Специальные компьютерные программы управления персоналом

Которые решают самую сложную кадровую задачу – создание оптимальной структуры предприятия для наиболее эффективного использования кадрового потенциала. Такие системы необходимы холдингам, корпорациям, крупным предприятиям. 15.3. Программное обеспечение для деятельности служб управления персоналом.

Процесс управления персоналом складывается из решения следующих комплексов задач, непосредственно требующих использования информационных технологий:[58]

1) работа с персоналом на уровне отдела кадров;

2) социологические исследования;

3) психологические аспекты подготовки и проверки персонала;

4) нормирование труда;

5) оплата труда;

6) планирование трудовых показателей;

7) оперативно-производственное управление трудовыми показателями;

8) организация труда;

9) социальное и медицинское обслуживание;

10) техника безопасности.

Предложенное распределение по иерархии не означает, что именно в такой последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие информационные технологии решения задач управления персоналом. Работы по всем уровням, при внедрении информационных технологий производятся, как правило, параллельно. Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет границы предметной области и обеспечивает управление персоналом в более полном объеме.

На практике реализация в информационной системе предприятия функций управления персоналом может потребовать следующих составляющих программного или информационного обеспечения:

• Модуль кадрового учета - для поддержки непосредственной работы инспектора по кадрам;

• Модуль управления штатным расписанием - для планирования численности, фонда заработной платы;

• Модуль расчета заработной платы;

• Система управления документами (СУД) - для документального обеспечения управления персоналом;

• Юридическая справочная система - для соблюдения всех правовых норм и выполнения инструкций;

• Экспертные системы - для проведения аналитических исследований.

Совокупность задач, решаемых службой управления персоналом можно разделить на две группы:

первая группа - задачи решение которых требует непосредственно контакта с людьми;

вторая группа - задачи решение которых представляет собой обработку информации.

Отметим, что автоматизированное управление кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и страховкой от непредвиденных обстоятельств, а с другой - несовершенством законодательной базы в области электронного документооборота.

Дублирование документов увеличивает объем работы кадровой службы. Это приводит к определенному дефициту времени, и как следствие, некоторые задачи кадровой службы не решаются вообще, либо на примитивном уровне.

Общение связано с такими субъективными характеристиками, как умение корректно и четко формулировать вопросы и отвечать на них, умение слушать, культура речи, интеллектуальный уровень, индивидуальные способности восприятия информации, характер, индивидуальные внутренние комплексы. Кроме того, на процесс общения могут оказывать влияние факторы внешней среды.

Чаще всего для экономии рабочего времени службы управления персоналом сводят к минимуму контакты с работниками своего предприятия. Таким образом, первая группа задач должна использовать информационные технологии в максимальной степени и в первую очередь. Однако, на сегодняшний день реальная картина такова, что именно задачи первой группы решаются без привлечения информационных технологий. Даже на предприятиях весьма продвинутых в компьютерном оснащении.

Для внедрения информационных технологий в работу службы управления персоналом необходимо определить набор программ или подпрограмм, решающих вышеупомянутые задачи. Это, прежде всего, программы для ведения кадрового делопроизводства, программы для психологического тестирования персонала и обучающие программы. Такие программы позволили бы проводить разносторонний анализ состояния персонала предприятия, предупреждать кризисные ситуации.

История применения компьютерных программ для решения задач кадрового делопроизводства показывает, что перечень вопросов, решаемых службой кадров, остался неизменным: персональный учет работников, статистический и оперативный учет и отчетность; анализ движения кадров; анализ квалификационного состава кадров; ведение архива.

Данный вид программ довольно широко используется в системе управления персоналом, но эти программы в силу их целевого предназначения комплексно не решают проблему работы с кадрами.

Особый интерес представляют программы, которые позволяют проводить не только комплексное обследование работника, но и системный подход к кадровой работе в целом. На рынке программ они, в основном, представлены компьютерными экспертными системами (ЭС).

Экспертные системы разработаны для самых различных предметных областей – коммерческой деятельности, финансовой сферы, аудита, медицинской диагностики, военной отрасли. В том числе, создаются ЭС для службы персонала. Такие ЭС позволяют выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование работников, проводить профориентацию, профотбор, прием на работу, сокращение штатов, аттестацию, получать рекомендации по наиболее эффективному использованию каждого работника в условиях конкретной организации, создавать профили профессий и должностей, оценивать профпригодность работника, совместимость команды и другие функции.

Примером такого вида программ может служить комплексная программа БОСС-Кадровик. Рассмотрим ее функциональные особенности.

БОСС-Кадровик относится к комплексным системам управления персоналом и используется для автоматизации работы отдела кадров, планово-экономического и расчетного отделов на любом предприятии. Система предназначена для решения задач централизованного управления человеческими ресурсами предприятия, включающих в себя:

• планирование организационной структуры, штатных расписаний и кадровой политики;

• оперативный учет движения кадров;

• ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;

• планирование фондов рабочего времени и учет их использования;

• учет труда и расчет заработной платы;

• учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия;

• предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы;

• подбор персонала на руководящие должности;

• ведение кадрового резерва и мобильного персонала;

• аттестация и повышение квалификации работников;

• поиск специалистов на рынке труда;

• ведение архивов без ограничения срока давности и многое другое.

Итогом работы любой автоматизированной системы является получение документов. Все кадровые операции (прием на работу, перемещение, увольнение и т.п.) сопровождаются автоматическим формированием необходимых документов — от ведения личных дел до служебных записок, инструкций, приказов с функцией полного автоматического формирования текста по сотруднику.

Система БОСС-Кадровик может использоваться как самостоятельно, так и интегрироваться с различными приложениями и базами данных.

Но при попытке ее внедрения возникает ряд проблем. Прежде всего, проблема стоимости. Экономическая целесообразность приобретения имеет порог численности работников предприятия не менее трехсот человек. Но даже если вопрос цены не является препятствием, то для внедрения этой программы необходимо провести ряд мероприятий, обеспечивающих эффективную работу БОСС-Кадровика. Это создание единой компьютерной сети, обучение руководителей всех структурных подразделений предприятия работе в среде программы, адаптация и настройка программы для работы с персоналом данной организации.

Существуют и другие программы управления персоналом - экспертные системы пятого поколения - особый класс программных продуктов

Можно констатировать, что ситуация на рынке программ такова, что для быстрого и оптимального внедрения информационных технологий предприятию целесообразно принять в штат службы управления персоналом программиста, в обязанности которого входило бы:

- приобретение программных продуктов и оборудования;

- адаптация программ для использования их службой управления персоналом.

Таким образом, использование информационных технологий на предприятии потребует решения вышеупомянутых проблем, но позволит значительно повысить эффективность работы предприятия, более оптимально формировать затраты на работников, иметь более благоприятную социальную среду.

Контрольные вопросы:

1. Определите значение информационных технологий в работе службы управления персоналом.

2. Какие функции управления персоналом необходимо и возможно автоматизировать?

3. Какое телекоммуникационное обеспечение используется в процессе управления персоналом?

4. Какие прикладные программы обеспечивают деятельность системы управления персоналом?

5. Определите функциональные особенности комплексной программы БОСС-Кадровик.

Дата добавления: 2014-11-18