітнику СПіР зі скаргами клієнтів готелю?

10. Яку роль у системі безпеки готелю відіграє його персонал?

11. Які види ключів існують у готелі? Переваги електронних замикаючих систем?

12. Як відбувається процедура від’їзду гостя з готелю?

13. Які можливості надає програмний комплекс «Парус-Готельне господарство» готельному підприємству?

Тести для самоконтролю

1. Якщо гарантоване бронювання номеру клієнт здійснює через турагента, у випадку виникнення “ноу-шоу” готель виставляє рахунок на:

a. клієнта;

b.турагента;

c. клієнта або турагента - за домовленістю.

2. Книга контролю бронювання використовується у готелях...:

a. де присутня автоматизована комп’ютерна система;

b.де відсутня автоматизована система;

c. у будь-якому готелі.

3. Лист, що підтверджує бронювання номеру, зазвичай повинен містити наступні дані:

a. дату і час прибуття, вартість і тип номеру, період проживання у готелі, кількість клієнтів у групі, тип бронювання, номер підтвердження;

b. дату і час прибуття, вартість номеру, кількість клієнтів у групі, тип бронювання, номер підтвердження;

c. вартість і тип номеру, період проживання у готелі, кількість клієнтів у групі, тип бронювання.

4. Процес реєстрації клієнтів готелю складається з наступних етапів:

d. оформлення реєстраційного запису, установлення методу розрахунку, видача ключа від номеру, супроводження гостя до номеру;

e. передреєстраційна діяльність, оформлення реєстраційного запису, визначення номеру і тарифу, установлення методу розрахунку, видача ключа від номеру, супроводження гостя до номеру;

f. установлення методу розрахунку, оформлення реєстраційного запису, визначення номеру, видача ключа від номеру, супроводження гостя до номеру, консультації з експлуатації обладнання у номері.

5. Реєстраційну картку в процесі реєстрації в готелі заповнює:

d. громадянин України;

e. іноземний громадянин;

f. кожен клієнт готелю незалежно від громадянства.

6. Самореєстрація - це...:

g. реєстрація через термінали;

h.самостійна реєстрація за стійкою СПіР;

i. реєстрація клієнтів за допомогою автоматизованої системи управління готелем.

7. Замовні листи та бандеролі клієнт готелю може отримати...:

j. тільки на поштовому відділенні;

k.в готелі у чергового адміністратора;

l. в готелі у співробітника поверхової служби.

8. Ключ, що відкриває усі номери, які не зачинені двічи (в т.ч. з середини), має назву:

m. універсальний ключ;

n.запасний аварійний ключ;

o.ключ-відмичка.

9. Запираючі електронні системи мають...:

p.один ключ від номера;

q.два ключі від номера;

r. три ключі від номера.

10. Якщо у гостя зникла цінна річ з номеру, за наявності спеціального сейфу для збереження цінностей у адміністратора, готель...:

s. несе відповідальність за зниклу річ;

t. не несе відповідальність за зниклу річ;

u.несе відповідальність у рамках закону.

Дата добавления: 2014-11-16