Правила написання тексту документа

План

ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

3)

2)

1)

Відділ стандартизації Головному технологові

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА п. Ігнатову С.Ф.

25.09.01 № 61/123

Про подання матеріалів

до проекту СТП

Прошу в термін до 25 жовтня 2001р. подати до віділу стандарти-зації /ВС/ перелік фрез, що використовуються на підприємстві для занесення до стандарту підприємства “Інструмент різальний. Фрези. Посібник з вибору”.

Начальник ВС (підпис) О.К. Васильченко

Профком заводу Заступникові директора

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА заводу “Полімер”

20.12.01 № 11 п. Кравчуку С.П.

Про оздоровлення

дітей працівників

Профком заводу “Полімер” підготував пропозиції щодо оздоров-лення дітей працівників заводу. Для здійснення розробленої програми необхідно провести часткову реконструкцію заводського профілак-торію. Цю роботу може виконати БМУ-7.

Прошу узгодити це питання з керівництвом БМУ-7.

Голова профкому (підпис) О.О. Савчук

Цех №3 Директорові заводу “Верстат”

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА п. Антонову І.Г.

07.11.97 №34-15/123

Про порушення

виробничої дисципліни

5 листопада 2001 р. на складі готової продукції цеху № 3 виникла пожежа, яку вдалося ліквідувати власними силами.

Пожежу спричинило коротке замикання, що сталося в резуль-таті грубого порушення правил техніки безпеки електриком Ковальчу-ком Г.П. Г.П. Ковальчук раніше теж порушував виробничу дисципліну і правила техніки безпеки, за що мав стягнення.

Вважаю за необхідне вжити до Г.П. Ковальчука більш суворих заходів дисциплінарної відповідальності.

Начальник цеху № 3 (підпис) С.С. Петров

8. Проаналізуйте композицію текстів документів, які наве-дені у вправі 7. Дайте характеристику кожній частині.

Розділ VI

1. Визначення поняття “текст”, вимоги до тексту

2. Правила написання тексту документа

1. Визначення поняття “текст”

Текст – головний реквізит документа, який має чітко й пере-конливо викладати причину й мету його написання, відображувати справжній стан речей.

Термін текст (textum) – латинського походження і перекладається як “тканина, сплетіння, з΄єднання”. У мовознавстві існує декілька визначень цього поняття. Але більшість вчених вважає, що текст – це мовний витвір, який складається із сукупності речень, послідовно об΄єднаних змістом, темою, засобами зв΄язку і побудований за прави-лами певної мовної системи.

У сучасному справочинстві сформувалися наступні загальні вимо-ги до тексту:

- достовірність та об΄єктивність інформації;

- повнота і точність;

- стислість і переконливість.

Достовірним вважається текст документа тоді, коли викладені в ньому факти відображують реальний стан речей.

Обєктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів, які відповідають нормам чинного законодавства.

Службові папери оформляють переважно від імені юридичної особи (установи або її структурного підрозділу), тому особистий момент в оцінці фактів, подій, не повинен бути. Повна об΄єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю суб΄єктивно-оцінних моментів у викладі інформації.

Повним називають такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Точність опису і якість викладу – це дві пов΄язані між собою вимоги до тексту. Точність мовлення може бути за умови знання предмета мовлення, точного добору потрібних слів, правильного користування термінами, синонімами, омонімами, невживанням вузько-відомчої лексики.

Переконливість викладу інформації в тексті забезпечується об-ґрунтуванням висловленої в документах думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим вважається текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, що викладені у документі.

Стислим є текст, у якому відсутні зайви слова та смислові повтори.

Готуючи текст документа, варто дотримуватися наступних мовних правил:

1) Тексти документів великого обсягу треба ділити на розділи, підрозділи, пункти і підпункти, що нумеруються арабськими цифрами.

1. Розділ (глава),

1.1. Підрозділ.

1.1.1. Пункт.

1.1.1.1. Підпункт.

Абзаци в середині пунктів не нумеруються.

2) Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широ-

кому загалу і відповідали нормам літературної мови.

3) Від першої особи викладати текст у таких документах, як:

а) автобіографія (Я, … народилася, … навчаюся …);

б) заява (Прошу зарахувати …, працюю на посаді …);

в) наказ (Наказую …);

г) скарга (Звертаюся до …, я повідомляв …);

д) службова записка (Доводжу до …, Вважаю, що …).

4) Від третьої особи викладати текст у таких документах, як:

а) акт (Комісія пропонує … дійшла висновку …);

б) трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує, а ВИКО-НАВЕЦЬ зобов΄язується …);

в) інструкція (АТ “Довіра” встановлює …, кожен акціонер стає …);

г) запрошення, оголошення (Банк надає…, Училище запрошує …).

5) Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і син-таксичних конструкцій та суб΄єктивного ставлення до фактів, що викла-даються. Тон службового документа має бути нейтральним.

6) Не вживати в тексті іншомовні слова, якщо є українські відпо-відники.

7) Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочен-ня та абревіатури, які пишуться у справочинстві за загальними пра-вилами:

а) складноскорочені слова (профком – профспілковий комітет, завуч – завідувач учбової частини та ін.);

б) ініціальні скорочення (НРУ – Народний Рух України), неп – нова економічна політика та ін.);

в) графічні скорочення слів (м. – місто, ім. – імені, обл. – область, проф. – професор).

8) Уникати вживання скорочених назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

9) Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв´язків між фактами, подіями чи явищами, треба викла-дати їх у зв´язній черговості здійснення, використовуючи необхідні слова: у першу чергу, насамперед, спочатку, одночасно, водночас, потім, після, далі та ін.

10) Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, “канце-ляризмам”.

11) Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до …, у зв´язку з …, згідно з …, з метою і ін. Наприклад: Відповідно до попередньої домовленості …. У зв´язку з певними обставинами….

12) Дієприслівникові звороти вживати на початку речення. На-приклад: Враховуючи ситуацію, що склалася, ….

13) Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: ша-новний, вельмишановний, високошановний, з повагаю, з пошаною.

14) Уживати інфінітивні конструкції типу: створити комісію, надати відпустку ….

15) Замінювати активну форму пасивною для пом´якшення тону висловлювання: Наприрклад: Ви не виконали вимог інструкції, або Вами не виконані вимоги інструкції. Активну форму вживати лише тоді, коли треба вказати на конкретного виконавця. Наприклад: Ви не відповіли на лист.

Виконання даних вимог робить документ дієвим і ефективним.

Контрольні питання

1. Що таке текст?

2. Які вимоги ставляться до тексту? Арґументуйте кожну з них?

3. Яких мовних правил слід дотримуватися під час складання документів?

4. Які скорочення бажано вживати в текстах документів?

5. Які документи викладаються від третьої особи? Поясніть свою думку?

Дата добавления: 2014-11-18